C’est déjà vendredi, et le moment pour moi de reprendre ma plume virtuelle pour la minute GTD, mon challenge pour vous aider à implémenter Getting Things Done en 10 minutes par semaine.

Pour réussir ce défi, il faut parfois prendre des chemins certes un peu plus longs, mais qui mènent plus sûrement au succès que la méthode Getting Things Done « pure et dure ». Inutile d’attaquer la face Nord si une route contourne la montagne, n’est-ce pas ? (ça fait vraiment sage Chinois super mystérieux comme phrase).

L’étape de cette semaine n’est donc pas une « vraie » étape GTD. Elle n’offre pas de résultat immédiat, mais je pense sincèrement que non seulement elle est indispensable pour améliorer votre productivité personnelle à long terme, mais qu’elle peut également changer votre façon d’aborder votre vie.

L’exercice que je vous propose est le suivant :

Prenez dix minutes pour vous poser la question suivante : « Qu’est ce qui compte vraiment pour moi dans la vie ? Quels sont les buts dont je suis certain dans la vie ? »

Puis listez ces buts.

D’ici à la semaine prochaine, je vous invite à repasser régulièrement sur chacun d’entre eux en vous posant ces questions :

• Serais-je vraiment malheureux si je n’atteignais pas ce but ?
• Si je n’y arrive pas, quelle est mon alternative ?
• Combien de temps ai-je passé cette semaine à atteindre ce but ?

Si vous répondez non à la première question, c’est que ce n’est pas un but de vie. Eliminez-le de la liste. Si vous vous trouvez des alternatives à la deuxième, alors soit ce n’est pas un vrai but et il doit être retiré de la liste, soit vous n’êtes pas prêt à mettre tout en oeuvre pour l’atteindre et devez trouver la motivation nécessaire. Si vous répondez trop peu de temps à la troisième, alors c’est que vous êtes victime d’un problème de répartition de votre temps, de votre énergie et de votre attention entre ce qui est vous est essentiel et ce qui vous est secondaire. Dans ces deux derniers cas, rendez-vous la semaine prochaine pour une solution.

Pourquoi est-ce que cette étape est nécessaire ?

• Vous allez identifier les bonnes raisons pour lesquelles vous allez mettre en place GTD. Car être plus productif, c’est bien, mais à condition d’utiliser le temps gagné pour accomplir ses objectifs de vie.
• Implémenter et suivre les principes de Getting Things Done demande de l’énergie. Si vous n’en avez plus de disponible parce qu’elle est déjà complètement absorbée par vos tâches courantes, il vous sera impossible d’implémenter GTD avec succès sur le long terme. Cette étape, couplée avec celle de la semaine prochaine, va vous permettre de retrouver de l’énergie et du temps.

… et le traiter tout de suite.

Chaque jour nous laissons le courrier électronique rythmer nos matinées, nos après-midi et nos soirées au gré de ses arrivées, interrompant régulièrement notre travail. Mais pourquoi ne pas prendre le contrôle en décidant nous-même du moment où nous allons lire nos e-mails ?

Voici ce que je vous propose pour y parvenir dans la minute GTD de cette semaine.

1. N’ouvrez votre messagerie électronique que lorsque vous êtes sûr d’avoir le temps de traiter tous les e-mail correctement. Désactivez la réception automatique des e-mails sur votre programme de messagerie et sur votre téléphone. Relevez le courrier manuellement lorsque vous le décidez. L’idéal est d’arriver à ouvrir sa boîte à courrier électronique au maximum 1 à 3 fois par jour.

2. Pour chaque e-mail, décidez immédiatement de ce que vous allez en faire :

• S’il nécessite de prendre une action de moins de deux minutes, par exemple confirmer la participation à une réunion, appliquez la règle des 2 minutes, faites l’action immédiatement.
• S’il nécessite une action plus longue que vous n’avez pas le temps de faire tout de suite, notez l’action dans une liste des choses à faire.

