Laurent Brixius, du blog architecte et marketing, m’a passé le relais dans une expérience nommée « la chaîne de blogs ». Oui, c’est comme cette lettre que vous receviez d’une personne mystérieuse (en fait, vous saviez pertinemment que c’était cette Cousine éloignée qui n’avait rien à faire qui vous l’envoyait à chaque fois) et qui vous disait d’envoyer la lettre à 10 personnes sinon vous alliez devenir laid, avoir mauvaise haleine, vous enfoncer une écharde dans le pouce et plein d’autres trucs désagréables. Pour cette chaîne, on a laissé tomber la partie magie Vaudou à la noix, et on a gardé uniquement le bon côté networking entre blogs.

Voici donc la question à laquelle je dois répondre pour ne pas interrompre la chaîne :

« Quelle formation ou auto-formation a le plus influencé votre vie professionnelle actuelle ? »

Une chose est sûre, ce n’est pas une formation d’école. Je n’ai jamais compris pourquoi apprendre à rester assis sur une chaise et à répondre oui quand le Professeur le demande était une compétence indispensable dans la vie.

La formation qui m’a appris le plus dans la vie et dans ma vie professionnelle, ce sont les cours de Karate que j’ai suivis lorsque j’étais adolescent. Ce sont eux qui m’ont appris à aller de l’avant, à ne pas me laisser arrêter par les premières difficultés, à me dépasser et à croire en moi. J’ai eu la chance d’avoir un excellent Sensei, Jacques Debatty, qui apprend à ses élèves à grandir dans le respect des autres.

Et maintenant, je passe la main à quatre autres Blogueurs, qui décideront ou non s’ils souhaitent poursuivre la chaîne :

• Don Fenice, du blog Getbetter
• Ockwick, du blog Sharppua
• Faysal, du blog Du rêve au concret
• et Michael, d’Esprit Riche

Sinon ils vont se faire piquer par un moustique, ils vont avoir le bouchon de la bouteille de vin qui va rester coincé et ils vont faire une tache de sauce tomate sur leur cravate.

Déjà mercredi, et toujours pas de compte-rendu de WebDeux.connect. Voilà qui est réparé ! L’événement était organisé par Jean-François Ruiz et Sébastien Rousset, et réunissait bon nombre d’Influents du Web francophone (voir webdeux.info pour en savoir plus sur le programme).

La communauté s’est également mobilisée pour soutenir l’institut Pasteur, et il est encore temps de faire un don en cliquant ici.

Le networking, l’atout numéro 1 du WebDeux.connect

Le WebDeux, c’est surtout l’occasion de rencontrer d’autres Blogueurs et de partager nos expériences. Marion m’a fait découvrir la plateforme de blogging Overblog, ses communautés et son principe de partage des revenus publicitaires. Hicham, le Serial Blogueur, est l’homme qui se cache derrière bababillgates, un excellent site pour apprendre les trucs des pros du Search Engine Optimisation. Il y avait aussi Dievochka, autre spécialiste du SEO, et Alexandre Villeneuve, de référencement blog. J’ai également croisé Gus iRonfle, le seul homme qui tienne un blog dédié aux ronfleurs professionels, un marché vraiment sous-exploité. Enfin, j’ai pu échanger avec Fadhila Brahimi, Associée du cabinet FB-Associés et blogueuse spécialiste du Personal Branding.

Ajout du 21/10/2008 : énorme oubli de ma part ! J’ai oublié de citer Tim, de acupoftim.com, qui m’a fait un superbe t-shirt pour l’événement et sans qui j’aurais été une sorte de produit blanc sans marque.

Ajout du 28/10/2008 : j’ai également eu une excellente discussion sur les meilleurs moyens de promouvoir son blog avec Alexandre Villeneuve, qui co-anime avec Edouard Fillias le blog e-reputation.

Et il ne faut pas oublier le bar à Oxygène, une expérience étrange que vous pourrez sûrement bientôt essayer à Paris.

Les conférences, à boire et à manger (de la glace Ben & Jerry’s)

Et puis, il y a les conférences du WebDeux. La conférence d’ouverture traitait des blogueurs et des communautés. Sujet très intéressant, malheureusement il était difficile d’entendre ce qui se disait en raison du bruit ambiant.

Celle sur la monétisation des blogs était moyennement intéressante (trop « je vends mon produit » et trop peu informative).

Celle sur le Personal Branding était très bien, mais j’ai dû m’éclipser avant la fin, eh oui c’est ça les contraintes d’un blogueur avec une famille.

