Il y a quelques mois j’ai lu le livre de Bob Sutton intitulé « Objectif Zéro Sale Con« . Certains pourront s’offusquer du titre, mais je trouve qu’il faut appeler les choses par leur nom et qu’il fait plutôt honneur à la célèbre chanson de Georges Brassens.

Bob démontre qu’il ne faut pas tolérer les personnes qui se comportent comme des sales cons dans les entreprises, car ils sont nuisibles pour les résultats et la performance. Je ne suis pas un expert du sujet, mais au cours de ma carrière un tel comportement a toujours abouti à des résultats dégradés :

• Les ressources les plus brillantes s’en vont. Le comportement de Sale Con se traduit donc par une baisse de la qualité des équipes, aussi bien internes qu’externes.
• Les collèges et les subordonnés mettent en oeuvre des stratégies pour saper la position du Sale Con, quitte à dégrader la qualité de leur propre travail qui de toute façon n’est pas reconnue.
• La créativité disparaît. Qui aurait envie de produire des nouvelles idées de qualité pour un Sale Con ?
• Le Sale Con attribue toujours les conséquences néfastes de son comportement aux autres ; il le fait encore plus volontiers s’il est le chef.

Certaines personnes s’enorgueillissent d’être des sales cons certifiés. Si votre entreprise regorge de ces personnes, vous avez un sérieux problème.

Bien sûr, nous avons probablement tous eu un jour ou l’autre un comportement d’aspirant Sale Con. En être conscient est déjà un bon signe qu’on en est pas un « certifié » (un SCC pour les intimes). Si vous avez des doutes sur vous-même, vous pouvez faire ce test-ci (en anglais) pour mesurer votre niveau de « Sale Con ».

Un autre test permet de déterminer si un client est un Sale Con certifié. Si vous souhaitez le faire, c’est par ici et toujours en anglais.

N’acceptez jamais de vous laisser faire par les Sales Cons. Ils (et Elles) sont un danger pour votre santé et votre épanouissement.

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L’article sur la gestion de l’e-mail date déjà d’un petit bout de temps. L’autre grand outil qui m’est indispensable dans ma gestion quotidienne est ma liste de choses à faire, ma to-do.

Entre toutes les actions que je dois réaliser, celles que je dois coordonner, etc. ma liste de choses à faire tourne en général autour d’une centaine d’actions en permanence. J’ai donc cherché pendant longtemps un système qui me permettrait de :

• Garder trace de toutes mes tâches, qu’elles soient personnelles ou professionnelles.
• Prioriser sans effort tout ce que j’ai à faire.
• Identifier facilement les actions réalisables à un moment donné.

C’est ce que m’a apporté le livre Getting Things Done, «GTD», de David Allen.

 

Organiser sa liste de tâches Getting Things Done

La méthode préconisée consiste à organiser sa liste de tâches sur deux axes : les projets et les contextes.

Le projet est un groupe de tâches nécessaires pour réaliser un objectif. Ce projet peut être par exemple «Week-end à Londres», «rénovation de la cuisine», etc.

Les contextes sont les différentes situations dans lesquelles il est le plus facile de réaliser une tâche donnée : par exemple, vous pouvez avoir un contexte @maison, un autre @travail, un autre @courses et un autre @ordinateur (historiquement la méthode GTD préfixe les contextes par @). Alors que normalement vous devez reparcourir sans cesse votre liste de choses à faire pour savoir quelle est la tâche à réaliser tout de suite, grâce aux contextes vous êtes capables d’identifier immédiatement quelles actions sont réalisables en fonction de la situation où vous vous trouvez.

Getting Things Done ne préconise pas de support pour maintenir cette liste ; feuille de papier, PDA, ordinateur, tout est possible à condition d’être toujours à jour (toutes les choses à faire sont listées). Personnellement je préfère maintenir cette liste sur ordinateur, quitte à noter temporairement certaines des choses à faire sur une feuille de papier pour les enregistrer plus tard sur mon ordinateur.

De nombreux programmes sont disponibles. En voici quelques-uns :

• Tudumo (PC) : je n’ai pas essayé car je n’ai pas de PC, mais il paraît qu’il est bien.
• iGTD (Mac) : très complet et gratuit, mais l’interface n’est pas très zen.
• Things (Mac) : beau, simple, mais ne respecte pas tous les principes de GTD à la lettre.
• Omnifocus (Mac) : très complet, puissant, mais donne une impression de lourdeur.
• Midnight Inbox (Mac) : très beau, le plus respectueux de la méthode GTD pure et dure, mais comporte quelques bugs gênants.

La deuxième partie de l’article décrit comment travailler sur base de cette organisation projets – contextes. Si vous n’avez pas encore de système GTD je vous conseille de télécharger un programme pour mettre en application tout de suite la méthode de travail décrite.

 

Etape 1 : brainstormer pour identifier les projets et les actions à réaliser

Faites un brainstorm pour identifier tous les projets et pour chaque projet toutes les tâches qui vous passent par la tête pour le réaliser. Créez les projets et ajoutez-y les tâches dans le système que vous aurez choisi.

