Effectuer une bonne revue hebdomadaire [La minute GTD du vendredi]
Note : cet article fait partie d’une série nommée La minute GTD. Chaque vendredi, découvrez comment mettre en oeuvre Getting Things Done, s’organiser pour réussir en français, en y passant dix minutes par semaine.
Comme tout système, Getting Things Done a besoin d’un entretien régulier pour rester performant. Sinon, petit à petit des Gremlins s’introduisent dans les rouages, à l’insu de votre plein gré ; certaines tâches restent à faire alors qu’elles sont périmées depuis un bout de temps, l’organisation des projets se dégrade lentement au fil du temps, etc. Encore une fois, pour éviter cela David Allen a tout prévu, sous la forme d’une bonne pratique GTD dont je n’ai pas encore parlé : la revue hebdomadaire.
Mini-guide de la revue hebdomadaire
Le processus est très simple : chaque semaine, choisissez un créneau fixe durant lequel vous allez revoir tout votre système GTD. Personnellement le créneau que j’ai choisi est le vendredi après-midi, ce qui me permet de clore la semaine écoulée et de préparer la semaine suivante. Du coup, le lundi matin je sais que tout mon système est prêt pour passer à l’action. “El David” recommande de prendre au moins une heure complète pour effectuer la revue, mais je dois avouer que j’y passe rarement autant de temps, en particulier parce que je garde mon système constamment à jour par des mini-revues quotidiennes.
Les étapes essentielles de la revue hebdomadaire sont les suivantes :
- Videz complètement vos boîtes de réception. Profitez de votre revue hebdomadaire pour traiter tous les éléments qui y traînent encore. Pour chaque élément, créez une tâche, déléguez, archivez ou jetez.
- Revoyez vos projets un à un. La liste des tâches est-elle complète et à jour ? Faut-il réorganiser certaines tâches ? N’hésitez pas à remettre en question l’ordre établi. Demandez-vous quelles sont les tâches périmées que vous pouvez jeter ? Quels sont les projets à fermer et ceux à créer ? Est-ce que les projets listés sont bien ceux sur lesquels vous voulez travailler ? Si ce n’est pas le cas, comment faire pour vous recentrer sur les projets importants ?
- Vérifiez que vos contextes sont à jour. Si vous utilisez un outil électronique, ce devrait être facile suite à l’étape précédente. Si vous utilisez une méthode papier, passez chaque contexte en revue. Terminez cette partie en vérifiant que vos contextes sont toujours pertinents et ne nécessitent pas d’être modifiés (à mon sens, la liste des contextes est vivante et évolue en fonction des besoins du moment).
- Revoyez vos buts et obligations. A quel point êtes-vous en ligne par rapport à ceux-ci ?
- Enfin, une fois votre revue hebodmadaire terminée vous pouvez “fermer” mentalement la semaine. Vous avez tout vérifié, la semaine prochaine est déjà organisée, vous pouvez donc partir en week-end l’esprit tranquille.
La variante : la revue quotidienne
C’est la variante que j’applique, car elle convient mieux à mon rythme de travail. Elle consiste simplement à faire une partie des étapes du processus énoncé ci-dessus non pas une fois par semaine mais chaque jour. Ainsi, à la fin de chaque journée de travail je vide mes boîtes de réception et je vérifie tous mes projets. Je conserve la revue hebdomadaire du vendredi pour appliquer tout le processus.
Pourquoi est-ce que cela marche ?
A mon sens, la revue hebdomadaire est une bonne pratique universelle, qui s’applique quel que soit le système d’organisation personnelle utilisé.
Sa valeur principale, à mes yeux ? En nettoyant le système régulièrement, je lui fais beaucoup plus confiance, comme je fais plus confiance à une voiture qui a été régulièrement entretenue. Et la confiance que vous placez dans votre système GTD est une des clés du succès.
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