Note : cet article est écrit dans le cadre de l’événement “à la croisée des blogs”, organisé chaque mois par le groupe des blogueurs francophones du développement personnel. L’édition de ce mois, sur le thème du courage, est organisée par Laurent Dureau.

Le temps et la santé sont les deux ressources les plus précieuses dont nous disposons. Contrairement à tous les autres types de ressources comme l’argent ou le bonheur le stock est limité une fois pour toutes dans la vie. C’est pourquoi j’ai décidé il y a quelques temps de me lever tôt tous les jours de la semaine.

Le problème, lorsqu’on décide de faire cela est le même pour tout le monde : comment avoir le courage de transformer une bonne résolution en réalité ? Comment éviter de simplement se rendormir après avoir coupé la maudite sonnerie du réveil ?

J’aurais pu chercher le courage de m’extirper hors du lit chaque matin par la seule force de ma volonté. Sans aucun doute, cette méthode aurait vite fini en résolution de début d’année du type arrêter de fumer. Pour garantir le succès du lever matinal, j’ai donc décidé de mettre en place un système.

Le système de réveil matinal garanti

Pour renforcer son courage face à l’ennemi, le système de Cortez consista à brûler ses vaisseaux pour s’interdire toute retraite. N’ayant rien à brûler sous la main et les feux d’appartement étant interdits à Paris, j’ai préféré chercher un système ne nécessitant pas la combustion d’objets pour me lever.

J’ai donc mis premier réveil qui sonne dans ma chambre à 5h30, et qui me réveille comme tout le monde. Là où cela devient un vrai système, c’est que pour ne pas me rendormir, j’ai mis un deuxième réveil dans le salon réglé pour sonner deux minutes plus tard beaucoup plus fort. Je n’ai donc pas le choix, soit je me lève soit toute la maison est réveillée.

Une fois la décision prise et le système mis en place, respecter la routine du lever matinal a été beaucoup moins difficile que ce que je pensais. Aujourd’hui lorsque le premier réveil sonne je me lève automatiquement pour aller couper le deuxième, je vais faire du thé et la journée commence.

Note : cet article fait partie d’une série nommée La minute GTD. Chaque vendredi, découvrez comment mettre en oeuvre Getting Things Done, s’organiser pour réussir en français, en y passant dix minutes par semaine.

Comme tout système, Getting Things Done a besoin d’un entretien régulier pour rester performant. Sinon, petit à petit des Gremlins s’introduisent dans les rouages, à l’insu de votre plein gré ; certaines tâches restent à faire alors qu’elles sont périmées depuis un bout de temps, l’organisation des projets se dégrade lentement au fil du temps, etc. Encore une fois, pour éviter cela David Allen a tout prévu, sous la forme d’une bonne pratique GTD dont je n’ai pas encore parlé : la revue hebdomadaire.

Mini-guide de la revue hebdomadaire

Le processus est très simple : chaque semaine, choisissez un créneau fixe durant lequel vous allez revoir tout votre système GTD. Personnellement le créneau que j’ai choisi est le vendredi après-midi, ce qui me permet de clore la semaine écoulée et de préparer la semaine suivante. Du coup, le lundi matin je sais que tout mon système est prêt pour passer à l’action. “El David” recommande de prendre au moins une heure complète pour effectuer la revue, mais je dois avouer que j’y passe rarement autant de temps, en particulier parce que je garde mon système constamment à jour par des mini-revues quotidiennes.

Les étapes essentielles de la revue hebdomadaire sont les suivantes :

• Videz complètement vos boîtes de réception. Profitez de votre revue hebdomadaire pour traiter tous les éléments qui y traînent encore. Pour chaque élément, créez une tâche, déléguez, archivez ou jetez.
• Revoyez vos projets un à un. La liste des tâches est-elle complète et à jour ? Faut-il réorganiser certaines tâches ? N’hésitez pas à remettre en question l’ordre établi. Demandez-vous quelles sont les tâches périmées que vous pouvez jeter ? Quels sont les projets à fermer et ceux à créer ? Est-ce que les projets listés sont bien ceux sur lesquels vous voulez travailler ? Si ce n’est pas le cas, comment faire pour vous recentrer sur les projets importants ?
• Vérifiez que vos contextes sont à jour. Si vous utilisez un outil électronique, ce devrait être facile suite à l’étape précédente. Si vous utilisez une méthode papier, passez chaque contexte en revue. Terminez cette partie en vérifiant que vos contextes sont toujours pertinents et ne nécessitent pas d’être modifiés (à mon sens, la liste des contextes est vivante et évolue en fonction des besoins du moment).
• Revoyez vos buts et obligations. A quel point êtes-vous en ligne par rapport à ceux-ci ?
• Enfin, une fois votre revue hebodmadaire terminée vous pouvez “fermer” mentalement la semaine. Vous avez tout vérifié, la semaine prochaine est déjà organisée, vous pouvez donc partir en week-end l’esprit tranquille.

La variante : la revue quotidienne

C’est la variante que j’applique, car elle convient mieux à mon rythme de travail. Elle consiste simplement à faire une partie des étapes du processus énoncé ci-dessus non pas une fois par semaine mais chaque jour. Ainsi, à la fin de chaque journée de travail je vide mes boîtes de réception et je vérifie tous mes projets. Je conserve la revue hebdomadaire du vendredi pour appliquer tout le processus.

