Le brief

Note : cet article est la suite de réaliser une présentation : introduction

Si vous êtes un orateur connu, vous pouvez être invité à parler sur un sujet. Dans ce cas vous êtes déjà crédible. Mais en général votre couche de crédibilité est plus fine que la pâte sur le tempura. Le brief est donc la première occasion d’établir une relation de confiance et de construire votre crédibilité vis-à-vis du commanditaire de la présentation, que ce soit votre client, votre patron, l’organisateur d’un séminaire… C’est pourquoi cette étape est cruciale : c’est à ce moment que vous devez capturer précisément les attentes de votre commanditaire concernant la présentation. C’est aussi le dernier moment où vous avez la possibilité de refuser de donner la présentation. Après, il sera difficile de vous désengager sans passer pour quelqu’un de peu fiable. En général le brief se passe sous la forme d’un entretien d’au minimum une heure avec le commanditaire de la présentation.

La préparation du brief

Eh oui, le brief est une réunion comme les autres, il faut donc le préparer.

Commencez par lister les questions à poser lors de l’entretien. En particulier, veillez à aborder tous les points suivants :

• Quel est le sujet exact à traiter ?
• Quel est l’auditoire ? Quelles sont ses attentes ? Quel est son niveau de connaissance par rapport au sujet traité ?
• Y a-t-il d’autres personnes qui vont présenter avant ou après vous ? Que vont-elles présenter ? C’est important, car si vous devez parler après deux excellents présentateurs sur un sujet donné, soyez sûr que vous aurez des éléments intéressants à apporter en plus de ce qui aura déjà été présenté.
• Quelle sera le temps qui vous sera imparti ?
• Quel sera l’environnement de présentation ? Y a-t-il un projecteur ? Aurez-vous un micro ?
• De combien de temps disposez-vous pour créer la présentation ?

Ensuite faites un peu de recherche sur le sujet que votre interlocuteur aura évoqué : que connaissez-vous ? Quels éléments peuvent vous rendre plus pertinent et plus crédible durant le brief ? Peut-être possédez-vous des statistiques ou des faits clés qui peuvent montrer à votre interlocuteur que vous maîtrisez votre sujet.

Enfin, ne partez pas du principe que le commanditaire vous fera d’office confiance. Listez les questions difficiles qu’il pourrait vous poser lors du brief, et préparez vos réponses. Vos réponses doivent toujours être tournées de manière positive, même s’il s’agit d’une attaque directe. Si vous êtes capable de répondre calmement et positivement aux questions piège, votre interlocuteur sera forcément positivement impressionné.

L’entretien

L’entretien du brief lui-même est classique. Veillez à obtenir toutes les réponses aux questions que vous aviez listées. Après chaque réponse, veillez à reformuler la réponse de votre interlocuteur et à vous assurer que vous avez bien compris ce qu’il attend. Cela lui montrera que vous êtes là pour l’écouter et comprendre son besoin, ce qui crée une relation de confiance.

En général, il est de bon ton de laisser parler votre interlocuteur lorsqu’il en manifeste l’envie. Par contre, vérifiez qu’il ne diverge pas trop du sujet, sinon vous risquez de ne pas avoir assez de temps pour traiter toutes vos questions. Si vous vous rendez compte qu’il a tendance à avoir l’esprit voyageur, ramenez-le gentiment vers le sujet :

• Vous pouvez rappeler que vous avez déjà utilisé la moitié du temps de la réunion et qu’il reste plus de la moitié des sujets à parcourir.
• Votre question n’était peut-être simplement pas été assez claire (important : ne blâmez jamais votre interlocuteur pour ne pas avoir bien compris la question. Prenez toujours la responsabilité de ne pas avoir suffisamment bien expliqué la question). Dans ce cas, reformulez-là.
• Votre interlocuteur n’a peut-être pas lui-même une idée claire du périmètre du sujet à aborder. Dans ce cas attachez-vous à définir ensemble les sujets à couvrir avant de poser les autres questions.

Une fois que vous avez recueilli tous ces éléments lors de l’entretien, faites une pause mentale et vérifiez si vous êtes bien la bonne personne pour faire cette présentation. Vous n’êtes pas obligé de présenter n’importe quoi. Si vous pensez que vous n’êtes pas le bon interlocuteur, c’est le dernier moment où vous pouvez décliner la présentation sans perdre de crédibilité.

