Transformer un cahier Moleskine en machine GTD [La minute GTD du vendredi]
Dans les premiers articles de la minute GTD, nous avons revu les quelques grands principes indispensables pour s’organiser. Les deux dernières semaines étaient consacrées à la revue des outils GTD, avec à l’honneur Omnifocus pour Mac et Outlook combiné à Jello Dashboard pour PC.
Cette semaine, nous nous attaquons à un outil allégé à 0% en matières technologiques grasses. C’est également le moins cher, celui qui tombe le moins souvent en panne et qui est le plus écologique. Et puis franchement, ça a nettement plus la classe qu’un bête iPhone. Cet outil magique, c’est un bon vieux cahier en papier agrémenté d’intercalaires Post-It.
Les ingrédients de la recette sont simples :
- Un cahier Moleskine, de préférence de taille moyenne et ligné
- Des tabs Post-It
- Un crayon ou un bic (je préfère personnellement le crayon)
Un petit aparté pour découvrir le cahier Moleskine
Les carnets Moleskine sont devenus à la mode grâce à une astuce marketing : l’histoire de l’écrivain Bruce Chatwin qui ne pouvait plus se procurer ses petits cahiers préférés parce que le fabricant avait cessé de les fabriquer. Heureusement, la marque Moleskine était là pour reprendre le flambeau et fournir aux créatifs en herbe le même type de carnets que ceux utilisés par Picasso et Ernest Hemingway. Bon, il faut savoir que c’est du pur blabla marketing puisque la marque n’existait pas encore à l’époque des artistes mentionnés.
Néanmoins les cahiers fabriqués sont certes un peu chers mais offrent des petits détails qui font la différence ; le papier est de très bonne qualité et un marque page est inclus avec chaque cahier. Les dernières pages sont en général détachables. Et il y a une petite pochette à soufflet très pratique à l’intérieur de la couverture arrière. C’est d’ailleurs là que je cache mon pass Navigo, ce qui m’évite de devoir sortir mon portefeuille à chaque entrée dans le métro.
Quelques exemples des cahiers que j’utilise : trois cahiers petit format, un à aquarelle, un de pages blanches et un pour storyboard (celui qui est ouvert), et un cahier ligné moyen format. Il existe des dizaines de modèles, visibles sur le site du fabricant. Pour cet article j’ai utilisé le cahier ligné moyen format (environ 20 x 13 cm).
Relooking extrême
En soi, le carnet est bien foutu, mais il ne convient pas particulièrement à la méthodologie GTD. Pour le transformer en machine de productivité personnelle, nous devons pratiquer une greffe d’intercalaires Post-It.
Ce n’est pas particulièrement compliqué. Nous allons utiliser une série de tags pour les zones GTD standard : Inbox, Peut-être un jour et Référence. Ensuite nous prévoyons une deuxième série pour les projets et enfin une série pour les contextes.
Normalement, après la greffe notre cahier GTD ressemble à ça (on ne voit pas les onglets des projets et des contextes car ils sont derrière les onglets de la première rangée).
Comment l’utiliser ?
Dans la zone Inbox, vous allez pouvoir noter en une fraction de seconde tout ce qui vous passe par la tête pour ne rien oublier. Déjà, c’est beaucoup plus rapide que sur un ordinateur.
La zone référence va vous servir pour noter des informations utiles que vous souhaitez garder pour plus tard : un numéro de téléphone, l’horaire de trains, etc.
Enfin, dans la zone Peut-être un jour, vous allez noter les idées ou les tâches qui vous passe par la tête mais que vous ne souhaitez pas réaliser à court terme.
Organiser par projets
Dans cette section, l’objectif est d’identifier de la manière la plus exhaustive possible les tâches à effectuer pour chaque projet défini. Il vaut mieux avoir un projet “Divers” pour caser toutes les tâches qui ne sont liées à aucun vrai projet (pour rappel, dans la méthodologie GTD un projet est un but qui demande plus d’une tâche pour être atteint).
Faire par contexte
Une fois les tâches identifiées de manière exhaustive pour chaque projet, il faut leur affecter un contexte. La méthode la plus simple est de passer en revue les projets chaque soir de la manière suivante :
- Barrer les tâches qui ont réellement pu être effectuées durant la journée.
- Identifier, pour chaque projet, les tâches qu’on souhaite faire le lendemain et leur affecter un contexte. Le plus simple est de noter, dans le projet, pour chaque tâche, le contexte affecté.
- Reporter ces tâches dans l’onglet contexte correspondant.
L’image ci-dessous montre un exemple de projet (désolé pour la qualité du scan, je n’ai pas eu le temps de le refaire, je l’améliorerai dès que possible) : il contient des tâches auxquelles on a affecté un contexte (on le voit parce que elles sont suivies de @maison, @ordi, …) et des tâches qui n’ont pas encore été reportée dans un contexte. Les tâches réalisées sont simplement barrées.
