Mercredi dernier le groupe My Personal MBA, animé par Mathieu Jehanno, se réunissait pour une séance spéciale GTD. J’avais été invité par Nathanaël Ramos pour donner mon point de vue sur la méthode.

L’ambiance du groupe est très détendue et c’est très motivant de se retrouver parmi des personnes qui ont toutes le souhait de s’améliorer au travers d’un effort personnel.

Voici les retours d’expérience principaux que je retiens de cet échange.

1. Personne n’utilise GTD à 100%. Par exemple, je n’utilise pas d’échéancier physique car j’ai trop peu de papiers à gérer (j’ai opté pour les factures électroniques chaque fois que c’était possible). Les contextes font aussi partie des concepts les plus difficiles à mettre en œuvre.
2. Personne n’a réussi à mettre en place le système d’objectifs à 10000, 20000, 30000, 40000 et 50000 pieds. Les participants s’accordent à dire que la méthode est trop complexe et demande trop de temps.
3. Il n’y a pas deux systèmes GTD identiques. Chacun a adapté les concepts du livre à ses besoins et à sa manière de travailler. Nous avons remarqué qu’il ne faut pas essayer d’utiliser le système de son voisin tel quel, car nous travaillons tous de manière différente.
4. La méthode empirique semble être la stratégie de mise en place favorite : c’est par essais et erreurs qu’on trouve ce qui nous convient le mieux.
5. Les personnes qui essaient de créer le système GTD parfait finissent par perdre du temps ou par abandonner. Un piège fréquemment rencontré est d’essayer de trouver l’application parfaite : on essaie toutes les solutions du marché, en espérant tomber sur le Graal, et on finit toujours par retourner à notre application préférée.
6. Le papier reste une méthode appréciée, que ce soit sur un cahier Moleskine, un filofax ou un cahier tout simple. Leurs utilisateurs apprécient le fait que ça ne tombe jamais en panne. Par contre ils ont dû faire des concessions drastiques, comme ne pas utiliser les contextes.
7. La plupart des personnes reprennent des éléments d’autres méthodologies : parmi les outils appréciés, il y a la matrice de gestion de l’urgent – Important de Stephen Covey et la gestion du temps Pomodoro.

Conclusions

Cette réunion m’a permis de prendre conscience de quelque chose que je n’avais pas perçu avant : le succès du livre de David Allen vient en grande partie du fait que chacun peut prendre les éléments qui lui conviennent et les appliquer à sa manière. Efficacité des principes + flexibilité de mise en œuvre ont été les clés du succès pour les millions de personnes qui utilisent GTD tous les jours.

Et vous, quel est votre retour d’expérience sur GTD ?

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Qu’est-ce qui est plus compliqué ? Aller sur la Lune ou arrêter de fumer ? Si on en croit les statistiques, aller sur la Lune semble aussi facile que de couper du saucisson pour l’apéritif alors qu’arrêter de fumer revient à gagner Roland-Garros en ayant pris 10 heures de leçons de tennis. OK, j’exagère un peu, mais à peine.

Pourtant, il est évident qu’il est mille fois plus complexe d’aller sur la Lune que d’arrêter de fumer. Pour réaliser l’objectif qu’ils s’étaient fixé, les Américains ont dû tout inventer de A à Z (même s’ils ont bénéficié des travaux des Allemands). Arrêter de fumer demande juste de ne pas faire un geste quotidien.

J’ai utilisé cette comparaison pour illustrer quelque chose que nous n’aimons pas reconnaître : ce n’est pas la difficulté réelle de l’objectif qui le rend impossible à atteindre, ce sont nos blocages mentaux. Voici quelques trucs qui m’aident à éliminer ces blocages.

