Cela fait maintenant plusieurs années que j’utilise la méthode GTD pour m’organiser. Je l’ai découverte par hasard en 2006, au détour d’un petit article sur un blog.

Cependant au fil du temps j’ai découvert que cette méthode a un défaut : elle donne l’impression d’avoir toujours quelque chose à faire, à n’importe quel moment de la journée. Cela peut s’avérer fatiguant à la longue, et même paradoxalement avoir un effet négatif sur la productivité (ça donne l’impression que même si j’arrive à réaliser 10 tâches importantes, il en restera encore 9990 alors à quoi bon s’exciter).

Pour pallier à ce sentiment de pression permanente j’ai trouvé différentes astuces, en voici quelques unes.

Créer un contexte « rien », dans lequel on décide sciemment de ne rien faire. Il faut apprendre à accepter que ne rien faire est parfois la meilleure chose à faire, en particulier dans les métiers qui demandent de la créativité.

Prévoir des moments dans la journée où vous pouvez « éteindre » votre système GTD. Ainsi personnellement je réserve GTD à la plage horaire 7h – 19h. Je démarre la journée en « ouvrant » mon système GTD et j’essaie, si possible, de le refermer avant 19h.

Se fixer une ou deux tâches à réaliser en début de journée. Une fois ces deux tâches réalisées, vous avez rempli votre contrat avec vous-même. Tout le reste est du « bonus ».

Comment ressentez-vous GTD ? Pensez-vous que ce système puisse à la longue devenir stressant, voire nous pousser à remettre à demain ce que nous pouvons faire tout de suite ?

Note : cet article nécessite de bien connaître GTD et ses principes.

Dans l’article précédent, j’ai expliqué les différents types de contextes existants. Maintenant, il ne répond pas à la question essentielle : quels sont les contextes adaptés à ma manière de travailler ? Quels contextes peuvent réellement me rendre plus productif ? Voici quelques clés qui ont bien fonctionné pour moi.

Comprendre comment vous pouvez regrouper vos tâches pour être plus efficace. C’est typiquement le cas des courses. Si vous avez regroupé tout ce que vous devez acheter dans un contexte @courses, cela vous évitera de ressortir plusieurs fois et vous fera gagner beaucoup de temps.

Réduire les interruptions et les distractions. Plusieurs études démontrent que la capacité de faire plusieurs choses en même temps est un mythe : le temps nécessaire pour se concentrer de nouveau après avoir été dérangé est important, et on finit par tout faire de manière superficielle. Réduire les interruptions est donc un facteur important pour accroître la productivité et la qualité. Une source fréquente de distraction est l’email. En créant un contexte @email et en décidant de n’ouvrir sa messagerie électronique qu’un nombre limité de fois par jour, on réduit automatiquement le temps perdu à jongler entre l’email et le document que l’on est en train d’écrire.

Identifier les ressources « rares ». Par exemple si vous avez votre ordinateur en permanence avec vous, ce n’est pas une ressource rare. Avoir un contexte @ordinateur va donc être une source de problèmes car il entrer en permanence en conflit avec les autres. Si par contre vous avez un ordinateur auquel vous n’accédez qu’une heure ou deux par jour, ce contexte peut être pertinent. Les autres ressources rares sont par exemple un endroit précis (La Poste, le supermarché), une personne en particulier,

Réserver du temps à ce qui est réellement important. Dans le feu de l’action on court le risque de ne faire que des tâches urgentes et de laisser de côté ce qui est réellement important pour le long terme. Les conséquences de cette approche risquent de conduire à un échec ou à un « burnout ». Les contextes peuvent donc nous obliger à réserver du temps à ce qui est important. Par exemple, vous pouvez définir un contexte @faire pour tout ce qui est travail classique, mais vous réserver un contexte @brainstorming pour créer et réfléchir.

Au final, les contextes ne sont qu’un outil pour vous aider à vous organiser. Mais s’organiser, c’est comme arrêter de fumer : 90% de l’effort est dans la tête, et il est inutile de passer son temps à essayer des tas de contextes différents sans travailler sur les raisons de fond qui nous font tout remettre à demain.

Ah les contextes GTD, si simples en théorie, si difficile à mettre en pratique dans la vraie vie. Pourtant sans une bonne liste de contextes, impossible de mettre en place un vrai système GTD efficace. C’est pour cette raison que je vais écrire une série d’articles dédiés aux contextes, qui je l’espère ouvrira les débats sur ce sujet complexe.

Pour démarrer la série, je vous propose de nous pencher sur les différents types de contextes possibles. Il me semble qu’il en existe 4 types :

• Ressource : ordinateur, internet, … l’action que vous devez réaliser dépend de la disponibilité d’une ressource bien précise. @Ordinateur, @internet sont des contextes que j’utilise tous les jours.
• Personne : vous ne pourrez réaliser une action qu’en présence d’une autre personne (l’exemple le plus simple : donner un contrat à Toto). D’une certaine manière, les personnes sont une forme de ressource, mais je laisserai ce type d’appellation aux départements RH des grandes entreprises.
• Lieu : vous devez être à un endroit précis pour pouvoir exécuter l’action. Par exemple passer prendre les chemises au pressing. J’utilise par exemple @maison pour tout ce que je ne peux faire que lorsque je suis chez moi et @courses pour ce que je dois faire lorsque je réalise mon shopping.
• État d’esprit : à certains moments on se sent plus fort pour produire un rapport compliqué. À d’autres moments nous sommes moins concentrés et avons besoin de réaliser des tâches un peu moins intensives. On va donc pouvoir définir différents contextes en fonction de l’état d’esprit. Dans mon système, j’utilise principalement @faire, @écrire, @brainstormer.

