Avez-vous déjà remarqué que certaines personnes ont toujours l’air de réussir ce qu’elles entreprennent alors que d’autres semblent accablées par tous les malheurs du monde ? Les premières semblent avoir des doigts qui transforment tout ce qu’elles touchent en or, alors que les autres semblent avoir en permanence la poisse et la guigne.

J’ai repensé à ce phénomène lorsque j’ai vu cette affiche ; c’était la couverture d’un grand magazine français.

« Pourquoi c’est l’enfer » était le titre principal. Quel est l’intérêt de focaliser toute son attention sur savoir pourquoi c’est l’enfer ? Ne vaudrait-il pas mieux utiliser son énergie pour améliorer la situation ?

Eh bien une grande partie du succès des personnes à qui tout semble sourire vient de leur manière de penser. Au lieu de se dire « je ne peux pas le faire parce que … » elles se disent « comment puis-je faire pour … ? » Elles cherchent une solution pour rendre les choses possibles.

Dès que vous focalisez votre énergie sur la recherche de solutions au lieu de la focaliser sur les problèmes et les rancœurs, tout devient plus facile.

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J’avais présenté Omnifocus il y a quelques mois. C’est le logiciel GTD qui est au cœur de mon système de productivité personnelle. Il est disponible sur Mac, et une version plus réduite est disponible sur iPhone.

Au premier abord, Omnifocus n’est ni le plus simple, ni le plus intuitif, ni le plus agréable à utiliser des outils GTD. Pourtant, après avoir essayé énormément de solutions, il reste le seul capable de répondre à mes besoins. J’aborde aujourd’hui la fonction « projet séquentiel ou parallèle ».

Projets séquentiels ou parallèles

Dans un projet séquentiel, une tâche doit pouvoir être accomplie avant de passer à la suivante. C’est exactement comme le plan de montage d’un meuble Ikea : il est vivement conseillé de faire toutes les étapes dans l’ordre pour monter le meuble rapidement et sûrement.

Dans un projet parallèle, il n’y a pas d’ordre précis. N’importe quelle tâche peut être accomplie à un moment donné. C’est par exemple récupérer les devoirs d’élèves ; tous doivent être récupérés, mais peu importe dans quel ordre.

Omnifocus apporte un niveau de gestion encore plus fin puisque les groupes de tâches eux-mêmes peuvent être soit séquentiels soit parallèles. Vous pouvez donc avoir un projet qui est globalement séquentiel, mais qui comporte des groupes de tâches à réaliser en parallèle.

Enfin Omnifocus offre un troisième type de projet : le type « boîte à chaussures ». C’est une sorte de fourre-tout dans lequel vous pouvez stocker des tâches pêle mêle. Celles-ci sont gérées en parallèle. L’exemple type, c’est mon projet boîte à chaussures « divers ».

Pour choisir le type de projet, commencez par afficher l’inspecteur en cliquant sur l’icone bleue.

Ensuite cliquez sur l’icone de l’onglet projet, celui qui ressemble à deux cartes empilées.

Enfin sélectionnez le type de projet : séquentiel, parallèle ou boîte à chaussures.

Utilité pratique

Mais, allez-vous me dire, cela sert à quoi dans la pratique de choisir le bon type de projet ? Est-ce vraiment important ?
Dans la pratique, sélectionner le bon type de projet, séquentiel, parallèle ou boîte à chaussures automatise le processus de sélection de la « next action ». Souvenez-vous ; la next action, c’est l’action que vous pouvez immédiatement réaliser dans un contexte donné.