Le lendemain, il suffira de regarder la liste de tâches à effectuer en fonction du contexte dans lequel on se trouve, puis de répéter la routine de revue des projets en fin de journée.
Ce processus demande un peu plus de travail qu’une solution électronique, mais a le grand avantage d’être très très simple à mettre en oeuvre. De plus, il respecte de manière stricte deux autres principes clés de GTD :
- Il vous force à effectuer une revue régulière de vos projets.
- Il permet de se focaliser uniquement sur les actions à réaliser immédiatement, ce que David Allen appelle les “Next Actions”.
Conclusions
Il est donc bien possible, pour moins de 20 €, d’avoir un système 100% GTD, simple et surtout qui ne tombe jamais en panne. Chaque cahier Moleskine contient même une zone pour mettre son adresse en cas de perte du carnet.
Cette solution conviendra bien aux personnes qui veulent un système solide et fiable. Le plus fort, c’est qu’après avoir écrit cet article, j’ai envie d’utiliser l’outil GTD Moleskine !
Evidemment, le papier ne permet pas de faire certaines choses que permet une solution électronique : pas de système de rappel automatique d’échéance des tâches, pas de nettoyage des anciennes tâches et lorsqu’on arrive au bout des pages blanches il faut reporter ses projets dans un nouveau cahier. Cela n’arrive heureusement pas très souvent.
Enfin, si vous êtes arrivés jusqu’à la fin de cet article, ce n’est pas en vain, car il y a un carnet Moleskine ligné à gagner à la clé. Celui qui devinera le nombre de commentaires postés sur cet article entre aujourd’hui et vendredi prochain avant midi gagnera le carnet. Votre participation est à entrer sous forme de commentaire. Un seul commentaire par jour accepté par personne. En cas d’ex-aequo, le premier à avoir trouvé gagne. Si je n’ai pas de réponse exacte, la personne la plus proche du bon chiffre gagnera le carnet. Devinez juste !
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(pour le télécharger, un clic droit dans le menu de droite IFrames sur Télécharger et enregistrer la cible sous…
Merci pour ton vote et pour ton cadeau
J’ai oublié de préciser que mes commentaires ne comptent pas, pour ne pas que je puisse influencer le résultat final.
vote : 7
Parce que c’est un chiffre que j’aime bien et que c’est le chiffre que m’a donné ma boule de cristal … (mais mon cerveau pense que le 11 est une bonne position
).
En tout cas très bonne idée cet article, je préfère quand même une solution électronique, mais ça c’est parce que la dernière fois que j’ai utilisé un stylo remonte à fort longtemps …
Dernier article de anthony : Formation Initiation à l’ouverture de son capital : pourquoi, à qui, comment ?
Vote : 23 !
Eh oui, je suis résolument optimiste et vais buzzer comme un ouf pour atteindre ce bel objectif.
En effet, Pierre, tu indiques : “Un seul commentaire par jour accepté par personne” ; je comprends que chacun de nous peut comptabiliser un vote chaque jour. Eh Eh ! Il me suffit de venir tous les jours voter
Comme il y a 8 jours jusque vendredi prochain, je suis certain d’ajouter 8 votes aux 2 premiers votes (soit deja 10). Avec un vote de 7, Infofiltrage(?) est déja hors course . Avec 11, Anthony est quasi certain de se faire doubler.
Revenchards, ces derniers vont maintenant tenter de faire gagner un de leur camarade (plutot que moi), en faisant voter a donf pour dépasser mon vote de 23.
Bref, ca se complique, tout ca pour quelques feuilles de papier
Pierre, étant donné que - à cause/grâce à moi - pour gagner le Moleskine, tes fidèles lecteurs son obligés de faire venir leurs camarades sur ton blog, ton traffic va augmenter très substanciellement (au moins 23+1 votes !) je trouverai normal que tu me donnes une belle récompense, un autre Moleskine
?
Merci pour tes articles, aussi pragmatiques et pertinents qu’efficaces.
O.
La sorcière qui m’a vendu cette boule de cristal hier soir a été formelle : Ca marche. Et pour 80€ de plus, j’ai eu le socle en plastique qui la fait fonctionner encore mieux (ne me demandez pas comment, c’est magique !)
Dernier article de anthony : Formation Initiation à l’ouverture de son capital : pourquoi, à qui, comment ?
Salut Pierre !
Mais bon, j’ai pas trop le réflexe de l’utiliser. C’est là qu’intervient ton article, en me donnant envie d’essayer ta méthode.
