Lors des précédentes semaines nous avons revu trois outils pour mettre en oeuvre un système GTD efficace : Omnifocus pour Mac, Outlook avec Jello Dashboard pour PC et le cahier Moleskine customisé.

Nous avons également vu quelques principes clés de GTD : si une tâche prend moins de deux minutes, il faut la faire tout de suite. Chaque e-mail ne doit être ouvert qu’une seule fois. Un système de gestion des projets et des contextes est indispensable pour se libérer l’esprit.

Aujourd’hui nous allons aborder un autre élément clé de GTD : la boîte de réception (inbox).

L’inbox : à quoi ça sert ?

Le rôle de premier de l’inbox est de collecter toutes les informations en attente de traitement pour être sûr de ne rien oublier ou perdre (lettres, e-mails, tâches, …).

Dans un environnement de travail les sources d’interruption sont très variées : e-mail, téléphone, personnes qui viennent vous interrompre, etc. Chacune de ces interruptions impacte négativement votre productivité. L’inbox agit également comme une zone tampon entre ces interruptions et vous.

Tout collecter dans la boîte de réception

Ou plutôt devrais-je dire les boîtes de réception. Pendant la journée, nous allons les utiliser pour collecter toutes les informations reçues, que nous traiterons en une fois.

• La boîte de réception classique : le plus simple est d’avoir un bac à courrier dans lequel vous stockez vos lettres ou documents en attente de traitement. Les lettres et documents déjà traités doivent être archivés dans un système de classement simple et efficace (que nous verrons une autre fois).
• La boîte de réception de l’e-mail : utilisez le serveur comme zone tampon ; configurez votre messagerie pour ne pas récupérer les e-mails automatiquement, et surtout pas en mode “push”. Si possible conservez votre programme de messagerie électronique fermé pendant que vous travaillez.
• La boîte vocale : n’hésitez pas à l’utiliser pour réduire les interruptions des appels téléphoniques. L’avantage d’utiliser une boîte vocale est que les personnes qui n’avaient pas quelque chose de réellement urgent à vous demander ne vous laisseront pas de message, d’où gain de temps. L’inconvénient majeur reste que les messages vocaux sont très longs à écouter (cela prend 7 fois plus de temps d’écouter un message que de le lire !) Nous verrons la semaine prochaine qu’il existe une solution à ce problème.
• L’inbox de votre outil de gestion de tâches (Omnifocus, Jello Dashboard, Moleskine, …) : utilisez-là pour noter rapidement les informations qui passent pendant la journée.

La bonne utilisation des boîtes de réception permet donc bien de limiter le nombre d’interruptions au strict minimum. Vous pourrez toujours prendre un appel s’il est réellement urgent.

Après la collecte, le traitement

A intervalles fixes durant la journée, relevez vos différentes boîtes. Personnellement, je trouve que les heures les plus efficaces sont entre 11h et midi et entre 17h et 18h. Il m’arrive de consulter mon courrier électronique une seule fois par jour, voire pas du tout lorsque j’ai d’autres priorités.

Nous verrons dans une prochaine minute GTD comment s’organiser pour les personnes qui pensent que vérifier son e-mail une seule fois par jour est totalement impossible.

Pourquoi est-ce que cela marche ?

Un système de collecte efficace de l’information permet à l’esprit d’être complètement libre pour travailler : pas de risque d’oublier quelque chose, pas besoin de passer du temps et de l’énergie à se rappeler de divers détails.

Le traitement groupé des informations limite fortement le nombre d’interruptions, ce qui accroît notre productivité personnelle.

Résultats du concours de la semaine dernière…

La semaine dernière dans la minute GTD vous aviez la possibilité de gagner un cahier Moleskine ligné moyen format. L’heureux gagnant est infofiltrage. Félicitations !

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