Avez-vous déjà remarqué que certaines personnes ont toujours l’air de réussir ce qu’elles entreprennent alors que d’autres semblent accablées par tous les malheurs du monde ? Les premières semblent avoir des doigts qui transforment tout ce qu’elles touchent en or, alors que les autres semblent avoir en permanence la poisse et la guigne.

J’ai repensé à ce phénomène lorsque j’ai vu cette affiche ; c’était la couverture d’un grand magazine français.

« Pourquoi c’est l’enfer » était le titre principal. Quel est l’intérêt de focaliser toute son attention sur savoir pourquoi c’est l’enfer ? Ne vaudrait-il pas mieux utiliser son énergie pour améliorer la situation ?

Eh bien une grande partie du succès des personnes à qui tout semble sourire vient de leur manière de penser. Au lieu de se dire « je ne peux pas le faire parce que … » elles se disent « comment puis-je faire pour … ? » Elles cherchent une solution pour rendre les choses possibles.

Dès que vous focalisez votre énergie sur la recherche de solutions au lieu de la focaliser sur les problèmes et les rancœurs, tout devient plus facile.

J’ai reçu il y a quelques semaines un email de Laurent Duchateau qui me présentait sa version de Getting Things Done en utilisant Thunderbird.

Son guide étant clair et concis, j’ai souhaité le partager avec vous, ce que Laurent a gentiment accepté. Je lui laisse donc la parole dans la suite de l’article.

Comment appliquer la méthode GTD avec Thunderbird

Adepte de la méthode GTD, j’ai testé un certain nombre de logiciels d’organisation personnelle. Le plus adapté me semble être Thunderbird (mais sans doute tout logiciel de messagerie pourrait faire l’affaire).

Principes

Tout ce dont il est besoin pour appliquer la méthode GTD est d’un logiciel de messagerie, disposant de la possibilité de créer des dossiers virtuels; c’est en effet dans ces dossiers que réside tout l’intérêt pour la méthode GTD.

Ecrire une tâche

Dans cet esprit, chaque nouvelle tâche est écrite comme un nouveau message. L’idée est simple: il s’agit d’inscrire dans l’objet du message toutes les informations nécessaires pour effectuer un tri des tâches a posteriori.

Par exemple, nous pouvons créer le message suivant: appeler le dentiste @PERS @TEL @MAISON @SANTE

Le premier élément est la tâche à effectuer: appeler le dentiste. A cet élément principal, nous associons plusieurs étiquettes, précédées d’un @, qui permettront de classer le message. La première étiquette (ici @PERS) indique le domaine de la tâche. @PERS fait référence au domaine personnel. Vous pouvez aussi créer l’étiquette @PROF pour les tâches liées au travail, etc.

Le deuxième étiquette (@TEL) indique la nature de la tâche (ici, téléphoner). Vous pouvez créer d’autres étiquettes comme @COU (courrier), @MAIL, @CONT (contact), @IMP (imprimer), @INT (internet), @TAC (tâche), @ATT (tâche en attente), etc.

La troisième étiquette (@MAISON) indique le contexte de la tâche, et la quatrième (@SANTE) indique le projet auquel la tâche est associée. Une fois le message créé, il doit rester dans le dossier « brouillons ». Il n’est pas besoin de le classer; les dossiers virtuels feront ce travail pour vous.

Créer un dossier virtuel

Ensuite, il suffit de créer quatre « nouveaux dossiers » dans le dossier « Brouillons »:

1. Système d’action
2. Contextes
3. Projets
4. Calendrier

Le dossier « système d’action »

Ce dossier peut comporter autant de dossiers virtuels qu’on veut. Voici, par exemple, comment créer le dossier virtuel @TEL, qui répertorie tous les messages contenant l’étiquette @TEL. Cliquer droit sur « dossiers locaux », puis sélectionner « rechercher ». Taper ensuite @TEL dans le champ de recherche.

Vous pouvez ajouter autant de critères que vous le souhaitez. Je combine par exemple @TEL et @PROF pour sélectionner les coups de fil à passer pour le travail. Une fois la recherche effectuée, sauvegarder la recherche en cliquant sur « Sauver comme dossier Virtuel ». Une fois le dossier virtuel @TEL créé, déplacer le dans le dossier « Système d’action ». Il est possible de procéder de même pour d’autres dossiers virtuels (@COU, @MAIL, etc.).

Lorsque qu’une tâche nécessite d’attendre une information pour être réalisée, je remplace la nature de la tâche (@TEL, @COU, @INT) par @ATT. Le dossier virtuel @ATT comprend donc toutes les tâches en attente.
Les dossiers « Contextes » et « Projets »

Le dossier « Contextes » peut contenir différents dossiers virtuels classant les messages par contextes: @MAISON, @BUREAU, @PISCINE, etc. Le dossier projets, et ses différents dossiers virtuels, obéit aux mêmes principes.

Le dossier « Calendrier »

Ce dossier est un peu particulier. Considérons la tâche suivante: Appeler le dentiste @PERS @TEL @MAISON @SANTE

Cette tâche est à réaliser dès que possible. Supposons toutefois que vous ayez appelé, et que le dentiste ne revienne que le 20 juillet prochain. Il est possible d’enregistrer cette Information en ajoutant une étiquette avant le message: @JUILLET 7: appeler le dentiste @PERS @TEL @MAISON @SANTE

Le dossier calendrier doit contenir 12 dossiers, virtuels, soit un par mois. Ainsi, si vous cliquez sur le dossier virtuel @JUILLET, toutes les tâches à réaliser en juillet s’afficheront.

N’hésitez pas à faire part de vos remarques ou commentaires à Laurent Duchateau.

Combien de slides faut-il pour une présentation d’une heure ?

C’est souvent la première question qui m’est posée sur les présentations. Et celle à laquelle il est impossible de répondre immédiatement. Car le nombre de slides dépend principalement du contenu :

• Quels éléments sont plus simples à expliquer avec un schéma ?
• Quelles sont les phrases les plus importantes qui valent la peine d’être illustrées ?
• Quel style vais-je donner au contenu ?
• Quelle structure vais-je utiliser ?

C’est un peu comme aller chez le boucher et lui demander « il me faut combien de grammes de viande ? » Sans expliquer pour quel type de recette ni pour combien de personnes.

Les deux exemples suivants démontrent que le nombre de slides n’est pas important. Dans la première vidéo, Dick Hardt utilise des dizaines de slides. Dans la deuxième, Steve Jobs en utilise zéro. Cela n’empêche pas les deux présentations d’être de bonnes présentations.

Dick Hardt utilise des dizaines de slides.

Et Steve Jobs n’en utilise aucun.

Et oui, je suis de retour après une longue pause !