Condamnés à une vie de réunions [La minute GTD du vendredi]
Tout était parfait. Bob l’organisateur avait suivi les bonnes pratiques de préparation de réunion. Il avait fait parvenir l’agenda aux participants deux jours à l’avance :
- 9h00 Introduction
- 9h10 Présentation de l’agenda
- 9h20 Validation du budget du projet X
- 10h00 fin du meeting
Le jour de la réunion, 9h. Bob l’organisateur est arrivé une demi-heure avant et a tout parfaitement préparé. Il ne manque plus que les participants.
- 9h10 Les participants sont arrivés et s’installent. À partir de ce moment, les événements s’enchaînent très vite.
- 9h20 Présentation de l’agenda. Tout le monde est d’accord.
- 9:22 Tom de l’équipe réseau demande pourquoi Roger de l’équipe sécurité ne participe pas à la validation du budget
- 9:23 ???
- 9:24 Et là, c’est le drame…
- 10:30 Après avoir abordé tout sauf l’ordre du jour, on convient d’un nouveau meeting pour aborder les points non résolus.
Bob l’organisateur ne comprend pas. Il avait pourtant tout fait selon les règles. Et malgré tout, une seule question a suffi pour faire déraper la réunion.
Bob, voici le secret des réunions que personne n’ose avouer :
- Premièrement, ça casse les pieds de la majorité des personnes qui sont déjà surchargées. Personne n’a le temps de lire l’agenda ou le superbe deck de 50 slides envoyé avec l’invitation. Tout le monde arrive donc avec plus de questions que de réponses.
- Deuxièmement, une réunion vise un objectif commun, mais chaque participant vient avec des motivations qui lui sont propres.
- Troisièmement, la réunion en entreprise est un événement politique ou les personnes vont être exposées, et vont donc chercher avant tout à se protéger.
Pour avoir une réunion productive, il faut éliminer ces trois problèmes, et autant dire que ce n’est pas une mince affaire et que cela prend énormément de temps (je dois reconnaître que certaines cultures d’entreprise sont moins touchées par ces problèmes). C’est pourquoi la meilleure solution est souvent de ne pas faire de réunion, mais de privilégier les discussions en face à face avec chaque personne.
Pour les réunions dont vous ne maîtrisez pas l’organisation, je suis un fervent partisan de la solution de Tim Ferriss : n’y allez pas et demandez à quelqu’un au café de vous raconter ce qui s’y est dit. Vous allez réduire une pénible réunion de deux heures à cing minutes de conversation agréable. J’ai moi-même gagné des journées entières par an en appliquant cette technique. Le plus drôle, c’est que souvent les personnes concluent la discussion par une phrase du genre « ça ne valait pas vraiment la peine, mais on m’avait demandé d’y être ! »
Vous pouvez également lire les deux articles de Mickael, d’Esprit Riche, qui s’est attaqué au problème des réunions sur son blog.
7 commentaires
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Merci pour la référence Pierre !
La solution de Tim Ferriss est très efficace en effet. Je réalise à quel point les gens subissent les réunions sans prendre les devants…
Je reste persuadé que c’est considéré comme un moment de détente à l’image des jeux de Rome : nous allons voir les combattants se livrer bataille.
Nous pourrions sauver 1 jour par semaine pour chaque personne si nos articles sont appliqués
Il n’y aurait pas comme une petite contradiction dans l’article là ?
Le “Deuxièmement” indique que chacun vient à une réunion avec des motivations qui lui sont propres…
Il est donc fort probable qu’en appliquant la solution de Tim Ferris, la personne qui résume la réunion au café ne fasse un résumé que de son point de vue (exemple : “Il n’y a rien d’intéressant qui s’est dit.”, ou ne pense à résumer que les points qui l’impactent directement, en se foutant du reste), alors qu’un autre participant aurait pu avoir une toute autre réponse –> Une bonne manière de laisser de cotés des points essentiels.
Rien ne me gonfle plus que ces gens qui se permettent de ne pas venir à une réunion de projet importante, et qui t’appellent le lendemain pour te dire “Il faut absolument organiser une réunion sur tel sujet. Je sais qu’il a déjà été évoqué à la réunion d’hier, mais vous n’avez pas abordé tel ou tel point dont je maitrise des éléments important” –> Ou comment en évitant de perdre 1 heure de réunion, on réussi à faire organiser une 2ème réunion faisant perdre une heure à 6 autre personnes.
