Le pouvoir de la « next action » [La minute GTD du vendredi]
Un lecteur m’a récemment posé la question « mais la next action, comment ça marche ??? » (voir le commentaire original ici). Sa question m’a interpellé car je ne m’étais jamais rendu compte que cela pouvait être compris de tant de manières différentes. Aussi voici quelque précisions sur la Next Action, un des concepts les plus puissants de GTD.
Le principe de la Next Action
Dans une liste de tâches classique, vous allez vous retrouver à parcourir constamment toute la liste pour trouver la tâche suivante à réaliser. Cela prend du temps, complexifie le processus de décision et augmente le risque de ne finalement rien faire.
Ne serait-ce pas bien s’il existait un moyen pour connaître à chaque instant la meilleure action à réaliser à l’instant t ? Ce moyen existe, c’est la « next action », l’action que vous pouvez immédiatement réaliser à un moment donné.
Comment déterminer la next action ?
Pour illustrer mes propos, je vais prendre un exemple avec trois projets : un personnel et deux professionnels.
Projet « Domination du monde »
- Rechercher une liste de repaires secrets @maison
- Emailer une demande de prix des repaires secrets (vérifier s’ils acceptent les chats blancs à poils longs) @email perso
- Choisir le repaire secret [de préférence près de la mer dans un pays chaud] @maison
- Emailer le MI5 pour l’avertir de nos plans @email perso
- Réserver le repaire secret sur lastminute.com @maison
- etc.
Projet « Définition des processus d’approvisionnement »
- Rédiger l’agenda de la réunion @bureau
- Envoyer l’invitation avec l’agenda @email pro
- Emailer aux invités un rappel de confirmation [s'ils n'ont pas déjà répondu à l'invitation] @email pro
- Imprimer les supports de la réunion @ bureau
- [la réunion se déroule...]
Projet « formation au design de présentations »
- Modifier la formation pour en réduire la durée @bureau
- Envoyer supports modifiés @email pro
- Emailer aux inscrits un rappel de date @email pro
- Imprimer les supports de la formation @ bureau
- etc.
Traditionnellement, chaque fois que vous terminez une tâche, vous reparcourez la totalité de la liste pour déterminer quelle est la tâche à effectuer. Ce n’est pas très efficace, car il y a forcément des choses que vous ne pouvez pas faire à un instant donné ; vous n’êtes pas au bon endroit, vous n’êtes pas avec la bonne personne, etc.
Dans GTD, c’est différent. Vous allez identifier la « next action » beaucoup plus rapidement car elles sont pré-triées par contexte.
Si vous êtes à la maison, la next action est : « rechercher une liste de repaires secrets ».
Si vous êtes au bureau, il y a deux next action possibles : « rédiger l’agenda de la réunion » ou « modifier la formation pour en réduire la durée ». Dans ce cas, le plus simple est de faire les actions dans l’ordre dans lequel elles apparaissent dans la liste.
L’avantage ? Plus besoin de décider quoi faire à un moment donné, car le système GTD le détermine automatiquement pour vous. Cela diminue fortement le risque d’avoir le sentiment d’être bloqué à un moment donné.
Une fois que vous aurez fait la next action à la maison et les deux next actions au bureau, vous n’aurez plus de « next actions » disponibles dans les contextes @maison et @bureau. Les next actions se trouvent désormais dans @email perso (emailer une demande de prix) et @email pro ( « envoyer l’invitation avec l’agenda » puis « envoyer les supports modifiés » ). Vous savez donc qu’il est temps d’ouvrir votre programme d’email et de passer dans un de ces deux contextes.
Autres critères pour définir la next action
En plus du contexte, David Allen recommande d’autres critères pour choisir la next action :
- l’énergie disponible
- le temps disponible
- la priorité
Seuls les solutions électroniques comme Omnifocus permettent réellement d’automatiser l’affichage de la next action en fonction de tous ces critères. Dans la réalité, je trouve que c’est un peu « overkill ». À partir du moment où la premièr action de mon contexte n’est pas actionnable, je passe simplement à la suivante dans la liste.
Si votre système permet de définir une date de début pour les actions, comme omnifocus, utilisez cette fonction pour masquer les actions qui ne sont pas immédiatement actionnables.
Comment faire pour gérer les priorités entre projets
L’autre question que les personnes peuvent se poser, c’est qu’avec le système des contextes, on perd de vue la priorité des projets. On risque donc de bien avancer sur un projet peu urgent mais de ne rien faire sur des projets très urgents. J’ai résolu ce problème de trois manières :
- Pour les tâches qu’il faut accomplir à une date très précise, je leur attache une date d’échéance et je réalise ces actions en priorité.
