Récemment j’ai eu l’occasion d’assister à une présentation pendant laquelle l’auditoire était invité à donner son avis sur différents sujets selon un principe similaire au vote du public à « qui veut gagner des millions ». Le sujet était intéressant et le mode d’animation original, mais à la fin j’avais comme une sensation d’inachevé, comme lorsqu’on goûte un plat et qu’on est pas capable de déterminer l’ingrédient manquant pour qu’il soit complètement réussi.

C’est le lendemain que j’ai compris pourquoi j’avais ce sentiment : les questions étaient formulées de telle façon qu’il n’y avait souvent qu’une seule réponse possible pour le public. Comme si je vous demandais de répondre d’accord ou pas d’accord à l’affirmation « Il vaut mieux être riche et bien portant que pauvre et mal foutu », et qu’après je vous disais « vous voyez, je vous l’avais bien dit ! » À vouloir convaincre sans péril, on convainc sans gloire.

Voici cinq ingrédients qui à mon avis auraient pu améliorer la recette et augmenter l’intérêt de la présentation.

1. Ajouter de l’inattendu. À quel moment le suspense est-il le plus fort à qui veut gagner des millions ? Lors de la première question bateau « de quelle couleur est l’ours blanc ? » ou lorsqu’on commence à hésiter sur la bonne réponse ? Lorsqu’on sait que le candidat va bien répondre ou lorsqu’il utilise un joker ? La présentation aurait été beaucoup plus intéressante si certaines questions avaient amené de l’incertitude et des réponses inattendues.
2. Ajouter de l’enjeu. A qui veut gagner des millions, la tension augmente non seulement parce que le degré d’incertitude augmente, mais également parce que le montant en jeu augmente… Augmenter l’enjeu en donnant de l’importance à la bonne réponse augmente l’intérêt et l’attention.
3. Aller crescendo. Rien ne sert de commencer par le point le plus intéressant puis de meubler le reste de la présentation avec des points bateaux. Il vaut mieux garder le plus intéressant pour la fin, pour terminer sur un point haut.
4. Ajouter de l’opinion, du point de vue. Si vous avez déjà vu Steve Jobs présenter un nouveau produit, vous aurez sûrement remarqué à quel point il arrive à faire passer le design d’un bouton comme étant le résultat d’une intervention divine (j’exagère à peine). Pourquoi ? Parce qu’il ne présente pas simplement un bouton ; il donne son point de vue sur le futur de l’informatique. Parce qu’il est passionné et a des dizaines de bonnes raisons pour avoir conçu le bouton rond plutôt que carré. Un point de vue tranché et une prise de position claire sont ce que le public attend d’un bon présentateur.
5. Ajouter du concret : trois personnes étaient sur la scène pour apporter leurs témoignages. Elles ont souvent pu confirmer que les concepts présentés étaient un plus dans leur entreprise. Mais n’aurait-il pas été beaucoup plus intéressant et mémorable de donner des exemples concrets de résultats ? Par exemple, plutôt que de dire simplement « oui nous appliquons ce concept », pourquoi ne pas dire « en appliquant ce concept depuis 2 ans, nous avons en moyenne réduit nos coûts de 10%. »

Cinq ingrédients simples. Aucun n’est indispensable, mais chacun fait la différence entre une bonne présentation et une excellente présentation.

Si vous avez lu « ces idées qui collent, vous remarquerez que plusieurs idées de ce livre s’appliquent ici, en particulier les ingrédients « inattendu » et « concret ». Si vous n’avez pas lu ce livre, je ne peux que vous dire qu’il a fortement contribué à améliorer ma façon de formuler et de présenter les messages clés dans mes présentations.

La méthodologie originale de David Allen propose un contexte « waiting for », « en attente » en français, pour toutes les tâches pour lesquelles vous attendez que quelque chose arrive, par exemple si vous attendez que quelqu’un vous envoie un document.

Personnellement je n’ai jamais aimé ce contexte car je trouve qu’il va à l’encontre des principes de proactivité de GTD. Si votre correspondant a oublié de vous envoyer le document attendu, ce n’est pas laisser la tâche dans waiting for qui va faire avancer le Schmilblick.

Alors, quelle est ma solution ? C’est d’ajouter une vraie action dans mon système plutôt que d’attendre.