Comment est-ce que cela fonctionne ? Imaginons les trois projets suivants :

Projet reportage TED Canal+, séquentiel (les tâches doivent être réalisées dans l’ordre)

• Appeler p33 pour connaître la date du passage du reportage sur TED à Canal+ @téléphone
• Communiquer la date de passage du reportage à Toto pour qu’il enregistre l’émission @téléphone
• Rappeler à Toto d’enregistrer l’émission @mail

Projet rassembler les dates d’anniversaire, parallèle (pas d’ordre particulier pour faire les tâches)

• Appeler John pour connaître sa date d’anniversaire @téléphone
• Appeler Bob pour connaître sa date d’anniversaire @téléphone
• Appeler Candy pour connaître sa date d’anniversaire @téléphone

Projet divers, boîte à chaussures :

• Appeler Sébastien pour le féliciter @téléphone
• Acheter du pain @courses
• Aller rechercher les chaussures chez le cordonnier @courses
• Appeler le restaurant pour réserver une table @téléphone
• Changer le joint du robinet @maison

Omnifocus va automatiquement désigner les actions suivantes comme disponibles dans le contexte @téléphone :

• Appeler p33 pour connaître la date du passage du reportage sur TED à Canal+
• Appeler John pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Bob pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Candy pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Sébastien pour le féliciter
• Appeler le restaurant pour réserver une table

Pourquoi ? Parce que ce sont les actions que vous pouvez réaliser maintenant.

Omnifocus peut également vous suggérer la next action pour chaque projet. Pour ce faire, cliquez d’abord sur les lunettes pour afficher les critères de filtrage si ce n’est déjà fait.

Dans la liste des filtres sélectionnez le filtre des actions et choisissez « actions suivantes » ou « next actions » pour la version anglaise.

La liste d’actions se réduit alors :

• Appeler p33 pour connaître la date du passage du reportage sur TED à Canal+
• Appeler John pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Sébastien pour le féliciter
• Appeler le restaurant pour réserver une table

L’avantage de travailler de cette manière, c’est d’éviter de se retrouver bloqué face à une liste de dizaines d’actions. Omnifocus vous aide à passer à l’action en vous proposant des tâches réalisables tout de suite.

Quand la next action ne peut être réalisée tout de suite

Maintenant, imaginez que ma next action soit d’appeler Steve Jobs pour lui demander de faire un netbook, mais que celui-ci ne me réponde pas au téléphone car il fait une partie de pétanque avec Al Gore. Ce n’est donc plus une next action. Pour la faire disparaître de ma liste, c’est simple : j’affecte une nouvelle date de démarrage à la tâche, par exemple aujourd’hui mais vers 17h. Cette tâche n’apparaîtra plus comme une next action avant 17h ce soir.

Conclusions

L’utilisation des concepts de projets séquentiels ou en parallèle donne la possibilité d’automatiser l’identification des next actions. Pour ceux qui connaissent, cela revient presque à définir les dépendances entre tâches dans une gestion de projet classique sur un diagramme Gantt ou Pert.

Omnifocus est plus complexe à apprendre et à utiliser que d’autres solutions GTD. Si vous voulez un système simple, il vaut mieux vous tourner vers The Hit List ou Things. Mais si vous êtes prêt à investir un peu de temps pour avoir le système GTD ultime, Omnifocus est sans doute la solution la plus aboutie à ce jour.

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Il y a deux semaines, j’ai évoqué mon peu d’estime pour les réunions telles qu’elles sont menées habituellement. L’heure passée en réunion aurait souvent pu être utilisée de manière beaucoup plus efficace. Cependant, il existe des situations où une réunion reste le meilleur moyen de parvenir à un résultat.

Personnellement, je suis convaincu qu’une réunion se gagne avant la réunion elle-même. Aussi voici une liste de question pour vous aider à préparer une réunion efficace, et vérifier s’il n’existe pas de moyen plus rapide pour parvenir au résultat voulu.

Fixer le résultat à l’avance

Quel est le résultat que vous souhaitez obtenir de cette réunion ? Contribution (les participants vont contribuer à produire un document ou un livrable concret), décision (on attend une ou plusieurs décisions de la part d’un responsable), information (la séance est prévue pour donner un même niveau de connaissance aux participants). On peut combiner contribution et information dans une même réunion, décision et information, mais il est difficile de combiner efficacement contribution et décision dans une même séance car le résultat de la contribution n’est souvent pleinement finalisé que quelques jours après la réunion.