)
Ton article est très intéressant… Je dois dire que pour ma part j’ai un peu l’overdose des Moleskine : je les ai découverts sur les sites de graphistes us (avec customisation et tout le toutim), pour me rendre compte ensuite que tout graphiste qui se respecte (anglophone ou francophone) a son Moleskine… pour me rendre compte ensuite que tout blogueur ne jure que par son Moleskine… A croire que sans cette marque-là, impossible d’être inspiré ! Impossible d’être organisé !!
C’est pas un peu too much, là ?
Bon, ça ne m’a pas empêché d’acheter le mien !
Quoique… je vais peut-être commencer par ajouter quelques intercalaires à mon agenda Filofax… (et je vais faire plein de pub pour Filofax, histoire de voir s’il peut contrer la déferlante Moleskine !
Ah oui, le vote…
)
Vote = 48 (j’le sens bien celui-là…)
(du coup je vais peut-être rester au Moleskine tout compte fait…
Dernier article de Boréale : A la recherche d’une épargne morale et sûre
J’ai fait les comptes sur mon vieux carnet papier dont je tairai la marque pour ne pas offenser nos amis écrivains, onglet “Divers” en attendant de nouveaux Post-ITs: 5 votes au 2 novembre 00h21, le Moleskine approche !
Excellent week-end à Tous.
O.
Tout d’abord, n’oubliez pas que je ne prends en compte qu’un vote et qu’un commentaire par personne par jour, histoire que quelqu’un ne propose pas 200 commentaires et en poste 150 le dernier jour pour gagner
et mes commentaires ne comptent pas, car sinon je pourrais influencer le choix du gagnant
@Anthony : je pense que tu vas devoir revoir ton estimation, 7 ça m’a l’air très peu, es-tu sûr d’avoir bien positionné le socle en plastique de ta boule de cristal ?
@Olivier, j’admire ton optimisme, surtout si tu t’imagines que je vais ajouter un deuxième moleskine au premier
Mais je vois que ton optimisme n’est rien par rapport à la proposition de @Boréale, qui avec 48 s’emballe pour le concours. Et je suis d’accord pour dire qu’en réalité le filofax est probablement mieux conçu que le Moleskine pour faire du GTD, mais j’ai préféré parler de Moleskine parce que ça attire plus de monde (toutes proportions gardées c’est un peu comme quand Voici fait un article sur Alain Delon pour augmenter les ventes… ah on me signale que Alain Delon est has been ?)
Mea Culpa à ma boule de cristal je n’avais pas fait ma demande mystique sur un compte de 7 jours -_-’
Pour le jeu (mais que ça ne compte pas, tant pis pour moi), je jette ma boule de cristal et en réflechissant, j’annoncerai bien un 21
Dernier article de anthony : Formation Initiation à l’ouverture de son capital : pourquoi, à qui, comment ?
@Pierre : Super, ton site (ca, c’est pour la comptabilisation de mon vote du jour, héhé !). +1 , on est à 7 ce lundi matin, cet billet inclus
@anthony : as-tu regardé la “Famille en Or” ou “Le juste Prix” récemment ? Sais-tu qu’il est pas très très joli de miser juste derrière la plus haute enchère, pour remporter la mise ?
* D’abord, c’est être pessimiste quant à l’évolution de l’audience (croissante) du blog de Pierrot,
* Ensuite, c’est inscrire l’article dans un cercle vicieux du moins disant. En effet, si tout le monde fait comme toi, le prochain va annoncer… 20… le suivant…19… Chaque nouveau vote faisant +1 , on va finir à (7+21)/2 = 14 !
CQFD Je vote 14 !
NB: Au passage, je vous renvoie un article sur la Théorie des jeux et Enchères http://fr.wikipedia.org/wiki/Th%C3%A9orie_des_jeux_et_ench%C3%A8res
Bonne journée,
Billet passionnant. Je vais de ce pas acheter mon carnet moleskine (j’en ai déjà utilisé, notamment ceux à couverture beige) et le customiser comme tu l’explique. J’utilise la GTD depuis quelques mois et j’ai déjà réussi à me bouger un peu grâce à cela!
Pour le nombre de commentaire: 24.
Dernier article de Eric : Google / Delicious
Salut Pierre et merci pour cet article GTD qui est une fois de plus très intéressant.
J’aurais une petite question sur un point que je n’ai pas bien compris : Est-ce que les projets sont des sous-catégories des sections : Inbox, Peut-être et Référence ou pas ?
Si ce n’est pas le cas, le carnet permet de gérer la partie collecte sous les rubriques “Inbox…” et actions sous les projets ?
utilisant RememberTheMilk pour les actions, je pense sérieusement tester ta méthode pour la collecte (du moins, un de mes supports de collecte)
Pour le vote, vu que nous sommes Lundi que nous avons 13 commentaires, je dirais ceci :
vote : 25
Dernier article de Don Fenice : Where is Lego Clone Trooper n°7
@anthony : d’accord, ceci explique cela. C’est très fair play de ta part de ne pas utiliser ta boule de cristal comme avantage déloyal sur les autres. A propos, si tu pouvais me filer les numéros du loto de vendredi prochain, mais par mail, pas dans les commentaires.
