Pierre Morsa

Cet article fait partie de la série “Réaliser une présentation.” Si vous ne les avez pas lus, voici les liens vers les autres articles de la série :

• Introduction
• Partie 1 : le brief

Dans l’article précédent, nous avons expliqué l’importance d’un bon brief pour réaliser une présentation de qualité. Une fois ce brief réalisé vient la phase qui prend le plus de temps : la construction de la présentation.

Mais avant de commencer, un coup de mauvaise humeur contre PowerPoint.

En effet, au moment d’aborder cette étape, 95% des personnes ouvrent Microsoft PowerPoint et commencent directement à rédiger les slides. Cela revient à enfreindre la loi numéro 1 pour l’utilisation efficace de PowerPoint : Les slides sont un là pour renforcer visuellement le discours du présentateur, pas pour s’y substituer.

De plus la PowerPointite a des effets secondaires très désagréables :

• Un manque de créativité : il est difficile de trouver des nouvelles idées si on se plonge directement dans le détail de la présentation.
• Beaucoup de temps perdu à travailler la forme au détriment du fond : essayez de dessiner un schéma sur PowerPoint, et essayez de dessiner le même schéma sur papier. Même pour les utilisateurs expérimentés, c’est beaucoup plus rapide de faire un schéma sur papier. Sachant que vous devrez probablement en essayer plusieurs versions avant d’arriver au schéma définitif, démarrer directement sur PowerPoint au lieu de faire un brouillon sur papier vous fait perdre beaucoup de temps.
• Une histoire et une structure peu claires : avoir toutes les idées en tête est une chose. Les organiser clairement en est une autre.

Dans la méthode proposée ici, elle se déroule en 5 sous-étapes :

• a. Définir la vue d’ensemble : quel auditoire ? Quel est l’enjeu de la présentation ?
• b. Brainstormer et Rechercher le matériel de base pour construire la présentation
• c. Identifier les points clés de la présentation, par ordre d’importance
• d. Structurer l’histoire
• e. Rédiger l’histoire et préparer les supports (slides)

Allez, hop, c’est parti.

a. Définir la vue d’ensemble

Reprenez les notes de votre brief, et fixez le cadre de votre présentation.

• L’audience : qui assistera à votre présentation ? Se connaissent-ils ?
• L’enjeu : Pourquoi viennent-ils vous voir et vous écouter ? Qu’attendent-ils en particulier de votre prestation ?
• Votre objectif : Où voulez vous emmener votre auditoire ?
• Le temps : de combien de temps disposerez-vous au total ? Devez-vous prévoir du temps pour une séance de questions - réponses ?

Une fois que ces éléments sont déterminés, vous avez fixé le cadre général dans lequel vous allez préparer votre présentation. A cette étape il manque encore un élément clé du cadre : vos points clés. Mais avant de pouvoir définir ceux-ci, il faut passer par les étapes b et c, à savoir le brainstorming et l’identification des points clés.

b. Brainstormer et rechercher le matériel de base pour construire la présentation

Une bonne présentation, c’est aussi un exercice créatif qui consiste à trouver de bonnes idées ou des manières nouvelles de présenter des idées connues. Or il y a probablement peu de bonnes idées cachées au fond de votre caisson à roulettes. Pas beaucoup plus d’espoir si votre caisson est sans roulettes. Vous y trouverez plutôt le Business Plan d’il y a 5 ans laissé par votre prédécesseur qui prévoyait le doublement des effectifs, du chiffre d’affaires, du bénéfice, de la marge ou de tout autre chiffre clé.

Pour trouver de nouvelles idées, rien ne vaut de faire un bon vieux brainstorm, de préférence à plusieurs. Comme toujours, des doses de bon karma et d’esprit positif encouragent les nouvelles idées ; ne critiquez aucune idée, c’est le meilleur moyen pour stopper toute créativité. Vous pouvez aussi aller vous promener ou faire une recherche sur Internet.