- Je n’hésite pas à éliminer les tâches peu importantes de mon système, voire à éliminer complètement les projets peu importants. Finalement, si c’est peu important, pourquoi passer du temps dessus ?
- Enfin, mon système de contextes intègre de manière invisible une forme de priorité. J’ai ainsi une séparation claire entre mes contextes « pro » et « perso ». Dans mon contexte pro, j’ai une sous-contexte pour tout ce qui est important, un autre qui regroupe les tâches administratives. De cette façon, j’accorde un maximum de temps à mon contexte important, et je garde les tâches administratives pour les périodes creuses.
En résumé
La next action, c’est finalement l’action la plus simple à réaliser tout de suite. Pour la déterminer, le meilleur critère est le contexte.
Pour équilibrer ma vie entre perso et pro, décider du temps que alloué à chaque contexte par jour.
Pour les tâches à réaliser à une date précise, affecter une date d’échéance.
Pour les tâches ne pouvant être réalisées tout de suite, les masquer en leur affectant une date de début.
Maîtriser les next action demande de la pratique et du temps. Mais une fois le difficile seuil d’apprentissage passé, c’est magique.
Vous avez encore des questions sur les next actions ? N’hésitez pas à me les poser dans les commentaires.
9 commentaires
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Déjà 9 commentaires
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LA Next action est vraiment une des choses les plus importantes de GTD.
Je rajouterai que pour commencer c’est bien d’utiliser le papier !
) On peut avoir une liste unique qui regroupe tous les contextes ou mieux une par contexte sur laquelle on reporte la next action juste après avoir terminé l’action ou lors des weekly review.
Le gros danger des systèmes informatiques comme OF c’est la fonction automatique des NA. On peut prendre le risque de perdre de vue l’ensemble du projet et de se focaliser sur les choses accessoires…
Par ailleurs si certains projets sont séquentiels d’autres peuvent etre fait en parallele et en travaillant sur informatique on perd le fil des taches paralleles alors qu’il n’en est rien sur papier car on a une d’ensemble. On rate ainsi les actions à faire au bon moment.
D’où la nécessité comme tu le disais d’étre trés rigoureux et d’épurer ses listes les plus souvent possible pour ne garder que ce qui est vraiment utile et surtout ne pas oublier lorsqu’on a fini une action de bien noter celle d’après.
Moi j’ai pris une habitude pas très GTD mais qui marche
)
ex. Action en cours / Prochaine action.
Cela me donne un bute à atteindre vite faire la 1ere pour passer à la deuxieme/ Mais ce n’est pas la méthode de David
Dernier article de Jupiter : Operation déstockage massif
@Jupiter : moi je trouve justement que le contexte est ce qui me permet de déterminer la next action plus facilement.
Pour ne pas perdre de vue les priorités des projets lorsqu’on utilise Omnifocus, il est important de bien les organiser à l’avance, et d’avoir les bons contextes. Dans ce cas, tu peux te fier aux Next Actions de Omnifocus. C’est pour cette raison que chaque soir je réorganise tous mes projets en cours pour le lendemain.
@Pierre
Effectivement, le fait de faire une mini daily review tous les soirs, de planifier scrupuleusement ton projet et l’ordre des NAL est la clef du système. La vision analytique est pour moi éprouvante. j’ai beaucoup de mal à la mettre en oeuvre car j’ai de très nombreux projets (+40 dont 30 actifs) qui peuvent grimper à (100). Aussi j’ai privilégié une approche plus globale des projets, la réservant pour les projets indispensable (en général mes négociations 2 ou 3 à la fois…).
Dernier article de Jupiter : Mes jouets GEEKS / The Hit List – Une revolution ?
@Jupiter : je viens de vérifier et j’ai actuellement 25 « vrais » projets en cours… heureusement que GTD est là pour m’épauler.
Ceci dit je songe de plus en plus à essayer de trouver une virtual assistant à qui déléguer une partie des tâches (organiser des réunions, prendre des rendez-vous, etc.), mais je suis freiné par la difficulté d’en trouver une pas chère et qui parle bien français. Les anglo-saxons ont beaucoup de chance à ce niveau.
