J’ai reçu il y a quelques semaines un email de Laurent Duchateau qui me présentait sa version de Getting Things Done en utilisant Thunderbird.

Son guide étant clair et concis, j’ai souhaité le partager avec vous, ce que Laurent a gentiment accepté. Je lui laisse donc la parole dans la suite de l’article.

Comment appliquer la méthode GTD avec Thunderbird

Adepte de la méthode GTD, j’ai testé un certain nombre de logiciels d’organisation personnelle. Le plus adapté me semble être Thunderbird (mais sans doute tout logiciel de messagerie pourrait faire l’affaire).

Principes

Tout ce dont il est besoin pour appliquer la méthode GTD est d’un logiciel de messagerie, disposant de la possibilité de créer des dossiers virtuels; c’est en effet dans ces dossiers que réside tout l’intérêt pour la méthode GTD.

Ecrire une tâche

Dans cet esprit, chaque nouvelle tâche est écrite comme un nouveau message. L’idée est simple: il s’agit d’inscrire dans l’objet du message toutes les informations nécessaires pour effectuer un tri des tâches a posteriori.

Par exemple, nous pouvons créer le message suivant: appeler le dentiste @PERS @TEL @MAISON @SANTE

Le premier élément est la tâche à effectuer: appeler le dentiste. A cet élément principal, nous associons plusieurs étiquettes, précédées d’un @, qui permettront de classer le message. La première étiquette (ici @PERS) indique le domaine de la tâche. @PERS fait référence au domaine personnel. Vous pouvez aussi créer l’étiquette @PROF pour les tâches liées au travail, etc.

Le deuxième étiquette (@TEL) indique la nature de la tâche (ici, téléphoner). Vous pouvez créer d’autres étiquettes comme @COU (courrier), @MAIL, @CONT (contact), @IMP (imprimer), @INT (internet), @TAC (tâche), @ATT (tâche en attente), etc.

La troisième étiquette (@MAISON) indique le contexte de la tâche, et la quatrième (@SANTE) indique le projet auquel la tâche est associée. Une fois le message créé, il doit rester dans le dossier « brouillons ». Il n’est pas besoin de le classer; les dossiers virtuels feront ce travail pour vous.

Créer un dossier virtuel

Ensuite, il suffit de créer quatre « nouveaux dossiers » dans le dossier « Brouillons »:

1. Système d’action
2. Contextes
3. Projets
4. Calendrier

Le dossier « système d’action »

Ce dossier peut comporter autant de dossiers virtuels qu’on veut. Voici, par exemple, comment créer le dossier virtuel @TEL, qui répertorie tous les messages contenant l’étiquette @TEL. Cliquer droit sur « dossiers locaux », puis sélectionner « rechercher ». Taper ensuite @TEL dans le champ de recherche.

Vous pouvez ajouter autant de critères que vous le souhaitez. Je combine par exemple @TEL et @PROF pour sélectionner les coups de fil à passer pour le travail. Une fois la recherche effectuée, sauvegarder la recherche en cliquant sur « Sauver comme dossier Virtuel ». Une fois le dossier virtuel @TEL créé, déplacer le dans le dossier « Système d’action ». Il est possible de procéder de même pour d’autres dossiers virtuels (@COU, @MAIL, etc.).

Lorsque qu’une tâche nécessite d’attendre une information pour être réalisée, je remplace la nature de la tâche (@TEL, @COU, @INT) par @ATT. Le dossier virtuel @ATT comprend donc toutes les tâches en attente.
Les dossiers « Contextes » et « Projets »

Le dossier « Contextes » peut contenir différents dossiers virtuels classant les messages par contextes: @MAISON, @BUREAU, @PISCINE, etc. Le dossier projets, et ses différents dossiers virtuels, obéit aux mêmes principes.

Le dossier « Calendrier »

Ce dossier est un peu particulier. Considérons la tâche suivante: Appeler le dentiste @PERS @TEL @MAISON @SANTE

Cette tâche est à réaliser dès que possible. Supposons toutefois que vous ayez appelé, et que le dentiste ne revienne que le 20 juillet prochain. Il est possible d’enregistrer cette Information en ajoutant une étiquette avant le message: @JUILLET 7: appeler le dentiste @PERS @TEL @MAISON @SANTE

Le dossier calendrier doit contenir 12 dossiers, virtuels, soit un par mois. Ainsi, si vous cliquez sur le dossier virtuel @JUILLET, toutes les tâches à réaliser en juillet s’afficheront.

N’hésitez pas à faire part de vos remarques ou commentaires à Laurent Duchateau.

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Combien de temps faut-il pour cuire un steak à la poêle ? Quelques minutes.