En plus du brainstorm, faites une recherche documentaire pour trouver des faits ou des anecdotes qui pourront renforcer votre discours.

c. Identifier les points clés par ordre d’importance

Une fois le brainstorm terminé, faites le tri et identifiez les points clés par ordre d’importance. Quelles sont les idées à garder ? Quelles sont les idées à éliminer ? Gardez cette liste comme point de contrôle lors des étapes ultérieures. N’avez-vous pas tendance à complexifier la présentation en incluant des points secondaires ? Respectez-vous les priorités définies ?

Déterminez les trois points clés dont doivent se souvenir les participants en partant. Trois points maximum. Un point ou deux est acceptable, mais c’est vraiment très difficile de faire retenir plus de trois points clés lors d’une présentation. N’hésitez pas à essayer plusieurs formules et à retenir celle qui correspondra le mieux à l’enjeu et à l’objectif définis lors de la sous-étape a.

d. Structurer l’histoire

A partir de vos points clés, vous allez pouvoir structurer l’histoire de votre présentation. Toute bonne histoire comporte une introduction, un corps et une conclusion.

L’introduction ne doit pas durer très longtemps, entre une minute et deux minutes, mais elle doit résumer quatre éléments essentiels :

• Une accroche forte qui capte l’attention du public. Par exemple une question, une anecdote, une citation, etc.
• Votre argument principal : pourquoi ils ont raison d’être ici, maintenant, à vous écouter plutôt que de faire autre chose.
• L’enjeu : ce qu’ils auront appris à la fin de la présentation, là où vous les aurez emmenés.
• Dire ce dont vous allez parler : tracez le chemin de l’histoire que vous allez raconter. Si vous ne pouvez pas décrire ce chemin en quelques mots, c’est probablement qu’il est trop compliqué.

Pour le corps de la présentation, les maîtres mots sont “cohérence”, “structure” et “simplicité”. C’est ce qui rend le fil de l’histoire simple à suivre par votre auditoire. Voici quelques exemples de structures cohérentes et simples à suivre :

• Question-réponse : vous décomposez le corps de votre histoire en une liste de questions auxquelles vous apportez les réponses.
• Ligne du temps : l’histoire suit la chronologie des événements.
• Problème-solution : vous posez une liste de problèmes auxquels vous allez apporter les solutions au fil de la présentation.

Il en existe beaucoup d’autres, la liste est trop longue pour l’énumérer dans cet article.

Enfin, la conclusion est l’opportunité de rappeler les trois points clés. C’est important, car les personnes se souviennent souvent mieux du début et de la fin d’une présentation.

Une fois la structure choisie, vérifiez sa pertinence en faisant un storyboard sur papier. Ce storyboard est une sorte de maquette de votre présentation, une validation que l’histoire que vous avez construite pourra être supportée par les slides adéquats. Vous pouvez dessiner des mini-slides comme une planche de BD, vous pouvez rédiger ces slides sur des post-its que vous déplacez, etc. En général, vous irez plus vite et vous serez plus créatif si vous faites la première ébauche sur papier.

Le mieux est de valider le storyboard papier avec le commanditaire de la présentation avant de commencer à rédiger les slides. Cela vous évitera de passer plusieurs heures sur PowerPoint pour vous entendre dire que ce n’était pas ce qu’il souhaitait.

Vous pouvez télécharger ce document au format Word, qui est un template pour construire les storyboard. Un autre modèle de storyboard est le cahier Moleskine Storyboard, l’idée est bonne mais je trouve les cases un peu trop petites.

Enfin, challengez-vous ou mieux faites-vous challenger. Regardez votre présentation d’un oeil critique par rapport à la Big Picture que vous avez défini. Etes-vous en ligne ? Est-ce que les arguments sont bien choisis ? Le rythme de la présentation est-il adéquat ? N’hésitez pas, si vous jugez votre histoire insuffisante et qu’il vous reste suffisamment de temps, à revenir en arrière, quitte à retourner à l’étape du brainstorm.

e. Rédiger l’histoire et préparer les supports (slides)

Et maintenant vous pouvez allumer l’ordinateur. Si vous avez travaillé sur ces étapes, la réalisation des slides devrait être beaucoup plus rapide, et surtout vous aurez accordé la priorité à ce qui compte : votre histoire. Si les étapes précédentes ont été bien réalisées, la création des slides sur ordinateur devient beaucoup plus simple et logique.