Si quelqu’un connaît un bon service, pas cher et fiable en français, je suis preneur.
ah les bienfaits de la semaine de 4 heure ! Apres AutoFocus j’ai encore ete obligé de revenir à omnifocus j’ai cru peter les ploms à cause du nombre de projets !!!! Je suis en train de tester un pont entre les deux méthodes car la 2éme est vraiment redoutablement efficace dans l’action, Si j’y arrive j’en parlerai sur mon blog
)
Dernier article de Jupiter : Mes jouets GEEKS / The Hit List – Une revolution ?
Pour commencer je n’ai pas encore lu le livre de David Allen (dans quelques jours ce sera fait j’ai commandé la traduction) donc ma question n’est pas forcément pertinente.
J’utilise GTD avec Outlook car 90% de mes entrées proviennent de mails professionnels avec une arborescence de répertoire :
@GTD > @NA > @Contexte1
@GTD > @Action > @Contexte1
Lorsque je définie une NA pour un “contexte 1″ elle fait référence à une Action du “contexte 1″. Ces deux entités font l’objet de deux répertoires distincts dans mon système de classement.
- Lorsque l’on finit la NA doit-on définir immédiatement la prochaine NA pour l’action rattaché ou cela ce fait-il lors des revues ?
- Je n’ai pas de liaison évidente entre une NA et l’action qui lui est rattachée, un mécanisme est-il prévu dans GTD pour conserver cette liaison ? Les outils que vous utilisez (Omnifocus entre autre) permettent-ils cette liaison ?
En vous remerciant de vos réponses.
@Lume : pas facile de répondre à ta question simplement, mais je vais essayer. Ce que je décris est ma vision de la Next Action, sachant que d’autres personnes interprètent ce concept différemment.
- Lorsque l’on finit la NA doit-on définir immédiatement la prochaine NA pour l’action rattaché ou cela ce fait-il lors des revues ?
Je définis la Next action suivante tout de suite, c’est mieux pour être productif. En réalité, je n’ai pas besoin de le faire car Omnifocus le fait pour moi.
- Je n’ai pas de liaison évidente entre une NA et l’action qui lui est rattachée, un mécanisme est-il prévu dans GTD pour conserver cette liaison ? Les outils que vous utilisez (Omnifocus entre autre) permettent-ils cette liaison ?
GTD ne prévoit pas vraiment de mécanisme, c’est à la fois sa force et sa faiblesse, car c’est à chacun d’interpréter comment faire fonctionner la Next Action.
Les solutions comme Omnifocus sont capables de proposer automatiquement une nouvelle Next Action à réaliser lorsqu’on a terminé la précédente.
As-tu essayé Jello Dashboard ? C’est un complément qui s’intègre à Outlook et lui donne une vraie approche GTD.
Les Next Actions (NA) dont il est question ici sont des éléments précis que l’on peut quantifier et pour lesquels il est possible de savoir quand ces NA sont réalisés pour les sortir du système.
Mais qu’en est-il lorsque :
1/la NA est plutôt qqchose que l’on ne doit pas faire (ex. ne pas manger de chocolat), une NA du projet “Perdre 10 kilos” ?
2/ la NA est de type “routinière” ie “aller à la piscine au moins 3 fois par semaine” toujours pour le projet “Perdre 10 kilos” ?
J’avoue ne pas trop savoir comment traiter ces deux catégories de tache dans mon système GTD. Il y a des applis pour iPhone de type “Habits” mais ce sont pour moi des gadgets et je ne souhaite pas multiplier les systèmes.
Merci d’avance
@Jean-Philippe :
Pour le cas 1 : je mets une tâche à la fin de la journée « vérifier que je n’ai pas mangé de chocolat », cela m’incite à respecter mes engagements envers moi-même. Ce n’est pas vraiment une next action et le GTD « pur » ne gère pas très bien ces tâches. Il existe plusieurs solutions. Par exemple avoir un contexte « today » dans lequel tu peux inscrire toutes les tâches à faire impérativement aujourd’hui.
Pour le cas 2 : mets simplement l’action « aller à la piscine », ou mieux « nager x longueurs ou x minutes » comme la next action du contexte « sport » ou équivalent.
Pour les « habitudes », Seinfeld, l’humoriste américain, a un truc que je trouve excellent : pour se forcer à écrire tous les jours, il affiche une grande bande de papier horizontale avec la liste des jours, et il fait une grosse croix rouge chaque jour où il respecte son engagement (d’écrire). Plus il respecte son engagement, plus la série des croix ininterrompues s’allonge, plus cela le force à vouloir respecter son engagement pour ne pas voir la belle continuité de la chaîne s’interrompre.