Cet article est le premier d’une série présentant les outils utilisables pour mettre en oeuvre la méthodologie de productivité personnelle «Getting Things Done», de David Allen.

«ding !» Un message s’affiche sur mon écran m’avertissant que j’ai reçu un e-mail. A la réception de ce stimuli, je ne suis plus maître de mon destin. Je viens de recevoir un e-mail. Je dois me concentrer sur ce que je fais. Non, je veux d’abord savoir ce qu’il y a dans cet e-mail. Non, ce n’est pas urgent, je dois d’abord finir cet article. Non, JE DOIS ALLER VOIR CE QUE DIT CET E-MAIL. Après quelques secondes, mon cerveau «évolué» abandonne les commandes à mon système limbique, qui interrompt mon activité en cours pour me conduire docilement à la consultation de ma boîte à messages. Si l’e-mail avait existé à l’époque où Pavlov menait ses expériences sur le comportement induit, je suis sûr qu’il aurait utilisé le bruit et le pop-up déclenchés par l’arrivée de courrier dans la boîte aux lettres sur ses Sujets d’expérience. Bon c’est vrai, c’était des chiens, peut-être qu’ils ne sont pas aussi sensibles à ce stimuli que les humains.

Cette tyrannie de l’e-mail est devenue un fléau pour les travailleurs de l’information. Il y a seulement dix ans, l’e-mail était réservé à quelques grandes sociétés. Aujourd’hui, pour des millions d’employés dans le monde, consulter sa messagerie est devenu un geste rituel au même titre que la pause café, la pause clope et la pause déjeuner (rituels valables pour tous les Pays situés entre l’Espagne, l’Allemagne, l’Italie, l’Angleterre, le Luxembourg et la Belgique). Petit à petit, les lois de l’évolution naturelle ont vu naître des espèces développant chacune une stratégie propre pour gérer sa boîte aux lettres électronique.

Une espèce bien représentée est le Compulsif : son logiciel de messagerie est réglé pour relever le courrier toutes les 5 minutes. Par sécurité, on ne sait jamais, il clique sur «envoyer et recevoir» toutes les minutes. Bien que dans 95% des cas cela ne lui permette de gagner en réactivité que sur la lecture de la dernière blague circulant sur le Net, il veut être le plus réactif possible pour le jour où le Président lui enverra un e-mail lui confiant une mission de la plus haute importance. Cette stratégie finit généralement par créer une sensation «d’urgence» autour de chaque e-mail ; on interrompt sans cesse son travail pour dire si on sera présent au pot d’Untel, si on veut plutôt du poulet ou du boeuf ce soir, etc. Tant et si bien qu’on en oublie de faire le tri entre ce qui est important ou non. Cette espèce est facile à détecter : envoyez-lui quelques e-mails à n’importe quel moment de la journée, peu importe le contenu. A chaque fois il vous répondra au maximum 5 minutes après l’envoi. Une sous-branche de cette espèce a récemment évolué vers le Cyborg en se faisant affiner les pouces pour pouvoir taper plus vite sur le clavier du Blackberry auquel ils ont été attachés.

Une espèce en voie de disparition est le Rétif : il n’a pas encore apprivoisé complètement l’informatique, ça ne fait que 5 ans qu’il a commencé à utiliser un ordinateur. Il se sent rétrograder à la seule pensée de devoir toucher un clavier. Sa solution ? Dicter ses mails à sa Secrétaire, ce qui lui prend plus de temps que de les écrire lui-même, et ajoute une étape de relecture et de validation bien inutile. On pourrait croire que cette approche se limite aux rares privilégiés disponsant encore d’une Secrétaire ? C’est sous-estimer les trésors d’inventivité dont cette espèce est capable pour survivre : à défaut de Secrétaire, il se rabattra sur le premier Peon (1) disponible à portée de voix.

A contrario, une espèce en pleine expansion est le Submergé : il reçoit plus de 100 messages tous les jours. Ce flot d’e-mail ne fait qu’aggraver la gestion de son agenda qui est déjà surchargé. Il a tellement de messages à traiter en retard qu’il ne sait plus à qui il a répondu ou non, ce qu’il doit faire ou pas. Sa seule solution est de ne plus répondre du tout à 80% des messages reçus. Les personnes qui essaient de le contacter, frustrées, finissent par se rabattre sur le téléphone, et notre homme passe son temps avec un téléphone mobile collé à l’oreille. Pas idéal pour la productivité.

