Eh oui, ça fait quinze jours que je n’ai pas publié d’articles pour cause de surcroît de travail. Comme me l’a demandé un lecteur, quelle est ma réaction lorsque ma quantité de travail dépasse le temps alloué ? J’ai plusieurs méthodes qui me conviennent bien.

Eliminer

Lorsque je vois mon agenda et ma liste de choses à faire se remplir au-delà de leurs quotas alloués, je commence par rechercher les tâches et les réunions inutiles et par les éliminer. C’est fou le nombre de réunions «très importantes ou critiques» qu’on peut supprimer sans qu’il ne se passe rien.

Pour mon agenda ma règle d’or est de ne jamais avoir plus de quatre heures de réunion par jour.

Déléguer

Mon deuxième réflexe est de rechercher toutes les tâches et toutes les réunions que je peux déléguer. Vous n’avez personne à qui déléguer ? Vous avez sûrement un collègue qui peut vous faire un compte-rendu de la réunion à posteriori.

Reporter

C’est ce que j’ai fait avec le blog. J’ai décidé de décaler le calendrier de publication des articles. J’y ai survécu sans problème. Bien sûr j’aurais pu travailler plus et écrire les articles, mais choisir délibérément de reporter les articles m’a évité de me surcharger mentalement.

Augmenter le régime

Ce n’est qu’une fois que j’ai évalué toutes les autres solutions que je me résous à travailler plus tard. Ce serait illusoire de croire que je ne dois jamais travailler le soir ou le week-end. Mais cela m’arrive très rarement. En tout cas rien à voir avec ma situation il y a quelques années où travailler après dix heures était monnaie courante. À vous de décider où vous mettez la limite.

Conclusions

Avant d’appuyer à fond sur l’accélérateur au risque de passer en sur-régime et risquer d’exploser, il vaut mieux d’abord chercher les solutions pour limiter le surcroît de travail. Je vous ai donné quelques unes des solutions qui marchent pour moi. Et vous, comment faites-vous pour limiter votre temps de travail ?

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Je vous propose d’aborder le dernier outil majeur de GTD dont je n’ai pas encore parlé : l’échéancier. Cet outil répond à un besoin simple : ne pas oublier de traiter des documents papier à une date précise, l’exemple le plus courant étant les factures à payer.

43 dossiers

L’échéancier proposé par David Allen est structuré de la manière suivante :

• 12 dossiers, un par mois.
• 31 sous-dossiers (ou intercalaires), un par jour, numérotés de 1 à 31.

Soit 43 en tout. C’est de là que vient le nom du célèbre site de Merlin Mann, 43folders. Selon le principe une image vaut mieux qu’un long discours, voici un exemple d’échéancier :

Personnellement je m’étais construit un échéancier transportable à base d’un classeur à onglets et d’intercalaires en plastique. Pas cher et efficace (désolé pour la qualité du cliché je le reprendrai avec mon Canon demain avec un meilleur éclairage).

Comment s’en servir ?

Le principe de fonctionnement est très simple :

• Les dossiers par jour tournent dans les dossiers par mois. Si par exemple nous sommes le 16 janvier, les sous-dossiers 16 à 31 seront dans le dossier du mois de janvier, alors que les dossiers 1 à 15 seront dans le dossier du mois de février.
• Lorsque je reçois un document nécessitant une action à une date précise (typiquement une facture), je le classe dans le sous-dossier du jour correspondant. Si ce document est à une échéance plus longue que les 31 prochains jours (par exemple le 30 mars), je le classe simplement dans le dossier “mars”.
• Chaque jour je vérifie le contenu du sous-dossier du jour et je traite les documents qui y sont contenus.
• Après avoir traité tous les documents, je déplace le sous-dossier du jour dans le dossier du mois suivant. Ainsi si nous sommes le 16 janvier je déplacerai le sous-dossier “16″ à la fin du dossier du mois de février.
• Il ne me reste plus qu’à répéter cette routine chaque jour.

Il peut être intéressant d’avoir une tâche récurrente dans son système GTD qui rappelle quotidiennement de traiter l’échéancier.

Conclusions

L’échéancier est un outil précieux pour les personnes qui ont beaucoup de documents papier à traiter à une date précise. Personnellement je n’utilise plus d’échéancier car j’ai réglé le problème des documents d’une autre manière : j’ai transformé autant que faire se peut mes factures papier en factures électroniques avec paiement automatique, et je paie tout de suite les quelques factures restantes ou je les classe à un endroit précis et je crée une tâche à exécuter à la date du paiement.

