Une critique qui revient régulièrement sur la méthodologie GTD est le fait de se retrouver rapidement avec des listes d’action à rallonge impossibles à réaliser. Personnellement j’utilise trois moyens pour éviter cela :

• Une chose à là fois : c’est le principe de la « next action » : on choisit l’action que l’on préfère faire en fonction du contexte, de l’énergie et du temps disponible. Une fois cette action identifiée, on se focalise uniquement sur celle-ci, sans se soucier des autres actions en attente.
• Choisir les deux actions du jour : ce sont ces deux actions qui seront réalisées en priorité. Une fois ces deux actions réalisées, toutes les autres deviennent un « bonus » pour la journée.
• Fixer une date de début dans le futur : c’est particulièrement facile à faire avec des systèmes comme Omnifocus : une fois que l’action démarre dans le futur elle n’est plus affichée jusqu’à ce que la date de début soit atteinte. Finalement, il vaut mieux reporter certaines choses plutôt que de succomber sous la charge de travail non ?

Et vous ? Vous sentez-vous parfois débordé par le nombre de tâches en attente dans vos listes ? Si oui vous sentez-vous complètement bloqué ou avez-vous un truc pour pour gérer cette situation ?

Il y a aujourd’hui pléthore d’applications GTD. Things, Omnifocus, Remember the Milk, etc. Et pourtant, en y réfléchissant bien, elles sont toutes nulles. Vous devez penser que j’ai attrapé la grosse tête ! J’espère que non, et que vous comprendrez mieux ma position avec mon argument : elles se focalisent toutes sur « organiser », aucune sur « faire ». La preuve :

• Lorsque je crée une tâche « emailer le compte-rendu à John Smith », je dois passer mon temps à lui affecter le bon projet et le bon contexte. Pourquoi l’application GTD n’est-elle pas capable de créer un email destiné à John Smith avec le compte-rendu en pièce jointe ?
• Lorsque je crée une tâche « rechercher des infos sur le statut de SARL », je dois de nouveau passer mon temps à lui affecter le bon projet et le bon contexte. Ce que j’aimerais, c’est que l’application GTD lance une recherche dans Bing et Google, me compile un dossier avec les pages des 10 premiers résultats trouvés et me crée une tâche « revoir le résultat des recherches ».
• Lorsque je crée une tâche « organiser une réunion avec John et Pamela », j’aimerais que l’appli crée un sondage sur Doodle à partir des créneaux disponibles dans mon agenda, puis envoie un email à John et Pamela pour leur demander de voter. Une fois les votes rassemblés, elle me créerait automatiquement un rendez-vous dans mon agenda.

Je vous laisse imaginer les possibilités d’une telle application par rapport à la génération d’outils GTD actuelle. GTD ne serait plus simplement un système d’organisation, mais un(e) vrai(e) assistant(e) virtuel(le). Le premier éditeur qui proposera une telle solution qui marche aura ma reconnaissance éternelle.

Commentaire complémentaire : en fait, en relisant mon billet je me dis que tant qu’à faire, j’aimerais bien que GTD puisse aussi me faire le café le matin, m’apporter les croissants au lit et aller bosser à ma place. Est-ce vraiment trop demander ?

Cela fait maintenant plusieurs années que j’utilise la méthode GTD pour m’organiser. Je l’ai découverte par hasard en 2006, au détour d’un petit article sur un blog.

Cependant au fil du temps j’ai découvert que cette méthode a un défaut : elle donne l’impression d’avoir toujours quelque chose à faire, à n’importe quel moment de la journée. Cela peut s’avérer fatiguant à la longue, et même paradoxalement avoir un effet négatif sur la productivité (ça donne l’impression que même si j’arrive à réaliser 10 tâches importantes, il en restera encore 9990 alors à quoi bon s’exciter).

Pour pallier à ce sentiment de pression permanente j’ai trouvé différentes astuces, en voici quelques unes.

Créer un contexte « rien », dans lequel on décide sciemment de ne rien faire. Il faut apprendre à accepter que ne rien faire est parfois la meilleure chose à faire, en particulier dans les métiers qui demandent de la créativité.

Prévoir des moments dans la journée où vous pouvez « éteindre » votre système GTD. Ainsi personnellement je réserve GTD à la plage horaire 7h – 19h. Je démarre la journée en « ouvrant » mon système GTD et j’essaie, si possible, de le refermer avant 19h.

Se fixer une ou deux tâches à réaliser en début de journée. Une fois ces deux tâches réalisées, vous avez rempli votre contrat avec vous-même. Tout le reste est du « bonus ».

Comment ressentez-vous GTD ? Pensez-vous que ce système puisse à la longue devenir stressant, voire nous pousser à remettre à demain ce que nous pouvons faire tout de suite ?

