Je le confesse, je suis un adepte strict de GTD. Mais comme beaucoup d’autres cela ne m’empêche pas de regarder ce qui se fait ailleurs. Voici donc un aperçu des autres méthodes d’organisation personnelle les plus en vogue. Il en existe probablement d’autres. Si vous souhaitez que je les fasse apparaître dans ce récapitulatif laissez-moi un commentaire à la fin de l’article.

Note : j’ai privilégié les liens vers les sites des auteurs originaux, même si ceux-ci sont en anglais.

Les 7 habitudes, de Stephen Covey

Probablement la méthode la plus en vogue avant que GTD n’apparaisse. Elle est décrite en long et en large dans le célèbre livre les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent.

Effort de mise en œuvre : élevé

Pour qui : pour les personnes qui trouvent que GTD est trop terre à terre, et préfèrent une approche qui démarre avec des objectifs haut niveau avant de descendre au niveau des tâches détaillées. Je trouve néanmoins qu’elle demande encore plus de rigueur que GTD pour donner des résultats tangibles. La mise en place peut nécessiter de se faire aider par un coach expérimenter au vu de la complexité de la méthode.

Autofocus, de Mark Foster

Cette méthode est beaucoup plus simple à mettre en œuvre que GTD. Une liste de tâches sur une feuille de papier, pas de contextes.

Effort de mise en œuvre : faible

Pour qui : pour les personnes qui trouvent GTD trop difficile et trop contraignant. Par contre il peut être difficile de gérer de nombreux projets en parallèle avec cette méthode. À réserver aux personnes ayant des besoins simples donc.

Zen to Done, de Leo Babauta

Leo, le célèbre blogueur de Zen Habits (traduit en français par Olivier Roland sous le titre Habitudes Zen) trouvait son système GTD trop compliqué à mettre en œuvre et à maintenir. Fidèle à sa philosophie de toujours essayer de simplifier ce qui peut l’être, léo a produit une version light de GTD.

Effort de mise en œuvre : moyen

Pour qui : pour les personnes qui apprécient les concepts de GTD, mais trouvent sa mise en œuvre trop compliquée. Une bonne alternative light à GTD.

La semaine de 4 heures, de Tim Ferriss

Ce n’est pas vraiment (qu’) une méthode de productivité personnelle, mais elle en reprend beaucoup d’aspects. Le credo de Tim Ferriss est d’ « externaliser » tout ce qu’on n’a pas envie de faire : gérer a boîte mail, faire des recherches documentaires, etc. Et de ne garder que ce qu’on aime.

Effort de mise en œuvre : élevé

Pour qui : pour les personnes qui souhaitent avoir un maximum de temps libre et veulent (et peuvent !) déléguer la plupart de leurs tâches. Cependant cette méthode est bien plus difficile à mettre en œuvre que ne le laisse entendre son auteur, et nécessite de revoir en profondeur sa manière de travailler.

La méthode pomodoro

Déjà évoquée brièvement dans cet article, cette méthode est s’attache plus à l’angle « gestion du temps ». Elle aide les personnes qui sont sujettes à la procrastination à se focaliser sur un seul objectif pendant un court laps de temps.

Effort de mise en œuvre : faible

Pour qui : les personnes qui ont du mal à rester concentrées ou qui ont tendance à laisser leurs tâches traîner jusqu’à la dernière minute. Cette méthode est également efficace pour mieux gérer le temps alloué aux tâches d’un projet.
8 comments

Mercredi dernier le groupe My Personal MBA, animé par Mathieu Jehanno, se réunissait pour une séance spéciale GTD. J’avais été invité par Nathanaël Ramos pour donner mon point de vue sur la méthode.

L’ambiance du groupe est très détendue et c’est très motivant de se retrouver parmi des personnes qui ont toutes le souhait de s’améliorer au travers d’un effort personnel.

Voici les retours d’expérience principaux que je retiens de cet échange.

1. Personne n’utilise GTD à 100%. Par exemple, je n’utilise pas d’échéancier physique car j’ai trop peu de papiers à gérer (j’ai opté pour les factures électroniques chaque fois que c’était possible). Les contextes font aussi partie des concepts les plus difficiles à mettre en œuvre.
2. Personne n’a réussi à mettre en place le système d’objectifs à 10000, 20000, 30000, 40000 et 50000 pieds. Les participants s’accordent à dire que la méthode est trop complexe et demande trop de temps.
3. Il n’y a pas deux systèmes GTD identiques. Chacun a adapté les concepts du livre à ses besoins et à sa manière de travailler. Nous avons remarqué qu’il ne faut pas essayer d’utiliser le système de son voisin tel quel, car nous travaillons tous de manière différente.
4. La méthode empirique semble être la stratégie de mise en place favorite : c’est par essais et erreurs qu’on trouve ce qui nous convient le mieux.
5. Les personnes qui essaient de créer le système GTD parfait finissent par perdre du temps ou par abandonner. Un piège fréquemment rencontré est d’essayer de trouver l’application parfaite : on essaie toutes les solutions du marché, en espérant tomber sur le Graal, et on finit toujours par retourner à notre application préférée.
6. Le papier reste une méthode appréciée, que ce soit sur un cahier Moleskine, un filofax ou un cahier tout simple. Leurs utilisateurs apprécient le fait que ça ne tombe jamais en panne. Par contre ils ont dû faire des concessions drastiques, comme ne pas utiliser les contextes.
7. La plupart des personnes reprennent des éléments d’autres méthodologies : parmi les outils appréciés, il y a la matrice de gestion de l’urgent – Important de Stephen Covey et la gestion du temps Pomodoro.