A la fin de l’entretien, récapitulez les points avec votre interlocuteur pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde. Vous avez maintenant une base solide pour passer à l’étape suivante, la construction de la préparation.

En résumé

Lors de la préparation :

• Listez les questions à poser lors de l’entretien.
• Faites un peu de recherche sur le sujet.
• Préparer une liste des questions difficiles que votre interlocuteur pourrait vous poser et préparez vos réponses.

Lors de l’entretien :

• Attachez-vous à obtenir les réponses à toutes vos questions.
• Reformulez lorsque c’est nécessaire.
• N’acceptez pas de présenter si vous n’êtes pas la bonne personne.

Important : refusez de travailler sur une présentation tant que vous n’avez pas eu un brief suffisant. Vous avez toutes les chances de gaspiller votre énergie sur un document qu’il faudra refaire de A à Z.

Prochaine étape : la construction de la présentation.

Daniel Pink est vraiment un écrivain de talent. Son livre « A Whole New Mind » a fortement influencé ma perception des qualités nécessaires pour réussir dans le monde du travail. Dan était le speechwriter en chef de Al Gore durant sa campagne présidentielle.

Daniel Pink est aussi quelqu’un de très créatif. Plutôt que de publier un énième livre sur la gestion de carrière, il a réalisé un manga qui raconte les aventures de Johnny Bunko démarrant sa vie professionnelle.

Si vous voulez en avoir un aperçu, je vous propose de voir l’excellente présentation réalisée par Garr Reynolds sur le livre et disponible sur slideshare. Par ailleurs, la présentation de Garr est un modèle du genre : simple, drôle et extrêmement efficace.

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Il paraît que la peur de parler en public est ce que nous craignons le plus, plus même que de mourir. C’est fortement exagéré. Si quelqu’un pointait un pistolet chargé dans mon dos, je suis sûr que je trouverais le moyen de parler sans problème.

Je ne suis pas né avec le talent de présentateur, au contraire. Je suis par nature plutôt avare de mots, et m’exprimer en public était un exercice que je redoutais, et que j’essayais d’éviter à tout prix. Mais heureusement je n’avais pas à me résigner à cet état de fait. C’est pourquoi j’ai commencé à chercher ce qui se faisait de mieux pour devenir un bon présentateur. Et ce faisant j’ai fait trois découvertes capitales.

Ma découverte la plus importante est que contrairement à une croyance fortement ancrée on ne naît pas présentateur, on le devient. Bien sûr, certaines personnes ont des prédispositions, mais tous les bons présentateurs ont travaillé des heures et des heures pour arriver à avoir l’air naturel face au public. Les journalistes du JT, les hommes politiques, les présentateurs vedettes, tous sont coachés pour devenir de bons communiquants.

Ma deuxième découverte est que pour s’améliorer, ce qui compte le plus est d’avoir l’état d’esprit adéquat. Voici quelques trucs qui m’ont aidé à progresser plus rapidement.

• Un pas à la fois. Pas besoin de se mettre la pression. La première chose à accepter est que devenir un bon présentateur prend du temps et demande de la patience. Peu importe la vitesse à laquelle vous progressez. Ce qui compte, c’est d’avoir la volonté à chaque fois de progresser.
• Acceptez-vous en tant que présentateur tel que vous êtes. Nous avons tous des défauts. Les meilleurs présentateurs ont des défauts ; les nerfs qui lâchent, les tics nerveux, etc. Dites-vous « Je ne suis pas le meilleur présentateur du monde. Et alors ? ».
• Restez vous-même. Une des erreurs les plus fréquentes est d’essayer d’adopter le style de présentation de quelqu’un d’autre que nous trouvons bon. Lorsque nous faisons cela, nous apparaissons automatiquement comme jouant un personnage. Les messages que nous passons sont moins crédibles car ils semblent venir de ce personnage, et non de nous.
• Entraînez-vous dans des contextes sans risque. Profitez de discours sans enjeux pour essayer les nouvelles techniques que vous aurez apprises, par exemple des présentations devant des amis. Si vous essayez d’appliquer les techniques apprises directement dans un contexte risqué cela va augmenter votre stress, ce qui va influencer négativement sur votre présentation et par conséquent risque de vous décourager.
• Considérez chaque amélioration comme une victoire. Chaque pas dans la bonne direction, même s’il vous semble minime, est en réalité beaucoup plus important qu’il n’y paraît.
• Ne vous en faites pas si parfois le résultat n’est pas aussi bon que celui que vous espériez. Cela arrive à tout le monde. Ce sera l’occasion de vous améliorer pour la prochaine fois.