1. Célébrons chaque succès. Que le succès soit dû au hasard ou pas, quelle importance ? Finalement aucune. Savourons-le. Restons humble et reconnaissons que derrière tout succès ce cache une part de chance, mais que cette chance se crée.
2. Apprenons de nos erreurs, pour faire mieux la prochaine fois. Évitons ces personnes qui ne savent que pointer du doigt pour blâmer, recherchons les rares personnes qui nous aident à tirer les leçons de nos échecs.
3. Soyons vrais avec nous-mêmes. Il n’y a rien de plus usant pour le moral que de se forcer à jour le rôle de quelqu’un d’autre.
4. Vivons dans le moment présent pour tirer parti des opportunités. Nous passons parfois tant de temps à analyser le passé et à prévoir l’avenir que nous en oublions que les opportunités ne peuvent être saisies que dans l’instant présent.
5. Ne cherchons pas d’excuses pour nos défauts, nos échecs. Acceptons-les et passons à autre chose.
6. N’abandonnons pas à la première difficulté ou au premier refus. Essayons au moins trois fois avant de renoncer. L’obstination paie.
7. Régulièrement, listons toutes les choses positives qui nous sont arrivées.

Et vous, comment faites-vous ?

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La technique de la tomate, « the Pomodoro technique » en anglais, vous connaissez ? Je viens de découvrir son existence en allant faire un tour sur le site Lifehacker.

Alors, qu’est-ce que c’est ? Un moyen mystérieux pour bronzer plus vite ? Une technique de médecine chinoise ancestrale qui redonne vigueur aux membres défaillants ? Ben non, c’est une technique de productivité. Pfff, encore me direz vous. Ben oui, vous répondrai-je. D’un autre côté c’est un peu un des sujets phare de ce blog.

Alors, c’est quoi cette fameuse tomate ? En substance, il s’agit d’une méthode de gestion du temps pour diminuer l’anxiété liée à la tendance à toujours remettre ses tâches à plus tard. Pour cela, on fractionne son temps en petits blocs pour lesquels on se fixe un objectif précis :

• On choisit une tâche à réaliser.
• On met sa minuterie sur 25 minutes.
• On travaille sur la tâche assignée, puis on coche la case.
• On fait une pause de 5 minutes environ.
• On recommence. Toutes les deux heures, on fait une pause plus longue.

Je n’ai jamais essayé moi-même, mais si pour vous procrastination rime avec quotidien, cela vaut la peine de tenter l’expérience. À mon avis, cette méthode b été créée par des fumeurs ou des accros à la machine à café. En tout cas vous pouvez télécharger le guide complet gratuitement au format pdf, mais c’est en anglais.

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Avez-vous déjà remarqué que certaines personnes ont toujours l’air de réussir ce qu’elles entreprennent alors que d’autres semblent accablées par tous les malheurs du monde ? Les premières semblent avoir des doigts qui transforment tout ce qu’elles touchent en or, alors que les autres semblent avoir en permanence la poisse et la guigne.

J’ai repensé à ce phénomène lorsque j’ai vu cette affiche ; c’était la couverture d’un grand magazine français.

« Pourquoi c’est l’enfer » était le titre principal. Quel est l’intérêt de focaliser toute son attention sur savoir pourquoi c’est l’enfer ? Ne vaudrait-il pas mieux utiliser son énergie pour améliorer la situation ?

Eh bien une grande partie du succès des personnes à qui tout semble sourire vient de leur manière de penser. Au lieu de se dire « je ne peux pas le faire parce que … » elles se disent « comment puis-je faire pour … ? » Elles cherchent une solution pour rendre les choses possibles.

Dès que vous focalisez votre énergie sur la recherche de solutions au lieu de la focaliser sur les problèmes et les rancœurs, tout devient plus facile.

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J’ai reçu il y a quelques semaines un email de Laurent Duchateau qui me présentait sa version de Getting Things Done en utilisant Thunderbird.

Son guide étant clair et concis, j’ai souhaité le partager avec vous, ce que Laurent a gentiment accepté. Je lui laisse donc la parole dans la suite de l’article.

Comment appliquer la méthode GTD avec Thunderbird

Adepte de la méthode GTD, j’ai testé un certain nombre de logiciels d’organisation personnelle. Le plus adapté me semble être Thunderbird (mais sans doute tout logiciel de messagerie pourrait faire l’affaire).

