Tout était parfait. Bob l’organisateur avait suivi les bonnes pratiques de préparation de réunion. Il avait fait parvenir l’agenda aux participants deux jours à l’avance :

• 9h00 Introduction
• 9h10 Présentation de l’agenda
• 9h20 Validation du budget du projet X
• 10h00 fin du meeting

Le jour de la réunion, 9h. Bob l’organisateur est arrivé une demi-heure avant et a tout parfaitement préparé. Il ne manque plus que les participants.

• 9h10 Les participants sont arrivés et s’installent. À partir de ce moment, les événements s’enchaînent très vite.
• 9h20 Présentation de l’agenda. Tout le monde est d’accord.
• 9:22 Tom de l’équipe réseau demande pourquoi Roger de l’équipe sécurité ne participe pas à la validation du budget
• 9:23 ???
• 9:24 Et là, c’est le drame…
• 10:30 Après avoir abordé tout sauf l’ordre du jour, on convient d’un nouveau meeting pour aborder les points non résolus.

Bob l’organisateur ne comprend pas. Il avait pourtant tout fait selon les règles. Et malgré tout, une seule question a suffi pour faire déraper la réunion.

Bob, voici le secret des réunions que personne n’ose avouer :

• Premièrement, ça casse les pieds de la majorité des personnes qui sont déjà surchargées. Personne n’a le temps de lire l’agenda ou le superbe deck de 50 slides envoyé avec l’invitation. Tout le monde arrive donc avec plus de questions que de réponses.
• Deuxièmement, une réunion vise un objectif commun, mais chaque participant vient avec des motivations qui lui sont propres.
• Troisièmement, la réunion en entreprise est un événement politique ou les personnes vont être exposées, et vont donc chercher avant tout à se protéger.

Pour avoir une réunion productive, il faut éliminer ces trois problèmes, et autant dire que ce n’est pas une mince affaire et que cela prend énormément de temps (je dois reconnaître que certaines cultures d’entreprise sont moins touchées par ces problèmes). C’est pourquoi la meilleure solution est souvent de ne pas faire de réunion, mais de privilégier les discussions en face à face avec chaque personne.

Pour les réunions dont vous ne maîtrisez pas l’organisation, je suis un fervent partisan de la solution de Tim Ferriss : n’y allez pas et demandez à quelqu’un au café de vous raconter ce qui s’y est dit. Vous allez réduire une pénible réunion de deux heures à cing minutes de conversation agréable. J’ai moi-même gagné des journées entières par an en appliquant cette technique. Le plus drôle, c’est que souvent les personnes concluent la discussion par une phrase du genre « ça ne valait pas vraiment la peine, mais on m’avait demandé d’y être ! »

Vous pouvez également lire les deux articles de Mickael, d’Esprit Riche, qui s’est attaqué au problème des réunions sur son blog.

A l’heure où tout a tendance à se complexifier, ça fait du bien de tomber sur une solution tellement simple qu’on se demande « mais pourquoi personne ne l’a fait avant ? »

Ainsi si vous organisez souvent des réunions ou des rendez-vous avec des amis ou des collègues, doodle.ch vous permet de planifier ça en ligne en 2 minutes.

Doodle, c’est la simplicité au service de l’utilisateur. Déjà, l’interface est simple et se focalise uniquement sur l’essentiel ; j’aime ! Pas besoin de créer de compte. Pas de formulaire à remplir qui vous force à donner le nom de votre animal préféré ou le nom de jeune fille de Germaine au cas où vous perdriez votre mot de passe.

Et puis vous pouvez directement proposer plusieurs créneaux. Fini le processus de la mort « je propose une date, trop de monde pas dispo, je repropose une date, et là c’est les personnes qui étaient dispo qui ne le sont plus, etc. » Au lieu de cela tout le monde indique tout de suite ses dispos pour tous les créneaux proposés.

Enfin, les dispos de chacun sont visibles pour tout le monde. Du coup, on voit très vite quelle date convient au plus grand nombre.

Et si vous avez encore des amis qui n’ont pas encore internet, voilà une bonne raison pour s’y mettre.

La méthodologie originale de David Allen propose un contexte « waiting for », « en attente » en français, pour toutes les tâches pour lesquelles vous attendez que quelque chose arrive, par exemple si vous attendez que quelqu’un vous envoie un document.

Personnellement je n’ai jamais aimé ce contexte car je trouve qu’il va à l’encontre des principes de proactivité de GTD. Si votre correspondant a oublié de vous envoyer le document attendu, ce n’est pas laisser la tâche dans waiting for qui va faire avancer le Schmilblick.