Enfin, clin d’oeil de l’histoire, David Allen n’est pas l’inventeur du concept d’échéancier. Ainsi le blog 43folders montre une image parfaitement identique à l’échéancier décrit dans Getting Things Done mais qui remonte à 1934. C’est la preuve que ce n’est pas parce qu’une idée est bonne qu’elle va automatiquement survivre et se répandre.

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La semaine dernière, nous avons vu que le logo devait être utilisé avec parcimonie sur une présentation. Le problème, c’est que du coup la marque ne s’affiche plus sur les slides. Alors comment faire pour imprimer sa marque à une présentation sans utiliser de logo ? C’est ce que nous allons voir durant les prochaines semaines.

Le premier élément à utiliser c’est la couleur.

La couleur, un élément clé de la marque

Regardez les trois carrés ci-dessous. Que vous évoquent-ils ? Si je vous demande ce qu’ils évoquent pour vous par rapport aux opérateurs de téléphonie mobile, qu’est-ce que cela vous évoque ? (désolé pour mes lecteurs hors France pour qui l’exercice n’est pas valide).

Difficile de se tromper. Même sans aucun autre élément il est facile d’associer la couleur orange avec l’opérateur du même nom, le rouge avec SFR et le groupe de quatre couleurs avec Bouygues (le blanc est considéré comme une couleur). Il est donc possible de passer sa marque uniquement en utilisant une palette de couleurs précises.

L’intérêt pour nous est évident : l’utilisation d’une palette de couleur cohérente est un moyen très efficace pour passer notre image à travers notre présentation. Par exemple, la palette de couleur officielle pour mes présentations est constituée de quatre couleurs : l’orange, le noir, le blanc et le gris. C’est une palette très simple, mais qui offre un fort contraste. L’orange et le gris choisis peuvent s’afficher aussi bien sur un fond blanc que noir, ce qui était indispensable pour mon logo.

La palette de couleur, reflet de votre personnalité

Chaque secteur d’activité à ses codes propres : l’écologie, les nouvelles technologies ou l’automobile vont donc utiliser des palettes de couleurs différentes.

Une palette de couleur évoquant la mer, les forêts, la terre pourra bien correspondre à une association aux valeurs écologiques.

Une association de gris – bleu couleur acier et de couleurs vives pourra évoquer le monde technologique ou automobile (l’exemple ci-dessous est tiré des modèles livrés avec la dernière version de Apple Keynote).

Il faut aussi garder à l’esprit que les palettes de couleurs sont soumises aux effets de mode. Les couleurs fluos vont rester associées aux années 80, d’autres palettes sont associées avec les années 60. Le choix des couleurs dépend donc aussi de l’image que vous voulez passer : entreprise traditionnelle ou à la pointe ?

Il y a la couleur, mais également son utilisation.

Le troisième point concernant la couleur concerne son utilisation de manière cohérente dans toute la présentation.

Utilisez la même couleur pour tous les textes. Gardez une couleur précise pour mettre en avant certains mots ou pour encadrer les images. Si vous faites appel à des éléments graphiques (puces de texte, symboles, etc.) veillez à ce qu’ils soient toujours de la même couleur, sauf raison précise.

En conclusion…

Pour résumer, cet article introduit les concepts de base pour l’utilisation de la couleur dans une présentation :

• Choisissez une palette de couleur distinctive que vous utiliserez dans toutes vos présentations.
• Cette palette doit représenter votre secteur d’activité.
• Utilisez cette palette de manière cohérente dans toute votre présentation.

Durant les semaines suivantes je développerai le thème de la couleur. Nous verrons dans la deuxième partie ce cet article le mélange de science et d’art derrière le choix d’une palette de couleur agréable et efficace.

Quelques devinettes

Les couleurs suivantes sont celles d’une institution financière. Laquelle ? (indice : ils comptent leurs pertes en Boutons).

Cette palette est utilisée par un constructeur automobile français dans son logo. Qui est-il ?

Et celle-ci par un autre constructeur français…

Et enfin je vous laisse deviner qui utilisait cette palette durant les années 80. Remarquez que cet assortiment de couleur est bien passé de mode.

Ce n’est pas extrêmement difficile, mais la semaine prochaine l’exercice sera beaucoup plus corsé.

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Et voilà, 2009 est déjà bien entamé. Comme vous l’avez vu, j’ai lancé une nouvelle série sur le blog dédiée aux présentations, Ideas on Stage. En parallèle, je vais poursuivre la publication hebdomadaire de la minute GTD.