Pour essayer de remédier à cette situation, certains sont devenus Archivistes : cette espèce passe son temps à classer et reclasser ses e-mails dans une myriade de sous-dossiers. L’archiviste a mis au point un système si compliqué qu’en comparaison la classification de la Bibliothèque Nationale ressemble à un jouet Playmobil. Le paradoxe, c’est que le gain de productivité dans la recherche d’un e-mail est complètement anéanti par le temps nécessaire pour archiver et maintenir le système de classement.

Enfin, une mention spéciale pour le Spammé devenu Spammeur sans s’en rendre compte. Cette espèce trouve un terrain fertile pour se développer lorsqu’un message est envoyé par erreur à tous les employés de l’entreprise. Irrité par cette attitude inadmissible de la part du logiciel chargé des listes de distribution des e-mails, notre homme lui envoie un courrier bien senti et dont chaque mot est soigneusement pesé, du genre «merci d’arrêter de m’envoyer n’importe quoi», et surtout met tous les destinataires d’origine en copie histoire de bien faire savoir à tout le monde à quel point il est indigné. L’occasion est en générale trop belle pour les petits malins qui transforment le faux pas d’origine en une série de «répondre à tous» à côté de laquelle le feuilleton de l’été semble bien pauvre en nombre d’épisodes.

Quelle solution ?

De mon côté, alors que j’écris cet article, je suis au moins sûr d’une chose : je ne serai ni interrompu ni déconcentré par l’arrivée d’un e-mail. Pourquoi ? Parce que j’ai réglé mon logiciel de messagerie pour ne plus relever le courrier automatiquement. Plus du tout. C’est le premier des «trucs» pour maîtriser la gestion de son e-mail de manière optimale. Voici la liste complète.

1. Relevez votre courrier au moment que vous choisissez. Beaucoup de personnes ont réglé leur boîte aux lettres pour relever le courrier automatiquement toutes les 5 minutes, voire plus ! Résultat, ils sont constamment interrompus dans leur travail par le flot de messages arrivant toute la journée dans leur boîte aux lettres. La première action vers plus de productivité est de vérifier votre e-mail lorsque vous le décidez, et non lorsque Outlook ou Notes vous en donne l’ordre. Pour cela, désactivez la fonction de relevé automatique des messages, ou au minimum désactivez les pop-ups qui vous informent en temps réel de l’arrivée d’un e-mail. Vous attendez un e-mail urgent ? Dans ce cas, pourquoi ne pas simplement appeler la personne au téléphone pour lui demander quand elle va vous l’envoyer ? En appliquant cette règle vous relevez votre e-mail au moment que vous choisissez et uniquement lorsque vous êtes certain d’avoir suffisamment de temps pour traiter tous les messages. Personnellement je relève mes messages 2 à 3 fois par jour.

2. Ne toucher chaque e-mail qu’une seule fois. L’autre problème, ce sont les dizaines d’e-mails qui attendent une réponse de votre part dans votre boîte aux lettres. Vous les parcourez, ne savez pas trop quoi faire dans l’immédiat, aussi vous les laissez de côté pour la prochaine consultation. Et la fois suivante les messages en attente sont toujours là à vous narguer dans votre boîte aux lettres, aux côtés des nouveaux messages. Aucun Nain magique dans votre ordinateur, aucune Entité aux pouvoirs surnaturels ne s’est occupée de traiter ces messages en attente à votre place entre deux relevés de courrier. Petit à petit ces messages vont devenir votre boulet de forçat de l’e-mail ; vous oubliez quel sont les messages importants à traiter et les réponses à écrire, jusqu’à perdre complètement confiance dans votre outil de messagerie. Pour éviter cette situation, la deuxième règle consiste donc à ne toucher chaque e-mail qu’une seule fois, et de prendre immédiatement les actions nécessaires. Cette règle est la clé pour éviter d’avoir des messages qui s’empilent dans votre boîte de réception jusqu’à être totalement débordé. Les règles suivantes apportent des solutions pour vous aider à traiter chaque message immédiatement à la réception.

