Eh oui, ça fait quinze jours que je n’ai pas publié d’articles pour cause de surcroît de travail. Comme me l’a demandé un lecteur, quelle est ma réaction lorsque ma quantité de travail dépasse le temps alloué ? J’ai plusieurs méthodes qui me conviennent bien.
Eliminer
Lorsque je vois mon agenda et ma liste de choses à faire se remplir au-delà de leurs quotas alloués, je commence par rechercher les tâches et les réunions inutiles et par les éliminer. C’est fou le nombre de réunions «très importantes ou critiques» qu’on peut supprimer sans qu’il ne se passe rien.
Pour mon agenda ma règle d’or est de ne jamais avoir plus de quatre heures de réunion par jour.
Déléguer
Mon deuxième réflexe est de rechercher toutes les tâches et toutes les réunions que je peux déléguer. Vous n’avez personne à qui déléguer ? Vous avez sûrement un collègue qui peut vous faire un compte-rendu de la réunion à posteriori.
Reporter
C’est ce que j’ai fait avec le blog. J’ai décidé de décaler le calendrier de publication des articles. J’y ai survécu sans problème. Bien sûr j’aurais pu travailler plus et écrire les articles, mais choisir délibérément de reporter les articles m’a évité de me surcharger mentalement.
Augmenter le régime
Ce n’est qu’une fois que j’ai évalué toutes les autres solutions que je me résous à travailler plus tard. Ce serait illusoire de croire que je ne dois jamais travailler le soir ou le week-end. Mais cela m’arrive très rarement. En tout cas rien à voir avec ma situation il y a quelques années où travailler après dix heures était monnaie courante. À vous de décider où vous mettez la limite.
Conclusions
Avant d’appuyer à fond sur l’accélérateur au risque de passer en sur-régime et risquer d’exploser, il vaut mieux d’abord chercher les solutions pour limiter le surcroît de travail. Je vous ai donné quelques unes des solutions qui marchent pour moi. Et vous, comment faites-vous pour limiter votre temps de travail ?
Eviter l’explosion face à une surcharge de travail [La minute GTD du vendredi] | Pierre Morsa…
Eh oui, ça fait quinze jours que je n’ai pas publié d’articles pour cause de surcroît de travail. Comme me l’a demandé un lecteur, quelle est ma réaction lorsque ma quantité de travail dépasse le temps alloué ? J’ai plusieurs méthodes …
Il y a une réflexion dans le livre de David Allen quelque part qui dit que l’on n’est jamais aussi productif que la veille de ses vacances. J’ai pu l’expérimenter moi-même. On se rend compte que l’on a une tonne de choses à faire et finalement pas le temps matériel de les faire avant l’heure (bien méritée) des vacances. Effectievement on délègue, élimine et reporte ce jour là !
@Jean-Philippe : tu as raison, certaines contraintes rendent plus intelligent. Ainsi les vacances vont rendre plus productif.
Et j’ai déjà pu observer des situations paradoxales, où disposer de beaucoup de temps finit par nuire à la qualité d’un dossier ; comme on dispose de «beaucoup» de temps on se disperse et on inclut des monceaux d’informations inutiles, tout le monde donne son avis car «on a le temps» et on finit par se retrouver avec un dossier trois fois plus volumineux que nécessaire et dans lequel l’information importante est diluée.
Quels sont mes trucs pour limiter mon temps de travail ? J’en ai plusieurs :
> Concernant la gestion des informations : Apres avoir bcp utilisé le papier, j’utilise de plus en plus l’informatique.
J’utilise à fonds des logiciels simples que je connais bien. iwork j’abandonne out ce qui est compliqué ou dont je ne me sers pas.
Ayant un esprit à la fois de synthèse et de détail (eh oui c’est paradoxal chez moi) je me force à noter le moins possible de détails. Uniquement des mots clefs qui me servent de point d’ancrage pour développer. J’ai considérablement augmenté ma vitesse de travail grâce à cette technique.