Le problème c’est qu’avant de cuire le steak, il a fallu faire chauffer la poêle.

Avant de la faire chauffer, il a fallu ajouter de la matière grasse.
Avant cela, il a fallu sortir le steak du frigo, le déballer et le préparer.

Avant de le déballer, il a fallu aller l’acheter et poireauter à la caisse.

Pour manger le steak, il faut avoir mis la table.

Après cela, il faut la débarrasser et faire la vaisselle.

Puis il faut tout ranger dans les armoires.

Cuire un steak engendre une série d’événements qui vont vous prendre facilement une heure et non quelques minutes.

Pour estimer correctement une tâche, il ne faut jamais oublier d’inclure le temps de préparation et le temps de finition, qui sont parfois bien plus importants que la tâche elle-même.

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Niveau : confirmé

Une petite note d’introduction. J’essaie de fournir des informations utiles aussi bien au néophyte qu’à la ceinture noire 3è dan de la méthode Getting Things Done. Cependant certains articles, tel celui-ci, sont impossibles à comprendre sans connaître les bases de la méthode GTD. J’ai donc décidé d’introduire un système de classement à 3 niveau : débutant (découvre la méthode), confirmé (connaît tous les concepts de base et cherche à s’améliorer) et expert (connaît tout, mais est sans cesse à la recherche d’informations plus pointues). J’espère que cela vous permettra de mieux repérer les articles susceptibles de vous intéresser.

Dans son livre Getting Things Done, David Allen recommande d’avoir un contexte @en attente (@waiting) pour les tâches que vous avez déléguées ou pour lesquelles vous attendez que quelqu’un d’autre fasse une action pour vous. Par exemple, vous attendez que John vous envoie ses remarques sur le document que vous lui avez transmis. Vous allez donc avoir l’action « intégrer les remarques de John » @en attente.

Mais mettre la tâche @en attente a deux inconvénients :

• Ce n’est pas une vraie next action, en effet, la véritable next action c’est vérifier que John vous a envoyé ses remarques.
• @En attente n’est pas le contexte dans lequel je vais réellement devoir réaliser l’action, car j’intégrerai les remarques @ordinateur.

Avec cette technique, si John a simplement oublié de m’envoyer les remarques, mon action va rester @en attente jusqu’à la fin des temps…
Pour être plus proactif, j’utilise donc une solution légèrement différente. Au lieu de mettre la tâche dans le contexte @en attente, je la laisse dans le contexte dans lequel elle peut être réalisée, dans mon cas @ordinateur. Mais j’ajoute juste avant une autre tâche qui est « rappeler à John de m’envoyer les commentaires » @ email (car John a prévu de m’envoyer les remarques par email). J’obtiens donc la séquence d’actions suivantes :

• Rappeler à John de m’envoyer les commentaires @email
• Intégrer les remarques de John @ordinateur

Lors de ma prochaine connexion à ma boîte mail, deux choses peuvent se passer :

• Soit John m’a envoyé les informations, je coche l’action « rappeler à John de m’envoyer les commentaires » et je passe à l’action suivante.
• Soit John ne m’a pas envoyé ses commentaires, et dans ce cas je lui envoie un mail poli de rappel.

Je trouve que cette méthode a plusieurs avantages. Elle est plus proactive, puisqu’elle consiste à ajouter une action physique directement réalisable pour faire avancer les choses plutôt qu’à attendre. Et elle me permet de regrouper cette action de vérification avec toutes les tâches à réaliser au moment où je me connecte à ma messagerie.

Et vous, comment gérez-vous vos tâches en attente ?

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J’avais présenté Omnifocus il y a quelques mois. C’est le logiciel GTD qui est au cœur de mon système de productivité personnelle. Il est disponible sur Mac, et une version plus réduite est disponible sur iPhone.

Au premier abord, Omnifocus n’est ni le plus simple, ni le plus intuitif, ni le plus agréable à utiliser des outils GTD. Pourtant, après avoir essayé énormément de solutions, il reste le seul capable de répondre à mes besoins. J’aborde aujourd’hui la fonction « projet séquentiel ou parallèle ».

Projets séquentiels ou parallèles

Dans un projet séquentiel, une tâche doit pouvoir être accomplie avant de passer à la suivante. C’est exactement comme le plan de montage d’un meuble Ikea : il est vivement conseillé de faire toutes les étapes dans l’ordre pour monter le meuble rapidement et sûrement.

Dans un projet parallèle, il n’y a pas d’ordre précis. N’importe quelle tâche peut être accomplie à un moment donné. C’est par exemple récupérer les devoirs d’élèves ; tous doivent être récupérés, mais peu importe dans quel ordre.

