Et voilà, nous sommes déjà tout près de Noël. J’ai l’impression d’avoir démarré la série La minute GTD hier. Pour le dernier article de l’année, je vous propose de voir comment les différents articles de la Minute GTD s’assemblent pour former le processus complet GTD.

Le processus GTD officiel

Le processus GTD officiel est divisé en 5 étapes : collecter, traiter, organiser, revoir et faire (voir les 5 étapes du processus officiel de GTD) :

1. Collecter toutes les informations dans des boîtes de réception (e-mail, courrier classique, carnet de notes, etc.)

Cet article explique comment gérer sa boîte de réception.

Et celui-ci comment gérer sa boîte vocale.

2. Traiter toutes les informations stockées dans les boîtes de réception et les transformer en tâches.

Comment traiter efficacement ses e-mails : halte à la tyrannie des e-mails et ouvrir chaque e-mail une seule fois.

Définir ses tâches à partir du contenu des boîtes de réception.

3. Organiser les tâches en projets.

Comment faire la part des choses entre ce qui est important et ce qui ne l’est pas et par la même occasion comment identifier les projets prioritaires.

4. Revoir les différents projets régulièrement.

Cet article explique comment faire une bonne revue hebdomadaire.

Et comment faire le grand ménage dans son système.

5. Faire les tâches en fonction du contexte

La règle des deux minutes : si une tâche prend moins de deux minutes, il faut la faire tout de suite.

Comment définir la liste de contextes.

Ma liste de contextes GTD.

Les outils pour mettre en oeuvre le processus GTD

Des tutoriels ont été publiés pour trois outils :

• Sur Mac, Omnifocus
• Sur PC, Jello Dashboard
• Sur papier, le carnet Moleskine

J’en reverrai beaucoup plus l’année prochaine, dont Things, Tudumo et Remember the Milk.

Plus de ressources

Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez consulter ces pages :

Le livre Getting Things Done en français

Un groupe de discussion sur GTD sur Yahoo Groups
S’organiser pour réussir, Getting Things Done, par où commencer ?

Rendez-vous en janvier

La minute GTD reprendra le 9 janvier 2009. J’ai déjà plein d’idées de nouveaux articles, mais en cette fin d’année je dois m’occuper de projets plus importants. Passez de très bonnes fêtes et à l’année prochaine !

Aucune autre période n’est aussi propice à la prise de bonnes résolutions que les débuts d’année. Et en général, c’est également la période la plus propice à leur abandon immédiat. Qui n’a pas un ami qui décide chaque premier janvier qu’il va arrêter de fumer, qu’il va refaire du sport ou qu’il va manger moins gras ?

J’ai personnellement suffisamment de bonnes résolutions non concrétisées pour pouvoir en faire un escalier qui m’amènerait jusqu’à la lune. Pourtant cette année a été différente. J’ai enfin réussi à accomplir plusieurs choses qui me tenaient à coeur et que je remettais toujours au lendemain : aller courir et nager, apprendre à dessiner et m’occuper sérieusement de ce blog par exemple.

Mais qu’ai-je fait de différent par rapport aux autres années ? C’est relativement simple : avant d’accueillir de nouvelles résolutions, j’ai libéré de la place pour les accueillir. J’ai créé cette place principalement à deux niveaux : dans mon agenda et dans mon esprit.

Eliminez, éliminez, éliminez

Au fil du temps nous amassons une quantité de choses incroyable : des biens matériels inutiles ou éphémères, des mauvaises habitudes, des horaires de travail qui occupent toujours plus de place, des petits problèmes qui s’accumulent… Toutes ces choses finissent par peser une tonne dans notre vie quotidienne et ne laissent pas la place pour changer.

Or pour changer il faut du temps, de l’énergie et de la volonté.

N’écoutez pas les personnes qui vous disent qu’on peut devenir dix fois meilleur sans effort. S’améliorer réellement demande un engagement important, à la fois physique et moral.