Pourquoi est-ce que cela marche ?

A mon sens, la revue hebdomadaire est une bonne pratique universelle, qui s’applique quel que soit le système d’organisation personnelle utilisé.

Sa valeur principale, à mes yeux ? En nettoyant le système régulièrement, je lui fais beaucoup plus confiance, comme je fais plus confiance à une voiture qui a été régulièrement entretenue. Et la confiance que vous placez dans votre système GTD est une des clés du succès.

Cette semaine, dans le top 3 des blogs de développement personnel, je vous propose de démarrer par le nouveau blog d’Olivier Roland, des livres pour changer de vie. Son article intitulé 10 perles de sagesse tirées de mes lectures et de mon expérience de chef d’entreprise rappelle des principes simples mais qui sont si souvent bafoués par les managers en entreprise.

Ensuite, il faut que je mentionne l’excellente série de Faysal sur Du rêve au concret qui nous présente l’aventure d’hommes et de femmes qui ont réussi alors que tout le monde prédisait leur échec. J’ai trouvé l’histoire de Harland Sanders, le créateur de KFC, particulièrement émouvante. Pratiquement sans abri à 63 ans, il va réussir à créer une chaîne de 3500 restaurants !

Enfin Outils Froids nous informe que l’outil de Mind-Mapping XMind devient gratuit. C’est un logiciel de très grande qualité et de plus il est compatible Mac, PC et Linux.

Cette semaine je vous propose de parcourir une présentation qui décrit les routines quotidiennes qui font fonctionner mon système GTD. Je l’ai créée pour un exposé que j’ai donné cette semaine à l’occasion de la rencontre de la communauté Lifehacking sur Paris. Ce groupe se focalise sur divers aspects du développement personnel, et en particulier Getting Things Done et l’utilisation des Mind Maps, cartes heuristiques en français (voir à ce sujet l’article de Michael d’Esprit Riche).

J’ai publié la présentation sur Slideshare. Vous pouvez également la télécharger au format pdf ou au format original Apple Keynote.

Les “post-it” ont été ajoutés à posteriori, pour compenser l’absence de l’exposé oral. Ils sont cependant bien moins complets que l’exposé, si vous voulez avoir tous les trucs, il faudra assister à la présentation en live.

Le style de la présentation est typique de ce que je réalise. La police de caractères utilisée est Stone Sans Semi. C’est aussi la police que j’utilise pour le titre de ce blog. La plus petite taille de caractères utilisée est d’environ 20 (taille sur PowerPoint).

La semaine dernière, nous avons vu comment utiliser les boîtes de réception (inbox) pour diminuer le nombre d’interruptions de la journée, et donc augmenter notre temps disponible. Aujourd’hui, je voudrais revenir sur une boîtes de réception en particulier, la boîte vocale.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles je déteste la boîte vocale. En premier lieu, lorsqu’on vous laisse 10 messages et que le dixième est urgent, vous êtes obligés de passer par les neuf messages précédents. Ensuite, les messages qu’on vous laisse sont souvent longs et peu clairs. Enfin c’est peu efficace ; cela prend sept fois plus de temps d’écouter un message plutôt que de le lire.

Heureusement il existe aujourd’hui quelques solutions pour améliorer cette situation.

Solution 1 : la messagerie visuelle

La première solution vient avec l’iPhone et est un des points forts du téléphone. En effet, il offre une fonctionnalité de messagerie vocale visuelle, dans laquelle vous pouvez voir la liste des messages dans votre boîte vocale et écouter directement celui qui vous intéresse. Fini de devoir passer par 9 messages avant de pouvoir écouter celui qui vous intéresse.

Solution 2 : la conversion voix vers texte

Mais il y a mieux. Il est possible de se débarrasser complètement de la boîte vocale grâce une solution que j’utilise depuis maintenant presque deux ans et que je n’abandonnerais pour rien au monde. Cette solution, c’est un service qui convertit les messages vocaux en texte et vous les envoie par mail ou SMS. Il en existe plusieurs, celui que j’utilise s’appelle Spinvox, j’en avais déjà parlé dans ce billet que je remets au goût du jour.

Spinvox offre également d’autres avantages :

• Si vous souhaitez malgré tout écouter le message vocal original, la boîte vocale existe toujours, et elle permet d’accéder directement au message que vous voulez écouter (le SMS vous donne un numéro de message à deux chiffres, qu’il suffit de taper pour accéder directement au message).
• La boîte ne demande aucune maintenance ; elle ne sera jamais pleine car elle ne conserve que les 100 derniers messages et efface automatiquement les autres.
• Il est possible de limiter la durée des messages entre 30 secondes et 3 minutes.

Voilà à quoi ressemble mon système avec Spinvox.

Conclusions

Je n’irai pas jusqu’à dire que c’est révolutionnaire, mais ne plus avoir à écouter mes messages me fait facilement gagner de 1 à 2h par semaine. De plus cela simplifie la gestion de mes boîtes de réception et optimise mon processus GTD, alors pourquoi m’en priver ? Comme les messages sont dans ma boîte e-mail, je peux même répondre directement par mail à la personne qui m’a appelé (encore un gain de temps) ou créer une tâche dans Omnifocus à partir du message reçu.