Les type de contextes GTD [La minute GTD]
Ah les contextes GTD, si simples en théorie, si difficile à mettre en pratique dans la vraie vie. Pourtant sans une bonne liste de contextes, impossible de mettre en place un vrai système GTD efficace. C’est pour cette raison que je vais écrire une série d’articles dédiés aux contextes, qui je l’espère ouvrira les débats sur ce sujet complexe.
Pour démarrer la série, je vous propose de nous pencher sur les différents types de contextes possibles. Il me semble qu’il en existe 4 types :
- Ressource : ordinateur, internet, … l’action que vous devez réaliser dépend de la disponibilité d’une ressource bien précise. @Ordinateur, @internet sont des contextes que j’utilise tous les jours.
- Personne : vous ne pourrez réaliser une action qu’en présence d’une autre personne (l’exemple le plus simple : donner un contrat à Toto). D’une certaine manière, les personnes sont une forme de ressource, mais je laisserai ce type d’appellation aux départements RH des grandes entreprises.
- Lieu : vous devez être à un endroit précis pour pouvoir exécuter l’action. Par exemple passer prendre les chemises au pressing. J’utilise par exemple @maison pour tout ce que je ne peux faire que lorsque je suis chez moi et @courses pour ce que je dois faire lorsque je réalise mon shopping.
- État d’esprit : à certains moments on se sent plus fort pour produire un rapport compliqué. À d’autres moments nous sommes moins concentrés et avons besoin de réaliser des tâches un peu moins intensives. On va donc pouvoir définir différents contextes en fonction de l’état d’esprit. Dans mon système, j’utilise principalement @faire, @écrire, @brainstormer.
Le cas particulier du temps
Le temps est-il un contexte ? Par exemple si on doit réaliser une action à un moment précis de la journée, doit-on avoir un contexte pour cela ? Personnellement je ne crois pas, car dans ce cas il vaut mieux tout simplement utiliser son agenda ; on l’oublie trop souvent, mais celui-ci fait partie des outils indispensables préconisés par David Allen.
Et vous ? Quels autres types de contextes utilisez-vous ?
Avez-vous des contextes qui ne rentrent pas dans une de ces catégories ? Si oui, j’aimerais savoir lesquels pour compléter la liste des types de contextes.
20 commentaires
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[...] This post was mentioned on Twitter by Dév Perso, CoachDom and Laurent Brixius, Laurent Brixius. Laurent Brixius said: RT @dvperso: [Pierre Morsa] Les type de contextes GTD [La minute GTD] http://bit.ly/5LWBBh [...]
J’utilise les contextes maison, course, ordi, demain, en prenant garde d’en avoir le moins possible. Car je trouve finalement qu’ils sont source d’éparpillement.
Finalement je me demande si l’important ce n’est pas d’avoir simplement conscience qu’il faut regrouper les tâches; et de les maitre œuvre en 2 listes comme dans la technique du “Pomodoro”. Ou encore user d’un agenda comme vous le rappelez. Mais mise a part google Calendar(Agenda) qui “fait tout” pas si facile de faire cohabiter tâches et agenda.
@Hub : oui c’est vrai trop de contextes est contre-productif ; j’aborderai ce problème dans un prochain article, la semaine prochaine si j’ai le temps.
Personnellement j’utilise beaucoup le contexte “individu” (dont le @me). A chaque fois que je suis en attente d’une action de quelqu’un pour faire avancer ma tâche, j’associe cette tâche au contexte de l’individu avec un contexte particulier: @WF (Waiting For). Ainsi je peux retrouver toutes les tâches en attente toutes personnes confondues. Mais je suis conscient que cette organisation dépend de ma fonction de maitre d’oeuvre orienté “coordinateur” et du fait que je suis très peu en déplacement donc peu dépendant du lieu ou des ressources. Au final, comme je m’oblige à n’activer qu’un contexte à la fois je ne trouve pas que c’est chronophage. Au début j’avais utilisé le temps comme contexte (@today, @thisweek ..) mais je ne trouvais pas ca pertinent et j’utilise effectivement l’agenda ou un fichier excel de planning pour poser des jalons importants.
Je sens que c’est une série de billets qui va m’intéresser.
Pas facile de gérer les contextes. J’essaye aussi de les réduire au maximum…
Je m’interroge sur la catégorie “état d’esprit” que je n’utiliserais pas. Peut-être est-ce parce que Omnifocus ne donne qu’un contexte par action, mais je me dis que si je dois écrire, c’est devant mon ordi, donc contexte ordi.
Même chose pour les personnes, je n’utilise pas : si ce sont des collègues, c’est contexte “bureau”, sinon, c’est selon le mode de communication que j’ai avec la personne, le plus souvent “courriel”, mais parfois “téléphone”…
Sans doute très (trop) pragmatique. J’attends de lire vos réflexions pour voir comment améliorer mon système.