Alors, quelle est ma solution ? C’est d’ajouter une vraie action dans mon système plutôt que d’attendre.

Par exemple si j’attends un document le lundi d’un collaborateur, je crée une tâche « rappeler à Paul de m’envoyer le document » et je l’affecte soit au contexte @email soit @téléphone et je lui donne une date de début au lundi matin.

La différence ? Plutôt que d’avoir une tâche pour laquelle je suis passif, j’ai une tâche que je peux réaliser tout de suite pour faire avancer les choses. Cela peut sembler trivial, mais si vous avez tendance à laisser traîner les choses, cela peut vous aider à être plus proactif.

Et vous, comment gérez-vous les tâches en attente dans votre système GTD ?

Un lecteur m’a récemment posé la question « mais la next action, comment ça marche ??? » (voir le commentaire original ici). Sa question m’a interpellé car je ne m’étais jamais rendu compte que cela pouvait être compris de tant de manières différentes. Aussi voici quelque précisions sur la Next Action, un des concepts les plus puissants de GTD.

Le principe de la Next Action

Dans une liste de tâches classique, vous allez vous retrouver à parcourir constamment toute la liste pour trouver la tâche suivante à réaliser. Cela prend du temps, complexifie le processus de décision et augmente le risque de ne finalement rien faire.

Ne serait-ce pas bien s’il existait un moyen pour connaître à chaque instant la meilleure action à réaliser à l’instant t ? Ce moyen existe, c’est la « next action », l’action que vous pouvez immédiatement réaliser à un moment donné.

Comment déterminer la next action ?

Pour illustrer mes propos, je vais prendre un exemple avec trois projets : un personnel et deux professionnels.

Projet « Domination du monde »

• Rechercher une liste de repaires secrets @maison
• Emailer une demande de prix des repaires secrets (vérifier s’ils acceptent les chats blancs à poils longs) @email perso
• Choisir le repaire secret [de préférence près de la mer dans un pays chaud] @maison
• Emailer le MI5 pour l’avertir de nos plans @email perso
• Réserver le repaire secret sur lastminute.com @maison
• etc.

Projet « Définition des processus d’approvisionnement »

• Rédiger l’agenda de la réunion @bureau
• Envoyer l’invitation avec l’agenda @email pro
• Emailer aux invités un rappel de confirmation [s'ils n'ont pas déjà répondu à l'invitation] @email pro
• Imprimer les supports de la réunion @ bureau
• [la réunion se déroule...]

Projet « formation au design de présentations »

• Modifier la formation pour en réduire la durée @bureau
• Envoyer supports modifiés @email pro
• Emailer aux inscrits un rappel de date @email pro
• Imprimer les supports de la formation @ bureau
• etc.

Traditionnellement, chaque fois que vous terminez une tâche, vous reparcourez la totalité de la liste pour déterminer quelle est la tâche à effectuer. Ce n’est pas très efficace, car il y a forcément des choses que vous ne pouvez pas faire à un instant donné ; vous n’êtes pas au bon endroit, vous n’êtes pas avec la bonne personne, etc.

Dans GTD, c’est différent. Vous allez identifier la « next action » beaucoup plus rapidement car elles sont pré-triées par contexte.

Si vous êtes à la maison, la next action est : « rechercher une liste de repaires secrets ».

Si vous êtes au bureau, il y a deux next action possibles : « rédiger l’agenda de la réunion » ou « modifier la formation pour en réduire la durée ». Dans ce cas, le plus simple est de faire les actions dans l’ordre dans lequel elles apparaissent dans la liste.

L’avantage ? Plus besoin de décider quoi faire à un moment donné, car le système GTD le détermine automatiquement pour vous. Cela diminue fortement le risque d’avoir le sentiment d’être bloqué à un moment donné.

Une fois que vous aurez fait la next action à la maison et les deux next actions au bureau, vous n’aurez plus de « next actions » disponibles dans les contextes @maison et @bureau. Les next actions se trouvent désormais dans @email perso (emailer une demande de prix) et @email pro ( « envoyer l’invitation avec l’agenda » puis « envoyer les supports modifiés » ). Vous savez donc qu’il est temps d’ouvrir votre programme d’email et de passer dans un de ces deux contextes.

Autres critères pour définir la next action

En plus du contexte, David Allen recommande d’autres critères pour choisir la next action :

• l’énergie disponible
• le temps disponible
• la priorité

Seuls les solutions électroniques comme Omnifocus permettent réellement d’automatiser l’affichage de la next action en fonction de tous ces critères. Dans la réalité, je trouve que c’est un peu « overkill ». À partir du moment où la premièr action de mon contexte n’est pas actionnable, je passe simplement à la suivante dans la liste.

