Vous connaissez le « squint test » ? C’est un test qui consiste à vérifier si vos slides sont facilement lisibles. Vous pouvez le faire simplement en vous éloignant de votre écran d’ordinateur et en vérifiant que tout reste lisible à plusieurs mètres de distance.

Le blog anglais Extreme presentations propose au téléchargement 36 modèles de slides Powerpoint qui passent ce test. On peut discuter pendant des heures de leur pertinence, mais ils ont le mérite d’exister.

Pour y accéder, c’est par ici.

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Tout était parfait. Bob l’organisateur avait suivi les bonnes pratiques de préparation de réunion. Il avait fait parvenir l’agenda aux participants deux jours à l’avance :

• 9h00 Introduction
• 9h10 Présentation de l’agenda
• 9h20 Validation du budget du projet X
• 10h00 fin du meeting

Le jour de la réunion, 9h. Bob l’organisateur est arrivé une demi-heure avant et a tout parfaitement préparé. Il ne manque plus que les participants.

• 9h10 Les participants sont arrivés et s’installent. À partir de ce moment, les événements s’enchaînent très vite.
• 9h20 Présentation de l’agenda. Tout le monde est d’accord.
• 9:22 Tom de l’équipe réseau demande pourquoi Roger de l’équipe sécurité ne participe pas à la validation du budget
• 9:23 ???
• 9:24 Et là, c’est le drame…
• 10:30 Après avoir abordé tout sauf l’ordre du jour, on convient d’un nouveau meeting pour aborder les points non résolus.

Bob l’organisateur ne comprend pas. Il avait pourtant tout fait selon les règles. Et malgré tout, une seule question a suffi pour faire déraper la réunion.

Bob, voici le secret des réunions que personne n’ose avouer :

• Premièrement, ça casse les pieds de la majorité des personnes qui sont déjà surchargées. Personne n’a le temps de lire l’agenda ou le superbe deck de 50 slides envoyé avec l’invitation. Tout le monde arrive donc avec plus de questions que de réponses.
• Deuxièmement, une réunion vise un objectif commun, mais chaque participant vient avec des motivations qui lui sont propres.
• Troisièmement, la réunion en entreprise est un événement politique ou les personnes vont être exposées, et vont donc chercher avant tout à se protéger.

Pour avoir une réunion productive, il faut éliminer ces trois problèmes, et autant dire que ce n’est pas une mince affaire et que cela prend énormément de temps (je dois reconnaître que certaines cultures d’entreprise sont moins touchées par ces problèmes). C’est pourquoi la meilleure solution est souvent de ne pas faire de réunion, mais de privilégier les discussions en face à face avec chaque personne.

Pour les réunions dont vous ne maîtrisez pas l’organisation, je suis un fervent partisan de la solution de Tim Ferriss : n’y allez pas et demandez à quelqu’un au café de vous raconter ce qui s’y est dit. Vous allez réduire une pénible réunion de deux heures à cing minutes de conversation agréable. J’ai moi-même gagné des journées entières par an en appliquant cette technique. Le plus drôle, c’est que souvent les personnes concluent la discussion par une phrase du genre « ça ne valait pas vraiment la peine, mais on m’avait demandé d’y être ! »

Vous pouvez également lire les deux articles de Mickael, d’Esprit Riche, qui s’est attaqué au problème des réunions sur son blog.

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Considérez ces deux phrases :

• Affirmation 1 : iPod a une mémoire flash de 4 Go.
• Affirmation 2 : iPod c’est 1000 chansons dans votre poche.

Ou ce deuxième exemple :

• Affirmation 1 : cet aspirateur utilise un mécanisme avancé et unique d’aspiration par la force centrifuge.
• Affirmation 2 : cet aspirateur ne perd pas de puissance lorsqu’il se remplit.

Dans la première affirmation de ces deux exemples, on met en avant les caractéristiques du produit, ce qui intéressera peut-être les Geeks. Par contre dans la deuxième phrase on met en avant le bénéfice, ce qui est beaucoup plus intéressant pour l’utilisateur potentiel.

Le bon marketing et le bon présentateur ont ce point en commun : ils mettent en avant les bénéfices (ce que fait le produit) et non les caractéristiques (ce qu’est le produit).