Principes

Tout ce dont il est besoin pour appliquer la méthode GTD est d’un logiciel de messagerie, disposant de la possibilité de créer des dossiers virtuels; c’est en effet dans ces dossiers que réside tout l’intérêt pour la méthode GTD.

Ecrire une tâche

Dans cet esprit, chaque nouvelle tâche est écrite comme un nouveau message. L’idée est simple: il s’agit d’inscrire dans l’objet du message toutes les informations nécessaires pour effectuer un tri des tâches a posteriori.

Par exemple, nous pouvons créer le message suivant: appeler le dentiste @PERS @TEL @MAISON @SANTE

Le premier élément est la tâche à effectuer: appeler le dentiste. A cet élément principal, nous associons plusieurs étiquettes, précédées d’un @, qui permettront de classer le message. La première étiquette (ici @PERS) indique le domaine de la tâche. @PERS fait référence au domaine personnel. Vous pouvez aussi créer l’étiquette @PROF pour les tâches liées au travail, etc.

Le deuxième étiquette (@TEL) indique la nature de la tâche (ici, téléphoner). Vous pouvez créer d’autres étiquettes comme @COU (courrier), @MAIL, @CONT (contact), @IMP (imprimer), @INT (internet), @TAC (tâche), @ATT (tâche en attente), etc.

La troisième étiquette (@MAISON) indique le contexte de la tâche, et la quatrième (@SANTE) indique le projet auquel la tâche est associée. Une fois le message créé, il doit rester dans le dossier « brouillons ». Il n’est pas besoin de le classer; les dossiers virtuels feront ce travail pour vous.

Créer un dossier virtuel

Ensuite, il suffit de créer quatre « nouveaux dossiers » dans le dossier « Brouillons »:

1. Système d’action
2. Contextes
3. Projets
4. Calendrier

Le dossier « système d’action »

Ce dossier peut comporter autant de dossiers virtuels qu’on veut. Voici, par exemple, comment créer le dossier virtuel @TEL, qui répertorie tous les messages contenant l’étiquette @TEL. Cliquer droit sur « dossiers locaux », puis sélectionner « rechercher ». Taper ensuite @TEL dans le champ de recherche.

Vous pouvez ajouter autant de critères que vous le souhaitez. Je combine par exemple @TEL et @PROF pour sélectionner les coups de fil à passer pour le travail. Une fois la recherche effectuée, sauvegarder la recherche en cliquant sur « Sauver comme dossier Virtuel ». Une fois le dossier virtuel @TEL créé, déplacer le dans le dossier « Système d’action ». Il est possible de procéder de même pour d’autres dossiers virtuels (@COU, @MAIL, etc.).

Lorsque qu’une tâche nécessite d’attendre une information pour être réalisée, je remplace la nature de la tâche (@TEL, @COU, @INT) par @ATT. Le dossier virtuel @ATT comprend donc toutes les tâches en attente.
Les dossiers « Contextes » et « Projets »

Le dossier « Contextes » peut contenir différents dossiers virtuels classant les messages par contextes: @MAISON, @BUREAU, @PISCINE, etc. Le dossier projets, et ses différents dossiers virtuels, obéit aux mêmes principes.

Le dossier « Calendrier »

Ce dossier est un peu particulier. Considérons la tâche suivante: Appeler le dentiste @PERS @TEL @MAISON @SANTE

Cette tâche est à réaliser dès que possible. Supposons toutefois que vous ayez appelé, et que le dentiste ne revienne que le 20 juillet prochain. Il est possible d’enregistrer cette Information en ajoutant une étiquette avant le message: @JUILLET 7: appeler le dentiste @PERS @TEL @MAISON @SANTE

Le dossier calendrier doit contenir 12 dossiers, virtuels, soit un par mois. Ainsi, si vous cliquez sur le dossier virtuel @JUILLET, toutes les tâches à réaliser en juillet s’afficheront.

N’hésitez pas à faire part de vos remarques ou commentaires à Laurent Duchateau.

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