La solution ? Commencer par éliminer. Eliminer tout ce qui nous retient en arrière. Ainsi en cette fin d’année je vais faire un grand nettoyage dans mon système GTD :

• Revoir chacun de mes buts et m’assurer que j’aurai assez de temps et d’effort à consacrer aux projets qui y sont associés.
• Eliminer chaque obligation qui n’est pas absolument indispensable. Au revoir, bon débarras et pas de regrets.
• Revoir toutes les tâches qui traînent depuis un bout de temps et soit réaffirmer ma volonté de les réaliser, soit les jeter.
• Supprimer tous les contextes qui ne sont plus pertinents.

Ce grand nettoyage, je vais également l’appliquer à mes habitudes de consommation et à mon agenda.

Réaffirmer ses principes

L’autre point important est de se réengager vis-à-vis de soi-même à suivre les principes que nous nous sommes fixés. Ne pas accepter de travailler au-delà d’un horaire raisonnable. Refuser les appels professionnels tard le soir ou le week-end.

Si nous ne respectons pas ces principes, ce n’est pas toujours faute de bonne volonté. Mais au fil de l’année de nombreuses personnes vont venir tirer la couverture à elle, souvent sans s’en rendre compte, et mettre à mal notre détermination.

Aussi avant de prendre de nouvelles bonnes résolutions il faut s’assurer que les résolutions existantes sont bien en place. Un bon moyen d’y parvenir est de les écrire et de les afficher à un endroit visible.

Repartir avec une ardoise vide

Une fois ce grand ménage effectué, nous avons enfin fait de la place pour accueillir de nouvelles résolutions et leur faire passer le cap du 2 janvier.

Il n’est pas nécessaire d’attendre la fin d’année pour faire ce ménage. Je le fais chaque fois que je sens que mes buts ne sont plus clairs ou que je sens que trop d’obligations me font dévier de mes vrais objectifs.

Cette semaine, pas de nouveau concept dans la minute GTD, juste le plaisir de découvrir ce que peuvent faire les lecteurs du blog. Un peu comme quand le magazine tricot et macramé montre une photo de l’écharpe confectionnée par Madame Michu.

Vous vous souvenez de l’article sur comment transfomer un cahier Moleskine en machine GTD, et du concours qui vous permettait de gagner un cahier Moleskine ?

Et bien, le gagnant du concours, un lecteur connu sous le nom de Infofiltrage, m’a fait le plaisir de m’envoyer une photo très impressionnante du cahier gagné après transformation.

Quelques détails ont attiré mon attention :

• L’utilisation des coins photo pour attacher le calendrier de manière non permanente.
• L’affichage du processus GTD officiel en première page, pour l’avoir toujours sous la main.
• La séparation entre les onglets “inbox”, “1 jour” et “référence” à droite et les onglets contexte / projet en haut.

En tout cas, du beau boulot et un cahier promis à une vie bien remplie ! Si vous avez aussi un cahier Moleskine GTD ou un outil GTD, n’hésitez pas à m’envoyer des photos.

Note : cet article fait partie d’une série nommée La minute GTD. Chaque vendredi, découvrez comment mettre en oeuvre Getting Things Done, s’organiser pour réussir en français, en y passant dix minutes par semaine.

Comme tout système, Getting Things Done a besoin d’un entretien régulier pour rester performant. Sinon, petit à petit des Gremlins s’introduisent dans les rouages, à l’insu de votre plein gré ; certaines tâches restent à faire alors qu’elles sont périmées depuis un bout de temps, l’organisation des projets se dégrade lentement au fil du temps, etc. Encore une fois, pour éviter cela David Allen a tout prévu, sous la forme d’une bonne pratique GTD dont je n’ai pas encore parlé : la revue hebdomadaire.

