Comme promis, après la découverte d’Omnifocus pour Mac, je m’attaque cette semaine à la mise en place de GTD avec Microsoft Outlook pour PC.

Le problème d’Outlook, c’est que ce programme n’est pas fait pour supporter la méthodologie GTD. Mais alors, pas du tout. En particulier, il n’y a ni notion de contextes ni de projets. J’ai donc fait une recherche sur internet, et la solution préconisée est d’installer un petit programme appelé Jello.Dashboard, qui vient enrichir les fonctionnalités de base d’Outlook en lui ajoutant un “workflow” compatible avec GTD.

Pourquoi avoir choisi Outlook ?

J’aurais pu commencer ma revue des outils PC par une application dédiée, comme tudumo, mais beaucoup de lecteurs m’ont fait part de leur souhait de vouloir implémenter GTD dans Outlook. Après tout, c’est un des outils les plus utilisés en entreprise, et certains utilisateurs y passent même leur vie.

Installer Jello.Dashboard

La procédure d’installation est typique de Windows. Il faut lancer un programme d’installation puis cliquer next next next, ce qui nous mène à un écran vraiment moche dans lequel il faut cliquer sur les mots “click here” et enfin choisir le dossier Outlook dans lequel installer Jello ; pas le dossier sur le disque dur, mais celui dans l’arborescence interne à Outlook (voir capture d’écran). Le plus simple est de choisir le dossier racine.

Par défaut, la langue choisie est l’anglais, mais vous pouvez passer au français très facilement en vous rendant dans les paramètres.

Une fois Jello installé, allez sur le dossier dans lequel vous avez installé Jello.Dashboard.

Découvrir l’interface de Jello

L’espace de travail de Jello est découpé en trois grandes zones :

• Le menu de droite permettant d’accéder aux différents éléments : boîte de réception, contextes, projets, etc.
• La zone principale d’affichage des tâches ou autres éléments
• La barre du haut qui reprend quelques commandes, en particulier l’accès aux paramètres et à la documentation.

Configurer ses projets et ses contextes

Pour créer un projet, accédez au menu “Projets” dans la barre à droite. Si nécessaire, dépliez la vue en cliquant sur le “+”, puis cliquez sur “Créer”, et entrez le nom du projet que vous voulez ajouter.

Il n’est malheureusement pas possible de définir une hiérarchie. Une fois que vous avez défini votre liste de projets, cliquez sur Gérer pour accéder aux options de configuration des projets.

Une option va ravir les acharnés du classement en dossiers et sous-dossiers : vous pouvez définir un dossier par défaut pour un projet. Lorsque vous recevrez un nouveau courrier et que vous l’affecterez à un projet, le courrier ira automatiquement se ranger dans le dossier par défaut du projet.

Enfin, vous pouvez également définir un contexte par défaut pour les tâches d’un projet.

La définition des contextes suit exactement la même logique que pour les projets, avec les mêmes avantages et les mêmes limitations.

Renseigner les tâches

Il existe plusieurs façons d’ajouter une tâche dans Jello.Dashboard, mais nous allons nous attacher à celle préconisée par David Allen : organiser les tâches par projet. Sélectionner un projet dans la liste de droite, puis cliquer sur “Nouvelle action” dans la barre du haut nous amène à l’écran suivant.

Vous pouvez donc créer une tâche, en lui affectant un projet et un contexte. Gros avantage de l’intégration, les tâches que vous créez dans Jello sont disponibles dans la liste des tâches standard d’Outlook.

Travailler par contexte

Pour travailler par contexte, il suffit de le sélectionner dans la barre de droite, et la liste complète des tâches à réaliser dans un contexte donné s’affichera.

Jello offre d’autres options pour filtrer les tâches. Vous pouvez ainsi vous limiter à l’affichage des prochaines actions, regarder les tâches non commencées, les tâches en attente, etc. Le mieux est de jouer un peu avec le logiciel pour comprendre comment utiliser ces options le plus efficacement possible.

Le plus simple, pour avoir une vue d’ensemble des tâches à réaliser, est de cliquer sur “liste principale” dans la barre du haut. La vue récapitulative affiche toutes les tâches par contexte et par projet.

Fonctionnalités supplémentaires

La page d’accueil permet de faire le lien entre GTD et deux autres services clés d’Outlook : le courrier électronique et le calendrier (cliquez sur Accueil dans la barre de droite pour y accéder). Ainsi la zone “boîte de réception” affichera les nouveaux e-mails au fur et à mesure de leur arrivée. Vous pourrez leur affecter un projet et un contexte, et si vous avez défini un dossier par défaut pour le projet, le mail ira automatiquement se ranger dans le dossier défini. La zone today affiche la liste des événements du calendrier.

Conclusions

Gratuit, pas trop compliqué à utiliser et respectueux des principes GTD, les raisons d’utiliser Jello ne manquent pas. Au nombre des reproches, j’ai rencontré un ou deux petits bugs (par exemple ne tapez pas de guillemets dans les noms de projet ou de contexte), et l’interface n’est pas aussi agréable à utiliser qu’un logiciel comme Omnifocus.

Jello n’est pas la seule rustine disponible pour transformer Outlook en un logiciel compatible GTD. Parmi ces solutions, on peut citer le GTD Outlook add-in, qui est l’extension officielle proposée par David Allen.

La semaine prochaine je présenterai la solution peut-être la plus simple : le papier et le crayon.

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