@olivier : tu me fais réaliser que j’ai oublié de préciser “les commentaires avec fayotage comptent double”, non c’est pas vrai.
@Don fenice : oui 13 commentaires, mais les miens ne comptent pas (sinon je pourrais “tricher” en favorisant quelqu’un). A l’heure où je poste ce billet, il y a 9 commentaires qui comptent vraiment (anthony a posté 2 commentaires le 1er, je n’en compte donc qu’un, et mes 3 commentaires ne comptent pas).
Plus sérieusement, pour répondre à ta question :
Il y a trois séries d’onglets :
- inbox, peutêtre et référence
- les projets
- les contextes
Les projets ne sont pas des sous-catégories. Cela marche comme ceci :
On collecte toutes infos qui passent dans lnbox, Peut-être et référence. Une fois par jour (par exemple) on regarde tout ce qu’on a listé dans Inbox. Si cela demande une action, on crée alors une tâche dans le projet ad-hoc (ou dans divers). Sinon, on peut l’archiver dans l’onglet référence, ou le remettre à plus tard en le recopiant dans l’onglet peut-être un jour, ou encore simplement ne rien en faire. Est-ce que mon explication est claire ?
Oui très, merci Pierre.
Je vais tester tout ça en l’adaptant à mes besoins : juste la partie collecte. Pour les projets et actions j’utiliserai ensuite RemembrerTheMilk.
Dernier article de Don Fenice : A la croisée des blogs : Comment sauver une situation désespérée?
@Eric : pour faire un cahier GTD, je crois que les modèles plus épais que les beiges sont mieux adaptés, car sinon tu risques de ne pas avoir assez de pages pour ton système GTD. Sinon je penses que 24 est pas mal comme chiffre
@Don Fenice : c’est pas mal cette combinaison : Moleskine offline, RememberTheMilk online.
Bonjour ,
Ce mardi soir , on est à 10 votes. Le piège se referme sur moi : chaque billet que j’écris risque de m’eloigner désormais un peu plus de mon pronostic… j’ai décidé de ne plus ecrire à compter de ce soir.
RememberTheMolesKine
@Olivier : ne t’emballe pas, pour l’instant c’est infofiltrage qui a virtuellement gagné le cahier ! Il te manque encore plus de 10 commentaires sur les trois jours restants pour gagner…
Et hop, le concours est officiellement terminé depuis 12h aujourd’hui. Avec un votre de 11, infofiltrage est le plus près du résultat (10 commentaires qui comptent pour le concours). Bien joué. Envoie-moi ton adresse (sur ma messagerie pas dans les commentaires) pour que je puisse te faire parvenir le carnet.
Pour les autres, je promets que ce ne sera pas le dernier concours. Un grand merci pour votre participation.
Eh ma boule de cristal était vachement plus proche de la réalité que mon intuition … j’ai fait un bon investissement finalement, je crois que je l’ai sous-estimé
Dorénavant, je prendrai toutes mes décisions en la consultant … ou pas ^^
Bravo à infofiltrage et merci pierre pour ce petit jeu bien amusant
Dernier article de anthony : Formation Initiation à l’ouverture de son capital : pourquoi, à qui, comment ?
J’avoue, cette semaine, j’ai encore fait des miennes avec une adaptation d’un outils tiddlywiki en français, en avant-première ici :
http://www.oxydum.com/oxytiddly.html
(vous pouvez faire un clic droit, enregistrer la cible du lien sous… pour l’avoir en local, et n’oubliez pas de consulter les propriétés du document et d’autoriser le déblocage si vous êtes sous windows)
Dernier article de infofiltrage : Oh Obama !
[…] j’écarte donc l’idée du carnet papier Moleskine, même si j’ai découvert cet excellent article sur l’art de transformer ce carnet en machine à faire du GTD pour moins de 20 €. Je vais donc m’orienter vers un outil numérique qui sera couplé à un […]
[…] vous souvenez de l’article sur comment transfomer un cahier Moleskine en machine GTD, et du concours qui vous permettait de gagner un cahier Moleskine […]
Bonjour,
Merci, j’ai des petits carnets que j’emmène partout, mais les index, c’est super, je pars de ce pas les acheter, je teste, je le vis et je m’actualise.
Super
Nath
@Nath : oui les index ça permet de structurer l’utilisation des carnets.
J’aime bien les index Post-It parce que on peut les décoller et les changer de place si nécessaire.
[…] Sur papier, le carnet Moleskine […]