> Concernant l’agrégation des informations vive GTD ! Tout est centralisé sous Omnifocus j’ai crée une perspective simple de liste des choses à faire (date échéance et drapeau qui correspond a ce que je prévois de faire immédiatement). J’affecte toujours une date d’echeance à chaque évenement. Au quotidien je me retrouve avec une liste de chose à faire par date du jour, semaine et contexte et je peux sauter d’une tache à l’autre trés vite sans perdre le fil.
> Cotés rdv Si je prends des rdvs je m’efforce de toujours les grouper ensemble (temps de transport).
> Standardisation je suis devenu un expert en standardisation j’ai des modeles pour tout. Qund je suis confronté à un probleme récurrent je crée un modele ex analyse d’immeuble, négociation, télécopie etc…
> J’ai des codes pour gagner du temps ex 1 trait stabilo jaune sur tout doc original à faxet/copier ex baux, documents essentiel fax etc.. cela me permet d’éviter les disparitions de documents.
> Néttoyage : je détruit systématiquement tout fichier qui ne m’es pas utile grace à time machine si j’en ai besoin j’irai le chercher. Je sauvegard aussi time machine sur DVD mensuel au pire j’aurais perdu un moins de boulot.
> J’ai un Classeur ou j’ai mes synthese des choses essentielles c’est toujours plus rapide que l’ordinateur et on s’approprie mieux l’information. Ce sont generalement une copie de mes projets clefs et surtout de mes process.
> J’ai des rituels que j’applique scrupuleusement.
> Je travaille par téléphone car c’est essentiel pour moi. Je n’utilise le mail que pour tout ce qui necessite un envoi d’information ou si je sais que le téléphone ne m’apporte rien ou que la personne est difficilement joignable
> J’utilise skype en clavardage avec le maximum de gens cela me permet de savoir s’ils sont là ou pas et d’avoir des informations essentielles.
> J’interroge ma boite mail 3 fois par jour et toujours sur gmail sans passer par mail, évite les importations inutilesdans mes propres informations sur mon Mac. Comme cela je n’ais que l’essentiel.
> Concernant les interruptions se sont essentiellement les telephones multiples.
Il m’arrive frequemment de recevoir 2 appels en même temps. Si la conversation est essentielle je ne réponds pas. Elle laisse un message et je rappelle toujours. Si elle n’est pas essentielle je fait patienter, vois si je peux écourter le sujet avec la premiere et a défaut rappelle.
Voilà et j’ai surement oublié bcp de choses. En espérant voir aidé un peu…
@Jupiter : merci pour ton commentaire-fleuve, toujours très riche en enseignements et en astuces.
Personnellement j’aime utiliser le mail comme un «tampon» pour ne pas être constamment interrompu.
J’ai aussi bien aimé le commentaire de Jupiter, qui est tel qu’il annonce, concis et détaillé. Mais j’aimerai de sa part plus de détails encore sur sa partie « Standardisation », à chaque problème sa procédure me semble être une bonne piste pour gagner en efficacité.
Oui, avec plaisir mais je ne souhaite pas encombrer le blog de notre ami Pierre !
D’abord c’est quoi la standardisation ?
C’est un truc que j’ai découvert quand j’ai commencé à bosser, il y a 22 ans. On avait pas d’ordinateur, ni de machine à écrire performantes et peu ou pas de photocopieuse. On étais nombreux. Mon ex patron qui était un malin, avait trouvé un truc génial. Il faisait tirer des courriers par son imprimeur avec des copies carbonne de couleur ex pour les lettre de retour de mandat il y avait des cases à cocher et quand on envoyait un courrier on cochait des cases!!! et s’il y avait quelque chose à rajouter on le rajoutai à la main (il avait prévu de la place pour écrire)
Du coup on gagnait des heures par jour. Le courrier signé et envoyé la secrétaire classait le double dans le chronos ou en filait un exemplaire à un autre collaborateur et on suivait l’info à plusieurs
)
L’informatique c’est bien mais pour moi avec la possibilité de multiplier les courriers, on a aussi multiplié les problèmes…
J’ai vite compris au cours de ma vie notamment en collaborant sur la création de logiciels qu’il ne fallait pas utiliser l’informatique pour tout et que le papier avait encore de beaux jours devant lui malgré ce qu’on nous annonçait. J’ai aussi compris qu’il fallait être prudent dans l’utilisation de cet outil.