N’oubliez pas la règle d’or : vos slides vont renforcer votre message, jamais s’y substituer.

Conclusions

Par rapport aux approches traditionnelles, cette méthode offre plusieurs bénéfices:

• Elle favorise la créativité, et ainsi la découverte d’éléments qui peuvent renforcer l’impact sur votre auditoire.
• Elle accorde une importance particulière à la construction d’une histoire solide, élément déterminant pour le succès de la présentation.
• Elle raccourcit le temps de préparation des slides, et aide le présentateur à les concevoir comme un renfort et non comme un substitut à son discours.

Combien de temps cela prend-t-il ?

Vous pouvez craindre que cette démarche ne rallonge le temps nécessaire à la création de la présentation. Au contraire. La réalisation des étapes mentionnées ci-dessus peut se réaliser en 1 heure pour une présentation simple. Pour les présentations complexes, cela peut prendre 1/2 journée à une journée, avec des allers-retours entre les étapes a à e. Lorsqu’on considère que la réalisation de certaines présentations nécessite au moins 10 révisions et plusieurs semaines de travail, cet investissement initial est inestimable.

Ressources complémentaires

Ces concepts et ces idées sont repris ou inspirés des meilleurs coachs et spécialistes en présentation. Parmi tous les livres que j’ai lu, deux ressortent à mon avis du lot :

• Presenting to Win, de Jerry Weissman : Jerry est un coach très connu aux Etats-Unis. Il a coaché beaucoup de CEOs de la Silicon Valley pour lors de la préparation de leur roadshow pour l’introduction en bourse de leur société.
• Presentation Zen, de Garr Reynolds : le meilleur livre pour apprendre à créer simplement des supports visuels forts qui renforcent l’histoire au lieu des somnifères blablaslides classiques.

Je ne peux malheureusement pas recommander de livre en français avec ce niveau de qualité et d’informations pratiques, car à ma connaissance il n’en existe pas. Si vous en connaissez, n’hésitez pas à m’en faire part dans les commentaires.

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Le brief

Note : cet article est la suite de réaliser une présentation : introduction

Si vous êtes un orateur connu, vous pouvez être invité à parler sur un sujet. Dans ce cas vous êtes déjà crédible. Mais en général votre couche de crédibilité est plus fine que la pâte sur le tempura. Le brief est donc la première occasion d’établir une relation de confiance et de construire votre crédibilité vis-à-vis du commanditaire de la présentation, que ce soit votre client, votre patron, l’organisateur d’un séminaire… C’est pourquoi cette étape est cruciale : c’est à ce moment que vous devez capturer précisément les attentes de votre commanditaire concernant la présentation. C’est aussi le dernier moment où vous avez la possibilité de refuser de donner la présentation. Après, il sera difficile de vous désengager sans passer pour quelqu’un de peu fiable. En général le brief se passe sous la forme d’un entretien d’au minimum une heure avec le commanditaire de la présentation.

La préparation du brief

Eh oui, le brief est une réunion comme les autres, il faut donc le préparer.

Commencez par lister les questions à poser lors de l’entretien. En particulier, veillez à aborder tous les points suivants :

• Quel est le sujet exact à traiter ?
• Quel est l’auditoire ? Quelles sont ses attentes ? Quel est son niveau de connaissance par rapport au sujet traité ?
• Y a-t-il d’autres personnes qui vont présenter avant ou après vous ? Que vont-elles présenter ? C’est important, car si vous devez parler après deux excellents présentateurs sur un sujet donné, soyez sûr que vous aurez des éléments intéressants à apporter en plus de ce qui aura déjà été présenté.
• Quelle sera le temps qui vous sera imparti ?
• Quel sera l’environnement de présentation ? Y a-t-il un projecteur ? Aurez-vous un micro ?
• De combien de temps disposez-vous pour créer la présentation ?

