Pierre Morsa

Le brief

Note : cet article est la suite de réaliser une présentation : introduction

Si vous êtes un orateur connu, vous pouvez être invité à parler sur un sujet. Dans ce cas vous êtes déjà crédible. Mais en général votre couche de crédibilité est plus fine que la pâte sur le tempura. Le brief est donc la première occasion d’établir une relation de confiance et de construire votre crédibilité vis-à-vis du commanditaire de la présentation, que ce soit votre client, votre patron, l’organisateur d’un séminaire… C’est pourquoi cette étape est cruciale : c’est à ce moment que vous devez capturer précisément les attentes de votre commanditaire concernant la présentation. C’est aussi le dernier moment où vous avez la possibilité de refuser de donner la présentation. Après, il sera difficile de vous désengager sans passer pour quelqu’un de peu fiable. En général le brief se passe sous la forme d’un entretien d’au minimum une heure avec le commanditaire de la présentation.

La préparation du brief

Eh oui, le brief est une réunion comme les autres, il faut donc le préparer.

Commencez par lister les questions à poser lors de l’entretien. En particulier, veillez à aborder tous les points suivants :

• Quel est le sujet exact à traiter ?
• Quel est l’auditoire ? Quelles sont ses attentes ? Quel est son niveau de connaissance par rapport au sujet traité ?
• Y a-t-il d’autres personnes qui vont présenter avant ou après vous ? Que vont-elles présenter ? C’est important, car si vous devez parler après deux excellents présentateurs sur un sujet donné, soyez sûr que vous aurez des éléments intéressants à apporter en plus de ce qui aura déjà été présenté.
• Quelle sera le temps qui vous sera imparti ?
• Quel sera l’environnement de présentation ? Y a-t-il un projecteur ? Aurez-vous un micro ?
• De combien de temps disposez-vous pour créer la présentation ?

Ensuite faites un peu de recherche sur le sujet que votre interlocuteur aura évoqué : que connaissez-vous ? Quels éléments peuvent vous rendre plus pertinent et plus crédible durant le brief ? Peut-être possédez-vous des statistiques ou des faits clés qui peuvent montrer à votre interlocuteur que vous maîtrisez votre sujet.

Enfin, ne partez pas du principe que le commanditaire vous fera d’office confiance. Listez les questions difficiles qu’il pourrait vous poser lors du brief, et préparez vos réponses. Vos réponses doivent toujours être tournées de manière positive, même s’il s’agit d’une attaque directe. Si vous êtes capable de répondre calmement et positivement aux questions piège, votre interlocuteur sera forcément positivement impressionné.

L’entretien

L’entretien du brief lui-même est classique. Veillez à obtenir toutes les réponses aux questions que vous aviez listées. Après chaque réponse, veillez à reformuler la réponse de votre interlocuteur et à vous assurer que vous avez bien compris ce qu’il attend. Cela lui montrera que vous êtes là pour l’écouter et comprendre son besoin, ce qui crée une relation de confiance.

En général, il est de bon ton de laisser parler votre interlocuteur lorsqu’il en manifeste l’envie. Par contre, vérifiez qu’il ne diverge pas trop du sujet, sinon vous risquez de ne pas avoir assez de temps pour traiter toutes vos questions. Si vous vous rendez compte qu’il a tendance à avoir l’esprit voyageur, ramenez-le gentiment vers le sujet :

• Vous pouvez rappeler que vous avez déjà utilisé la moitié du temps de la réunion et qu’il reste plus de la moitié des sujets à parcourir.
• Votre question n’était peut-être simplement pas été assez claire (important : ne blâmez jamais votre interlocuteur pour ne pas avoir bien compris la question. Prenez toujours la responsabilité de ne pas avoir suffisamment bien expliqué la question). Dans ce cas, reformulez-là.
• Votre interlocuteur n’a peut-être pas lui-même une idée claire du périmètre du sujet à aborder. Dans ce cas attachez-vous à définir ensemble les sujets à couvrir avant de poser les autres questions.

Une fois que vous avez recueilli tous ces éléments lors de l’entretien, faites une pause mentale et vérifiez si vous êtes bien la bonne personne pour faire cette présentation. Vous n’êtes pas obligé de présenter n’importe quoi. Si vous pensez que vous n’êtes pas le bon interlocuteur, c’est le dernier moment où vous pouvez décliner la présentation sans perdre de crédibilité.

A la fin de l’entretien, récapitulez les points avec votre interlocuteur pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde. Vous avez maintenant une base solide pour passer à l’étape suivante, la construction de la préparation.

En résumé

Lors de la préparation :

• Listez les questions à poser lors de l’entretien.
• Faites un peu de recherche sur le sujet.
• Préparer une liste des questions difficiles que votre interlocuteur pourrait vous poser et préparez vos réponses.

Lors de l’entretien :

• Attachez-vous à obtenir les réponses à toutes vos questions.
• Reformulez lorsque c’est nécessaire.
• N’acceptez pas de présenter si vous n’êtes pas la bonne personne.

Important : refusez de travailler sur une présentation tant que vous n’avez pas eu un brief suffisant. Vous avez toutes les chances de gaspiller votre énergie sur un document qu’il faudra refaire de A à Z.

Prochaine étape : la construction de la présentation.