GTD avec Thunderbird [La minute GTD]
J’ai reçu il y a quelques semaines un email de Laurent Duchateau qui me présentait sa version de Getting Things Done en utilisant Thunderbird.
Son guide étant clair et concis, j’ai souhaité le partager avec vous, ce que Laurent a gentiment accepté. Je lui laisse donc la parole dans la suite de l’article.
Comment appliquer la méthode GTD avec Thunderbird
Adepte de la méthode GTD, j’ai testé un certain nombre de logiciels d’organisation personnelle. Le plus adapté me semble être Thunderbird (mais sans doute tout logiciel de messagerie pourrait faire l’affaire).
Principes
Tout ce dont il est besoin pour appliquer la méthode GTD est d’un logiciel de messagerie, disposant de la possibilité de créer des dossiers virtuels; c’est en effet dans ces dossiers que réside tout l’intérêt pour la méthode GTD.
Ecrire une tâche
Dans cet esprit, chaque nouvelle tâche est écrite comme un nouveau message. L’idée est simple: il s’agit d’inscrire dans l’objet du message toutes les informations nécessaires pour effectuer un tri des tâches a posteriori.
Par exemple, nous pouvons créer le message suivant: appeler le dentiste @PERS @TEL @MAISON @SANTE
Le premier élément est la tâche à effectuer: appeler le dentiste. A cet élément principal, nous associons plusieurs étiquettes, précédées d’un @, qui permettront de classer le message. La première étiquette (ici @PERS) indique le domaine de la tâche. @PERS fait référence au domaine personnel. Vous pouvez aussi créer l’étiquette @PROF pour les tâches liées au travail, etc.
Le deuxième étiquette (@TEL) indique la nature de la tâche (ici, téléphoner). Vous pouvez créer d’autres étiquettes comme @COU (courrier), @MAIL, @CONT (contact), @IMP (imprimer), @INT (internet), @TAC (tâche), @ATT (tâche en attente), etc.
La troisième étiquette (@MAISON) indique le contexte de la tâche, et la quatrième (@SANTE) indique le projet auquel la tâche est associée. Une fois le message créé, il doit rester dans le dossier « brouillons ». Il n’est pas besoin de le classer; les dossiers virtuels feront ce travail pour vous.
Créer un dossier virtuel
Ensuite, il suffit de créer quatre « nouveaux dossiers » dans le dossier « Brouillons »:
- Système d’action
- Contextes
- Projets
- Calendrier
Le dossier « système d’action »
Ce dossier peut comporter autant de dossiers virtuels qu’on veut. Voici, par exemple, comment créer le dossier virtuel @TEL, qui répertorie tous les messages contenant l’étiquette @TEL. Cliquer droit sur « dossiers locaux », puis sélectionner « rechercher ». Taper ensuite @TEL dans le champ de recherche.
Vous pouvez ajouter autant de critères que vous le souhaitez. Je combine par exemple @TEL et @PROF pour sélectionner les coups de fil à passer pour le travail. Une fois la recherche effectuée, sauvegarder la recherche en cliquant sur « Sauver comme dossier Virtuel ». Une fois le dossier virtuel @TEL créé, déplacer le dans le dossier « Système d’action ». Il est possible de procéder de même pour d’autres dossiers virtuels (@COU, @MAIL, etc.).
Lorsque qu’une tâche nécessite d’attendre une information pour être réalisée, je remplace la nature de la tâche (@TEL, @COU, @INT) par @ATT. Le dossier virtuel @ATT comprend donc toutes les tâches en attente.
Les dossiers « Contextes » et « Projets »
Le dossier « Contextes » peut contenir différents dossiers virtuels classant les messages par contextes: @MAISON, @BUREAU, @PISCINE, etc. Le dossier projets, et ses différents dossiers virtuels, obéit aux mêmes principes.
Le dossier « Calendrier »
Ce dossier est un peu particulier. Considérons la tâche suivante: Appeler le dentiste @PERS @TEL @MAISON @SANTE
Cette tâche est à réaliser dès que possible. Supposons toutefois que vous ayez appelé, et que le dentiste ne revienne que le 20 juillet prochain. Il est possible d’enregistrer cette Information en ajoutant une étiquette avant le message: @JUILLET 7: appeler le dentiste @PERS @TEL @MAISON @SANTE
Le dossier calendrier doit contenir 12 dossiers, virtuels, soit un par mois. Ainsi, si vous cliquez sur le dossier virtuel @JUILLET, toutes les tâches à réaliser en juillet s’afficheront.
N’hésitez pas à faire part de vos remarques ou commentaires à Laurent Duchateau.
4 commentaires
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Déjà 4 commentaires
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Cela me semble un peu compliqué. D’abord sur mac on peut obtenir le même résultat en utilisant les notes et les taches. Pourquoi encombrer la messagerie ? D’autre part que ce soit sur n’importela plupart des logiciels on peut faire la même chose Pour moi cette methode à le seul avantage de pouvoir prendre de longues notes sur des taches mais dans ce cas plutôt utiliser the hit list, et un gros inconvénient la gestion des dates qu’apporte tout logiciel. C’est peut etre bien pour celui qui ne travaille que sur email.
Merci de nous faire partager cette vision GTD de Laurent “on Thunderbird”.
L’approche est intéressante même si je la trouve un peu “complexifiante”. En ce qui me concerne, après avoir testé pas mal d’applications GTD, j’ai choisi de partir sur quelque chose de plus simple type Zen-To-Done, 100 % analogique. Même si la tentation est grande, parfois de repartir sur mon Mac, voilà comment je me suis approprié cette méthode qui soit la plus confortable et plus écologique pour moi. N’est-ce pas l’essentiel ? Trouver une méthode qui nous ressemble.
@Jupiter, Ramos : oui la méthode semble plus compliquée que d’autres, mais convient à Laurent, et comme j’ai constaté que ce qui marche pour l’un ne marche pas forcément pour d’autres, j’ai trouvé utile de donner le point de vue de quelqu’un d’autre.
Pas mal.
J’utilisais aussi au début un système un peu dans le genre avec ma messagerie…
Mais depuis j’ai découvert MonkeyGTD : un simple fichier html avec le code javascript inclus, qui ne nécessite pas d’installation, et qu’on peut balader partout avec soi (disque, clé USB) et utiliser avec n’importe quel navigateur HTML. Et ça fait tout : projets, actions, rappels, tâches déléguées, audit pour la revue hebdo…
En plus c’est librement téléchargeable.