Ensuite faites un peu de recherche sur le sujet que votre interlocuteur aura évoqué : que connaissez-vous ? Quels éléments peuvent vous rendre plus pertinent et plus crédible durant le brief ? Peut-être possédez-vous des statistiques ou des faits clés qui peuvent montrer à votre interlocuteur que vous maîtrisez votre sujet.

Enfin, ne partez pas du principe que le commanditaire vous fera d’office confiance. Listez les questions difficiles qu’il pourrait vous poser lors du brief, et préparez vos réponses. Vos réponses doivent toujours être tournées de manière positive, même s’il s’agit d’une attaque directe. Si vous êtes capable de répondre calmement et positivement aux questions piège, votre interlocuteur sera forcément positivement impressionné.

L’entretien

L’entretien du brief lui-même est classique. Veillez à obtenir toutes les réponses aux questions que vous aviez listées. Après chaque réponse, veillez à reformuler la réponse de votre interlocuteur et à vous assurer que vous avez bien compris ce qu’il attend. Cela lui montrera que vous êtes là pour l’écouter et comprendre son besoin, ce qui crée une relation de confiance.

En général, il est de bon ton de laisser parler votre interlocuteur lorsqu’il en manifeste l’envie. Par contre, vérifiez qu’il ne diverge pas trop du sujet, sinon vous risquez de ne pas avoir assez de temps pour traiter toutes vos questions. Si vous vous rendez compte qu’il a tendance à avoir l’esprit voyageur, ramenez-le gentiment vers le sujet :

• Vous pouvez rappeler que vous avez déjà utilisé la moitié du temps de la réunion et qu’il reste plus de la moitié des sujets à parcourir.
• Votre question n’était peut-être simplement pas été assez claire (important : ne blâmez jamais votre interlocuteur pour ne pas avoir bien compris la question. Prenez toujours la responsabilité de ne pas avoir suffisamment bien expliqué la question). Dans ce cas, reformulez-là.
• Votre interlocuteur n’a peut-être pas lui-même une idée claire du périmètre du sujet à aborder. Dans ce cas attachez-vous à définir ensemble les sujets à couvrir avant de poser les autres questions.

Une fois que vous avez recueilli tous ces éléments lors de l’entretien, faites une pause mentale et vérifiez si vous êtes bien la bonne personne pour faire cette présentation. Vous n’êtes pas obligé de présenter n’importe quoi. Si vous pensez que vous n’êtes pas le bon interlocuteur, c’est le dernier moment où vous pouvez décliner la présentation sans perdre de crédibilité.

A la fin de l’entretien, récapitulez les points avec votre interlocuteur pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde. Vous avez maintenant une base solide pour passer à l’étape suivante, la construction de la préparation.

En résumé

Lors de la préparation :

• Listez les questions à poser lors de l’entretien.
• Faites un peu de recherche sur le sujet.
• Préparer une liste des questions difficiles que votre interlocuteur pourrait vous poser et préparez vos réponses.

Lors de l’entretien :

• Attachez-vous à obtenir les réponses à toutes vos questions.
• Reformulez lorsque c’est nécessaire.
• N’acceptez pas de présenter si vous n’êtes pas la bonne personne.

Important : refusez de travailler sur une présentation tant que vous n’avez pas eu un brief suffisant. Vous avez toutes les chances de gaspiller votre énergie sur un document qu’il faudra refaire de A à Z.

Prochaine étape : la construction de la présentation.

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Daniel Pink est vraiment un écrivain de talent. Son livre “A Whole New Mind” a fortement influencé ma perception des qualités nécessaires pour réussir dans le monde du travail. Dan était le speechwriter en chef de Al Gore durant sa campagne présidentielle.