Il est beaucoup plus facile pour un utilisateur de visualiser ce que représente des chansons, même en grand nomble, plutôt que 4 Gigas de mémoire sur un bout de silicone. Il est plus facile de s’imaginer l’aspirateur continuant à avaler les miettes à pleine puissance que d’imaginer les effets d’un mécanisme utilisant la force centrifuge, surtout quand Tonton Dyson passe à la télé et joue à s’aspirer la main pour montrer comme c’est efficace.

Appliquer ces principes aux présentations en entreprise

Prenons l’exemple d’une équipe devant expliquer l’intérêt d’acheter et de mettre en œuvre un nouveau système d’information. Si l’équipe concentre son effort de présentation sur une description des caractéristiques techniques du produit, elle a peu de chances de convaincre son management. Si elle présente les fonctionnalités, elle sera déjà un peu plus convaincante. Mais si elle présente les bénéfices qu’apporte l’application aux utilisateurs alors elle aura des arguments pour convaincre les décideurs d’investir dans le projet.

Ce sont les sujets abstraits (stratégie, vision, …) ou de nature technique qui sont le plus souvent présentés en mettant l’accent sur la description des caractéristiques plutôt que sur les bénéfices, parce que le niveau d’abstraction nécessaire pour construire ces éléments nous empêche souvent de redescendre sur terre pour les expliquer aux autres personnes.

Une dernière remarque ; « maximiser la valeur pour l’actionnaire », « créer des synergies transverses » et toutes les phrases de ce genre ne sont ni des caractéristiques ni des bénéfices ; c’est du bullshit.

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A l’heure où tout a tendance à se complexifier, ça fait du bien de tomber sur une solution tellement simple qu’on se demande « mais pourquoi personne ne l’a fait avant ? »

Ainsi si vous organisez souvent des réunions ou des rendez-vous avec des amis ou des collègues, doodle.ch vous permet de planifier ça en ligne en 2 minutes.

Doodle, c’est la simplicité au service de l’utilisateur. Déjà, l’interface est simple et se focalise uniquement sur l’essentiel ; j’aime ! Pas besoin de créer de compte. Pas de formulaire à remplir qui vous force à donner le nom de votre animal préféré ou le nom de jeune fille de Germaine au cas où vous perdriez votre mot de passe.

Et puis vous pouvez directement proposer plusieurs créneaux. Fini le processus de la mort « je propose une date, trop de monde pas dispo, je repropose une date, et là c’est les personnes qui étaient dispo qui ne le sont plus, etc. » Au lieu de cela tout le monde indique tout de suite ses dispos pour tous les créneaux proposés.

Enfin, les dispos de chacun sont visibles pour tout le monde. Du coup, on voit très vite quelle date convient au plus grand nombre.

Et si vous avez encore des amis qui n’ont pas encore internet, voilà une bonne raison pour s’y mettre.

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Si vous réalisez une présentation dans une petite salle devant trois ou quatre personnes, vous utilisez probablement le clavier de l’ordinateur pour faire défiler les slides. Mais si vous présentez devant un auditoire plus important ou sur une scène, vous n’avez pas nécessairement l’ordinateur près de vous. Hors de question de faire des allers-retours constants entre l’ordinateur et la scène. Vous êtes alors obligé d’utiliser une télécommande adaptée.

Personnellement la solution idéale pour moi combine les avantages suivants :

• Simplicité : au diable les gadgets compliqués, pendant une présentation je veux pouvoir me concentrer sur le public.
• Fiabilité : la dernière chose dont j’ai envie c’est d’avoir une télécommande qui tombe en panne en plein milieu d’une présentation. D’ailleurs Steve Jobs a toujours une télécommande de secours prête au cas où la sienne tombe en panne.
• Liberté : je veux pouvoir me déplacer sur la scène sans entrave, ce que ne me permet clairement pas l’utilisation du clavier de l’ordinateur.

La télécommande Apple Remote

Cette petite télécommande sympathique était, jusqu’il y a peu, livrée avec tous les iMacs et MacBooks. De petite taille, elle peut être tenue en main discrètement.

Le problème de cette télécommande c’est qu’elle fonctionne avec une technologie infrarouge, Par conséquent cela impose que l’ordinateur soit toujours face au présentateur et de toujours penser à pointer la télécommande vers l’ordinateur pour être sûr que le signal sera pris en compte.