Pour cette rentrée, je vous propose un aperçu d’une nouvelle application pour Mac qui est entrée en beta publique depuis hier. Le marché des applications GTD sur mac est déjà bien occupé par Omnifocus et Things, mais The Hit List devrait trouver sa place. Vous pouvez télécharger la beta depuis le site de l’Editeur The Potion Factory.

The Hit List n’est pas encore un produit fini, et il manque encore clairement des fonctionnalités. La plus importante est sans doute les tâches récurrentes. Néanmoins le programme est suffisamment stable pour pouvoir être essayé dès aujourd’hui.

La première chose dont on se rend compte en lançant le programme, c’est que l’interface est vraiment agréable. Sa qualité et son apparence me font penser à une version électronique d’un cahier Moleskine. J’aime bien.

Ensuite, lorsqu’on commence à jouer avec, elle se révèle très très agréable à l’usage. Je n’ai jamais été complètement convaincu par les interfaces de Omnifocus et Things, alors l’interface de The Hit List est vraiment bien faite. Toutes les actions peuvent être faites depuis le clavier, même déplacer les tâches dans les projets.

Pour ajouter un contexte à une tâche, il suffit de sélectionner une tâche et de taper sur la touche “@” et de taper le nom du contexte. C’est assez magique.

Cette tâche n’est pas taggée…

Un coup de @ et elle est taggée.

Il est possible d’affecter plusieurs tags à une tâche, donc plusieurs contextes.

Parmi les autres fonctionnalités sympa, citons pêle-mêle :

• La possibilité d’affecter une priorité à une tâche. C’est anti-GTD, je sais, mais c’est utile pour certaines personnes.
• Les onglets au dessus de l’application peuvent être arrangés comme vous le souhaitez : projet, contexte, etc.
• La synchronisation iCal existe déjà. Un client iPhone est prévu dans un futur inconnu.

Simple et puissante, l’application The Hit List a réussi à trouver une place entre Omnifocus et Things.

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En lien avec le lancement du groupe Ideas on Stage sur Linkedin, je profite de cette rentrée 2009 pour lancer une nouvelle série hebdomadaire sur l’autre thème principal de mon blog : la réalisation de présentations de qualité.

Le premier sujet abordé concerne une mauvaise pratique qui m’irrite profondément : l’utilisation des logos sur tous les slides.

Trop de logo tue le logo

Avez-vous remarqué ? Sur 90% des présentations réalisées, la personne qui a préparé les slides a affiché le logo de la société sur chaque page. Pourtant ils représentent une distraction inutile et gaspillent un espace précieux sur le slide. J’ai vu des présentations dont le logo et les autres éléments du modèle prenaient tant de place qu’il ne restait que deux tiers d’espace disponible pour afficher le vrai contenu.

Par expérience, j’ai pu constater que l’utilisation abusive de ces logos sur les slides a plusieurs causes :

• Pour le présentateur c’est le seul moyen d’afficher sa marque. Il ne sait pas comment faire autrement pour exprimer sa marque à travers sa présentation.
• Il a peur que le client réutilise ses slides sans sa permission.

Or ces deux points ne tiennent pas ; si le présentateur a besoin d’afficher le logo sur chaque slide pour que son auditoire se souvienne de sa société, il a un vrai problème. Quant à la réutilisation des slides, ce n’est pas vraiment un logo qui va en empêcher la réutilisation. De plus, comme ce sont les idées qui se répandent qui gagnent, pourquoi empêcher le client de répandre vos idées ?

Comment utiliser le logo sur une présentation ?

Réservez l’utilisation du logo sur le premier et de dernier slide de votre présentation.

Evitez d’insérer un logo avec un fond différent du fond de votre modèle. Cela donne une image non professionnelle de votre société.

Les slides intermédiaires qui marquent la séparation entre les parties de votre présentation peuvent également afficher le logo. Personnellement, je préfère utiliser uniquement une partie du logo sur ces slides.

Il n’est absolument pas nécessaire d’afficher le logo sur les autres slides. Au mieux, personne ne le remarquera. Au pire, il va créer une distraction inutile par rapport à votre sujet. Ce qui est valable pour le logo l’est aussi pour les autres textes affichés systématiquement : marques de copyright, slogan à deux balles, numéros de page n’ont rien à faire sur les slides.

Dans le prochain article, nous verrons qu’il existe bien d’autres manières de designer une présentation pour qu’elle représente votre marque sans afficher le moindre logo.

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