Par exemple si j’attends un document le lundi d’un collaborateur, je crée une tâche « rappeler à Paul de m’envoyer le document » et je l’affecte soit au contexte @email soit @téléphone et je lui donne une date de début au lundi matin.

La différence ? Plutôt que d’avoir une tâche pour laquelle je suis passif, j’ai une tâche que je peux réaliser tout de suite pour faire avancer les choses. Cela peut sembler trivial, mais si vous avez tendance à laisser traîner les choses, cela peut vous aider à être plus proactif.

Et vous, comment gérez-vous les tâches en attente dans votre système GTD ?

Pour les macmaniaques, MacHeist propose actuellement 12 applications pour seulement 39$ au lieu de 981$ (oui oui j’ai bien vérifié les chiffres il n’y a pas de faute de frappe).

Si je vous en parle, c’est parce que depuis aujourd’hui The Hit List est inclus dans le paquet. The Hit List est une application GTD pour Mac encore en beta, mais qui est très prometteuse. Donc pour les personnes qui cherchaient une bonne excuse pour l’acheter, c’est le moment ou jamais !

Pour acheter The Hit List et les 11 autres applications, c’est par ici, mais il faut se dépêcher car il reste moins de 23 heures pour profiter de cette offre.

Note : je ne touche bien sûr aucune commission sur cette opération, mais 25% des bénéfices sont reversés à des œuvres de charité.

Quelle entreprise voudrait se priver de publicité gratuite, s’aliéner ses fans les plus fidèles et traiter ses clients comme des voleurs ? Personne ? Si. C’est ce qu’est en train de faire activement l’industrie du disque et du cinéma au travers du support de la loi Hadopi.

Qu’imagine-t-elle ? Que les personnes qui piratent la musique vont se ruer sur l’achat de CD après la coupure de leur connexion à Internet ? Je ne crois pas.

En tout cas voici une conséquence réelle de la loi Hadopi. Jusqu’à présent j’achetais toute ma musique sur iTunes. Auparvant j’achetais des CD. Et encore avant j’achetais des vinyles. À partir de maintenant, je n’achèterai plus de musique du tout. Je ne la piraterai pas non plus. Je me contenterai d’écouter ma collection actuelle, des podcasts ou la radio.

Tout le monde y perd : les artistes, car je ne veux plus payer pour leur musique, même si je l’apprécie. Moi, car je ne pourrai plus écouter la musique quand j’en ai envie. Alors pourquoi faire cela ? Car je crois sincèrement qu’il ne faut pas accepter de loi aux conséquences aussi disproportionnées sans réagir. Je serai heureux de recommencer à acheter de la musique lorsque la loi Hadopi sera abandonnée ou modifiée pour être plus juste.

Un lecteur m’a récemment posé la question « mais la next action, comment ça marche ??? » (voir le commentaire original ici). Sa question m’a interpellé car je ne m’étais jamais rendu compte que cela pouvait être compris de tant de manières différentes. Aussi voici quelque précisions sur la Next Action, un des concepts les plus puissants de GTD.

Le principe de la Next Action

Dans une liste de tâches classique, vous allez vous retrouver à parcourir constamment toute la liste pour trouver la tâche suivante à réaliser. Cela prend du temps, complexifie le processus de décision et augmente le risque de ne finalement rien faire.

Ne serait-ce pas bien s’il existait un moyen pour connaître à chaque instant la meilleure action à réaliser à l’instant t ? Ce moyen existe, c’est la « next action », l’action que vous pouvez immédiatement réaliser à un moment donné.

Comment déterminer la next action ?

Pour illustrer mes propos, je vais prendre un exemple avec trois projets : un personnel et deux professionnels.

Projet « Domination du monde »

• Rechercher une liste de repaires secrets @maison
• Emailer une demande de prix des repaires secrets (vérifier s’ils acceptent les chats blancs à poils longs) @email perso
• Choisir le repaire secret [de préférence près de la mer dans un pays chaud] @maison
• Emailer le MI5 pour l’avertir de nos plans @email perso
• Réserver le repaire secret sur lastminute.com @maison
• etc.

Projet « Définition des processus d’approvisionnement »

• Rédiger l’agenda de la réunion @bureau
• Envoyer l’invitation avec l’agenda @email pro
• Emailer aux invités un rappel de confirmation [s'ils n'ont pas déjà répondu à l'invitation] @email pro
• Imprimer les supports de la réunion @ bureau
• [la réunion se déroule...]