Ma note finale : 8/10

Je mets 9/10 pour l’aspect réseautage et l’organisation générale, vraiment très bonne. Par contre je mets 6/10 pour les conférences. Le format sous forme de tables rondes n’est pas adapté pour tous les sujets ; on se retrouve parfois face à un groupe où chaque intervenant fait son propre discours commercial, au détriment de la qualité d’information. Alors pour le prochain événement, pourquoi ne pas donner plus l’occasion aux Blogueurs de s’exprimer lors de présentations de 10 minutes maximum, en leur demandant de soumettre un dossier à l’avance ? C’est possible, par exemple Pecha Kucha parvient à donner la parole à un grand nombre d’intervenants en adoptant un format qui limite forcément le temps de chaque Présentateur à moins de dix minutes. Le prochain WebDeux, j’y serai !

Depuis la semaine dernière, nous avons une liste de tâches par projet. Il y a les projets « but » pour lesquels nous voulons maximiser l’énergie et le temps que nous leur consacrons, et les projets « obligation », sur lesquels nous faisons tout pour économiser notre temps et notre énergie.

L’exercice de cette semaine est différent, et s’attaque à la clé de la productivité de GTD. Tout d’abord, nous allons nous livrer à un exercice de recensement :

• Listez les objets clés dont vous avez besoin pour faire vos tâches. Pour moi, ils se résument à mon ordinateur, mon téléphone et l’email.
• Listez les différentes états d’esprit dans lesquels vous êtes productif : brainstormer, travailler, bouger (sport), …
• Listez les personnes clés avec qui vous faites des tâches : votre Boss, votre Femme, etc.
• Enfin, listez les lieux sur lesquels vous réalisez vos actions : maison, bureau, …

Et voilà, sans le savoir vous venez de définir ce qu’on appelle dans la méthodologie GTD la liste de « contextes ». Un contexte n’est ni plus ni moins que l’élément qui vous permet d’exécuter une tâche. Dans GTD, un contexte est préfixé par le symbole @. C’est comme ça.

Maintenant, pour chaque tâche de votre to-do, déterminez quel est le contexte qui conditionne sa réalisation. Devez-vous être à un endroit précis (par exemple pour acheter du pain) ? Avoir un objet précis (par exemple envoyer un e-mail) ? Avoir le bon état d’esprit ? Etre avec une personne précise ? Notez le bon contexte en face de chaque action.

Vous avez parfois deux éléments possible pour une tâche. Par exemple, votre Boss est au bureau. Dans ce cas, prenez le contexte @Boss, car s’il est disponible il est forcément au bureau. L’inverse n’est pas vrai, ce n’est pas parce que vous êtes au bureau que votre boss est disponible.

Vous allez vous retrouver avec une liste de tâches du style :

• Envoyer un rappel à John @e-mail
• Ecrire le compte-rendu @ordinateur
• Rendre la clé de la cave @maison
• Etc.

Désormais, lorsque vous travaillez et êtes face à votre ordinateur, focalisez-vous les tâches affectées au contexte « @ordinateur », et ainsi de suite. Avec le contexte on identifie tout de suite quelle action est réalisable à un instant donné. Ainsi, pas besoin de regarder les tâches affectées au contexte @maison si on est @bureau.

Et si vous n’êtes pas sûr de la liste de contextes que vous avez définie, vous pouvez toujours vous inspirer de ma liste personnelle, disponible ici.

Pourquoi les contextes fonctionnent-ils ?

C’est un système qui apporte une solution simple à la question qui bloque beaucoup de personnes au moment d’attaquer le boulot : « par quoi commencer ? » Grâce aux contextes, c’est simple. Si on est en face de son ordinateur, on commence par tout ce qu’on peut faire dessus.

L’autre bénéfice est de ne pas devoir parcourir toute sa liste de tâches à chaque fois. Si on est au bureau, on ne regardera que les actions réalisables sur place. Cela libère l’esprit.

GTD, c’est fini ?

Non. Tout d’abord, durant les semaines précédentes vous avez probablement listé vos projets et vos contextes sur une feuille de papier ou sur un document électronique. Ce n’est pas nécessairement très pratique à faire vivre comme todo. Or il existe sur le marché des dizaines d’outils qui permettent d’implémenter et d’appliquer GTD au quotidiennement de manière beaucoup plus simple. Nous commencerons donc leur revue la semaine prochaine.