Enfin, ma troisième découverte est que pour réaliser une bonne présentation utilisant les supports utilisées en entreprise (autrement dit des slides) il faut travailler sur trois éléments de base, comparables à ce qui se fait pour un film ou une pièce de théâtre :

• L’histoire que vous allez raconter est le coeur de votre présentation. La clé de voûte. La pierre angulaire. La fondation. La raison d’être. C’est exactement la même chose que pour les films. Les meilleurs acteurs et les meilleurs effets spéciaux ne peuvent sauver une mauvaise histoire.
• Le talent oratoire et le jeu d’acteur du présentateur est le deuxième point clé d’une bonne présentation.
• Enfin, la mise en scène et ses accessoires. Pour les présentations d’entreprise, les slides sont les accessoires les plus couramment utilisés.

Les slides sont les accessoires d’une présentation. On ne devrait donc pas leur accorder la priorité. Or quel est le processus typique de préparation d’un présentation en entreprise ?

• Superboss envoie un mail à Boss pour lui dire qu’il doit présenter quelque chose au prochain comité dans deux semaines.
• Boss ne fait rien.
• Au bout d’une semaine, il se souvient qu’il doit faire une présentation. Il se dit qu’il a encore le temps. Né anmoins Boss convoque le premier employé auquel il pense. Il lui donne une vague explication de 10 minutes sur ce qu’il veut. Au bout des dix minutes, il coupe court à la discussion car il a d’autres choses plus importantes à faire.
• Employé se rue sur son ordinateur, lance PowerPoint et commencer à rédiger des dizaines de bullet points sur des dizaines de slides. Si le brief n’est pas clair, autant essayer de rassembler le maximum de contenu, Boss n’aura qu’à choisir les slides qu’il veut.
• Au bout de 50 slides, Employé se dit qu’il a assez gratté, et puis il ne comprend toujours pas exactement ce que veut Boss. Il envoie ses slides à Boss et attend son retour.
• Boss laisse moisir (mûrir ?) les slides dans sa boîte aux lettres pendant 3 jours, se souvient le jour avant qu’il doit présenter un truc le lendemain, panique, ouvre la présentation, lit les 50 slides de bullet points en 10 minutes, demande des dizaines de modifications pour dans une heure à Employé. Tout le monde commence sérieusement à stresser pour demain.
• Employé fait les modifs, les envoie à Boss qui entretemps a de nouveau oublié qu’il avait une présentation le lendemain.
• Le jour même, Boss se rappelle à nouveau qu’il a une présentation. Il ouvre les slides modifiés, s’énerve, modifie rapidement l’ordre des slides 10 minutes avant la présentation et se rue dans la salle de présentation.
• A la fin de sa présentation, personne n’a vraiment écouté, personne n’a vraiment été convaincu. Heureusement tout le monde dort les yeux ouverts. Et puis les autres présentations n’étaient pas meilleures.

En résumé, plus de 90% du temps aura été passé à rédiger des bullet points sur des slides. Plus de 90% du temps aura été passé sur l’accessoire, au détriment de l’histoire et de la préparation du présentateur. C’est pour cette raison que tant de présentations en entreprise apportent ce que les Américains appellent « la mort par PowerPoint ».

C’est pour éviter cet écueil et remettre l’accent sur l’histoire et sur la préparation du présentateur que je vous propose une méthode différente. Celle-ci se divise en 5 étapes :

• Le brief
• La construction de la présentation
• La répétition
• La préparation
• L’exécution

Le prochain article abordera la première étape de la préparation d’une présentation : le brief.