3. Dans tous les cas, après avoir lu l’e-mail archivez-le tout de suite en dehors de votre boîte de réception. A la fin de la journée, votre boîte de réception sera complètement vide, signe que vous avez traité efficacement tous vos e-mails.

Pourquoi est-ce que cela fonctionne ?

• Nous reprenons le contrôle en limitant les interruptions non sollicitées : au lieu d’être à la merci du flot d’e-mail arrivant à l’improviste dans notre boîte aux lettres, nous décidons du moment opportun pour traiter nos e-mails. Et moins d’interruptions = productivité accrue.
• Nous ne remettons pas à plus tard ce qui peut être fait tout de suite : en nous obligeant à traiter chaque e-mail immédiatement, on évite de revenir sans cesse sur des courriels qui restent bloqués indéfiniment dans la boîte de réception parce que nous ne faisons pas l’effort de décider ce que nous devons en faire.
• Hors de vue, hors de l’esprit : en classant chaque e-mail immédiatement, nous évitons la tentation de le relire sans raison. Mais pas de danger d’oublier une tâche puisque nous avons noté les actions nécessaires dans une liste de choses à faire.

A la semaine prochaine pour une nouvelle minute GTD. En attendant, voici quelques ressources complémentaires sur la façon de traiter efficacement l’e-mail :

• Halte à la tyrannie de l’e-mail, sur ce blog.
• Zero Inbox, une présentation de Merlin Mann, sur 43folders (en anglais).
Inbox Zero: Action-Based Email
View SlideShare presentation or Upload your own. (tags: e-mail inboxzero)

Le titre de cet article publié sur BNet m’a fait bien rire :

Social networking for old farts – Many senior managers still view social networking with a skeptical eye. Here’s why they’re missing out — along with simple steps for catching up.

Traduction : les réseaux sociaux [sur internet] pour les vieux prouts – Beaucoup de senior managers regardent les réseaux sociaux avec scepticisme. Voici pourquoi ils ont tort – avec des moyens simples pour se mettre à niveau.

Merci @guykawasaki d’avoir relevé cette perle.

Avez-vous vu le discours d’investiture de Barack Obama à la candidature Démocrate aux Etats-Unis ? Au-delà des idées politiques défendues, ce discours est tout simplement éblouissant, aussi bien sur le fond que sur la forme. De fait, je n’hésite pas à dire qu’Obama est parmi les 10 meilleurs orateurs de ces 20 dernières années. Je ne me souviens pas avoir vu un discours politique aussi bon depuis que je suis adulte. A l’heure actuelle, lorsqu’il s’agit de parler en public, il est simplement dans une classe à part.

Mais ce qui nous intéresse, c’est de comprendre les raisons qui font de Barack Obama un aussi bon orateur, pour pouvoir nous en inspirer et nous améliorer, même si les discours politiques sont un genre un peu particulier. Voici donc 7 leçons et demi à retenir du style de « Barry ». Evidemment, si vous avez suivi des cours d’art oratoire, certaines vous paraîtront évidentes, mais d’autres sont plus surprenantes.

1. Le corps passe autant d’information que la voix. Beaucoup d’hommes politiques ont des tics qui trahissent leur nervosité lorsqu’ils parlent en public. Pour certains, c’est un haussement d’épaule aussi involontaire que régulier. Pour d’autres, ce sont le sourire et les muscles du visage qui se crispent en un rictus. Pour d’autres encore, les mains qui s’agrippent désespérément à un micro. Chacun de ces gestes, s’ils sont involontaires et pas toujours perçus par notre conscient, sont par contre enregistrés 5 sur 5 par notre subconscient, et celui-ci nous alerte : cet homme / cette femme a quelque chose à cacher. Barack Obama n’a pas ces tics. Il maîtrise parfaitement le langage de son corps : le corps bien droit mais pas rigide, la tête droite, les épaules relâchées, les pieds posés à plat sur le sol.

