Ma liste de contextes GTD [s’organiser pour réussir]
Note : pour une introduction à l’utilisation d’une liste de choses à faire respectant la méthode Getting Things Done, vous pouvez lire cet article.
Un des aspects les plus délicats de la méthode Getting Things Done est de choisir la liste de contextes qui nous convient, et j’ai pu remarquer que beaucoup de personnes sont à la recherche d’exemples concrets. Voici donc ma liste de contextes actuels :
@démarrer / terminer la journée : j’ai deux tâches récurrentes chaque jour de la semaine :
- Une pour me rappeler d’organiser la journée du lendemain à la fin de chaque journée de travail. Le vendredi j’organise la semaine suivante.
- Une pour me rappeler de passer en revue le programme de la journée chaque matin.
Cette méthode est une manière pour moi de clore mentalement chaque journée et avoir l’esprit totalement libre le soir. Chaque matin, je replonge dans le bain en “réouvrant” ma liste de choses à faire.
@réflexion et brainstorming : sous le feu de l’action, il peut être facile de sombrer dans l’urgence et d’oublier de prendre du recul sur les tâches importantes. Ce contexte me permet de garder du temps pour rester créatif et réfléchir à des solutions plus efficaces. Tâches typiques : trouver de nouveaux sujets d’articles, revoir mes objectifs à long terme, brainstormer sur le sujet Getting Things Done.
@macbook : ce que je dois faire sur mon ordi perso. Il contient les sous-contextes : @email perso, @blogging. Tâches typiques : vérifier que ma commande de livres a été envoyée, écrire l’article sur mes contextes, faire les comptes.
@iPhone : j’ai un iPhone première génération. Qualité principale : il est simple à utiliser. Deuxième qualité : il me permet de synchroniser ma to-do avec mon mac grâce au logiciel Omnifocus. Troisième qualité : il me sert de backup si je dois consulter mes emails en déplacement, mais cela reste la solution du dernier espoir. Tâches typiques : prendre rendez-vous chez le dentiste.
@sport : je devrais être dans ce contexte plus régulièrement. Tâches typiques pour moi : courir, nager, Wii Fit.
@shopping : je déteste ce contexte. Lait, pain, etc. J’essaie de réduire mon shopping au minimum.
@maison : sans commentaires.
@bureau : regroupe toutes les tâches de type travail. Evidemment, je pourrais travailler sur mon ordi perso ou à la maison, mais ce n’est pas l’objectif. Mon contexte bureau contient également les sous-contextes suivants :
- @téléphone : je regroupe au maximum mes appels pro pour les passer depuis le fixe au bureau plutôt que depuis un portable.
- @toshiba : bah oui, c’est un laptop Toshiba quoi…
- @travail : heh. Idéalement c’est dans ce contexte que je passe au moins 50% de mon temps professionnel par jour.
- @administration : après shopping, mon contexte le plus détesté. Je regroupe mes tâches administratives pour les faire toutes d’un coup.
- @email pro : comme déjà dit, je peux consulter mon mail pro depuis mon iPhone ou via internet, mais c’est justement ce que j’essaie d’éviter car c’est beaucoup moins pratique.
@autres endroits : contexte qui regroupe les tâches que je dois faire à des lieux précis : @client A, @maison des parents, …
En conclusion
Cette liste de contextes a beaucoup évolué au fil du temps, et continuera d’évoluer en fonction de mes besoins. Pour finir, voici quelques critères pour vous aider à sélectionner les contextes qui vous conviennent :
- Il est facile de savoir dans quel contexte on se trouve. Pour l’instant, je suis @blogging.
- Il n’y a pas d’ambiguité entre contextes : il doit être évident de savoir à quel contexte affecter une tâche. Certaines personnes prônent l’affectation d’une tâche à plusieurs contextes (certains logiciels permettent de le faire) mais je trouve cette solution inutilement compliquée.
- Les contextes facilitent l’organisation : par exemple le fait d’avoir un contexte @email et un autre @téléphone me force à choisir tout de suite la manière de contacter une personne.
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Déjà 6 commentaires
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Bonjour Pierre et merci de partager ta liste de contextes. Je pense aussi qu’il s’agit d’un des éléments clés pour implémenter GTD.
Personnellement, j’ajoute encore 2 “contextes” très importants:
@en attente: qui regroupe toutes les choses que j’ai déléguées ou pour lesquelles j’attends une réponse. Cela me permet de garder une vision globale d’un projet et de faire les rappels en temps utile.
@Mes trois actions essentielles de la journée
Je sais! Cela va à l’encontre des préceptes de David Allen qui semble proscrire les priorités absolues. Cette idée vient de la méthode Zen to done de Leo Babauta. L’important ici est de définir concrètement chaque tâche et qu’elle soit effectivement réalisables en une journée.
Bonjour Laurent, j’ai activé le plugin nécessaire pour faire le suivi des commentaires. Merci de m’avoir dit qu’il manquait !
@Laurent :
J’avais un contexte @en attente, mais je l’ai supprimé, car je gère la délégation différemment : lorsque je délègue une tâche, par exemple la rédaction d’un document, plutôt que de mettre la tâche en attente, ce qui était trop passif à mon goût, je me crée une tâche “vérifier que Roger m’a envoyé le document” @email ou @téléphone. Comme ça c’est beaucoup plus facilement actionnable et ça me rappelle de relancer la personne de temps en temps.
Pour les trois actions essentielles, il m’arrive parfois d’indiquer une ou deux tâches comme “essentielles” pour la journée (pour ceux qui connaissent Omnifocus, j’utilise le “flag”), mais c’est une technique que j’utilise rarement.
[…] Et je termine par un peu plus d’auto-promotion : si vous voulez savoir quels sont les contextes que j’utilse, c’est par ici. […]
[…] Et si vous n’êtes pas sûr de la liste de contextes que vous avez définie, vous pouvez toujours vous inspirer de ma liste personnelle, disponible ici. […]
[…] Ma liste de contextes GTD. […]