Réaliser une présentation partie 2 : la construction de la présentation
Cet article fait partie de la série “Réaliser une présentation.” Si vous ne les avez pas lus, voici les liens vers les autres articles de la série :
Dans l’article précédent, nous avons expliqué l’importance d’un bon brief pour réaliser une présentation de qualité. Une fois ce brief réalisé vient la phase qui prend le plus de temps : la construction de la présentation.
Mais avant de commencer, un coup de mauvaise humeur contre PowerPoint.
En effet, au moment d’aborder cette étape, 95% des personnes ouvrent Microsoft PowerPoint et commencent directement à rédiger les slides. Cela revient à enfreindre la loi numéro 1 pour l’utilisation efficace de PowerPoint : Les slides sont un là pour renforcer visuellement le discours du présentateur, pas pour s’y substituer.
De plus la PowerPointite a des effets secondaires très désagréables :
- Un manque de créativité : il est difficile de trouver des nouvelles idées si on se plonge directement dans le détail de la présentation.
- Beaucoup de temps perdu à travailler la forme au détriment du fond : essayez de dessiner un schéma sur PowerPoint, et essayez de dessiner le même schéma sur papier. Même pour les utilisateurs expérimentés, c’est beaucoup plus rapide de faire un schéma sur papier. Sachant que vous devrez probablement en essayer plusieurs versions avant d’arriver au schéma définitif, démarrer directement sur PowerPoint au lieu de faire un brouillon sur papier vous fait perdre beaucoup de temps.
- Une histoire et une structure peu claires : avoir toutes les idées en tête est une chose. Les organiser clairement en est une autre.
Dans la méthode proposée ici, elle se déroule en 5 sous-étapes :
- a. Définir la vue d’ensemble : quel auditoire ? Quel est l’enjeu de la présentation ?
- b. Brainstormer et Rechercher le matériel de base pour construire la présentation
- c. Identifier les points clés de la présentation, par ordre d’importance
- d. Structurer l’histoire
- e. Rédiger l’histoire et préparer les supports (slides)
Allez, hop, c’est parti.
a. Définir la vue d’ensemble
Reprenez les notes de votre brief, et fixez le cadre de votre présentation.
- L’audience : qui assistera à votre présentation ? Se connaissent-ils ?
- L’enjeu : Pourquoi viennent-ils vous voir et vous écouter ? Qu’attendent-ils en particulier de votre prestation ?
- Votre objectif : Où voulez vous emmener votre auditoire ?
- Le temps : de combien de temps disposerez-vous au total ? Devez-vous prévoir du temps pour une séance de questions – réponses ?
Une fois que ces éléments sont déterminés, vous avez fixé le cadre général dans lequel vous allez préparer votre présentation. A cette étape il manque encore un élément clé du cadre : vos points clés. Mais avant de pouvoir définir ceux-ci, il faut passer par les étapes b et c, à savoir le brainstorming et l’identification des points clés.
b. Brainstormer et rechercher le matériel de base pour construire la présentation
Une bonne présentation, c’est aussi un exercice créatif qui consiste à trouver de bonnes idées ou des manières nouvelles de présenter des idées connues. Or il y a probablement peu de bonnes idées cachées au fond de votre caisson à roulettes. Pas beaucoup plus d’espoir si votre caisson est sans roulettes. Vous y trouverez plutôt le Business Plan d’il y a 5 ans laissé par votre prédécesseur qui prévoyait le doublement des effectifs, du chiffre d’affaires, du bénéfice, de la marge ou de tout autre chiffre clé.
Pour trouver de nouvelles idées, rien ne vaut de faire un bon vieux brainstorm, de préférence à plusieurs. Comme toujours, des doses de bon karma et d’esprit positif encouragent les nouvelles idées ; ne critiquez aucune idée, c’est le meilleur moyen pour stopper toute créativité. Vous pouvez aussi aller vous promener ou faire une recherche sur Internet.
En plus du brainstorm, faites une recherche documentaire pour trouver des faits ou des anecdotes qui pourront renforcer votre discours.
c. Identifier les points clés par ordre d’importance
Une fois le brainstorm terminé, faites le tri et identifiez les points clés par ordre d’importance. Quelles sont les idées à garder ? Quelles sont les idées à éliminer ? Gardez cette liste comme point de contrôle lors des étapes ultérieures. N’avez-vous pas tendance à complexifier la présentation en incluant des points secondaires ? Respectez-vous les priorités définies ?
Déterminez les trois points clés dont doivent se souvenir les participants en partant. Trois points maximum. Un point ou deux est acceptable, mais c’est vraiment très difficile de faire retenir plus de trois points clés lors d’une présentation. N’hésitez pas à essayer plusieurs formules et à retenir celle qui correspondra le mieux à l’enjeu et à l’objectif définis lors de la sous-étape a.
d. Structurer l’histoire
A partir de vos points clés, vous allez pouvoir structurer l’histoire de votre présentation. Toute bonne histoire comporte une introduction, un corps et une conclusion.
L’introduction ne doit pas durer très longtemps, entre une minute et deux minutes, mais elle doit résumer quatre éléments essentiels :
- Une accroche forte qui capte l’attention du public. Par exemple une question, une anecdote, une citation, etc.
