Cet article fait partie de la série “Réaliser une présentation.” Si vous ne les avez pas lus, voici les liens vers les autres articles de la série :

• Introduction
• Partie 1 : le brief
• Partie 2 : la construction de la présentation
• Partie 3 : la répétition

Pam Slim est une coach et consultante qui aide les employés frustrés par les grandes sociétés à se libérer et à devenir indépendants. Elle anime le blog Escape from Cubicle Nation. Le nom du blog est génial mais intraduisible, on pourrait essayer de l’adapter en français par quelque chose du genre “S’évader du pays des caissons à roulettes”.

Elle a publié un excellent article sur comment se préparer avant une présentation. Il est tellement bon que plutôt que de réinventer la roue pour cette quatrième partie je me suis dit qu’il valait mieux demander à Pam l’autorisation de le traduire et de le partager avec vous, ce qu’elle a gentiment accepté. Aussi a partir de maintenant je lui laisse la parole.

 

L’obsession des détails va vous sauver lorsque vous donnez des présentations

Ce sont parfois les conversations les plus simples qui sont les plus mémorables. Mon Père est un reporter photo et lorsque j’avais 8 ans, il a partagé avec moi les trucs qu’il avait appris en donnant un grand nombre de présentations et de slideshows :

“Apporte toujours une lampe de rechange pour le projecteur, tu ne sais jamais lorsqu’elle va griller. Ne t’imagine pas qu’il y aura une prise électrique juste à côté de ton équipement ; prends une allonge électrique avec toi. Pars toujours de la maison à l’avance au cas où tu te perds sur le chemin. Arrive tôt pour vérifier l’endroit où tu devrais présenter au cas ou tu dois réarranger la disposition du mobilier.”

Vingt-deux ans plus tard, lorsque j’ai décidé de devenir une consultante et formatrice indépendante, je me suis rappelé ses conseils alors que je parcourais les Etats-Unis pour donner des présentations dans les hôtels, les salles de réunion d’entreprises et les centres de conférences.

J’ai eu quelques moments vraiment terrifiants dans ma carrière : un laptop qui commence à fumer à Francfort en Allemagne, réaliser que j’avais lancé la mauvaise présentation alors que je commençais à parler à un grand groupe à Washington, DC, improviser durant 20 minutes à la radio parce que l’invité était en retard, me rendre compte que les supports n’étaient pas arrivés pour un atelier très cher que j’animais et sentir ma jupe se déchirer alors que je rampais sous un bureau pour brancher mon laptop [note : n’oubliez pas, c’est Pam qui parle, pas moi ; la seule fois que j’ai mis une jupe dans ma vie c’était pas une jupe, c’était un kilt, et c’était pour une soirée déguisée. On était que 5 sur 100 à être déguisés].

C’est pour ne pas devoir revivre ces moments que j’ai développé une liste des choses qui peuvent mal tourner avant une présentation :

• Les supports envoyés à l’avance peuvent ne jamais arriver.
• Votre ordinateur peut exploser à tout moment.
• Les salles de classe et de conférence ne sont jamais arrangées comme vous l’avez demandé.
• Tout présentateur invité lors d’événements virtuels ou en direct va foirer les détails de la logistique et se tromper sur l’heure, l’endroit ou le sujet qu’il doit présenter.
• Le matériel va casser.
• Si vous n’avez pas de vêtements de rechange, vous allez les déchirer ou renverser du café dessus.

C’est sur base de cette liste que j’ai développé les bonnes pratiques suivantes.

 

Lorsque vous vous rendez en avion à un événement

Envoyez vos supports par Fedex [note : c’est une recommandation pour les U.S. mais même en France utilisez un transporteur global fiable], et arrangez-vous pour qu’ils arrivent un jour avant vous. Ne faites pas confiance au transporteur qui vous dit que les supports ont été livrés, appelez directement une personne sur le lieu et faites la jurer qu’elle est bien en train de voir et toucher les supports physiques, pas moins !

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Notez sur une feuille l’endroit de la présentation, l’adresse et le nom du contact avec deux numéros de téléphones et prenez la feuille avec vous dans l’avion. Vous avez peut-être organisé l’événement avec votre client en utilisant son téléphone fixe au bureau. Mais si vous devez tous les deux voyager vers le lieu de l’événement, il ne sera plus à son bureau. Récupérez son numéro de portable et le numéro de son hôtel.

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Amenez un set de vêtements de rechange adapté aux présentations dans votre bagage cabine. Votre valise peut se perdre en chemin. Si vous ne le faites pas, ayez avec vous une carte de crédit au cas où vous devez acheter quelque chose.

