Note : la série «la minute GTD du vendredi» présente chaque semaine une bonne pratique de la méthode Getting Things Done, GTD pour les intimes. C’est une méthode d’organisation pour augmenter sa productivité personnelle, mise au point par David Allen. Si vous ne la connaissez pas, je vous conseille de commencer par cet article.

Après un break d’une semaine lié à un heureux événement, je reviens aujourd’hui sur une des bonnes pratiques essentielles de Getting Things Done : la nécessité de capturer toutes les tâches dans son système, qu’elles soient importantes ou triviales.

La raison est la suivante : se souvenir de quelque chose à court terme demande un effort. Peu importe qu’il s’agisse d’aller chercher du pain, d’aller signer un chèque d’1 million ou de payer sa déclaration d’impôts. L’effort nécessaire pour mémoriser et se souvenir de l’action est le même dans les trois cas. En demandant à notre cerveau le soin de se souvenir de toutes nos tâches, nous l’empêchons de se focaliser sur des tâches plus importantes.

Et puis, il est (presque) aussi frustrant d’oublier d’acheter du dentifrice que d’oublier de payer ses impôts. Notre cerveau vit chaque tâche oubliée comme un échec, une incapacité à faire ce que nous lui avons demandé, et chaque tâche accomplie comme une récompense. Alors pourquoi ne pas se donner les moyens de multiplier les récompenses en notant toutes ses tâches dans son système pour ne rien oublier ?

Un sport que je trouve vraiment incroyable, c’est le surf, en particulier les personnes capables de naviguer sur ces vagues de plusieurs mètres de haut en donnant l’impression que ce n’est pas plus difficile que de manger un mars. Et pour ces personnes, les outils ne sont pas si importants. Ils seraient capables de surfer dix fois mieux que moi sur une porte de garage.

Finalement, un bon surfeur partage beaucoup de points commus avec un Maître de Getting Things Done. J’ai essayé d’en résumer l’essentiel en sept points.

Le Maître GTD sait que comme les vagues, le travail est imprévisible.

Le Maître GTD ne se laisse pas distraire pendant qu’il surfe sur son travail, car il sait que cela peut causer sa chute.

Le Maître GTD sait choisir sa vague de travail et n’essaye pas d’en surfer deux en même temps.

Le Maître GTD sait éliminer tout ce qui est superflu avant de se lancer dans son travail.

Le Maître GTD n’utilise pas ses outils comme excuse. Il est capable de faire les choses même avec un système imparfait.

Le Maître GTD dort bien, car il sait qu’il y a un temps pour chaque chose.

Le Maître GTD décide lorsqu’il arrête son travail. Soit lorsqu’il n’y a plus de nouvelle vague à surfer, soit parce qu’il a autre chose à faire.

Voilà, maintenant il me reste à aller acheter un T-Shirt jaune à l’effigie de Patrick Swayze et à aller habiter à Nice et tout sera parfait. Et vous, quelle règle donneriez-vous pour définir un maître GTD ?

Qui de la poule ou de l’œuf était là le premier ? En posant cette question, on crée un problème là où il n’y en a pas. Il est possible de dépenser toutes ses ressources à essayer de résoudre cette question sans jamais y arriver. Il n’y a pas de réponse à trouver parce que il n’y a pas de véritable problème. Pendant que les scientifiques se prennent la tête sur cette question, la poule continue à pondre ses œufs, que Dieu dans sa grande bonté envers les poules à choisi de ne pas faire cubiques.

Dans les entreprises, des départements entiers semblent dédiés à la résolution de la question de la poule et de l’œuf. Lorsque les managers essaient de déterminer si c’est la stratégie qui doit structurer les systèmes d’information ou si c’est l’inverse, ils essaient de résoudre un problème qui n’a pas de solution. Mais à la différence de la poule, pendant qu’ils tournent en rond les projets n’avancent pas.

Le lien avec GTD ? Dans la vie, pour avancer, il faut savoir détecter les problèmes de type «œuf ou poule» et éviter de passer du temps dessus.

Beaucoup de personnes se posent la question : doit-on commencer par définir ses objectifs de vie puis les décliner en sous-objectifs, sous-sous objectifs, etc. jusqu’à définir les tâches individuelles ou doit-on au contraire commencer par définir les tâches une à une et remonter progressivement aux niveaux supérieurs ?

Mon point de vue ? C’est un problème de type « œuf ou poule ». Vous pouvez passer le restant de votre vie à essayer de le résoudre sans jamais trouver de solution et la procrastination, l’art de remettre les choses au lendemain, s’installe. Il vaut beaucoup mieux se focaliser sur l’image de la personne que l’on veut devenir. Si vous savez qui vous voulez être, le reste viendra naturellement.

Tiens tiens, on a parlé d’outils GTD tout papier, pour Mac et pour PC. Et le web dans tout ça ? Il n’y a pas d’outils GTD sur le web ? Eh bien si Monsieur, et il y en a même beaucoup. Aujourd’hui je vais me focaliser sur la présentation de Remember the Milk, pas parce que je le considère meilleur que les autres mais parce que il est largement utilisé.

Ci-dessous un aperçu de l’interface de remember the milk. L’application est disponible en différentes langues, mais malheureusement pas encore en français.

L’interface est divisée en plusieurs zones :

Les onglets au dessus affichent par défaut des listes «personnel», «study», «work», etc. Pour rendre rtm plus GTD, ils peuvent servir à créer des projets.

En dessous s’affichent les tâches, avec les actions réalisables, en particulier marquer l’action comme étant terminée ou la reporter.

Chose que j’ai trouvé peu intuitive, c’est que la case à cocher à la gauche des tâches sert à sélectionner la tâche pour effectuer une action dessus et non pas à la marquer comme étant terminée. Pour marquer la tâche comme terminée, vous devez d’abord cocher la case et puis cliquer sur le bouton complete.

Pour définir un contexte, vous pouvez «tagger» la tâche. Ensuite lorsque je souhaiterai travailler dans ce contexte je devrai faire une recherche sur toutes les tâches avec ce tag. Je continue à dire que cette manière de faire est inutilement compliquée par rapport à un logiciel comme omnifocus ou things.

Les tâches peuvent avoir une échéance, mais pas une date de début, fonction que je trouve pourtant bien pratique pour éviter par exemple qu’une tâche ne s’affiche si elle ne peut pas démarrée avant une dizaine de jours. Il existe également la possibilité de créer des tâches récurrentes, de définir l’effort estimé et le lieu, ainsi que d’affecter une priorité.

Conclusions

Pour une application Web, Remember the Milk est plutôt agréable à utiliser. Cependant je continue à penser que les applications Web ne sont pas encore assez matures pour offrir une puissance et un confort d’utilisation suffisants pour concurrencer sérieusement les applications dédiées. Néamoins Remember the Milk pourra séduire tous ceux qui veulent un gestionnaire de to-do disponible depuis n’importe quel ordinateur, Mac, PC ou Linux, et un client iPhone existe.

Nous sommes le 14 février. Parmi les tâches importantes aujourd’hui, il ne faut pas oublier d’acheter un petit cadeau pour votre moitié et lui souhaiter une bonne Saint-Valentin. À moins que vous n’ayiez décidé de boycotter cette fête qui a probablement été inventée par les fleuristes.

Mais venons-en au fait. Le 14 février, pratiquement un huitième de 2009 s’est déjà écoulé.

Quels objectifs vous étiez-vous fixés pour 2009 ? Avez-vous réalisé un huitième de l’effort nécessaire pour les atteindre ?

Il est plus tard que vous ne pensez.