- Votre argument principal : pourquoi ils ont raison d’être ici, maintenant, à vous écouter plutôt que de faire autre chose.
- L’enjeu : ce qu’ils auront appris à la fin de la présentation, là où vous les aurez emmenés.
- Dire ce dont vous allez parler : tracez le chemin de l’histoire que vous allez raconter. Si vous ne pouvez pas décrire ce chemin en quelques mots, c’est probablement qu’il est trop compliqué.
Pour le corps de la présentation, les maîtres mots sont “cohérence”, “structure” et “simplicité”. C’est ce qui rend le fil de l’histoire simple à suivre par votre auditoire. Voici quelques exemples de structures cohérentes et simples à suivre :
- Question-réponse : vous décomposez le corps de votre histoire en une liste de questions auxquelles vous apportez les réponses.
- Ligne du temps : l’histoire suit la chronologie des événements.
- Problème-solution : vous posez une liste de problèmes auxquels vous allez apporter les solutions au fil de la présentation.
Il en existe beaucoup d’autres, la liste est trop longue pour l’énumérer dans cet article.
Enfin, la conclusion est l’opportunité de rappeler les trois points clés. C’est important, car les personnes se souviennent souvent mieux du début et de la fin d’une présentation.
Une fois la structure choisie, vérifiez sa pertinence en faisant un storyboard sur papier. Ce storyboard est une sorte de maquette de votre présentation, une validation que l’histoire que vous avez construite pourra être supportée par les slides adéquats. Vous pouvez dessiner des mini-slides comme une planche de BD, vous pouvez rédiger ces slides sur des post-its que vous déplacez, etc. En général, vous irez plus vite et vous serez plus créatif si vous faites la première ébauche sur papier.
Le mieux est de valider le storyboard papier avec le commanditaire de la présentation avant de commencer à rédiger les slides. Cela vous évitera de passer plusieurs heures sur PowerPoint pour vous entendre dire que ce n’était pas ce qu’il souhaitait.
Vous pouvez télécharger ce document au format Word, qui est un template pour construire les storyboard. Un autre modèle de storyboard est le cahier Moleskine Storyboard, l’idée est bonne mais je trouve les cases un peu trop petites.
Enfin, challengez-vous ou mieux faites-vous challenger. Regardez votre présentation d’un oeil critique par rapport à la Big Picture que vous avez défini. Etes-vous en ligne ? Est-ce que les arguments sont bien choisis ? Le rythme de la présentation est-il adéquat ? N’hésitez pas, si vous jugez votre histoire insuffisante et qu’il vous reste suffisamment de temps, à revenir en arrière, quitte à retourner à l’étape du brainstorm.
e. Rédiger l’histoire et préparer les supports (slides)
Et maintenant vous pouvez allumer l’ordinateur. Si vous avez travaillé sur ces étapes, la réalisation des slides devrait être beaucoup plus rapide, et surtout vous aurez accordé la priorité à ce qui compte : votre histoire. Si les étapes précédentes ont été bien réalisées, la création des slides sur ordinateur devient beaucoup plus simple et logique.
N’oubliez pas la règle d’or : vos slides vont renforcer votre message, jamais s’y substituer.
Conclusions
Par rapport aux approches traditionnelles, cette méthode offre plusieurs bénéfices:
- Elle favorise la créativité, et ainsi la découverte d’éléments qui peuvent renforcer l’impact sur votre auditoire.
- Elle accorde une importance particulière à la construction d’une histoire solide, élément déterminant pour le succès de la présentation.
- Elle raccourcit le temps de préparation des slides, et aide le présentateur à les concevoir comme un renfort et non comme un substitut à son discours.
Combien de temps cela prend-t-il ?
Vous pouvez craindre que cette démarche ne rallonge le temps nécessaire à la création de la présentation. Au contraire. La réalisation des étapes mentionnées ci-dessus peut se réaliser en 1 heure pour une présentation simple. Pour les présentations complexes, cela peut prendre 1/2 journée à une journée, avec des allers-retours entre les étapes a à e. Lorsqu’on considère que la réalisation de certaines présentations nécessite au moins 10 révisions et plusieurs semaines de travail, cet investissement initial est inestimable.
Ressources complémentaires
Ces concepts et ces idées sont repris ou inspirés des meilleurs coachs et spécialistes en présentation. Parmi tous les livres que j’ai lu, deux ressortent à mon avis du lot :
- Presenting to Win, de Jerry Weissman : Jerry est un coach très connu aux Etats-Unis. Il a coaché beaucoup de CEOs de la Silicon Valley pour lors de la préparation de leur roadshow pour l’introduction en bourse de leur société.
- Presentation Zen, de Garr Reynolds : le meilleur livre pour apprendre à créer simplement des supports visuels forts qui renforcent l’histoire au lieu des somnifères blablaslides classiques.
Je ne peux malheureusement pas recommander de livre en français avec ce niveau de qualité et d’informations pratiques, car à ma connaissance il n’en existe pas. Si vous en connaissez, n’hésitez pas à m’en faire part dans les commentaires.
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