2. Le regard établit le lien émotionnel avec le public. Regardez le regard de Barack Obama pendant son speech dans la vidéo ci-dessus. Vous vous dites qu’il connaît son discours par coeur et qu’il regarde le public dans les yeux. Ce n’est pas le cas ; en réalité il lit son texte qui défile sur 3 écrans, un à gauche, un au centre, un à droite. Si vous regardez plus attentivement, vous verrez clairement que ses yeux vont rapidement de gauche à droite, signe qu’il lit le texte. Mais arriver à lire un texte sur un écran tout en donnant cette impression de regarder le public, et détacher ses yeux de l’écran pour réellement regarder le public de temps en temps est un vrai tour de force. Et si Barack Obama a pris le temps de maîtriser cette technique, c’est parce qu’il sait que c’est le regard qui noue une relation entre le public et lui. Et à la fin d’un discours ce dont vous vous souviendrez le plus ce sont les émotions que vous avez ressenties.

3. La sincérité décuple la puissance d’un message. Lorsque Barack Obama parle, il le fait selon son style. Bien sûr, ses conseillers en communication l’ont coaché pour qu’il soit proche de la perfection, mais Barack Obama a gardé une véritable authenticité dans sont style qui n’appartient qu’à lui. Dans la vie, il ne faut pas jouer un personnage, il faut être soi-même. Barack Obama ne joue pas le rôle du candidat, il est le candidat à la présidence. De fait, on peut même dire qu’il ne se sent pas l’âme d’un candidat, mais du futur président des Etats-Unis.

4. Les mots n’ont jamais autant de force que lorsque ce sont les vôtres. Lorsque Barack Obama prononce son discours, on a l’impression que les mots sont les siens. Le secret ? C’est parce que ce sont les siens. Lorsque cela compte, il écrit son discours lui-même, car il sait qu’il ne pourra jamais donner la même force à des mots qui ne lui appartiennent pas. Bien sûr, il est conseillé par des Speechwriters professionnels, mais il ne leur confie pas l’écriture du discours de A à Z. Le contraste est particulièrement frappant par rapport aux Dirigeants qui arrivent sur scène après avoir lu un paquet de 20 slides préparés par un Quidam 10 minutes avant d’entrer sur scène.

5. Pour être bon, il faut aimer ce que l’on fait. Obama est candidat car c’est ce qui le passionne. Il a choisi de faire ce qu’il aimait. Si vous devez parler en public, choisissez de parler de sujets que vous aimez. En entreprise c’est parfois impossible, mais dans ce cas là la vraie question à se poser est « comment se fait-il que je sois en train de présenter quelque chose que je n’aime pas ? »

6. Un message positif vaut 100 messages négatifs. Se focaliser sur le positif renforce le message. Dénigrer affaiblit le message. Obama a refusé de se laisser aller à utiliser la critique facile tout au long de sa campagne, vis-à-vis par exemple de Sarah Palin, la co-listière de son opposant. Et quoi qu’on en dise, cela le place automatiquement sur un plan moral bien plus haut. Car finalement, si tout ce que vous savez faire au niveau politique c’est critiquer vos adversaires, cela montre à quel point vous n’avez aucune solution à offrir. De manière générale, je pense, j’espère de tout coeur que la « Politique positive » va prendre le pas sur la « Politique de la critique facile » que nous n’avons que trop subi depuis des décennies.

7. S’entraîner jusqu’à la perfection est la clé du succès. Barack Obama s’est entraîné. Et lorsqu’il a été prêt, il s’est entraîné encore plus, jusqu’à être parfait. Or tous les Coaches en présentation et en communication vous le diront : ce qui les frustre le plus, c’est le refus de la plupart de leurs Clients de passer du temps à s’entraîner et à répéter leur présentation.

7 et demi. Le rythme renforce les mots et leur donne du sens. Regardez la vidéo pour voir Obama montrer son sens du rythme. Plus sérieusement, écoutez bien le rythme du speech d’Obama dans la première vidéo. Faites bien attention à sa façon de faire des pauses dans son discours. D’alterner les moments calmes avec les moments forts, car c’est ce qui renforce l’émotion de son discours.