Quand je lis cet article, cela me rappelle le travail de mon parrain. Parfois, il était très embêté d’avouer qu’il consacre des journées entières à sortir d’une réunion et à entrer dans une autre. C’était devenu sa vie ! Il était tout comme ses collègues condamnés à une vie de réunions. C’est peut-être à dessein qu’il mit l’inscription suivante dans son bureau : “On n’a pas besoin d’être fou pour travailler ici mais ça aide énormément”.
En revanche, je crois qu’une réunion efficace est possible http://tinyurl.com/dcjddd
Bonjour,
Si Bob a oublié d’inviter une personne clef à sa réunion c’est qu’il a mal préparé sa réunion. A partir de là, à mon avis, votre démonstration tombe un peu à l’eau.
Car Bob, n’a pas tout fait selon les règles.
Et Bob est un bien mauvais animateur de réunion s’il laisse déraper la réunion de cette façon.
Vous “généralisez” (un mal bien français) à partir des réunionites que connaissent certaines structures à faible culture organisationnelle.
A mon humble avis, il ne faut pas, contrairement à ce que vous et l’esprit libre dites, supprimer des réunions, mais bien former les équipes pour qu’elles apprennent à faire des réunions efficaces et opportunes.
Je trouve cette attitude de “boycott” des réunions bien négative et peu constructive.
Bien Cordialement.
-lbe
@Obiwan : si vous connaissez la personne, vous connaissez son caractère et donc vous êtes capable d’évaluer l’ « objectivité » de son compte-rendu.
Je suis d’accord qu’il n’est pas acceptable de refuser d’aller à une réunion si notre contribution est indispensable (et seulement sous cette condition).
@Tete : oui c’est exactement ce genre de situation que je critique dans mon article : lorsqu’on a tellement de réunions par jour qu’il ne reste plus de temps pour les préparer et travailler.
@Ubart : j’assume complètement ma position concernant le refus de participer aux réunions auxquelles je n’ai aucune valeur ajoutée. Personne ne me rendra le temps perdu.
Le concept de « faible culture organisationnelle » est intéressant. Comment définissez-vous « forte culture organisationnelle » par rapport à « faible culture organisationnelle » ?
@Obiwan,
Il existe plusieurs niveaux de définition du stade de développement d’une équipe. Je pense que votre exemple fait référence au niveau de base.
Ces stades sont étroitement liés au type de management.
Dans le niveau 0, l’équipe est une “collection d’individus” et le management est de type “donneur d’ordres”, la causalité est de type linéaire (cause-effet),l’insistance porte sur le contenu et l’identification de la personne se fait à elle même. La valeur est la technique.
Dans le niveau 1, le groupe est solidaire et le management est de type “responsable ressource”, la causalité est circulaire, l’insistance porte sur le processus et l’identification de la personne se fait au groupe. La valeur est la relation.
Dans le niveau 2, l’équipe est performante et se définit par rapport à une “vision partagée” et le management est de type “porteur de sens”, la causalité est récursive, l’insistance porte sur le sens et l’identification de la personne se fait à l’organisation et son écologie. La valeur est la cohérence.
Peu de travail est fait, en France, pour aider les managers et leurs équipes à passer du niveau 0 au niveau 2 qui sont pourtant les plus satisfaisants et surtout les plus productifs.
Au delà de l’aspect théorique, je peux vous dire que 25 ans de management dans des groupes français ou internationaux m’ont convaincu de la pertinence de cette analyse.
Il me semble que votre description s’applique bien au niveau 0 que je mentionne.
-lbe
PS: A lire le livre de Vincent Lenhardt. Le Responsable Porteur de Sens.
http://www.amazon.fr/responsables-porteurs-sens-pratique-team-building/dp/2914006241/ref=sr_1_1?ie=UTF8&s=books&qid=1240921221&sr=8-1
RE-PS: Un livre très intéressant en contrepoint de GTD est “Question de Temps” de François Délivré
http://www.amazon.fr/Question-temps-manuel-gestion-exercices/dp/2100508385/ref=sr_1_1?ie=UTF8&s=books&qid=1240921382&sr=1-1
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