Note : cet article nécessite de bien connaître GTD et ses principes.

Dans l’article précédent, j’ai expliqué les différents types de contextes existants. Maintenant, il ne répond pas à la question essentielle : quels sont les contextes adaptés à ma manière de travailler ? Quels contextes peuvent réellement me rendre plus productif ? Voici quelques clés qui ont bien fonctionné pour moi.

Comprendre comment vous pouvez regrouper vos tâches pour être plus efficace. C’est typiquement le cas des courses. Si vous avez regroupé tout ce que vous devez acheter dans un contexte @courses, cela vous évitera de ressortir plusieurs fois et vous fera gagner beaucoup de temps.

Réduire les interruptions et les distractions. Plusieurs études démontrent que la capacité de faire plusieurs choses en même temps est un mythe : le temps nécessaire pour se concentrer de nouveau après avoir été dérangé est important, et on finit par tout faire de manière superficielle. Réduire les interruptions est donc un facteur important pour accroître la productivité et la qualité. Une source fréquente de distraction est l’email. En créant un contexte @email et en décidant de n’ouvrir sa messagerie électronique qu’un nombre limité de fois par jour, on réduit automatiquement le temps perdu à jongler entre l’email et le document que l’on est en train d’écrire.

Identifier les ressources « rares ». Par exemple si vous avez votre ordinateur en permanence avec vous, ce n’est pas une ressource rare. Avoir un contexte @ordinateur va donc être une source de problèmes car il entrer en permanence en conflit avec les autres. Si par contre vous avez un ordinateur auquel vous n’accédez qu’une heure ou deux par jour, ce contexte peut être pertinent. Les autres ressources rares sont par exemple un endroit précis (La Poste, le supermarché), une personne en particulier,

Réserver du temps à ce qui est réellement important. Dans le feu de l’action on court le risque de ne faire que des tâches urgentes et de laisser de côté ce qui est réellement important pour le long terme. Les conséquences de cette approche risquent de conduire à un échec ou à un « burnout ». Les contextes peuvent donc nous obliger à réserver du temps à ce qui est important. Par exemple, vous pouvez définir un contexte @faire pour tout ce qui est travail classique, mais vous réserver un contexte @brainstorming pour créer et réfléchir.

Au final, les contextes ne sont qu’un outil pour vous aider à vous organiser. Mais s’organiser, c’est comme arrêter de fumer : 90% de l’effort est dans la tête, et il est inutile de passer son temps à essayer des tas de contextes différents sans travailler sur les raisons de fond qui nous font tout remettre à demain.

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