La minute GTD du vendredi : ouvrir chaque email une seule fois
… et le traiter tout de suite.
Chaque jour nous laissons le courrier électronique rythmer nos matinées, nos après-midi et nos soirées au gré de ses arrivées, interrompant régulièrement notre travail. Mais pourquoi ne pas prendre le contrôle en décidant nous-même du moment où nous allons lire nos e-mails ?
Voici ce que je vous propose pour y parvenir dans la minute GTD de cette semaine.
1. N’ouvrez votre messagerie électronique que lorsque vous êtes sûr d’avoir le temps de traiter tous les e-mail correctement. Désactivez la réception automatique des e-mails sur votre programme de messagerie et sur votre téléphone. Relevez le courrier manuellement lorsque vous le décidez. L’idéal est d’arriver à ouvrir sa boîte à courrier électronique au maximum 1 à 3 fois par jour.
2. Pour chaque e-mail, décidez immédiatement de ce que vous allez en faire :
- S’il nécessite de prendre une action de moins de deux minutes, par exemple confirmer la participation à une réunion, appliquez la règle des 2 minutes, faites l’action immédiatement.
- S’il nécessite une action plus longue que vous n’avez pas le temps de faire tout de suite, notez l’action dans une liste des choses à faire.
3. Dans tous les cas, après avoir lu l’e-mail archivez-le tout de suite en dehors de votre boîte de réception. A la fin de la journée, votre boîte de réception sera complètement vide, signe que vous avez traité efficacement tous vos e-mails.
Pourquoi est-ce que cela fonctionne ?
- Nous reprenons le contrôle en limitant les interruptions non sollicitées : au lieu d’être à la merci du flot d’e-mail arrivant à l’improviste dans notre boîte aux lettres, nous décidons du moment opportun pour traiter nos e-mails. Et moins d’interruptions = productivité accrue.
- Nous ne remettons pas à plus tard ce qui peut être fait tout de suite : en nous obligeant à traiter chaque e-mail immédiatement, on évite de revenir sans cesse sur des courriels qui restent bloqués indéfiniment dans la boîte de réception parce que nous ne faisons pas l’effort de décider ce que nous devons en faire.
- Hors de vue, hors de l’esprit : en classant chaque e-mail immédiatement, nous évitons la tentation de le relire sans raison. Mais pas de danger d’oublier une tâche puisque nous avons noté les actions nécessaires dans une liste de choses à faire.
A la semaine prochaine pour une nouvelle minute GTD. En attendant, voici quelques ressources complémentaires sur la façon de traiter efficacement l’e-mail :
- Halte à la tyrannie de l’e-mail, sur ce blog.
- Zero Inbox, une présentation de Merlin Mann, sur 43folders (en anglais).