Ses deux grandes qualités sont sa petite taille et sa gratuité. Hélas ce n’est plus le cas aujourd’hui, il faut l’acheter à part.

La télécommande Logitech Presenter

Solution recommandée

C’est la télécommande que j’utilise actuellement. Elle est relativement simple, et elle offre un écran qui affiche un décompte du temps restant. Cette fonctionnalité est un peu gadget et pas très pratique à régler. Je ne l’utilise pas, mais elle peut se révéler très utile pour les personnes qui ont du mal à respecter le timing (la télécommande vibre lorsque le temps est pratiquement totalement écoulé).

Elle intègre également un pointeur laser. Le récepteur se range dans la télécommande, ce qui évite de le perdre. Ce que je n’aime pas, c’est la construction un peu plastoc et le fait qu’elle ne s’éteigne pas automatiquement ; pensez à prendre des batteries de secours.

La télécommande pour iPhone

Plusieurs éditeurs proposent des applications pour utiliser votre iPhone comme télécommande. Ainsi pour moins d’un Euro Apple propose Keynote remote, une solution qui affiche le slide en cours de projection sur l’écran du téléphone ainsi que les notes. Faites passer le téléphone en mode paysage, et c’est le slide en cours et le slide suivant qui s’affichent.

Cependant, je trouve cette solution peu pratique. La configuration de la télécommande peut prendre du temps puisque vous devez établir une liaison Wi-Fi entre votre téléphone et l’ordinateur. Plus gênant, cette liaison n’est pas toujours fiable à 100%. Et puis avez-vous vraiment envie de recevoir un appel pendant votre présentation ?

La télécommande humaine

Encore utilisée par une catégorie précise de personnes que je ne nommerai pas, cette télécommande humaine consiste à trouver un pigeon, enfin je veux dire un assistant à qui le présentateur crie « slide suivant » lorsqu’il a besoin de passer au slide suivant.

Souvent l’utilisation d’une télécommande humaine en révèle beaucoup plus sur la personnalité du présentateur que ses paroles, et pas en bien. À l’heure actuelle ce n’est plus une solution acceptable. Elle révèle clairement un manque de maîtrise, de préparation et de respect de la part du présentateur.

J’épargne à mes lecteurs les photos atroces des victimes de la télécommande humaine.

Kensington Remote

Solution recommandée

C’est pour moi presque la télécommande idéale : seulement quatre boutons et fiable. Certains préféreront disposer des fonctionnalités supplémentaires de la télécommande Logitech, mais pour moi sa simplicité est un plus. Son seul défaut est de ne pas offrir un logement pour ranger le petit récepteur, qui du coup peut facilement être perdu.

La Stevemote

Enfin, si vous avez plus de 600 Dollars disponibles là comme ça hop, vous pouvez me les envoyer. Mais si ça ne vous dit pas, vous pouvez vous offrir la même télécommande que celle utilisée par Steve Jobs durant ses Keynotes, la PerfectCue Mini.

Le prix peut sembler exhorbitant pour un particulier, mais lorsqu’on connait les prix du matériel professionnel d’éclairage et de sonorisation ce n’est finalement pas si cher (qui veut un petit micro Neumann U87 à 2300 euros ?). Les raisons de ce prix ? La possibilité d’installer des solutions de secours si la télécommande principale tombe en panne et une bonne résistance aux interférences radio (les salles sont souvent bourrées d’équipement utilisant les fréquences radio : micros, commandes à distance, etc.)

Elle peut être connectée au port USB de deux ordinateurs ou… à un opérateur manuel qui fait avancer les slides manuellement lorsque le signal lumineux s’affiche sur le boîtier de contrôle.

Conclusions

Parmi toutes les solutions, la seule solution que je recommande à 100% est de prendre une télécommande dédiée, la Logitech et la Kensington étant celles que je préfère. L’Apple remote fonctionne plutôt bien, mais l’obligation de la pointer vers l’ordinateur pour que le signal soit pris en compte la rend peu pratique dans certaines situations. L’iPhone n’est pas suffisamment fiable pour être utilisé pour des présentations importantes, et le prix de la PerfectCue Mini ne se justifie pas pour la majorité des personnes.

Il existe beaucoup d’autres modèles de télécommandes. Lequel utilisez-vous ?

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