J’avais présenté Omnifocus il y a quelques mois. C’est le logiciel GTD qui est au cœur de mon système de productivité personnelle. Il est disponible sur Mac, et une version plus réduite est disponible sur iPhone.

Au premier abord, Omnifocus n’est ni le plus simple, ni le plus intuitif, ni le plus agréable à utiliser des outils GTD. Pourtant, après avoir essayé énormément de solutions, il reste le seul capable de répondre à mes besoins. J’aborde aujourd’hui la fonction « projet séquentiel ou parallèle ».

Projets séquentiels ou parallèles

Dans un projet séquentiel, une tâche doit pouvoir être accomplie avant de passer à la suivante. C’est exactement comme le plan de montage d’un meuble Ikea : il est vivement conseillé de faire toutes les étapes dans l’ordre pour monter le meuble rapidement et sûrement.

Dans un projet parallèle, il n’y a pas d’ordre précis. N’importe quelle tâche peut être accomplie à un moment donné. C’est par exemple récupérer les devoirs d’élèves ; tous doivent être récupérés, mais peu importe dans quel ordre.

Omnifocus apporte un niveau de gestion encore plus fin puisque les groupes de tâches eux-mêmes peuvent être soit séquentiels soit parallèles. Vous pouvez donc avoir un projet qui est globalement séquentiel, mais qui comporte des groupes de tâches à réaliser en parallèle.

Enfin Omnifocus offre un troisième type de projet : le type « boîte à chaussures ». C’est une sorte de fourre-tout dans lequel vous pouvez stocker des tâches pêle mêle. Celles-ci sont gérées en parallèle. L’exemple type, c’est mon projet boîte à chaussures « divers ».

Pour choisir le type de projet, commencez par afficher l’inspecteur en cliquant sur l’icone bleue.

Ensuite cliquez sur l’icone de l’onglet projet, celui qui ressemble à deux cartes empilées.

Enfin sélectionnez le type de projet : séquentiel, parallèle ou boîte à chaussures.

Utilité pratique

Mais, allez-vous me dire, cela sert à quoi dans la pratique de choisir le bon type de projet ? Est-ce vraiment important ?
Dans la pratique, sélectionner le bon type de projet, séquentiel, parallèle ou boîte à chaussures automatise le processus de sélection de la « next action ». Souvenez-vous ; la next action, c’est l’action que vous pouvez immédiatement réaliser dans un contexte donné.

Comment est-ce que cela fonctionne ? Imaginons les trois projets suivants :

Projet reportage TED Canal+, séquentiel (les tâches doivent être réalisées dans l’ordre)

• Appeler p33 pour connaître la date du passage du reportage sur TED à Canal+ @téléphone
• Communiquer la date de passage du reportage à Toto pour qu’il enregistre l’émission @téléphone
• Rappeler à Toto d’enregistrer l’émission @mail

Projet rassembler les dates d’anniversaire, parallèle (pas d’ordre particulier pour faire les tâches)

• Appeler John pour connaître sa date d’anniversaire @téléphone
• Appeler Bob pour connaître sa date d’anniversaire @téléphone
• Appeler Candy pour connaître sa date d’anniversaire @téléphone

Projet divers, boîte à chaussures :

• Appeler Sébastien pour le féliciter @téléphone
• Acheter du pain @courses
• Aller rechercher les chaussures chez le cordonnier @courses
• Appeler le restaurant pour réserver une table @téléphone
• Changer le joint du robinet @maison

Omnifocus va automatiquement désigner les actions suivantes comme disponibles dans le contexte @téléphone :

• Appeler p33 pour connaître la date du passage du reportage sur TED à Canal+
• Appeler John pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Bob pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Candy pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Sébastien pour le féliciter
• Appeler le restaurant pour réserver une table

Pourquoi ? Parce que ce sont les actions que vous pouvez réaliser maintenant.

Omnifocus peut également vous suggérer la next action pour chaque projet. Pour ce faire, cliquez d’abord sur les lunettes pour afficher les critères de filtrage si ce n’est déjà fait.

Dans la liste des filtres sélectionnez le filtre des actions et choisissez « actions suivantes » ou « next actions » pour la version anglaise.

La liste d’actions se réduit alors :

• Appeler p33 pour connaître la date du passage du reportage sur TED à Canal+
• Appeler John pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Sébastien pour le féliciter
• Appeler le restaurant pour réserver une table

L’avantage de travailler de cette manière, c’est d’éviter de se retrouver bloqué face à une liste de dizaines d’actions. Omnifocus vous aide à passer à l’action en vous proposant des tâches réalisables tout de suite.

Quand la next action ne peut être réalisée tout de suite

Maintenant, imaginez que ma next action soit d’appeler Steve Jobs pour lui demander de faire un netbook, mais que celui-ci ne me réponde pas au téléphone car il fait une partie de pétanque avec Al Gore. Ce n’est donc plus une next action. Pour la faire disparaître de ma liste, c’est simple : j’affecte une nouvelle date de démarrage à la tâche, par exemple aujourd’hui mais vers 17h. Cette tâche n’apparaîtra plus comme une next action avant 17h ce soir.

Conclusions

L’utilisation des concepts de projets séquentiels ou en parallèle donne la possibilité d’automatiser l’identification des next actions. Pour ceux qui connaissent, cela revient presque à définir les dépendances entre tâches dans une gestion de projet classique sur un diagramme Gantt ou Pert.

Omnifocus est plus complexe à apprendre et à utiliser que d’autres solutions GTD. Si vous voulez un système simple, il vaut mieux vous tourner vers The Hit List ou Things. Mais si vous êtes prêt à investir un peu de temps pour avoir le système GTD ultime, Omnifocus est sans doute la solution la plus aboutie à ce jour.

6 commentaires

A lire aussi :

• Revue d’Omnifocus, le meilleur outil GTD ? [La minute GTD du vendredi]
• Je ne peux pas parce que… [La minute GTD]
• Lorsque la réunion est le meilleur moyen d’arriver à ses fins [La minute GTD du vendredi]
• Condamnés à une vie de réunions [La minute GTD du vendredi]
• En attendant l’action [La minute GTD du vendredi]