Apparemment Carrefour a annoncé qu’ils allaient lancer un service de Video On Demand (distribution de films en ligne). Merci electronista car la nouvelle ne semble pas reprise par les sites français (enfin, pas par LSA). Pourtant les signes sont peu encourageants pour ce type de marché ; Wal Mart a arrêté son service de distribution en ligne l’année dernière.

La première difficulté de ce marché, c’est qu’avant de faire ce qu’il faut, il faut surtout éviter de faire ce qu’il ne faut pas. Chaque erreur est bloquante pour le processus d’achat. On peut citer entre autres :

• De la publicité obligatoire au début du film : -5 points
• L’obligation de supporter des messages antipiratage : -5 points
• De la publicité au milieu du film : -200 points
• Des méthodes de protection contraignantes : -10 points
• La non intégration avec un programme comme iTunes : -2 points
• La non intégration avec un lecteur hardware: -2 points
• Un modèle de pricing très variable : -5 points

Sachant que par rapport aux alternatives gratuites tout site payant part avec un handicap de -10 points, on voit que c’est pas gagné d’avance.

La deuxième difficulté est que tout doit être parfaitement intégré. L’expérience d’achat doit être parfaite. Au moindre faux pas, le consommateur arrête le processus d’achat. D’autant plus qu’il ne manque pas d’options attractives (bittorrent, vous connaissez ?).

Enfin, la troisième difficulté c’est que pour réussir, il faut offrir plus qu’un service sans faille. Il faut offrir des valeurs fortes dans lesquelles se reconnaît le consommateur, des valeurs qui créent le buzz autour du service. C’est ce qu’offre Apple, un indicible mélange de cool et d’image hip, mais combien de marques peuvent en dire autant ?

Sans ça la belle histoire risque de s’appeler comme le film de Henry Hathaway, Le Carrefour de la Mort.

Faites-vous partie comme moi de ces personnes qui trouvent que les messageries vocales des opérateurs téléphoniques sont un service indispensable mais également une source de frustration et de perte de temps ?

J’ai plusieurs griefs vis-à-vis des messageries vocales traditionnelles :

• Ecouter mes messages peut prendre beaucoup de temps par jour en fonction de la concision de mes interlocuteurs.
• Si le troisième message est urgent, je suis forcé d’écouter les deux premiers messages avant d’y accéder.
• Pour rappeler la personne, je peux avoir besoin de noter un numéro, ce qui n’est pas toujours pratique.

La messagerie vocale est indispensable et la désactiver n’est pas une option envisageable pour moi. Heureusement j’ai découvert Spinvox, un service qui renvoie la messagerie vocale traditionnelle à l’âge de la préhistoire.

Spinvox convertit les messages vocaux laissés sur mon portable en texte et me l’envoie par SMS ou par email. Cela fait maintenant à peu près un an que j’utilise les services de Spinvox, et la qualité de la conversion est très bonne. Les numéros sont retranscrits fidèlement (plus besoin de les noter), et seuls les noms propres peuvent poser problème (mais même pour nous Humains, ce n’est pas facile de comprendre un nom propre qu’on ne connaît pas).

Si malgré tout je veux écouter le message original, je peux y accéder directement car Spinvox attribue un code d’accès direct à chaque message. Autre avantage, lorsque je suis bloqué dans une réunion je peux consulter un SMS, c’est plus discret que de porter mon téléphone à l’oreille pour écouter ma messagerie.

Le seul point noir de Spinvox est le temps requis pour la conversion du message. En général cela prend entre 2 et 5 minutes avant de recevoir le message retranscrit, mais dans de rares cas cela peut prendre plus d’une heure.

Spinvox offre quelques autres services, comme se dicter un mémo à soi-même ou ajouter des posts sur un blog à distance. Enfin, pour les adeptes de GTD Spinvox offre un avantage supplémentaire : vous pouvez désormais collecter tous vos messages vocaux directement dans votre boîte email pour les traiter de manière groupée.

Pour l’instant le service n’est pas complètement opérationnel en France et le processus d’inscription est assez compliqué. Si vous voulez néanmoins essayer rendez-vous sur leur site www.spinvox.com. Le service est gratuit pour un essai de 30 jours.