Depuis la semaine dernière, nous avons une liste de tâches par projet. Il y a les projets “but” pour lesquels nous voulons maximiser l’énergie et le temps que nous leur consacrons, et les projets “obligation”, sur lesquels nous faisons tout pour économiser notre temps et notre énergie.

L’exercice de cette semaine est différent, et s’attaque à la clé de la productivité de GTD. Tout d’abord, nous allons nous livrer à un exercice de recensement :

• Listez les objets clés dont vous avez besoin pour faire vos tâches. Pour moi, ils se résument à mon ordinateur, mon téléphone et l’email.
• Listez les différentes états d’esprit dans lesquels vous êtes productif : brainstormer, travailler, bouger (sport), …
• Listez les personnes clés avec qui vous faites des tâches : votre Boss, votre Femme, etc.
• Enfin, listez les lieux sur lesquels vous réalisez vos actions : maison, bureau, …

Et voilà, sans le savoir vous venez de définir ce qu’on appelle dans la méthodologie GTD la liste de “contextes”. Un contexte n’est ni plus ni moins que l’élément qui vous permet d’exécuter une tâche. Dans GTD, un contexte est préfixé par le symbole @. C’est comme ça.

Maintenant, pour chaque tâche de votre to-do, déterminez quel est le contexte qui conditionne sa réalisation. Devez-vous être à un endroit précis (par exemple pour acheter du pain) ? Avoir un objet précis (par exemple envoyer un e-mail) ? Avoir le bon état d’esprit ? Etre avec une personne précise ? Notez le bon contexte en face de chaque action.

Vous avez parfois deux éléments possible pour une tâche. Par exemple, votre Boss est au bureau. Dans ce cas, prenez le contexte @Boss, car s’il est disponible il est forcément au bureau. L’inverse n’est pas vrai, ce n’est pas parce que vous êtes au bureau que votre boss est disponible.

Vous allez vous retrouver avec une liste de tâches du style :

• Envoyer un rappel à John @e-mail
• Ecrire le compte-rendu @ordinateur
• Rendre la clé de la cave @maison
• Etc.

Désormais, lorsque vous travaillez et êtes face à votre ordinateur, focalisez-vous les tâches affectées au contexte “@ordinateur”, et ainsi de suite. Avec le contexte on identifie tout de suite quelle action est réalisable à un instant donné. Ainsi, pas besoin de regarder les tâches affectées au contexte @maison si on est @bureau.

Et si vous n’êtes pas sûr de la liste de contextes que vous avez définie, vous pouvez toujours vous inspirer de ma liste personnelle, disponible ici.

Pourquoi les contextes fonctionnent-ils ?

C’est un système qui apporte une solution simple à la question qui bloque beaucoup de personnes au moment d’attaquer le boulot : “par quoi commencer ?” Grâce aux contextes, c’est simple. Si on est en face de son ordinateur, on commence par tout ce qu’on peut faire dessus.

L’autre bénéfice est de ne pas devoir parcourir toute sa liste de tâches à chaque fois. Si on est au bureau, on ne regardera que les actions réalisables sur place. Cela libère l’esprit.

GTD, c’est fini ?

Non. Tout d’abord, durant les semaines précédentes vous avez probablement listé vos projets et vos contextes sur une feuille de papier ou sur un document électronique. Ce n’est pas nécessairement très pratique à faire vivre comme todo. Or il existe sur le marché des dizaines d’outils qui permettent d’implémenter et d’appliquer GTD au quotidiennement de manière beaucoup plus simple. Nous commencerons donc leur revue la semaine prochaine.

Lorsque cela sera fait (et il y a du pain sur la planche), nous nous attaquerons aux autres concepts de GTD, comme l’échéancier.

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