Conclusions

Cette réunion m’a permis de prendre conscience de quelque chose que je n’avais pas perçu avant : le succès du livre de David Allen vient en grande partie du fait que chacun peut prendre les éléments qui lui conviennent et les appliquer à sa manière. Efficacité des principes + flexibilité de mise en œuvre ont été les clés du succès pour les millions de personnes qui utilisent GTD tous les jours.

Et vous, quel est votre retour d’expérience sur GTD ?

Qu’est-ce qui est plus compliqué ? Aller sur la Lune ou arrêter de fumer ? Si on en croit les statistiques, aller sur la Lune semble aussi facile que de couper du saucisson pour l’apéritif alors qu’arrêter de fumer revient à gagner Roland-Garros en ayant pris 10 heures de leçons de tennis. OK, j’exagère un peu, mais à peine.

Pourtant, il est évident qu’il est mille fois plus complexe d’aller sur la Lune que d’arrêter de fumer. Pour réaliser l’objectif qu’ils s’étaient fixé, les Américains ont dû tout inventer de A à Z (même s’ils ont bénéficié des travaux des Allemands). Arrêter de fumer demande juste de ne pas faire un geste quotidien.

J’ai utilisé cette comparaison pour illustrer quelque chose que nous n’aimons pas reconnaître : ce n’est pas la difficulté réelle de l’objectif qui le rend impossible à atteindre, ce sont nos blocages mentaux. Voici quelques trucs qui m’aident à éliminer ces blocages.

1. Célébrons chaque succès. Que le succès soit dû au hasard ou pas, quelle importance ? Finalement aucune. Savourons-le. Restons humble et reconnaissons que derrière tout succès ce cache une part de chance, mais que cette chance se crée.
2. Apprenons de nos erreurs, pour faire mieux la prochaine fois. Évitons ces personnes qui ne savent que pointer du doigt pour blâmer, recherchons les rares personnes qui nous aident à tirer les leçons de nos échecs.
3. Soyons vrais avec nous-mêmes. Il n’y a rien de plus usant pour le moral que de se forcer à jour le rôle de quelqu’un d’autre.
4. Vivons dans le moment présent pour tirer parti des opportunités. Nous passons parfois tant de temps à analyser le passé et à prévoir l’avenir que nous en oublions que les opportunités ne peuvent être saisies que dans l’instant présent.
5. Ne cherchons pas d’excuses pour nos défauts, nos échecs. Acceptons-les et passons à autre chose.
6. N’abandonnons pas à la première difficulté ou au premier refus. Essayons au moins trois fois avant de renoncer. L’obstination paie.
7. Régulièrement, listons toutes les choses positives qui nous sont arrivées.

Et vous, comment faites-vous ?

La technique de la tomate, « the Pomodoro technique » en anglais, vous connaissez ? Je viens de découvrir son existence en allant faire un tour sur le site Lifehacker.

Alors, qu’est-ce que c’est ? Un moyen mystérieux pour bronzer plus vite ? Une technique de médecine chinoise ancestrale qui redonne vigueur aux membres défaillants ? Ben non, c’est une technique de productivité. Pfff, encore me direz vous. Ben oui, vous répondrai-je. D’un autre côté c’est un peu un des sujets phare de ce blog.

Alors, c’est quoi cette fameuse tomate ? En substance, il s’agit d’une méthode de gestion du temps pour diminuer l’anxiété liée à la tendance à toujours remettre ses tâches à plus tard. Pour cela, on fractionne son temps en petits blocs pour lesquels on se fixe un objectif précis :

• On choisit une tâche à réaliser.
• On met sa minuterie sur 25 minutes.
• On travaille sur la tâche assignée, puis on coche la case.
• On fait une pause de 5 minutes environ.
• On recommence. Toutes les deux heures, on fait une pause plus longue.

Je n’ai jamais essayé moi-même, mais si pour vous procrastination rime avec quotidien, cela vaut la peine de tenter l’expérience. À mon avis, cette méthode b été créée par des fumeurs ou des accros à la machine à café. En tout cas vous pouvez télécharger le guide complet gratuitement au format pdf, mais c’est en anglais.

Avez-vous déjà remarqué que certaines personnes ont toujours l’air de réussir ce qu’elles entreprennent alors que d’autres semblent accablées par tous les malheurs du monde ? Les premières semblent avoir des doigts qui transforment tout ce qu’elles touchent en or, alors que les autres semblent avoir en permanence la poisse et la guigne.

J’ai repensé à ce phénomène lorsque j’ai vu cette affiche ; c’était la couverture d’un grand magazine français.

« Pourquoi c’est l’enfer » était le titre principal. Quel est l’intérêt de focaliser toute son attention sur savoir pourquoi c’est l’enfer ? Ne vaudrait-il pas mieux utiliser son énergie pour améliorer la situation ?

Eh bien une grande partie du succès des personnes à qui tout semble sourire vient de leur manière de penser. Au lieu de se dire « je ne peux pas le faire parce que … » elles se disent « comment puis-je faire pour … ? » Elles cherchent une solution pour rendre les choses possibles.

Dès que vous focalisez votre énergie sur la recherche de solutions au lieu de la focaliser sur les problèmes et les rancœurs, tout devient plus facile.