Pierre Morsa

Faites-vous partie comme moi de ces personnes qui trouvent que les messageries vocales des opérateurs téléphoniques sont un service indispensable mais également une source de frustration et de perte de temps ?

J’ai plusieurs griefs vis-à-vis des messageries vocales traditionnelles :

• Ecouter mes messages peut prendre beaucoup de temps par jour en fonction de la concision de mes interlocuteurs.
• Si le troisième message est urgent, je suis forcé d’écouter les deux premiers messages avant d’y accéder.
• Pour rappeler la personne, je peux avoir besoin de noter un numéro, ce qui n’est pas toujours pratique.

La messagerie vocale est indispensable et la désactiver n’est pas une option envisageable pour moi. Heureusement j’ai découvert Spinvox, un service qui renvoie la messagerie vocale traditionnelle à l’âge de la préhistoire.

Spinvox convertit les messages vocaux laissés sur mon portable en texte et me l’envoie par SMS ou par email. Cela fait maintenant à peu près un an que j’utilise les services de Spinvox, et la qualité de la conversion est très bonne. Les numéros sont retranscrits fidèlement (plus besoin de les noter), et seuls les noms propres peuvent poser problème (mais même pour nous Humains, ce n’est pas facile de comprendre un nom propre qu’on ne connaît pas).

Si malgré tout je veux écouter le message original, je peux y accéder directement car Spinvox attribue un code d’accès direct à chaque message. Autre avantage, lorsque je suis bloqué dans une réunion je peux consulter un SMS, c’est plus discret que de porter mon téléphone à l’oreille pour écouter ma messagerie.

Le seul point noir de Spinvox est le temps requis pour la conversion du message. En général cela prend entre 2 et 5 minutes avant de recevoir le message retranscrit, mais dans de rares cas cela peut prendre plus d’une heure.

Spinvox offre quelques autres services, comme se dicter un mémo à soi-même ou ajouter des posts sur un blog à distance. Enfin, pour les adeptes de GTD Spinvox offre un avantage supplémentaire : vous pouvez désormais collecter tous vos messages vocaux directement dans votre boîte email pour les traiter de manière groupée.

Pour l’instant le service n’est pas complètement opérationnel en France et le processus d’inscription est assez compliqué. Si vous voulez néanmoins essayer rendez-vous sur leur site www.spinvox.com. Le service est gratuit pour un essai de 30 jours.

L’article sur la gestion de l’e-mail date déjà d’un petit bout de temps. L’autre grand outil qui m’est indispensable dans ma gestion quotidienne est ma liste de choses à faire, ma to-do.

Entre toutes les actions que je dois réaliser, celles que je dois coordonner, etc. ma liste de choses à faire tourne en général autour d’une centaine d’actions en permanence. J’ai donc cherché pendant longtemps un système qui me permettrait de :

• Garder trace de toutes mes tâches, qu’elles soient personnelles ou professionnelles.
• Prioriser sans effort tout ce que j’ai à faire.
• Identifier facilement les actions réalisables à un moment donné.

C’est ce que m’a apporté le livre Getting Things Done, «GTD», de David Allen.

Organiser sa liste de tâches Getting Things Done

La méthode préconisée consiste à organiser sa liste de tâches sur deux axes : les projets et les contextes.

Le projet est un groupe de tâches nécessaires pour réaliser un objectif. Ce projet peut être par exemple «Week-end à Londres», «rénovation de la cuisine», etc.

Les contextes sont les différentes situations dans lesquelles il est le plus facile de réaliser une tâche donnée : par exemple, vous pouvez avoir un contexte @maison, un autre @travail, un autre @courses et un autre @ordinateur (historiquement la méthode GTD préfixe les contextes par @). Alors que normalement vous devez reparcourir sans cesse votre liste de choses à faire pour savoir quelle est la tâche à réaliser tout de suite, grâce aux contextes vous êtes capables d’identifier immédiatement quelles actions sont réalisables en fonction de la situation où vous vous trouvez.

Getting Things Done ne préconise pas de support pour maintenir cette liste ; feuille de papier, PDA, ordinateur, tout est possible à condition d’être toujours à jour (toutes les choses à faire sont listées). Personnellement je préfère maintenir cette liste sur ordinateur, quitte à noter temporairement certaines des choses à faire sur une feuille de papier pour les enregistrer plus tard sur mon ordinateur.

De nombreux programmes sont disponibles. En voici quelques-uns :

• Tudumo (PC) : je n’ai pas essayé car je n’ai pas de PC, mais il paraît qu’il est bien.
• iGTD (Mac) : très complet et gratuit, mais l’interface n’est pas très zen.
• Things (Mac) : beau, simple, mais ne respecte pas tous les principes de GTD à la lettre.
• Omnifocus (Mac) : très complet, puissant, mais donne une impression de lourdeur.
• Midnight Inbox (Mac) : très beau, le plus respectueux de la méthode GTD pure et dure, mais comporte quelques bugs gênants.

La deuxième partie de l’article décrit comment travailler sur base de cette organisation projets - contextes. Si vous n’avez pas encore de système GTD je vous conseille de télécharger un programme pour mettre en application tout de suite la méthode de travail décrite.

Etape 1 : brainstormer pour identifier les projets et les actions à réaliser

Faites un brainstorm pour identifier tous les projets et pour chaque projet toutes les tâches qui vous passent par la tête pour le réaliser. Créez les projets et ajoutez-y les tâches dans le système que vous aurez choisi.

