Il y a deux semaines, j’ai évoqué mon peu d’estime pour les réunions telles qu’elles sont menées habituellement. L’heure passée en réunion aurait souvent pu être utilisée de manière beaucoup plus efficace. Cependant, il existe des situations où une réunion reste le meilleur moyen de parvenir à un résultat.

Personnellement, je suis convaincu qu’une réunion se gagne avant la réunion elle-même. Aussi voici une liste de question pour vous aider à préparer une réunion efficace, et vérifier s’il n’existe pas de moyen plus rapide pour parvenir au résultat voulu.

Fixer le résultat à l’avance

Quel est le résultat que vous souhaitez obtenir de cette réunion ? Contribution (les participants vont contribuer à produire un document ou un livrable concret), décision (on attend une ou plusieurs décisions de la part d’un responsable), information (la séance est prévue pour donner un même niveau de connaissance aux participants). On peut combiner contribution et information dans une même réunion, décision et information, mais il est difficile de combiner efficacement contribution et décision dans une même séance car le résultat de la contribution n’est souvent pleinement finalisé que quelques jours après la réunion.

Quelle avancée significative ce résultat apporte-t-il à votre objectif final ? Comment feriez-vous si vous ne pouviez obtenir ce résultat en organisant une réunion ? Et si vous ne pouviez pas du tout obtenir ce résultat, comment feriez-vous ?

Comment pourrais-je obtenir cette contribution plus rapidement et plus efficacement que par une réunion ?

Comment sera formalisé le résultat de la réunion ? Un compte-rendu, un document, les schémas produits durant la réunion ? Un simple mail ? Les paroles s’envolent mais les écrits restent.

Déterminer les participants

Qui a réellement une contribution indispensable ? De quelle nature : contributeur (il a une information indispensable), décideur (il est le décideur), rédacteur (il va mettre par écrit le résultat de la réunion) ou facilitateur (il a l’expérience d’animer des réunions).

Quelle solution alternative ai-je si une personne ne peut être présente ? Si malgré tout la réunion peut avoir lieu sans cette personne, pourquoi devait-elle participer ?

Comment l’apport des contributeurs peut-il être récolté en amont de la réunion pour gagner du temps ?

Comment pourrais-je obtenir l’approbation du décideur avant la réunion ? Si, si, c’est possible.

À quelles réunions le décideur doit-il vraiment être présent ? Il n’y a pas de règle générale, certains décideurs veulent contrôler la position de chaque boulon alors que d’autres zappent sur leur Blackberry après deux minutes ; il faut s’adapter à la personnalité du décideur.

Aligner les participants avant la réunion

L’ordre du jour a-t-il été communiqué à tous les participants ?

Savent-ils exactement ce qui est attendu de leur part ? Le rôle qu’ils vont jouer durant la réunion ? Les informations qu’ils doivent apporter ?

Connaissez-vous chaque participant ? Comment ont-ils l’habitude de se comporter en réunion ? Si vous ne les connaissez pas, comment pouvez-vous les cerner avant la réunion ?

Quelle est la motivation personnelle de chacun ? Quel est le risque que cette motivation personnelle interfère avec le résultat visé et comment l’éliminer ?

Identifier les risques externes

La culture d’entreprise et les enjeux politiques vont-ils permettre de prendre une bonne décision ? Si non, quelles sont les actions à mener avant la réunion pour parvenir au résultat voulu ?

N’y a-t-il pas déjà quelqu’un qui organise une réunion sur un sujet similaire, dont le résultat pourrait être en conflit avec notre propre réunion ?

Toutes les contributions nécessaires sont-elles rassemblées pour pouvoir obtenir le résultat voulu ?

Conclusions

Si aucune de ces questions ne vous pose problème, bravo, vous êtes un maître de l’organisation des réunions.

La vérification de tous ces points fait partie de la préparation de la réunion, et cela prend du temps ; c’est pour cela qu’une personne qui ne fait que des réunions va voir sa productivité réelle fondre comme neige au soleil ; n’ayant plus de temps pour préparer, il va faire des réunions inefficaces. Ses réunions étant inefficaces, il va devoir en organiser de plus en plus ; ce qui va remplir son agenda et l’empêcher de préparer ses réunions. Le seul moyen de briser le cercle vicieux est de prendre la responsabilité de la gestion de son temps au lieu de se le faire imposer en acceptant n’importe quelle invitation. Personne ne devrait passer plus de 50% de son temps de travail en réunion.

Aucun lutin bienfaisant ne tient compte du temps que vous perdez en réunions inutiles pour vous le rendre plus tard. Le temps est notre ressource la plus précieuse car c’est la seule dont nous ne pouvons pas accroître la quantité. Plus tard je ne souhaite pas regarder en arrière et me dire « j’ai perdu tant de temps de ma vie en réunions inutiles ! »

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