Quelle avancée significative ce résultat apporte-t-il à votre objectif final ? Comment feriez-vous si vous ne pouviez obtenir ce résultat en organisant une réunion ? Et si vous ne pouviez pas du tout obtenir ce résultat, comment feriez-vous ?

Comment pourrais-je obtenir cette contribution plus rapidement et plus efficacement que par une réunion ?

Comment sera formalisé le résultat de la réunion ? Un compte-rendu, un document, les schémas produits durant la réunion ? Un simple mail ? Les paroles s’envolent mais les écrits restent.

Déterminer les participants

Qui a réellement une contribution indispensable ? De quelle nature : contributeur (il a une information indispensable), décideur (il est le décideur), rédacteur (il va mettre par écrit le résultat de la réunion) ou facilitateur (il a l’expérience d’animer des réunions).

Quelle solution alternative ai-je si une personne ne peut être présente ? Si malgré tout la réunion peut avoir lieu sans cette personne, pourquoi devait-elle participer ?

Comment l’apport des contributeurs peut-il être récolté en amont de la réunion pour gagner du temps ?

Comment pourrais-je obtenir l’approbation du décideur avant la réunion ? Si, si, c’est possible.

À quelles réunions le décideur doit-il vraiment être présent ? Il n’y a pas de règle générale, certains décideurs veulent contrôler la position de chaque boulon alors que d’autres zappent sur leur Blackberry après deux minutes ; il faut s’adapter à la personnalité du décideur.

Aligner les participants avant la réunion

L’ordre du jour a-t-il été communiqué à tous les participants ?

Savent-ils exactement ce qui est attendu de leur part ? Le rôle qu’ils vont jouer durant la réunion ? Les informations qu’ils doivent apporter ?

Connaissez-vous chaque participant ? Comment ont-ils l’habitude de se comporter en réunion ? Si vous ne les connaissez pas, comment pouvez-vous les cerner avant la réunion ?

Quelle est la motivation personnelle de chacun ? Quel est le risque que cette motivation personnelle interfère avec le résultat visé et comment l’éliminer ?

Identifier les risques externes

La culture d’entreprise et les enjeux politiques vont-ils permettre de prendre une bonne décision ? Si non, quelles sont les actions à mener avant la réunion pour parvenir au résultat voulu ?

N’y a-t-il pas déjà quelqu’un qui organise une réunion sur un sujet similaire, dont le résultat pourrait être en conflit avec notre propre réunion ?

Toutes les contributions nécessaires sont-elles rassemblées pour pouvoir obtenir le résultat voulu ?

Conclusions

Si aucune de ces questions ne vous pose problème, bravo, vous êtes un maître de l’organisation des réunions.

La vérification de tous ces points fait partie de la préparation de la réunion, et cela prend du temps ; c’est pour cela qu’une personne qui ne fait que des réunions va voir sa productivité réelle fondre comme neige au soleil ; n’ayant plus de temps pour préparer, il va faire des réunions inefficaces. Ses réunions étant inefficaces, il va devoir en organiser de plus en plus ; ce qui va remplir son agenda et l’empêcher de préparer ses réunions. Le seul moyen de briser le cercle vicieux est de prendre la responsabilité de la gestion de son temps au lieu de se le faire imposer en acceptant n’importe quelle invitation. Personne ne devrait passer plus de 50% de son temps de travail en réunion.

Aucun lutin bienfaisant ne tient compte du temps que vous perdez en réunions inutiles pour vous le rendre plus tard. Le temps est notre ressource la plus précieuse car c’est la seule dont nous ne pouvons pas accroître la quantité. Plus tard je ne souhaite pas regarder en arrière et me dire « j’ai perdu tant de temps de ma vie en réunions inutiles ! »

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Tout était parfait. Bob l’organisateur avait suivi les bonnes pratiques de préparation de réunion. Il avait fait parvenir l’agenda aux participants deux jours à l’avance :

• 9h00 Introduction
• 9h10 Présentation de l’agenda
• 9h20 Validation du budget du projet X
• 10h00 fin du meeting

Le jour de la réunion, 9h. Bob l’organisateur est arrivé une demi-heure avant et a tout parfaitement préparé. Il ne manque plus que les participants.