Si votre système permet de définir une date de début pour les actions, comme omnifocus, utilisez cette fonction pour masquer les actions qui ne sont pas immédiatement actionnables.

Comment faire pour gérer les priorités entre projets

L’autre question que les personnes peuvent se poser, c’est qu’avec le système des contextes, on perd de vue la priorité des projets. On risque donc de bien avancer sur un projet peu urgent mais de ne rien faire sur des projets très urgents. J’ai résolu ce problème de trois manières :

1. Pour les tâches qu’il faut accomplir à une date très précise, je leur attache une date d’échéance et je réalise ces actions en priorité.
2. Je n’hésite pas à éliminer les tâches peu importantes de mon système, voire à éliminer complètement les projets peu importants. Finalement, si c’est peu important, pourquoi passer du temps dessus ?
3. Enfin, mon système de contextes intègre de manière invisible une forme de priorité. J’ai ainsi une séparation claire entre mes contextes « pro » et « perso ». Dans mon contexte pro, j’ai une sous-contexte pour tout ce qui est important, un autre qui regroupe les tâches administratives. De cette façon, j’accorde un maximum de temps à mon contexte important, et je garde les tâches administratives pour les périodes creuses.

En résumé

La next action, c’est finalement l’action la plus simple à réaliser tout de suite. Pour la déterminer, le meilleur critère est le contexte.

Pour équilibrer ma vie entre perso et pro, décider du temps que alloué à chaque contexte par jour.

Pour les tâches à réaliser à une date précise, affecter une date d’échéance.

Pour les tâches ne pouvant être réalisées tout de suite, les masquer en leur affectant une date de début.

Maîtriser les next action demande de la pratique et du temps. Mais une fois le difficile seuil d’apprentissage passé, c’est magique.

Vous avez encore des questions sur les next actions ? N’hésitez pas à me les poser dans les commentaires.

Je reviens sur les applications GTD, en particulier pour Windows. Désolé pour les utilisateurs de Linux, je ne possède pas de machine tournant sous ce système d’exploitation. J’ai choisi de présenter tudumo parce que j’en avais déjà entendu parler sur c’éclair. De plus, l’interface de ce logiciel est simple, parfois même un peu trop simple comme nous le verrons.

La gestion de projets

Tudumo permet de créer des projets en créant des groupes de tâches. Malheureusement, ces projets ne peuvent pas être regroupés dans des sous-dossiers, ce qui risque de rendre le logiciel difficile à utiliser si vous avez un grand nombre de projets. Vous pouvez vous concentrer sur un projet en particulier en le sélectionnant et en appuyant sur la barre d’espace.

Les tâches

Vous pouvez affecter six statuts possibles à une tâche :

• Next Action
• On Hold
• Done
• Waiting for
• Someday / Maybe

Le fait de sélectionner manuellement quelle est la Next Action est une approche différente de ce qui se fait dans la plupart des autres logiciels GTD que j’ai pu utiliser. Personnellement je préfère les solutions qui considèrent automatiquement la première action réalisable comme étant la next action.

Affecter un contexte à une tâche

Que serait un gestionnaire de tâches sans la gestion des contextes ? Pour rappel, les contextes décrivent les conditions les plus propices à la réalisation d’une tâche donnée, par exemple le contexte @mail va rassembler toutes les tâches d’envoi et de réception de courrier électronique, le contexte @maison toutes les tâches à réaliser lorsque vous êtes chez vous, etc.

Tudumo gère les contextes via des « tags » assignables à chaque tâche. Il est possible d’affecter plusieurs contextes à une même tâche. Par exemple la tâche « demander la date de la réunion à David » peut être réalisée @email ou @téléphone.

Pour affecter un contexte à une tâche, vous pouvez soit l’entrer directement dans le champ prévu à cet effet, soit faire glisser la tâche sur le tag voulu en bas de la fenêtre.

Enfin un menu déroulant permet de ne voir que les tâches avec un statut particulier, pratique pour ne pas se disperser.

Conclusions

Tudumo est une solution de gestion de listes GTD sympathique. Elle a l’avantage d’être simple, mais elle manque de fonctions avancées à mon goût, comme la gestion des tầches récurrentes ou la création d’une hiérarchie de projets.

Cependant je dois me rendre à l’évidence. C’est probablement dû à ma méconnaissance des solutions pour PC, mais je n’ai toujours pas trouvé sur cette plateforme de solution aussi simple et performante que ce qui se fait sur Mac. Vous avez des suggestions d’applications que je pourrais essayer sur PC ?