Mini-guide de la revue hebdomadaire

Le processus est très simple : chaque semaine, choisissez un créneau fixe durant lequel vous allez revoir tout votre système GTD. Personnellement le créneau que j’ai choisi est le vendredi après-midi, ce qui me permet de clore la semaine écoulée et de préparer la semaine suivante. Du coup, le lundi matin je sais que tout mon système est prêt pour passer à l’action. “El David” recommande de prendre au moins une heure complète pour effectuer la revue, mais je dois avouer que j’y passe rarement autant de temps, en particulier parce que je garde mon système constamment à jour par des mini-revues quotidiennes.

Les étapes essentielles de la revue hebdomadaire sont les suivantes :

• Videz complètement vos boîtes de réception. Profitez de votre revue hebdomadaire pour traiter tous les éléments qui y traînent encore. Pour chaque élément, créez une tâche, déléguez, archivez ou jetez.
• Revoyez vos projets un à un. La liste des tâches est-elle complète et à jour ? Faut-il réorganiser certaines tâches ? N’hésitez pas à remettre en question l’ordre établi. Demandez-vous quelles sont les tâches périmées que vous pouvez jeter ? Quels sont les projets à fermer et ceux à créer ? Est-ce que les projets listés sont bien ceux sur lesquels vous voulez travailler ? Si ce n’est pas le cas, comment faire pour vous recentrer sur les projets importants ?
• Vérifiez que vos contextes sont à jour. Si vous utilisez un outil électronique, ce devrait être facile suite à l’étape précédente. Si vous utilisez une méthode papier, passez chaque contexte en revue. Terminez cette partie en vérifiant que vos contextes sont toujours pertinents et ne nécessitent pas d’être modifiés (à mon sens, la liste des contextes est vivante et évolue en fonction des besoins du moment).
• Revoyez vos buts et obligations. A quel point êtes-vous en ligne par rapport à ceux-ci ?
• Enfin, une fois votre revue hebodmadaire terminée vous pouvez “fermer” mentalement la semaine. Vous avez tout vérifié, la semaine prochaine est déjà organisée, vous pouvez donc partir en week-end l’esprit tranquille.

La variante : la revue quotidienne

C’est la variante que j’applique, car elle convient mieux à mon rythme de travail. Elle consiste simplement à faire une partie des étapes du processus énoncé ci-dessus non pas une fois par semaine mais chaque jour. Ainsi, à la fin de chaque journée de travail je vide mes boîtes de réception et je vérifie tous mes projets. Je conserve la revue hebdomadaire du vendredi pour appliquer tout le processus.

Pourquoi est-ce que cela marche ?

A mon sens, la revue hebdomadaire est une bonne pratique universelle, qui s’applique quel que soit le système d’organisation personnelle utilisé.

Sa valeur principale, à mes yeux ? En nettoyant le système régulièrement, je lui fais beaucoup plus confiance, comme je fais plus confiance à une voiture qui a été régulièrement entretenue. Et la confiance que vous placez dans votre système GTD est une des clés du succès.

Cette semaine je vous propose de parcourir une présentation qui décrit les routines quotidiennes qui font fonctionner mon système GTD. Je l’ai créée pour un exposé que j’ai donné cette semaine à l’occasion de la rencontre de la communauté Lifehacking sur Paris. Ce groupe se focalise sur divers aspects du développement personnel, et en particulier Getting Things Done et l’utilisation des Mind Maps, cartes heuristiques en français (voir à ce sujet l’article de Michael d’Esprit Riche).

J’ai publié la présentation sur Slideshare. Vous pouvez également la télécharger au format pdf ou au format original Apple Keynote.

Les “post-it” ont été ajoutés à posteriori, pour compenser l’absence de l’exposé oral. Ils sont cependant bien moins complets que l’exposé, si vous voulez avoir tous les trucs, il faudra assister à la présentation en live.

Le style de la présentation est typique de ce que je réalise. La police de caractères utilisée est Stone Sans Semi. C’est aussi la police que j’utilise pour le titre de ce blog. La plus petite taille de caractères utilisée est d’environ 20 (taille sur PowerPoint).