Je vous propose d’aborder le dernier outil majeur de GTD dont je n’ai pas encore parlé : l’échéancier. Cet outil répond à un besoin simple : ne pas oublier de traiter des documents papier à une date précise, l’exemple le plus courant étant les factures à payer.
43 dossiers
L’échéancier proposé par David Allen est structuré de la manière suivante :
- 12 dossiers, un par mois.
- 31 sous-dossiers (ou intercalaires), un par jour, numérotés de 1 à 31.
Soit 43 en tout. C’est de là que vient le nom du célèbre site de Merlin Mann, 43folders. Selon le principe une image vaut mieux qu’un long discours, voici un exemple d’échéancier :
Personnellement je m’étais construit un échéancier transportable à base d’un classeur à onglets et d’intercalaires en plastique. Pas cher et efficace (désolé pour la qualité du cliché je le reprendrai avec mon Canon demain avec un meilleur éclairage).
Comment s’en servir ?
Le principe de fonctionnement est très simple :
- Les dossiers par jour tournent dans les dossiers par mois. Si par exemple nous sommes le 16 janvier, les sous-dossiers 16 à 31 seront dans le dossier du mois de janvier, alors que les dossiers 1 à 15 seront dans le dossier du mois de février.
- Lorsque je reçois un document nécessitant une action à une date précise (typiquement une facture), je le classe dans le sous-dossier du jour correspondant. Si ce document est à une échéance plus longue que les 31 prochains jours (par exemple le 30 mars), je le classe simplement dans le dossier « mars ».
- Chaque jour je vérifie le contenu du sous-dossier du jour et je traite les documents qui y sont contenus.
- Après avoir traité tous les documents, je déplace le sous-dossier du jour dans le dossier du mois suivant. Ainsi si nous sommes le 16 janvier je déplacerai le sous-dossier « 16″ à la fin du dossier du mois de février.
- Il ne me reste plus qu’à répéter cette routine chaque jour.
Il peut être intéressant d’avoir une tâche récurrente dans son système GTD qui rappelle quotidiennement de traiter l’échéancier.
Conclusions
L’échéancier est un outil précieux pour les personnes qui ont beaucoup de documents papier à traiter à une date précise. Personnellement je n’utilise plus d’échéancier car j’ai réglé le problème des documents d’une autre manière : j’ai transformé autant que faire se peut mes factures papier en factures électroniques avec paiement automatique, et je paie tout de suite les quelques factures restantes ou je les classe à un endroit précis et je crée une tâche à exécuter à la date du paiement.
Enfin, clin d’oeil de l’histoire, David Allen n’est pas l’inventeur du concept d’échéancier. Ainsi le blog 43folders montre une image parfaitement identique à l’échéancier décrit dans Getting Things Done mais qui remonte à 1934. C’est la preuve que ce n’est pas parce qu’une idée est bonne qu’elle va automatiquement survivre et se répandre.
Tout comme toi, je n’utilise pas non plus l’échéancier sous cette forme, qui est trop éloigné de mon quotidien. J’utilise une multitude de Google Calendar, ainsi qu’un outils génial (vraiment) qui se nomme OpenGoo.
Un maximum d’automatismes me permet d’aller chaque jour à l’essentiel et de me consacrer à l’action. Il arrive que cela dérape, que des grains de sable maudits viennent enrayer la machine : là encore, je me focalise sur les actions à entreprendre pour corriger ces défauts.
Je pense que « 43 dossiers » s’adresse à des secrétaires de directions, des financiers ou des ordonnateurs croulant sous la paperasse à signer ou à contrôler. Mais surtout pas à ceux qui ont consacré leur vie à viser le « zéro papier »
Dernier article de infofiltrage : Re : Les Paras… ce n’est plus ce que c’était…
@infofiltrage : oui, je pense qu’une bonne solution si on a beaucoup de papiers à traiter est de virtualiser au maximum : factures électroniques, e-mail, etc.
Je suis d’accord avec vos commentaires. Je me suis également rendu compte que je n’avais pas le besoin de cet échéancier et que des reminders dans mon agenda outlook convenaient très bien.
Un autre outil sur lequel D. Allen insiste beaucoup dans son livre c’est l’étiqueteuse électronique! Je m’en suis offerte une mais hormis la satisfaction de faire de beaux intercalaires dans des classeurs, je ne suis pas convaincu de l’utilité de cet outil également. Qu’en en pensez-vous ?
Pierre – Je suis en train de chercher une solution d’organisation perso qui me convienne. dans ton cas, ton iphone est-il connecté à ton outllok au bureau ie as-tu accès à tes contacts, agenda et mail (si nécessaire) ? Merci
@Jean-Philippe : oui, David Allen exagère parfois
Ceci dit j’ai aussi une étiqueteuse électronique et je trouve ça plutôt utile pour ne pas perdre mes affaires.
Pas de minute GTD cette semaine ? Dommage…
@Kb : non désolé un surcroît de travail m’a poussé à ne pas publier d’article cette semaine. Mais je serai de retour dès la semaine prochaine, promis !
J’ai une théorie^^ sur l’élasticité du temps où de longues palabres côtoient des rythmes endiablés sans jamais se rencontrer (simultanéité). Certains me diront ici qu’on peut toujours compenser cette viscosité par une accélération afin de mettre les bouchées doubles.
J’imagine quant-à toi, Pierre, que lorsque tu te trouves devant une situation d’accroissement de travail, tu choisis de dépenser ton temps soit en gérant des priorités soit en pressant le pas, ou quoi ?
Dernier article de infofiltrage : Re : Les Paras… ce n’est plus ce que c’était…
@infofiltrage : j’avoue que je n’ai rien compris à ta théorie ^^ ce qui est sûr c’est que le temps est élastique : plus on se donne du temps pour faire un truc, plus ça va prendre du temps.
Concernant la gestion de mon temps, tu auras la réponse dans la minute GTD de la semaine prochaine.
Bonjour,
est-ce possible d’avoir la marque du cahier? ? ou bien de savoir où vous l’avez acheté et d’avoir une meilleure photo comme promis ?
merci
Dernier article de Al-Kanz : Référencement : “un bon référenceur ne vous promettra pas ce qu’il ne peut pas tenir”
@Al-Kanz : pour la photo, dès que j’aurai le courage de sortir mon reflex Canon.
La marque du cahier est Elba, et je l’ai acheté il y a environ deux ans au BHV Hôtel de ville à Paris. Je n’arrive pas à me souvenir de ce que j’ai mangé ce jour là désolé…
Merci Pierre.
Si je demande toutes ces précisions, c’est pour reproduire au mieux les recettes qui marchent
Dernier article de Al-Kanz : Référencement : “un bon référenceur ne vous promettra pas ce qu’il ne peut pas tenir”