 

Etape 2 : attribuez le bon contexte à chaque tâche

Pour chaque tâche identifiée, attribuez-lui le contexte le plus adapté. Un des aspects les plus délicats de GTD est de trouver la liste de contextes qui vous convient. Par exemple, étant souvent au travail le contexte @travail ne me permet pas répartir mes tâches en suffisamment de catégories. Par conséquent j’ai remplacé ce contexte par @coordination, @faire, @administration. Lorsque je suis dans le contexte @coordination, je me focalise sur toutes les actions que j’ai à réaliser en collaboration avec quelqu’un. Lorsque je suis dans le contexte @faire, je me focalise sur ma propre production.

La règle des 2 minutes qui prévalait pour les e-mails est valable aussi pour les tâches : si une tâche prend moins de deux minutes ne passez pas votre temps à l’entrer dans votre système, faites-la tout de suite.

 

Etape 3 : effectuez une revue régulière de votre système

Faites une revue quotidienne de vos tâches. Personnellement, je fais une revue en fin de journée, et une autre le matin avant de démarrer la journée de travail. Chaque fin de semaine je fais une revue plus en profondeur de tous mes projets.

 

Etape 4 : travaillez par contexte

Dans quel contexte vous trouvez-vous actuellement ? Certainement @ordinateur ! Que vous soyez @maison ou @travail ne me regarde pas. Il ne vous reste plus qu’à regarder la liste des tâches en fonction du contexte dans lequel vous vous trouvez et à réaliser vos actions. Bon travail.

 

Pour aller plus loin

Ceci est un résumé de la méthode Getting Things Done. Pour en découvrir toutes les astuces et subtilités, je vous conseille de vous procurer le livre, S’organiser pour réussir en français ou Getting Things Done en anglais. N’oubliez pas non plus le Web qui est une mine de renseignement sur GTD.

Une introduction à la méthode Getting Things Done
GTD en Français
Mieux gérer son e-mail

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Beaucoup de personnes qui regardent mon agenda me posent la question : à quoi servent les couleurs que j’affecte aux différents rendez-vous ?

Le principe est assez simple : j’ai une couleur par site où je travaille : une pour le bureau, une pour le centre de Paris, une pour la maison, une pour le sud de Paris, une pour les voyages, etc. Les rendez-vous qui ne dépendent pas d’un lieu précis sont affichés en gris.

Cette méthode me permet de vérifier en un coup d’oeil le nombre de sites différents sur lesquels je serai amené à me déplacer sur une même journée. De plus, la télétransportation n’ayant pas encore été inventée, cela m’évite de prendre des rendez-vous sur deux sites différents si je n’ai pas le temps de faire le voyage entre les deux. Je mets ainsi en pratique la règle de productivité « un seul site par jour« .

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Mon métier me demande des déplacements fréquents. Jusqu’il n’y a pas si longtemps, je m’organisais pour visiter plusieurs sites par jour : mon bureau, mon Client dans le centre de Paris, mon client situé en Banlieue, etc. Je jugeais que c’était un mal nécessaire et que le temps perdu quotidiennement dans les transports était négligeable. Jusqu’au jour où j’ai fait les comptes.

En économisant une heure de transport par jour, j’économise 5h par semaine. En retirant les semaines de vacances, les jours non travaillés et en arrondissant à la louche, cela représente une économie de 200 heures par an, soit l’équivalent d’un mois de travail complet par an !

Ce calcul a suffi de me convaincre de limiter mes déplacements journaliers. Plutôt que de voyager entre 3 sites par jour, j’essaie de respecter la règle « un site par jour ». Au maximum, je me déplace sur deux sites.

Cette règle demande de planifier sa semaine de travail à l’avance ; ainsi, il m’arrive de refuser des réunions organisées au dernier moment si elles m’imposent de me déplacer sur un troisième site. Cela nécessite aussi de préparer sa liste de choses à faire pour pouvoir travailler n’importe où : moins vous devez être à un endroit précis pour réaliser une tâche, plus il vous sera facile de réduire vos temps de transport.

Comment utiliser ce mois supplémentaire ? Comme mentionné dans « mieux gérer les vraies priorités », vous avez sûrement un projet important mais peu urgent qui vous tient à coeur et que vous avez toujours repoussé sous la pression de vos projets urgents. Qu’il soit personnel ou professionnel, grâce au mois gagné, vous allez enfin pouvoir le réaliser.

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Stephen Covey dans son livre « Les 7 habitudes » répartit les choses à faire en fonction de leur importance et de leur urgence.

L’astuce est la suivante :

• Trouvez le temps nécessaire pour réaliser les projets importants mais peu urgents. Si nécessaire, trouvez un moyen de les rendre urgents à vos yeux et à ceux de vos collaborateurs.
• Traitez en priorité les projets importants et urgents.
• Réduisez au minimum les tâches urgentes mais peu importantes (par exemple les tâches administratives). En particulier, refusez poliment d’assister aux réunions de dernière minute auxquelles vous n’avez rien à apporter.
• Enfin, éliminez purement et simplement toutes vos tâches peu urgentes et peu importantes. En regardant bien votre agenda, vous allez trouver un nombre important de tâches soi-disant importantes ou rendues urgentes de manière artificielle. Ne laissez pas ces tâches vous encombrer l’esprit.

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