Le cas particulier du temps

Le temps est-il un contexte ? Par exemple si on doit réaliser une action à un moment précis de la journée, doit-on avoir un contexte pour cela ? Personnellement je ne crois pas, car dans ce cas il vaut mieux tout simplement utiliser son agenda ; on l’oublie trop souvent, mais celui-ci fait partie des outils indispensables préconisés par David Allen.

Et vous ? Quels autres types de contextes utilisez-vous ?

Avez-vous des contextes qui ne rentrent pas dans une de ces catégories ? Si oui, j’aimerais savoir lesquels pour compléter la liste des types de contextes.

Je suis ce que les marketeux américains appellent un SKOTIE, un Spoiled Kid Of The Eighties, autrement dit un enfant (pourri) gâté des années 80. J’ai grandi dans une culture de l’argent et du matérialisme effréné. À l’école, pour être quelqu’un il fallait absolument avoir les dernières chaussures à la mode et des vêtements de marque. Bien sûr ce phénomène n’est pas propre qu’aux années 80 et a toujours existé. Ce qui à mon avis différencie cette décennie des autres est l’absence totale de l’apparition d’un contrepoids moral à ce matérialisme.

Êtes-vous le genre de personne qui désire toujours ce qu’elle ne possède pas ? Vous voulez un nouveau manteau – gadget – voiture et dès que vous l’avez vous voulez autre chose ? Alors, d’après les études cliniques des psychologues, vous faites partie de la catégorie des personnes qui ne pourront jamais être vraiment heureuses.

Vous pensez que la promotion que vous allez obtenir va vous rendre heureux ? Pour cinq minutes au moins. Passé ce délai, vous serez déjà en train de convoiter la promotion suivante. Vous croyez qu’avoir une Rolex va faire de vous quelqu’un ? Autant que d’arriver à écraser une fourmi sous sa chaussure. À peine l’aurez vous achetée que vous vous rendrez compte qu’il existe plein de montres bien plus exclusives que vous ne pourrez jamais vous offrir.

Noël approche. Et avec cette fête la tradition bien ancrée des cadeaux. Ceux-ci sont bien sûr indispensables car ils font partie de notre vie en société. Mais soyons honnêtes. Une fois Noël passé, voulez-vous vraiment que les cadeaux soient les plus beaux souvenirs de 2009 ? Personnellement non. C’est pourquoi je vous propose de profiter de ces derniers jours de l’année pour faire de 2009 année mémorable.

• Pardonnez à quelqu’un et passez à la suite.
• Terminez un petit projet qui traîne depuis trop longtemps.
• Faites le premier pas d’un projet qui vous tient réellement à cœur.
• Jetez, ou mieux, donnez des objets dont vous pouvez vous passer.
• Prenez une demi-journée pour réfléchir à ce que vous voulez vraiment pour 2010.
• Prenez le temps d’apprécier tout ce que vous avez et jetez un coup d’œil à ce baromètre pour vous rendre compte d’où vous vous situez sur l’échelle de la richesse.

Ce ne sont que quelques idées simples. Que voulez-vous faire pour que 2009 soit une bonne année ?

Lorsque les experts en productivité parlent ils conseillent en général de laisser tomber toutes les activités inutiles ou improductives, car elles sont une perte de temps. Pourtant voici le constat étrange que je suis amené à faire : si je ne m’étais focalisé que sur les actions qui me semblaient les plus importantes à un moment donné, je serais passé à côté d’un grand nombre d’opportunités.

C’est un peu comme prendre l’autoroute pour aller d’un point A à un point B. Effectivement, c’est le moyen le plus rapide. Mais c’est le genre de trajet durant lequel on n’apprend rien de bien intéressant. Le voyageur qui va de temps en temps quitter la voie express pour explorer les curiosités aux alentours a bien plus de chances de faire un périple enrichissant.

Ainsi si vous vous limitez à faire exclusivement des rencontres dans votre milieu professionnel, vous allez finir par n’avoir qu’une vision restreinte du monde. Si vous vous limitez aux formations dispensées par les grandes écoles, vous allez adopter un schéma de pensée unique.

De plus, je constate qu’il n’est pas toujours possible, sur le moment même, de comprendre l’importance qu’une action en apparence inutile peut avoir sur notre futur.

Ainsi lorsque j’ai créé mon site internet fin 2006, j’avais comme objectif d’en faire un CV en ligne à destination des recruteurs. Au bout de 6 mois il avait cumulé le nombre record de… 10 visiteurs ! Ce premier essai s’était révélé totalement improductif. Des heures de travail pour rien. Mais si je n’avais pas fait ce premier pas, vous ne seriez pas en train de lire ce blog aujourd’hui.

Et ce n’est pas une expérience isolée. Tel événement ou je traînais des pieds pour y aller car je n’y connaissais personne ? J’y fis des rencontres formidables. Et ce qui m’incita à aller à cet événement était d’avoir… démarré un blog. Toutes nos actions sont liées.

Alors la productivité, rester focalisé sur ses tâches, c’est important. Mais en refusant de quitter l’autoroute de la vie de temps en temps pour explorer les petits chemins, on se prive de découvertes fantastiques. Une fois arrivé au bout, on se retourne et on se rend compte que notre expérience se limite aux routes goudronnées et aux sandwiches d’aires d’autoroute. Pour éviter cela, il est vital de garder du temps pour des choses inutiles mais qui nous tiennent à cœur.

Et vous, avez-vous fait des choses apparemment inutiles qui se sont révélées plus tard être de vraies opportunités ?