Daniel Pink est aussi quelqu’un de très créatif. Plutôt que de publier un énième livre sur la gestion de carrière, il a réalisé un manga qui raconte les aventures de Johnny Bunko démarrant sa vie professionnelle.

Si vous voulez en avoir un aperçu, je vous propose de voir l’excellente présentation réalisée par Garr Reynolds sur le livre et disponible sur slideshare. Par ailleurs, la présentation de Garr est un modèle du genre : simple, drôle et extrêmement efficace.

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Il paraît que la peur de parler en public est ce que nous craignons le plus, plus même que de mourir. C’est fortement exagéré. Si quelqu’un pointait un pistolet chargé dans mon dos, je suis sûr que je trouverais le moyen de parler sans problème.

Je ne suis pas né avec le talent de présentateur, au contraire. Je suis par nature plutôt avare de mots, et m’exprimer en public était un exercice que je redoutais, et que j’essayais d’éviter à tout prix. Mais heureusement je n’avais pas à me résigner à cet état de fait. C’est pourquoi j’ai commencé à chercher ce qui se faisait de mieux pour devenir un bon présentateur. Et ce faisant j’ai fait trois découvertes capitales.

Ma découverte la plus importante est que contrairement à une croyance fortement ancrée on ne naît pas présentateur, on le devient. Bien sûr, certaines personnes ont des prédispositions, mais tous les bons présentateurs ont travaillé des heures et des heures pour arriver à avoir l’air naturel face au public. Les journalistes du JT, les hommes politiques, les présentateurs vedettes, tous sont coachés pour devenir de bons communiquants.

Ma deuxième découverte est que pour s’améliorer, ce qui compte le plus est d’avoir l’état d’esprit adéquat. Voici quelques trucs qui m’ont aidé à progresser plus rapidement.

• Un pas à la fois. Pas besoin de se mettre la pression. La première chose à accepter est que devenir un bon présentateur prend du temps et demande de la patience. Peu importe la vitesse à laquelle vous progressez. Ce qui compte, c’est d’avoir la volonté à chaque fois de progresser.
• Acceptez-vous en tant que présentateur tel que vous êtes. Nous avons tous des défauts. Les meilleurs présentateurs ont des défauts ; les nerfs qui lâchent, les tics nerveux, etc. Dites-vous “Je ne suis pas le meilleur présentateur du monde. Et alors ?”.
• Restez vous-même. Une des erreurs les plus fréquentes est d’essayer d’adopter le style de présentation de quelqu’un d’autre que nous trouvons bon. Lorsque nous faisons cela, nous apparaissons automatiquement comme jouant un personnage. Les messages que nous passons sont moins crédibles car ils semblent venir de ce personnage, et non de nous.
• Entraînez-vous dans des contextes sans risque. Profitez de discours sans enjeux pour essayer les nouvelles techniques que vous aurez apprises, par exemple des présentations devant des amis. Si vous essayez d’appliquer les techniques apprises directement dans un contexte risqué cela va augmenter votre stress, ce qui va influencer négativement sur votre présentation et par conséquent risque de vous décourager.
• Considérez chaque amélioration comme une victoire. Chaque pas dans la bonne direction, même s’il vous semble minime, est en réalité beaucoup plus important qu’il n’y paraît.
• Ne vous en faites pas si parfois le résultat n’est pas aussi bon que celui que vous espériez. Cela arrive à tout le monde. Ce sera l’occasion de vous améliorer pour la prochaine fois.

Enfin, ma troisième découverte est que pour réaliser une bonne présentation utilisant les supports utilisées en entreprise (autrement dit des slides) il faut travailler sur trois éléments de base, comparables à ce qui se fait pour un film ou une pièce de théâtre :

• L’histoire que vous allez raconter est le coeur de votre présentation. La clé de voûte. La pierre angulaire. La fondation. La raison d’être. C’est exactement la même chose que pour les films. Les meilleurs acteurs et les meilleurs effets spéciaux ne peuvent sauver une mauvaise histoire.
• Le talent oratoire et le jeu d’acteur du présentateur est le deuxième point clé d’une bonne présentation.
• Enfin, la mise en scène et ses accessoires. Pour les présentations d’entreprise, les slides sont les accessoires les plus couramment utilisés.