• 9h10 Les participants sont arrivés et s’installent. À partir de ce moment, les événements s’enchaînent très vite.
• 9h20 Présentation de l’agenda. Tout le monde est d’accord.
• 9:22 Tom de l’équipe réseau demande pourquoi Roger de l’équipe sécurité ne participe pas à la validation du budget
• 9:23 ???
• 9:24 Et là, c’est le drame…
• 10:30 Après avoir abordé tout sauf l’ordre du jour, on convient d’un nouveau meeting pour aborder les points non résolus.

Bob l’organisateur ne comprend pas. Il avait pourtant tout fait selon les règles. Et malgré tout, une seule question a suffi pour faire déraper la réunion.

Bob, voici le secret des réunions que personne n’ose avouer :

• Premièrement, ça casse les pieds de la majorité des personnes qui sont déjà surchargées. Personne n’a le temps de lire l’agenda ou le superbe deck de 50 slides envoyé avec l’invitation. Tout le monde arrive donc avec plus de questions que de réponses.
• Deuxièmement, une réunion vise un objectif commun, mais chaque participant vient avec des motivations qui lui sont propres.
• Troisièmement, la réunion en entreprise est un événement politique ou les personnes vont être exposées, et vont donc chercher avant tout à se protéger.

Pour avoir une réunion productive, il faut éliminer ces trois problèmes, et autant dire que ce n’est pas une mince affaire et que cela prend énormément de temps (je dois reconnaître que certaines cultures d’entreprise sont moins touchées par ces problèmes). C’est pourquoi la meilleure solution est souvent de ne pas faire de réunion, mais de privilégier les discussions en face à face avec chaque personne.

Pour les réunions dont vous ne maîtrisez pas l’organisation, je suis un fervent partisan de la solution de Tim Ferriss : n’y allez pas et demandez à quelqu’un au café de vous raconter ce qui s’y est dit. Vous allez réduire une pénible réunion de deux heures à cing minutes de conversation agréable. J’ai moi-même gagné des journées entières par an en appliquant cette technique. Le plus drôle, c’est que souvent les personnes concluent la discussion par une phrase du genre « ça ne valait pas vraiment la peine, mais on m’avait demandé d’y être ! »

Vous pouvez également lire les deux articles de Mickael, d’Esprit Riche, qui s’est attaqué au problème des réunions sur son blog.

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A l’heure où tout a tendance à se complexifier, ça fait du bien de tomber sur une solution tellement simple qu’on se demande “mais pourquoi personne ne l’a fait avant ?”

Ainsi si vous organisez souvent des réunions ou des rendez-vous avec des amis ou des collègues, doodle.ch vous permet de planifier ça en ligne en 2 minutes.

Doodle, c’est la simplicité au service de l’utilisateur. Déjà, l’interface est simple et se focalise uniquement sur l’essentiel ; j’aime ! Pas besoin de créer de compte. Pas de formulaire à remplir qui vous force à donner le nom de votre animal préféré ou le nom de jeune fille de Germaine au cas où vous perdriez votre mot de passe.

Et puis vous pouvez directement proposer plusieurs créneaux. Fini le processus de la mort “je propose une date, trop de monde pas dispo, je repropose une date, et là c’est les personnes qui étaient dispo qui ne le sont plus, etc.” Au lieu de cela tout le monde indique tout de suite ses dispos pour tous les créneaux proposés.

Enfin, les dispos de chacun sont visibles pour tout le monde. Du coup, on voit très vite quelle date convient au plus grand nombre.

Et si vous avez encore des amis qui n’ont pas encore internet, voilà une bonne raison pour s’y mettre.

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