Pierre Morsa

Beaucoup de personnes qui regardent mon agenda me posent la question : à quoi servent les couleurs que j’affecte aux différents rendez-vous ?

Le principe est assez simple : j’ai une couleur par site où je travaille : une pour le bureau, une pour le centre de Paris, une pour la maison, une pour le sud de Paris, une pour les voyages, etc. Les rendez-vous qui ne dépendent pas d’un lieu précis sont affichés en gris.

Cette méthode me permet de vérifier en un coup d’oeil le nombre de sites différents sur lesquels je serai amené à me déplacer sur une même journée. De plus, la télétransportation n’ayant pas encore été inventée, cela m’évite de prendre des rendez-vous sur deux sites différents si je n’ai pas le temps de faire le voyage entre les deux. Je mets ainsi en pratique la règle de productivité “un seul site par jour“.

Mon métier me demande des déplacements fréquents. Jusqu’il n’y a pas si longtemps, je m’organisais pour visiter plusieurs sites par jour : mon bureau, mon Client dans le centre de Paris, mon client situé en Banlieue, etc. Je jugeais que c’était un mal nécessaire et que le temps perdu quotidiennement dans les transports était négligeable. Jusqu’au jour où j’ai fait les comptes.

En économisant une heure de transport par jour, j’économise 5h par semaine. En retirant les semaines de vacances, les jours non travaillés et en arrondissant à la louche, cela représente une économie de 200 heures par an, soit l’équivalent d’un mois de travail complet par an !

Ce calcul a suffi de me convaincre de limiter mes déplacements journaliers. Plutôt que de voyager entre 3 sites par jour, j’essaie de respecter la règle “un site par jour”. Au maximum, je me déplace sur deux sites.

Cette règle demande de planifier sa semaine de travail à l’avance ; ainsi, il m’arrive de refuser des réunions organisées au dernier moment si elles m’imposent de me déplacer sur un troisième site. Cela nécessite aussi de préparer sa liste de choses à faire pour pouvoir travailler n’importe où : moins vous devez être à un endroit précis pour réaliser une tâche, plus il vous sera facile de réduire vos temps de transport.

Comment utiliser ce mois supplémentaire ? Comme mentionné dans “mieux gérer les vraies priorités”, vous avez sûrement un projet important mais peu urgent qui vous tient à coeur et que vous avez toujours repoussé sous la pression de vos projets urgents. Qu’il soit personnel ou professionnel, grâce au mois gagné, vous allez enfin pouvoir le réaliser.

Stephen Covey dans son livre “Les 7 habitudes” répartit les choses à faire en fonction de leur importance et de leur urgence.

L’astuce est la suivante :

• Trouvez le temps nécessaire pour réaliser les projets importants mais peu urgents. Si nécessaire, trouvez un moyen de les rendre urgents à vos yeux et à ceux de vos collaborateurs.
• Traitez en priorité les projets importants et urgents.
• Réduisez au minimum les tâches urgentes mais peu importantes (par exemple les tâches administratives). En particulier, refusez poliment d’assister aux réunions de dernière minute auxquelles vous n’avez rien à apporter.
• Enfin, éliminez purement et simplement toutes vos tâches peu urgentes et peu importantes. En regardant bien votre agenda, vous allez trouver un nombre important de tâches soi-disant importantes ou rendues urgentes de manière artificielle. Ne laissez pas ces tâches vous encombrer l’esprit.

Un membre de la communauté Yahoo GTD vient de nous informer que Getting Things Done, le livre culte de David Allen, allait enfin être disponible en Français à partir du mois de mars (2008). L’information vient de source sûre, puisqu’elle a été confirmée par David Allen et l’Editeur. D’ailleurs, en cherchant un peu, j’ai découvert qu’il était déjà disponible en pré-commande sur amazon.fr, sous la référence ISBN 978-2848992099.

Je ne sais pas trop quoi penser du titre choisi pour la traduction, à savoir “S’organiser pour Réussir”. Au mieux, il est anodin, au pire vraiment peu vendeur. Espérons que la couverture fera une référence explicite à Getting Things Done et que l’initiative de l’Editeur sera couronnée de succès.

Mise à jour 5 mars : la date de parution du livre est le 17 mars. Je ne suis pas trop fan de la couverture : je n’ai jamais aimé les polices de caractères du type Comic Sans, et le bandeau de petites icônes est sans rapport avec la choucroute. Enfin, ne boudons pas notre plaisir, et espérons que le livre sera bien accueilli en France. Pour participer au groupe Yahoo sur Getting Things Done, c’est par ici.

Dans un des commentaires Eric Lodi m’a indiqué qu’il existait un groupe de discussion en français autour de Getting Things Done sur Yahoo http://fr.groups.yahoo.com/group/GTDfr/.

D’autre part en visitant son site je me suis rappelé qu’il a écrit un excellent résumé en français sur Getting Things Done que je vous conseille vivement.

De plus j’ai pu constater qu’il partage mon estime pour le site presentation zen de Garr Reynolds pour apprendre à améliorer l’impact des présentations.