Pour ma part, étant à la fois chez le client et à mon bureau, j’utilise évidemment beaucoup la notion de @client et @bureau car les outils disponibles et les types d’actions à mener n’y sont pas les mêmes. J’utilise également beaucoup la notion de type de réunions dans lesquels tels ou tels sujets doivent être abordés/discutés. Cela me permet de regrouper les idées et questions cueillis au fil de l’eau de mon activité. Cela est assez dépendant de mon activité/fonction mais peut je pense, être tout de même généraliser comme @réunion de service ou @réunion d’avancement. Enfin, j’utilise aussi les @personne pour traiter les sujets à discuter avec cette personne. Cependant je ne suis pas complètement satisfait car d’une part, je n’ai pas forcément la liste des actions/sujets à aborder avec une personne quand je la croise dans le couloir. Cela nécessite généralement une action particulière d’organisation de la rencontre pour couvrir les différents sujets. D’autre part, je mélange encore beaucoup le “@à discuter avec” et le “@en attente de”. Avec le principe des mails, on ne sait jamais si la personne a réellement pris l’action. Du coup, le “@en attente de” se rapproche du “@à discuter” afin de voir si tout est clair et ou il en est. Comme ceux sont deux dossiers différents dans mon organisation, je ne m’y retrouve pas toujours.
Post intéressant!
En plus de ceux cités, j’ai aussi les contextes suivants :
En attente (livraisons, réponses, chèques, virement)
Messages (aux différentes personnes quand je les revois)
Maison (petites bricoles, jardinage)
Développement perso (trucs à apprendre, santé, bibliothèque, poids)
Dépenses prévues quand j’en aurais les moyens ou quand il y aura une promotion)
Animaux(soins, vaccins, notes)
Voitures (les différents trucs à changer prochainement,ctrl techniques, nettoyage)
Et je relit mes contextes régulièrement et je les classe selon l’urgence et l’importance pour m’en sortir
@Dom75 : je suis d’accord qu’utiliser le temps comme contexte s’avère à terme une mauvaise solution ; l’agenda est bien plus efficace comme outil pour cela.
@Jérôme : je vais élaborer sur mon utilisation des contextes conjointement avec omnifocus parce que j’ai un truc qui pourrait intéresser plusieurs lecteurs.
@goleret : personnellement j’essaierais de regrouper en attente et à discuter, cela serait peut-être plus simple à gérer ?
@Mohamed86 : merci pour cette liste de contextes. Si j’ai assez de suggestions de la part de mes lecteurs (et c’est bien parti) je ferai un récapitulatif.
Bonjour Pierre,
“Contextualiser” son organisation est une des difficultés essentielles qui impose différents regroupements pas toujours en accord parfait avec la réalité.
Depuis plusieurs années, j’utilise l’excellent tiddlywiki par exemple : http://oxydum.tiddlyspot.com/index.html
avec une efficacité redoutable, qui permet en plus de capitaliser de nombreuses versions de l’outils (MonkeyGTD, D-cube, GTD Tiddly Wiki Plus et à découvrir l’incroyable TBGTD (http://tbgtd.tiddlyspot.com/)
Pour mes contextes, trop nombreux, il y en a que j’affectionne particulièrement : @labo qui est le théâtre de mes nombreuses expériences, car mon outils d’organisation est comme une pâte à modeler, il varie sans cesse, par une action ne peut exister sans lui donner un nouveau visage. Un objectif prioritaire étant de dégager du temps pour consacrer ce gain en recherche d’idées, en innovation. Du coup, cela génère impérativement des contextes nouveaux.
Un sujet sur lequel il conviendrait encore de travailler, c’est celui de l’équilibre des contextes, afin de s’imposer une meilleure harmonie de sa vie comme dans ce tiddlywiki : http://www.ako.net.nz/wiki/haiku/
@+ JB
@infofiltrage : merci pour les infos, et pour ton retour d’expérience très riche comme d’habitude ! Tu fais comment pour gérer autant de contextes différents ? Personnellement j’ai découvert que trop de contextes avait l’effet inverse de celui recherché : je perdais trop de temps à switcher entre les différents contextes.
@Pierre, j’utilise deux artifices.