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Si vous vous rendez à l’étranger, vérifiez le modèle de prise de courant et prenez un adaptateur universel fiable avec vous.

 

Pour les présentations

Dès que vous arrivez sur place, montez l’équipement et testez-le. La détente, le café et la réorganisation de la salle peuvent attendre.

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Vérifiez et re-vérifiez que vous avez pris la bonne présentation, et la bonne version de la présentation pour l’événement. Suis-je la seule à faire des modifications à la dernière minute et à la sauvegarder par mégarde au mauvais endroit sur mon disque dur ?

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Chargez à fond la batterie de votre ordinateur portable, et apportez une batterie de rechange si nécessaire, même si vous allez utiliser le cordon d’alimentation.

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Arrivez toujours au moins une heure à l’avance. Une heure et demie si vous allez donner cours durant toute la journée.

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N’hésitez pas à bouger le mobilier pour rendre l’organisation de la pièce adéquate pour vous et les paticipants (personnellement je déteste les tables et les chaises en rangs, et je les réarrange souvent en cercle ou en petits groupes pour encourager les échanges entre les participants. Evidemment, ce n’est pas possible dans toutes les salles. Faites confiance à votre bon sens et assurez-vous que le résultat correspond à ce que vous recherchiez en termes d’interaction.)

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Par pitié, n’utilisez pas un podium. Ils sont moches et vous font passer pour le présentateur le plus ennuyeux, le plus coincé et le plus psychorigide de la terre. [note : ce conseil est généralement vrai aux Etats-Unis, sauf pour les hommes politiques qui continuent à utiliser le podium. Cependant, en Europe il faut être plus prudent. Dans certains contextes il sera mal vu de ne pas utiliser le podium].

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Faites une copie papier et une copie électronique de votre présentation, en plus de celle que vous avez pré-installée sur votre ordinateur. Demandez à vos clients s’ils ont une machine de secours au cas où la vôtre tombe en panne.

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Amenez une rallonge électrique (merci, Papa).

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Lancez votre présentation et allumez le projecteur, et testez l’éclairage de la pièce. Si vous devez choisir entre trop et trop peu de lumière, choisissez trop. Une lumière tamisée endort l’audience.

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Asseyez-vous dans différentes chaises dans la salle pour vérifier que tout le monde aura une vue dégagée de la présentation.

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Trouvez un photocopieur près de votre salle où vous pouvez faire des copies papier si tout l’équipement tombe en panne.

 

Pour les présentations, les cours à distance ou les émissions radio qui impliquent des invités

Envoyez un email de confirmation avec les détails du sujet et de l’événement immédiatement après avoir confirmé la date avec l’invité.

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Envoyez au moins 2 e-mails de suivi avec l’information clé répétée en gras ou dans une couleur différente, jusqu’au jour juste avant l’événement (date, heure, endroit, sujet, numéro de téléphone de l’endroit, numéro de mobile).

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Demandez aux invités de répondre à vos e-mail pour confirmer qu’ils ont bien eu les détails. S’ils ne répondent pas, appelez-les.

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Prenez le numéro de mobile de votre invité en cas d’urgence. Donnez votre numéro de mobile à votre invité.

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Indiquez le fuseau horaire de l’heure de l’événement en gras, MAJUSCULES ou une autre couleur. Si votre invité vous appelle, utilisez leur fuseau horaire pour la confirmation (par exemple : “l’événement démarre à 8h du matin heure du Pacifique, ce qui est dans votre région 11h du matin”)

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Imaginez un plan de secours au cas où votre invité ne vient pas.

 

Pour les séminaires web ou les formations web

Assurez-vous d’avoir une connexion à internet fiable. Désignez une autre personne pour héberger le meeting au cas où vôtre équipement tombe en panne.

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Démarrez l’environnement en ligne au moins 30 minutes avant que le cours ne commence pour vérifier qu’il n’y a pas de bugs et vous assurer que tout marche correctement.

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Ayez une solution de secours au cas où la technologie échoue, par exemple envoyer la présentation par e-mail aux participants.

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Envoyez de multiples rappels aux participants, avec les instructions pour se connecter.

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Désignez un support technique avec un numéro de téléphone et une adresse email différents pour aider les participants à se connecter à l’environnement en ligne au cas où ils se retrouvent bloqués.

 

Conclusions

Il se peut que votre client, invité ou participants se sentent trop cocoonés, mais c’est tellement mieux que de se retrouver mort d’angoisse une minute avant de démarrer votre présentation en face de 100 paires d’yeux qui vous regardent en train d’essuyer la transpiration de votre front pendant que vous vous battez avec les fils, votre ordinateur et l’éclairage.

Et vous, qu’avez vous appris lors de vos sessions de présentation ?

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