Note complémentaire : ce billet analyse le style de communication de Barack Obama. Ce blog ne fait pas de politique et n’en fera jamais. Je me garderai donc bien de me prononcer sur le fond du programme du candidat.

WordPress fournit une excellente plateforme de blog. Cependant petit à petit j’ai pris conscience que les meilleurs blogs avaient des petites fonctionnalités supplémentaires, non disponibles par défaut dans WordPress, qui faisaient la différence entre un blog lambda et un blog « pro ».

Ces fonctionnalités supplémentaires sont disponibles sous forme de plugin. Voici la liste des 10 plugins que j’ai installés pour rendre mon blog plus pro, avec les liens pour les télécharger. Et vous, avez-vous d’autres plugins que vous jugez indispensables pour WordPress ?

1. Akismet : tout simplement indispensable. Ce plugin protège mon site des innombrables spams déguisés en commentaires. Il filtre les commentaires indésirables correctement dans 99% des cas.

2. All in One SEO Pack : SEO signifie Search Engine Optimisation. Ce module ajoute des informations pour améliorer le référencement de votre site et de vos articles dans les moteurs de recherche comme Google.

3. MyBlogLog Recent Readers Widget : Affiche la liste et la photo des dernières personnes venues visiter votre site, à condition qu’elles soient inscrites sur MyBlogLog. Ce n’est bien sûr pas indispensable, mais ça fait partie des petites touches qui font remarquer aux visiteurs expérimentés que vous savez ce que vous faites. La plupart des blogueurs influents sont inscrits sur MyBlogLog, vous avez donc tout intérêt à vous y inscrire aussi.

4. MyAvatars : affiche l’avatar MyBlogLog (la photo) des personnes dans les commentaires qu’ils laissent sur votre blog. Encore une fois, c’est une attention appréciée des blogueurs pro. Attention, le lien pour télécharger le plugin est discret, allez jusqu’à la section « installation » et cliquez sur myavatars.zip.

5. Subscribe to Comments : permet aux personnes qui laissent des commentaires de recevoir un e-mail chaque fois qu’un nouveau commentaire est ajouté à l’article. Indispensable pour animer le blog.

6. StatPress : calcule et affiche en temps réel les statistiques de votre site : le nombre de visites, de pages vues, de spiders et de feeds. Une fonction assez sympa (mais à l’utilité finalement assez limitée) est la fonction « spy » qui permet de voir en temps réel quelles sont les pages consultées par les visiteurs sur votre site. Attention toutefois, les statistiques ne sont pas toujours très fiables, je continue à utiliser Google Analytics pour plus de précision.

7. Twitter for WordPress : affiche mon dernier « tweet » et un lien vers ma page Twitter.

8. WordPress Database Backup : sauvegarde votre base de données WordPress. A installer, sauf si vous voulez perdre des années d’effort en 1 seconde suite à un incident chez votre hébergeur.

9. WordPress Related Posts : affiche automatiquement sous chaque post une liste d’articles similaires de votre blog (et uniquement de votre blog). Le plugin se base sur les balises (tags) pour rapprocher les articles similaires.

10. wp-cache : accélère l’affichage des pages WordPress en cas de forte affluence sur le site. En effet, sans ce plugin WordPress « recalcule » le contenu des pages à chaque fois qu’un visiteur passe, ce qui demande du temps et de la puissance au serveur. wp-cache calcule les pages une seule fois pour tous les visiteurs ce qui accélère le rendu et l’affichage des pages. Mise à jour du 28/09/2008 : il y a bien un conflit entre wp-cache et StatPress. StatPress ne peut pas comptabiliser les visites sur les pages mises en cache, du coup vos statistiques vont chuter. J’ai donc désinstallé wp-cache et cherche un module de cache qui ne pose pas ce problème.