Le premier consiste à faire du “recadrage” lorsque je passe mes diverses actions en revue. Cela me permet de juger de la valeur de l’action, soit en la tirant vers le haut, vers le positif pour lui donner une priorité supérieure, ou inversement, lui donner un sens plus difficile pour y mettre un peu de frein (un peu comme en voiture, dans la ligne droite on accélère et juste avant le virage, on lâche tout)
Concrètement, modifier le sens du contexte pour le redéfinir avec les meilleurs qualitatifs impose des actions en phase. Tout le reste ne rentre plus dans mon système d’organisation, sauf en ce qui concerne @agenda, où lui reçoit au final, des actions mineures, quotidiennes, banales, courses…
Pour moi, la relecture n’est pas une perte de temps, surtout si on l’observe avec un autre regard, comme par exemple : est-ce que cette action est en adéquation avec le sens de mes objectifs ?
Le second artifice est dérivé de mon ancrage profond à l’analyse systémique qui fonctionne comme un moteur en moi, rien ne lui échappe. J’utilise ainsi des méta-contextes, par exemple : @@, @méthode, @réflexion, afin de mieux comprendre que l’ensemble des “faire”, c’est “être”. “Faire”, mais jamais n’importe comment, toujours selon une démarche, une méthode, et toujours consigné dans mes outils de “gtd”.
Merci pour cette discussion intéressante. Outre le contexte “@ Waiting-On”, j’utilise aussi beaucoup le contexte @lecture pour établir/suivre ma liste de bouquins en cours.
@tous : merci d’animer une discussion aussi intéressante dans les commentaires
@infofiltrage : effectivement la façon dont on exprime l’action peut fortement influencer sur le résultat final. Ainsi j’ai observé en réunion que lorsque les personnes disent « ah oui, il faut faire ça… », il y a un sous-entendu « … mais je ne sais ni qui peut le faire, ni comment le faire ».
@jean-Philippe : tu lis combien de bouquins par mois ?
2/3 bouquins par moi en moyenne, plus pdt les vacances mais j’utilise aussi ce contexte @lecture pour lire des articles / coupures de presse que je tiens dans une pochette plastique intitulée du nom du contexte.
Rien a voir avec cette discussion mais je serai très intéressant par avoir des retours d’expérience sur l’utilisation de GTD pour l’apprentissage d’une nouvelle langue étrangère (je suis en train de me mettre au Russe…c’est un projet ambitieux !).
Merci encore pour votre blog
@Jean-Philippe : je n’ai plus appris de nouvelle langue étrangère depuis l’école, époque à laquelle je ne pratiquais pas encore GTD (qui d’ailleurs n’existait pas encore)… je n’ai donc malheureusement jamais appliqué GTD à l’apprentissage d’une langue étrangère.
Très bon post et commentaires!
Pour ma part, après de nombreux essais sur des logiciels et plateformes d’organisation, je suis de retour sur Outlook (j’attend encore un peu plus de maturité sur la fonction offline de gmail pour switcher). La syncro entre mes devices et avec mes collaborateurs m’imposent ce choix.
Pour en venir au sujet, jusqu’ici j’avais un seul champs pour les contextes. Après la lecture de ce post, je suis passé à 4 champs pour pouvoir plus rapidement filtrer mes activités. On va voir ce que ça donne.
@Olivier B : merci, effectivement sur PC la grande majorité des adeptes de GTD que je connais en restent à l’utilisation de Outlook. C’est soit la preuve qu’Outlook est une bonne solution GTD, soit qu’il y a une vraie opportunité sur PC pour développer une vraie solution GTD… personnellement je penche plutôt pour la deuxième option, car je n’ai jamais trouvé sur PC une solution de la qualité de Omnifocus.
dans mon implémentation (que j’essaye de faire le plus simple possible) j’ai 5 contextes. Je n’utilise pas les personnes ni l’état d’esprit (je n’y ai d’ailleurs pensé à ce truc
).
De part mon activité de coordination de nombreux projets et personnes
j’utilise beaucoup des contextes de type “personne”, d’autant plus que
je peux être en contact avec personnes soit physiquement, soit sur messagerie
instantanée. Et donc le contexte lieu n’est pas forcément pertinent.
Concernant le contexte “état d’esprit” j’ai un contexte “pas d’énergie” dans
lequel je mets toutes les tâches qui demandent un minimum d’énergie.
J’ai aussi un contexte “routine du matin” qui me permet d’avoir facilement
accès aux tâches que je veux réaliser le matin avant de commencer à bosser.
Concernant le temps si une tâche doit être faite à un moment
précis je la mets dans l’agenda. Par contre j’essaye de toujours mettre une
estimation du temps pour une tâche lorsque je la crée. Ainsi, si par exemple
j’ai 45 minutes devant moi je peux afficher toutes les tâches qui prennent moins de 20 ou 15 mn.
@vrjbln : les personnes et l’état d’esprit ne sont pas à employer par tout le monde. Cela dépend du métier que tu fais.
@Fred : excellents exemples de contextes personne et état d’esprit.