La semaine dernière, nous avons vu comment utiliser les boîtes de réception (inbox) pour diminuer le nombre d’interruptions de la journée, et donc augmenter notre temps disponible. Aujourd’hui, je voudrais revenir sur une boîtes de réception en particulier, la boîte vocale.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles je déteste la boîte vocale. En premier lieu, lorsqu’on vous laisse 10 messages et que le dixième est urgent, vous êtes obligés de passer par les neuf messages précédents. Ensuite, les messages qu’on vous laisse sont souvent longs et peu clairs. Enfin c’est peu efficace ; cela prend sept fois plus de temps d’écouter un message plutôt que de le lire.

Heureusement il existe aujourd’hui quelques solutions pour améliorer cette situation.

Solution 1 : la messagerie visuelle

La première solution vient avec l’iPhone et est un des points forts du téléphone. En effet, il offre une fonctionnalité de messagerie vocale visuelle, dans laquelle vous pouvez voir la liste des messages dans votre boîte vocale et écouter directement celui qui vous intéresse. Fini de devoir passer par 9 messages avant de pouvoir écouter celui qui vous intéresse.

Solution 2 : la conversion voix vers texte

Mais il y a mieux. Il est possible de se débarrasser complètement de la boîte vocale grâce une solution que j’utilise depuis maintenant presque deux ans et que je n’abandonnerais pour rien au monde. Cette solution, c’est un service qui convertit les messages vocaux en texte et vous les envoie par mail ou SMS. Il en existe plusieurs, celui que j’utilise s’appelle Spinvox, j’en avais déjà parlé dans ce billet que je remets au goût du jour.

Spinvox offre également d’autres avantages :

• Si vous souhaitez malgré tout écouter le message vocal original, la boîte vocale existe toujours, et elle permet d’accéder directement au message que vous voulez écouter (le SMS vous donne un numéro de message à deux chiffres, qu’il suffit de taper pour accéder directement au message).
• La boîte ne demande aucune maintenance ; elle ne sera jamais pleine car elle ne conserve que les 100 derniers messages et efface automatiquement les autres.
• Il est possible de limiter la durée des messages entre 30 secondes et 3 minutes.

Voilà à quoi ressemble mon système avec Spinvox.

Conclusions

Je n’irai pas jusqu’à dire que c’est révolutionnaire, mais ne plus avoir à écouter mes messages me fait facilement gagner de 1 à 2h par semaine. De plus cela simplifie la gestion de mes boîtes de réception et optimise mon processus GTD, alors pourquoi m’en priver ? Comme les messages sont dans ma boîte e-mail, je peux même répondre directement par mail à la personne qui m’a appelé (encore un gain de temps) ou créer une tâche dans Omnifocus à partir du message reçu.

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