Gérer les tâches en attente [La minute GTD du vendredi]
Niveau : confirmé
Une petite note d’introduction. J’essaie de fournir des informations utiles aussi bien au néophyte qu’à la ceinture noire 3è dan de la méthode Getting Things Done. Cependant certains articles, tel celui-ci, sont impossibles à comprendre sans connaître les bases de la méthode GTD. J’ai donc décidé d’introduire un système de classement à 3 niveau : débutant (découvre la méthode), confirmé (connaît tous les concepts de base et cherche à s’améliorer) et expert (connaît tout, mais est sans cesse à la recherche d’informations plus pointues). J’espère que cela vous permettra de mieux repérer les articles susceptibles de vous intéresser.
Dans son livre Getting Things Done, David Allen recommande d’avoir un contexte @en attente (@waiting) pour les tâches que vous avez déléguées ou pour lesquelles vous attendez que quelqu’un d’autre fasse une action pour vous. Par exemple, vous attendez que John vous envoie ses remarques sur le document que vous lui avez transmis. Vous allez donc avoir l’action « intégrer les remarques de John » @en attente.
Mais mettre la tâche @en attente a deux inconvénients :
- Ce n’est pas une vraie next action, en effet, la véritable next action c’est vérifier que John vous a envoyé ses remarques.
- @En attente n’est pas le contexte dans lequel je vais réellement devoir réaliser l’action, car j’intégrerai les remarques @ordinateur.
Avec cette technique, si John a simplement oublié de m’envoyer les remarques, mon action va rester @en attente jusqu’à la fin des temps…
Pour être plus proactif, j’utilise donc une solution légèrement différente. Au lieu de mettre la tâche dans le contexte @en attente, je la laisse dans le contexte dans lequel elle peut être réalisée, dans mon cas @ordinateur. Mais j’ajoute juste avant une autre tâche qui est « rappeler à John de m’envoyer les commentaires » @ email (car John a prévu de m’envoyer les remarques par email). J’obtiens donc la séquence d’actions suivantes :
- Rappeler à John de m’envoyer les commentaires @email
- Intégrer les remarques de John @ordinateur
Lors de ma prochaine connexion à ma boîte mail, deux choses peuvent se passer :
- Soit John m’a envoyé les informations, je coche l’action « rappeler à John de m’envoyer les commentaires » et je passe à l’action suivante.
- Soit John ne m’a pas envoyé ses commentaires, et dans ce cas je lui envoie un mail poli de rappel.
Je trouve que cette méthode a plusieurs avantages. Elle est plus proactive, puisqu’elle consiste à ajouter une action physique directement réalisable pour faire avancer les choses plutôt qu’à attendre. Et elle me permet de regrouper cette action de vérification avec toutes les tâches à réaliser au moment où je me connecte à ma messagerie.
Et vous, comment gérez-vous vos tâches en attente ?
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Pour moi tout dépend de l’urgence de la tâche.
Si la tâche est urgente (rendre une présentation pour le lendemain, incluant les remarques de John, par exemple), il est effectivement préférable de suivre cette méthode de créer immédiatement une action de rappel.
Sinon, si on suit GTD, il n’est pas exact de dire que si on met l’action dans @en attente, puis que John oublie simplement oublié de m’envoyer les remarques, mon action va rester @en attente jusqu’à la fin des temps –> au pire elle va rester jusqu’à ma prochaine revue hebdomadaire (on est sensé y parcourir la liste des tâches en attente.)
Par exemple si la présentation est à rendre pour dans 3 semaines, et qu’on sait que John est très très occupé cette semaine, pas la peine de polluer la liste des next actions avec une tâche de rappel. On met ça dans @en attente, et on avise ce qu’on doit faire à la prochaine revue hebdo.
En gros je fais comme ça :
- Si tâche urgente devant impérativement être faite avant la prochaine revue hebdo : créer une next action.
- Sinon mettre dans @en attente et aviser de la suite à la prochaine revue hebdo
@Obiwan : je vois bien ce que tu veux dire concernant les actions qui polluent la liste des next actions. Cependant dans mon cas cela n’arrive pas car j’affecte également une date de début à l’action dans le futur. Elle n’apparaîtra pas dans ma liste de next actions avant la date de début.
Et une fois que le mail de relance est envoyé, on doit faire confiance au destinataire pour qu’il traîte le mail ?
Si ce n’est pas traité tout de suite, on en revient au problème originel : une tâche en attente d’une intervention extérieure. Je me trompe pas ?
Que faîtes-vous ? Vous planifiez un délai pour une seconde relance immédiatement ou vous attendez la prochaine réunion hebdo ?
@Bast : ça dépend des cas. Après avoir envoyé un mail de relance, je ne marque pas la tâche « rappeler à John… » comme étant terminée. Je lui affecte une nouvelle date de démarrage (par exemple le jour même vers 17h). Si après deux relances John ne me répond toujours pas, je l’appelle directement.
De mon coté j’utilise une méthode sensiblement similaire de création d’une tache “rappeler à machin que…”, à la différence, je prévoie une date future pour l’exécution de cette tâche.
Avec une bonne configuration de filtres sous RememberTheMilk, je ne verrais cette tâche qu’à partir de la dite date.
En résumé, je crée un temps de latence avant de lancer une action de rappel.