Projet « formation au design de présentations »

• Modifier la formation pour en réduire la durée @bureau
• Envoyer supports modifiés @email pro
• Emailer aux inscrits un rappel de date @email pro
• Imprimer les supports de la formation @ bureau
• etc.

Traditionnellement, chaque fois que vous terminez une tâche, vous reparcourez la totalité de la liste pour déterminer quelle est la tâche à effectuer. Ce n’est pas très efficace, car il y a forcément des choses que vous ne pouvez pas faire à un instant donné ; vous n’êtes pas au bon endroit, vous n’êtes pas avec la bonne personne, etc.

Dans GTD, c’est différent. Vous allez identifier la « next action » beaucoup plus rapidement car elles sont pré-triées par contexte.

Si vous êtes à la maison, la next action est : « rechercher une liste de repaires secrets ».

Si vous êtes au bureau, il y a deux next action possibles : « rédiger l’agenda de la réunion » ou « modifier la formation pour en réduire la durée ». Dans ce cas, le plus simple est de faire les actions dans l’ordre dans lequel elles apparaissent dans la liste.

L’avantage ? Plus besoin de décider quoi faire à un moment donné, car le système GTD le détermine automatiquement pour vous. Cela diminue fortement le risque d’avoir le sentiment d’être bloqué à un moment donné.

Une fois que vous aurez fait la next action à la maison et les deux next actions au bureau, vous n’aurez plus de « next actions » disponibles dans les contextes @maison et @bureau. Les next actions se trouvent désormais dans @email perso (emailer une demande de prix) et @email pro ( « envoyer l’invitation avec l’agenda » puis « envoyer les supports modifiés » ). Vous savez donc qu’il est temps d’ouvrir votre programme d’email et de passer dans un de ces deux contextes.

Autres critères pour définir la next action

En plus du contexte, David Allen recommande d’autres critères pour choisir la next action :

• l’énergie disponible
• le temps disponible
• la priorité

Seuls les solutions électroniques comme Omnifocus permettent réellement d’automatiser l’affichage de la next action en fonction de tous ces critères. Dans la réalité, je trouve que c’est un peu « overkill ». À partir du moment où la premièr action de mon contexte n’est pas actionnable, je passe simplement à la suivante dans la liste.

Si votre système permet de définir une date de début pour les actions, comme omnifocus, utilisez cette fonction pour masquer les actions qui ne sont pas immédiatement actionnables.

Comment faire pour gérer les priorités entre projets

L’autre question que les personnes peuvent se poser, c’est qu’avec le système des contextes, on perd de vue la priorité des projets. On risque donc de bien avancer sur un projet peu urgent mais de ne rien faire sur des projets très urgents. J’ai résolu ce problème de trois manières :

1. Pour les tâches qu’il faut accomplir à une date très précise, je leur attache une date d’échéance et je réalise ces actions en priorité.
2. Je n’hésite pas à éliminer les tâches peu importantes de mon système, voire à éliminer complètement les projets peu importants. Finalement, si c’est peu important, pourquoi passer du temps dessus ?
3. Enfin, mon système de contextes intègre de manière invisible une forme de priorité. J’ai ainsi une séparation claire entre mes contextes « pro » et « perso ». Dans mon contexte pro, j’ai une sous-contexte pour tout ce qui est important, un autre qui regroupe les tâches administratives. De cette façon, j’accorde un maximum de temps à mon contexte important, et je garde les tâches administratives pour les périodes creuses.

En résumé

La next action, c’est finalement l’action la plus simple à réaliser tout de suite. Pour la déterminer, le meilleur critère est le contexte.

Pour équilibrer ma vie entre perso et pro, décider du temps que alloué à chaque contexte par jour.

Pour les tâches à réaliser à une date précise, affecter une date d’échéance.

Pour les tâches ne pouvant être réalisées tout de suite, les masquer en leur affectant une date de début.

Maîtriser les next action demande de la pratique et du temps. Mais une fois le difficile seuil d’apprentissage passé, c’est magique.

Vous avez encore des questions sur les next actions ? N’hésitez pas à me les poser dans les commentaires.