Etape 2 : attribuez le bon contexte à chaque tâche

Pour chaque tâche identifiée, attribuez-lui le contexte le plus adapté. Un des aspects les plus délicats de GTD est de trouver la liste de contextes qui vous convient. Par exemple, étant souvent au travail le contexte @travail ne me permet pas répartir mes tâches en suffisamment de catégories. Par conséquent j’ai remplacé ce contexte par @coordination, @faire, @administration. Lorsque je suis dans le contexte @coordination, je me focalise sur toutes les actions que j’ai à réaliser en collaboration avec quelqu’un. Lorsque je suis dans le contexte @faire, je me focalise sur ma propre production.

La règle des 2 minutes qui prévalait pour les e-mails est valable aussi pour les tâches : si une tâche prend moins de deux minutes ne passez pas votre temps à l’entrer dans votre système, faites-la tout de suite.

Etape 3 : effectuez une revue régulière de votre système

Faites une revue quotidienne de vos tâches. Personnellement, je fais une revue en fin de journée, et une autre le matin avant de démarrer la journée de travail. Chaque fin de semaine je fais une revue plus en profondeur de tous mes projets.

Etape 4 : travaillez par contexte

Dans quel contexte vous trouvez-vous actuellement ? Certainement @ordinateur ! Que vous soyez @maison ou @travail ne me regarde pas. Il ne vous reste plus qu’à regarder la liste des tâches en fonction du contexte dans lequel vous vous trouvez et à réaliser vos actions. Bon travail.

Pour aller plus loin

Ceci est un résumé de la méthode Getting Things Done. Pour en découvrir toutes les astuces et subtilités, je vous conseille de vous procurer le livre, S’organiser pour réussir en français ou Getting Things Done en anglais. N’oubliez pas non plus le Web qui est une mine de renseignement sur GTD.

Une introduction à la méthode Getting Things Done
GTD en Français
Mieux gérer son e-mail

Beaucoup de personnes qui regardent mon agenda me posent la question : à quoi servent les couleurs que j’affecte aux différents rendez-vous ?

Le principe est assez simple : j’ai une couleur par site où je travaille : une pour le bureau, une pour le centre de Paris, une pour la maison, une pour le sud de Paris, une pour les voyages, etc. Les rendez-vous qui ne dépendent pas d’un lieu précis sont affichés en gris.

Cette méthode me permet de vérifier en un coup d’oeil le nombre de sites différents sur lesquels je serai amené à me déplacer sur une même journée. De plus, la télétransportation n’ayant pas encore été inventée, cela m’évite de prendre des rendez-vous sur deux sites différents si je n’ai pas le temps de faire le voyage entre les deux. Je mets ainsi en pratique la règle de productivité “un seul site par jour“.

Mon métier me demande des déplacements fréquents. Jusqu’il n’y a pas si longtemps, je m’organisais pour visiter plusieurs sites par jour : mon bureau, mon Client dans le centre de Paris, mon client situé en Banlieue, etc. Je jugeais que c’était un mal nécessaire et que le temps perdu quotidiennement dans les transports était négligeable. Jusqu’au jour où j’ai fait les comptes.

En économisant une heure de transport par jour, j’économise 5h par semaine. En retirant les semaines de vacances, les jours non travaillés et en arrondissant à la louche, cela représente une économie de 200 heures par an, soit l’équivalent d’un mois de travail complet par an !

Ce calcul a suffi de me convaincre de limiter mes déplacements journaliers. Plutôt que de voyager entre 3 sites par jour, j’essaie de respecter la règle “un site par jour”. Au maximum, je me déplace sur deux sites.

Cette règle demande de planifier sa semaine de travail à l’avance ; ainsi, il m’arrive de refuser des réunions organisées au dernier moment si elles m’imposent de me déplacer sur un troisième site. Cela nécessite aussi de préparer sa liste de choses à faire pour pouvoir travailler n’importe où : moins vous devez être à un endroit précis pour réaliser une tâche, plus il vous sera facile de réduire vos temps de transport.

Comment utiliser ce mois supplémentaire ? Comme mentionné dans “mieux gérer les vraies priorités”, vous avez sûrement un projet important mais peu urgent qui vous tient à coeur et que vous avez toujours repoussé sous la pression de vos projets urgents. Qu’il soit personnel ou professionnel, grâce au mois gagné, vous allez enfin pouvoir le réaliser.

Stephen Covey dans son livre “Les 7 habitudes” répartit les choses à faire en fonction de leur importance et de leur urgence.

L’astuce est la suivante :

• Trouvez le temps nécessaire pour réaliser les projets importants mais peu urgents. Si nécessaire, trouvez un moyen de les rendre urgents à vos yeux et à ceux de vos collaborateurs.
• Traitez en priorité les projets importants et urgents.
• Réduisez au minimum les tâches urgentes mais peu importantes (par exemple les tâches administratives). En particulier, refusez poliment d’assister aux réunions de dernière minute auxquelles vous n’avez rien à apporter.
• Enfin, éliminez purement et simplement toutes vos tâches peu urgentes et peu importantes. En regardant bien votre agenda, vous allez trouver un nombre important de tâches soi-disant importantes ou rendues urgentes de manière artificielle. Ne laissez pas ces tâches vous encombrer l’esprit.