3. Si le message ne contient aucune information pertinente et ne demande aucune action, supprimez-le immédiatement. Un spam restera un spam. Il y a des sollicitations auxquelles vous ne répondrez ni aujourd’hui, ni demain, ni jamais. La pub ne deviendra pas plus pertinente avec le temps. Supprimez ces messsages immédiatement et sans regret.

4. Si vous pouvez traiter l’e-mail en moins de deux minutes, traitez-le immédiatement. Simplement. Pourquoi attendre ou revenir au message plus tard ? Cela vous prendra plus de temps de l’archiver et d’aller le rechercher plus tard.

5. Si cet e-mail demande une action qui prend plus de deux minutes, créez une tâche dans votre liste de choses à faire ou un événement dans votre planning pour vous en rappeler. De cette manière, vous serez certain de ne pas oublier de traiter l’e-mail au moment opportun. Le plus important est de disposer d’un système de gestion liste de choses à faire dans lequel vous avez 100% confiance.

6. Si cet e-mail ne vous est pas destiné ou l’action doit être déléguée à quelqu’un d’autre, faites-le suivre immédiatement. Si nécessaire, créez une tâche dans votre liste de choses à faire pour vous souvenir que vous devez vérifier le résultat de l’action déléguée.

7. Utilisez une zone d’incubation pour les messages pour lesquels il n’est pas possible d’agir tout de suite. Par exemple, un message vous demande si vous voulez devenir membre d’un Club de sport mais vous n’avez pas encore pris votre décision. Placez ces messages dans un dossier « Peut-être ». Demandez-vous ce qui vous manque pour pouvoir agir immédiatement. Ajoutez tout de suite une action qui vous aidera à vous rapprocher de la décision dans votre liste de choses à faire . Cela peut-être «se renseigner sur les autres Clubs de sport». Soyez honnête, si vous savez que vous ne prendrez jamais de décision, déclinez l’offre ou supprimez le message tout de suite. Cette zone d’incubation doit être revue et purgée régulièrement, elle ne doit pas devenir un fourre-tout. Elle ne devrait jamais contenir plus de cinq à dix messages.

8. Déplacez chaque e-mail traité dans un dossier pour référence. Ne les laissez pas dans votre boîte de réception, car vous ne rappellerez pas si vous l’avez déjà traité ou non. Archivez-le dans un système simple. Sous-dossiers, sous-sous dossiers ne font que vous compliquer la tâche pour classer et, paradoxalement, pour retrouver votre message. Mon propre système se contente d’un dossier unique nommé «Archivé», pas un seul dossier de plus. Lorsque j’ai fini de traiter un e-mail je le déplace immédiatement dans ce dossier. Pour retrouver un message spécifique j’utilise les fonctions de recherche instantanées disponibles dans les clients de messagerie modernes.

En conclusion

Choisissez vous-même le moment auquel vous allez relever et traiter votre e-mail. Traitez chaque e-mail immédiatement et n’y revenez pas. Si l’action prend moins de deux minutes, faites-là immédiatement. Sinon créez une action dans un système de gestion des choses à faire dans lequel vous avez une confiance absolue. Les listes de choses à faire sont au coeur de la méthodologie GTD, ce sujet sera approfondi dans un article dédié. Déléguez immédiatement, et créez une zone d’incubation pour les rares messages ne pouvant être «actionnés» immédiatement. Enfin, ne laissez pas les messages traités encombrer votre boîte de réception, déplacez-les immédiatement dans dans un système d’archivage simple.

A la fin du traitement de vos e-mails, il ne doit rien rester dans votre «boîte de réception», jusqu’à la prochaine fois où vous déciderez de dédier du temps au traitement de votre messagerie.

Sources :

La bible est le livre Getting Things Done, de David Allen. (mise à jour d’août 2008 : enlevé commentaire sur version française)

La terminologie française se base sur la page GTD de Wikipédia

Si vous êtes intéressé par GTD, consultez également le réseau des blogs de productivité.

Notes :

(1) Le Peon, c’est le paysan sans défense de Warcraft qui doit faire tout ce qui lui est ordonné par le joueur d’un clic de souris. Certains Employés doivent parfois trouver la vie d’un Peon idyllique par rapport à la façon dont ils sont traités.

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