Note : cet article nécessite de bien connaître GTD et ses principes.

Dans l’article précédent, j’ai expliqué les différents types de contextes existants. Maintenant, il ne répond pas à la question essentielle : quels sont les contextes adaptés à ma manière de travailler ? Quels contextes peuvent réellement me rendre plus productif ? Voici quelques clés qui ont bien fonctionné pour moi.

Comprendre comment vous pouvez regrouper vos tâches pour être plus efficace. C’est typiquement le cas des courses. Si vous avez regroupé tout ce que vous devez acheter dans un contexte @courses, cela vous évitera de ressortir plusieurs fois et vous fera gagner beaucoup de temps.

Réduire les interruptions et les distractions. Plusieurs études démontrent que la capacité de faire plusieurs choses en même temps est un mythe : le temps nécessaire pour se concentrer de nouveau après avoir été dérangé est important, et on finit par tout faire de manière superficielle. Réduire les interruptions est donc un facteur important pour accroître la productivité et la qualité. Une source fréquente de distraction est l’email. En créant un contexte @email et en décidant de n’ouvrir sa messagerie électronique qu’un nombre limité de fois par jour, on réduit automatiquement le temps perdu à jongler entre l’email et le document que l’on est en train d’écrire.

Identifier les ressources « rares ». Par exemple si vous avez votre ordinateur en permanence avec vous, ce n’est pas une ressource rare. Avoir un contexte @ordinateur va donc être une source de problèmes car il entrer en permanence en conflit avec les autres. Si par contre vous avez un ordinateur auquel vous n’accédez qu’une heure ou deux par jour, ce contexte peut être pertinent. Les autres ressources rares sont par exemple un endroit précis (La Poste, le supermarché), une personne en particulier,

Réserver du temps à ce qui est réellement important. Dans le feu de l’action on court le risque de ne faire que des tâches urgentes et de laisser de côté ce qui est réellement important pour le long terme. Les conséquences de cette approche risquent de conduire à un échec ou à un « burnout ». Les contextes peuvent donc nous obliger à réserver du temps à ce qui est important. Par exemple, vous pouvez définir un contexte @faire pour tout ce qui est travail classique, mais vous réserver un contexte @brainstorming pour créer et réfléchir.

Au final, les contextes ne sont qu’un outil pour vous aider à vous organiser. Mais s’organiser, c’est comme arrêter de fumer : 90% de l’effort est dans la tête, et il est inutile de passer son temps à essayer des tas de contextes différents sans travailler sur les raisons de fond qui nous font tout remettre à demain.

Ah les contextes GTD, si simples en théorie, si difficile à mettre en pratique dans la vraie vie. Pourtant sans une bonne liste de contextes, impossible de mettre en place un vrai système GTD efficace. C’est pour cette raison que je vais écrire une série d’articles dédiés aux contextes, qui je l’espère ouvrira les débats sur ce sujet complexe.

Pour démarrer la série, je vous propose de nous pencher sur les différents types de contextes possibles. Il me semble qu’il en existe 4 types :

• Ressource : ordinateur, internet, … l’action que vous devez réaliser dépend de la disponibilité d’une ressource bien précise. @Ordinateur, @internet sont des contextes que j’utilise tous les jours.
• Personne : vous ne pourrez réaliser une action qu’en présence d’une autre personne (l’exemple le plus simple : donner un contrat à Toto). D’une certaine manière, les personnes sont une forme de ressource, mais je laisserai ce type d’appellation aux départements RH des grandes entreprises.
• Lieu : vous devez être à un endroit précis pour pouvoir exécuter l’action. Par exemple passer prendre les chemises au pressing. J’utilise par exemple @maison pour tout ce que je ne peux faire que lorsque je suis chez moi et @courses pour ce que je dois faire lorsque je réalise mon shopping.
• État d’esprit : à certains moments on se sent plus fort pour produire un rapport compliqué. À d’autres moments nous sommes moins concentrés et avons besoin de réaliser des tâches un peu moins intensives. On va donc pouvoir définir différents contextes en fonction de l’état d’esprit. Dans mon système, j’utilise principalement @faire, @écrire, @brainstormer.

Le cas particulier du temps

Le temps est-il un contexte ? Par exemple si on doit réaliser une action à un moment précis de la journée, doit-on avoir un contexte pour cela ? Personnellement je ne crois pas, car dans ce cas il vaut mieux tout simplement utiliser son agenda ; on l’oublie trop souvent, mais celui-ci fait partie des outils indispensables préconisés par David Allen.

Et vous ? Quels autres types de contextes utilisez-vous ?

Avez-vous des contextes qui ne rentrent pas dans une de ces catégories ? Si oui, j’aimerais savoir lesquels pour compléter la liste des types de contextes.