Donc pour être pragmatique et te répondre à la standardisation l’idée pour standardise c’est de réaliser le processus suivant :
Donc la standardisation c’est l’ensemble des process qui te font gagner du temps.
Avec GTD on travaille sur un process :
En bref je travaille d’une certaine manière pour obtenir tel résultat.
Avec la standardisation j’utilise un outil : logiciel, document, tableur, skype ou autre qui est tellement adapté à moi ou à mon organisation qu’il me permet de décupler mon efficacité dans l’urgence.
On fait tous de la standardisation ex. modele de fax. ou d’emails. Mais on peut aller beaucoup plus loin.
Alors, Comment on fait pour gagner du temps ?
Il faut se poser et observer ce qu’on fait et comment on le fait.
1. regardes ou passe ton temps
2. Quand tu tombes sur une routine calcule le temps que cela prend
3. Liste consciencieusement sur une liste GTD tes routines (process)
4. Imagine un formulaire simple qui répond aux questions et surtout qui vise un objecif précis.
5 Fais toi un outil pour toi mais compréhensible pour les autres.
6. Si cela ne marche pas tu le jette (t’en fera un autre)
7. Si cela marche tu l’améliore (dans 6 mois il sera top)
8. Tiens compte des commentaires des gens qui reçoivent le formulaire et si tu as un doute pose leur la question : c’est compréhensible ? Manque t’il quelque chose ? et quoi ? Et demandes toi si je le fais cela m’apportera quoi ?
Je ne peux pas te détailler mes formulaires il faudrait que tu les vois mais à chaque fois quand je suis confronté à un problême qui me taraude je me pose et je note rapidement quelles sont les problemes et solutions.
Puis je crée une solution adaptée.
Souvent je fais les choses d’instinct alors apres je me pose le soir et je fais comme les jesuites : un point sur la journée qu’est ce qui c’est passé aujourd’hui, qu’est ce qui est positif qu’est ce qui est négatif ? Comment ais je résolu ce probleme et avec qui ? Qu’est ce que je fais demain ? Quels sont mes bigs rocs.
Dans la journée j’ai pris le reflexe de limiter mes outils, comme je l’ai dit quitte à les détruire. Jusqu’ici je n’ai jamais regretté. Je me demande purquoi je me suis acheté un DD externe d’1 TO !!!!
Mais il a des choses à ne pas faire :
ex. J’ai cree une base de donnée sous file maker qui marche bien d’offres, de demandes et de marché. Elle correspondait à mes besoins quand je l’ai imaginée. Ceux qui l’ont vu disent qu’elle est top moi je trouve qu’elle est inefficace et qu’elle me fait perdre du temps.
Je travaille seul je me suis rendu compte en faisant ma liste GTD principaux contacts et en la classant par catégorie grace à numbers que non seulement je gagne un temps considerable mais qu’en plus c’est 100 fois plus efficace.
Alors, pourquoi ais je fait cette betise de constituer cet outil sous FMP ? Simplement parceque j’ai mal raisonné au départ. Je ne me suis pas posé. J’ai mal réfléchis. J’ai raisonné outil collaboratif alours que maintenant il existe des solutin web CRM très bien pour pas cher.
Mais ce travail ne fut pas inutile. J’ai compris comment je raisonnais et j’ai constitué mon outil 1000 fois plus rapide et surtout synthétique. Mes clients adorent.
Ex. personnel : Mon formulaire « numbers » classé par type de contact regroupe les gens avec qui je travaille vraiment (30 contacts) pas ceux qui sont seulement sous adresse (1847 contacts). En plus quand je dois en rajouter un il suffit de faire un drag and drop c’est immédiat pas de saisie ni rien….
C’est aussi cela la standardisation, ne pas écrire pour pouvoir avoir le plaisir de participer à nos échanges.
Et vous qu’avez vous trouvé pour standardiser ?