Les slides sont les accessoires d’une présentation. On ne devrait donc pas leur accorder la priorité. Or quel est le processus typique de préparation d’un présentation en entreprise ?

• Superboss envoie un mail à Boss pour lui dire qu’il doit présenter quelque chose au prochain comité dans deux semaines.
• Boss ne fait rien.
• Au bout d’une semaine, il se souvient qu’il doit faire une présentation. Il se dit qu’il a encore le temps. Né anmoins Boss convoque le premier employé auquel il pense. Il lui donne une vague explication de 10 minutes sur ce qu’il veut. Au bout des dix minutes, il coupe court à la discussion car il a d’autres choses plus importantes à faire.
• Employé se rue sur son ordinateur, lance PowerPoint et commencer à rédiger des dizaines de bullet points sur des dizaines de slides. Si le brief n’est pas clair, autant essayer de rassembler le maximum de contenu, Boss n’aura qu’à choisir les slides qu’il veut.
• Au bout de 50 slides, Employé se dit qu’il a assez gratté, et puis il ne comprend toujours pas exactement ce que veut Boss. Il envoie ses slides à Boss et attend son retour.
• Boss laisse moisir (mûrir ?) les slides dans sa boîte aux lettres pendant 3 jours, se souvient le jour avant qu’il doit présenter un truc le lendemain, panique, ouvre la présentation, lit les 50 slides de bullet points en 10 minutes, demande des dizaines de modifications pour dans une heure à Employé. Tout le monde commence sérieusement à stresser pour demain.
• Employé fait les modifs, les envoie à Boss qui entretemps a de nouveau oublié qu’il avait une présentation le lendemain.
• Le jour même, Boss se rappelle à nouveau qu’il a une présentation. Il ouvre les slides modifiés, s’énerve, modifie rapidement l’ordre des slides 10 minutes avant la présentation et se rue dans la salle de présentation.
• A la fin de sa présentation, personne n’a vraiment écouté, personne n’a vraiment été convaincu. Heureusement tout le monde dort les yeux ouverts. Et puis les autres présentations n’étaient pas meilleures.

En résumé, plus de 90% du temps aura été passé à rédiger des bullet points sur des slides. Plus de 90% du temps aura été passé sur l’accessoire, au détriment de l’histoire et de la préparation du présentateur. C’est pour cette raison que tant de présentations en entreprise apportent ce que les Américains appellent “la mort par PowerPoint”.

C’est pour éviter cet écueil et remettre l’accent sur l’histoire et sur la préparation du présentateur que je vous propose une méthode différente. Celle-ci se divise en 5 étapes :

• Le brief
• La construction de la présentation
• La répétition
• La préparation du lieu
• L’exécution

Le prochain article abordera la première étape de la préparation d’une présentation : le brief.

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Pour ceux qui ne connaissent pas, bullfighter est un outil qui permet de d’évaluer et de réduire le niveau de bullshit de vos documents Word et PowerPoint.

Le programme est libre de droits et 100% gratuit. Il peut être téléchargé depuis le site Fight the bull. Il fonctionne sur tout ordinateur sous Windows.

Je l’ai fait tourner sur une vieille présentation en anglais, et elle a obtenu le score de 37% (pas terrible). “Leverage, deliverable, global, repository et transformation” étaient le top 5 des mots bullshit. Verdict sans appel de l’outil sur cette présentation : “Diagnosis: You are a full-fledged obscurist. You probably mutter bull words in your sleep. In your eye, nothing has worth unless it is ‘extensible’, ’scalable’, and ‘repurposeable.’ Get help. Soon.”

Il est possible d’ajouter ses propres termes, mais le lexique bullshit d’origine n’est disponible qu’en anglais. Dommage, les entreprises francophones aussi aiment la crotte de taureau.

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