Lorsque cela sera fait (et il y a du pain sur la planche), nous nous attaquerons aux autres concepts de GTD, comme l’échéancier.

Message + Visuel = impact

Si vous suivez ce blog depuis un petit bout de temps, vous savez que j’y défend une approche visuelle des présentations. Et pour ce faire, j’ai utilisé… beaucoup de texte et peu d’images !

J’ai décidé de mettre en pratique ce que je prêche. Je vous propose donc dans ce billet 7 slides extraits d’une présentation sur l’auto-motivation que j’ai réalisée dans Keynote.

Chacun de ces slides est construit de la même manière : un message clé + un visuel qui le renforce. Remarquez que cette façon de procéder communique beaucoup d’éléments que du texte ne pourrait jamais faire passer aussi efficacement. En particulier, les images véhiculent bien plus d’émotions. Je reprendrai dans un prochain article les quelques règles utilisées.

Vous pouvez charger les visuels en grand format au format pdf ici.

Slide 1 : je ne craindrai personne

Slide 2 : je prendrai soin de ce qui compte

Slide 3 : je changerai les règles

Slide 4 : je n’accepterai pas de limites

Slide 5 : j’apprécierai le fruit de mes efforts

Slide 6 : j’aidrai les autres à grandir

Slide 7 : je garderai l’esprit libre

Précédemment, dans la minute GTD du vendredi…

Lors de la première étape, nous avons mis en place une méthode pour éliminer tout de suite les tâches qui prennent moins de deux minutes. Ensuite, nous avons mis en place une méthode de traitement efficace des e-mails. Troisièmement, nous avons déterminé quels étaient nos buts et les projets associés. Et la semaine dernière nous avons complété ces buts avec nos obligations et les projets associés.

Les tâches

Il est désormais temps de commencer à identifier la liste des tâches pour chaque projet. Et c’est ici que la répartition entre buts et obligations prend tout son sens, car la planification des tâches pour ces deux catégories de projets doit être approchée de manière radicalement opposée :

• Si vous avez bien défini vos buts, alors vous devriez avoir envie de passer plus de temps à les réaliser. Le temps n’est donc pas la contrainte première, mais bien le résultat. Pour les buts, abordez donc la définition des tâches en vous disant « que dois-je faire pour être certain d’atteindre l’objectif que je me suis fixé ? ».
• Pour les obligations, abordez la définition des tâches en vous disant « comment puis-je passer le moins de temps possible à faire ces obligations ? ». Vous pouvez déléguer la tâche en question à quelqu’un. Ou vous pouvez, comme le propose Tim Ferriss dans son livre « la semaine de 4 heures », externaliser la tâche à un assistant virtuel. Soyez créatifs. En cherchant un peu vous pouvez toujours trouver une solution qui prend moins de temps.

En prenant cette approche, faites un brainstorm et listez toutes les tâches identifiées pour chaque projet. Cela prendra plus de dix minutes, mais vous n’êtes pas obligé de tout faire en une fois. Vous pouvez très bien définir les tâches des projets au fur et à mesure. Veillez à ce que les tâches soient « actionnables ». Par exemple, si vous avez une tâche « Compléter le document X », vérifiez que vous n’avez pas d’autres tâches à faire avant celle-ci ; vous devez peut-être Appeler Raoul pour lui demander le prix d’un composant avant de pouvoir compléter votre document. Définir des tâches simples et actionnables favorise grandement leur réalisation.

Nous avons désormais notre structure de projets, avec les tâches associées. La semaine prochaine, il sera temps de s’attaquer au gros morceau manquant du système, et qui fait toute la valeur ajoutée de GTD : comment optimiser l’exécution de ces tâches à l’aide des « contextes ».

Pourquoi est-ce que cela marche ?

Un des gros écueils sur lesquels échouent les personnes qui veulent mettre en place un système de productivité personnelle est qu’elles s’attaquent aux symptômes (le stress, la désorganisation, …) mais ne s’attaquent pas à la racine du mal. Ce mal, c’est l’incapacité à décider ce qui compte réellement pour nous, c’est accepter de se faire bouffer son temps pour compenser le manque d’organisation des autres. Ce système permet d’augmenter notre temps disponible pour nos buts et de le minimiser pour nos obligations (tout en garantissant que celles-ci seront remplies).

La mise en place de tâches simples et actionnables, en s’assurant qu’aucune tâche manquante ne peut bloquer l’exécution d’un projet permet de progresser sans effort, sans même s’en rendre compte.