Omnifocus apporte un niveau de gestion encore plus fin puisque les groupes de tâches eux-mêmes peuvent être soit séquentiels soit parallèles. Vous pouvez donc avoir un projet qui est globalement séquentiel, mais qui comporte des groupes de tâches à réaliser en parallèle.

Enfin Omnifocus offre un troisième type de projet : le type « boîte à chaussures ». C’est une sorte de fourre-tout dans lequel vous pouvez stocker des tâches pêle mêle. Celles-ci sont gérées en parallèle. L’exemple type, c’est mon projet boîte à chaussures « divers ».

Pour choisir le type de projet, commencez par afficher l’inspecteur en cliquant sur l’icone bleue.

Ensuite cliquez sur l’icone de l’onglet projet, celui qui ressemble à deux cartes empilées.

Enfin sélectionnez le type de projet : séquentiel, parallèle ou boîte à chaussures.

Utilité pratique

Mais, allez-vous me dire, cela sert à quoi dans la pratique de choisir le bon type de projet ? Est-ce vraiment important ?
Dans la pratique, sélectionner le bon type de projet, séquentiel, parallèle ou boîte à chaussures automatise le processus de sélection de la « next action ». Souvenez-vous ; la next action, c’est l’action que vous pouvez immédiatement réaliser dans un contexte donné.

Comment est-ce que cela fonctionne ? Imaginons les trois projets suivants :

Projet reportage TED Canal+, séquentiel (les tâches doivent être réalisées dans l’ordre)

• Appeler p33 pour connaître la date du passage du reportage sur TED à Canal+ @téléphone
• Communiquer la date de passage du reportage à Toto pour qu’il enregistre l’émission @téléphone
• Rappeler à Toto d’enregistrer l’émission @mail

Projet rassembler les dates d’anniversaire, parallèle (pas d’ordre particulier pour faire les tâches)

• Appeler John pour connaître sa date d’anniversaire @téléphone
• Appeler Bob pour connaître sa date d’anniversaire @téléphone
• Appeler Candy pour connaître sa date d’anniversaire @téléphone

Projet divers, boîte à chaussures :

• Appeler Sébastien pour le féliciter @téléphone
• Acheter du pain @courses
• Aller rechercher les chaussures chez le cordonnier @courses
• Appeler le restaurant pour réserver une table @téléphone
• Changer le joint du robinet @maison

Omnifocus va automatiquement désigner les actions suivantes comme disponibles dans le contexte @téléphone :

• Appeler p33 pour connaître la date du passage du reportage sur TED à Canal+
• Appeler John pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Bob pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Candy pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Sébastien pour le féliciter
• Appeler le restaurant pour réserver une table

Pourquoi ? Parce que ce sont les actions que vous pouvez réaliser maintenant.

Omnifocus peut également vous suggérer la next action pour chaque projet. Pour ce faire, cliquez d’abord sur les lunettes pour afficher les critères de filtrage si ce n’est déjà fait.

Dans la liste des filtres sélectionnez le filtre des actions et choisissez « actions suivantes » ou « next actions » pour la version anglaise.

La liste d’actions se réduit alors :

• Appeler p33 pour connaître la date du passage du reportage sur TED à Canal+
• Appeler John pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Sébastien pour le féliciter
• Appeler le restaurant pour réserver une table

L’avantage de travailler de cette manière, c’est d’éviter de se retrouver bloqué face à une liste de dizaines d’actions. Omnifocus vous aide à passer à l’action en vous proposant des tâches réalisables tout de suite.

Quand la next action ne peut être réalisée tout de suite

Maintenant, imaginez que ma next action soit d’appeler Steve Jobs pour lui demander de faire un netbook, mais que celui-ci ne me réponde pas au téléphone car il fait une partie de pétanque avec Al Gore. Ce n’est donc plus une next action. Pour la faire disparaître de ma liste, c’est simple : j’affecte une nouvelle date de démarrage à la tâche, par exemple aujourd’hui mais vers 17h. Cette tâche n’apparaîtra plus comme une next action avant 17h ce soir.

Conclusions

L’utilisation des concepts de projets séquentiels ou en parallèle donne la possibilité d’automatiser l’identification des next actions. Pour ceux qui connaissent, cela revient presque à définir les dépendances entre tâches dans une gestion de projet classique sur un diagramme Gantt ou Pert.

Omnifocus est plus complexe à apprendre et à utiliser que d’autres solutions GTD. Si vous voulez un système simple, il vaut mieux vous tourner vers The Hit List ou Things. Mais si vous êtes prêt à investir un peu de temps pour avoir le système GTD ultime, Omnifocus est sans doute la solution la plus aboutie à ce jour.

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Il y a deux semaines, j’ai évoqué mon peu d’estime pour les réunions telles qu’elles sont menées habituellement. L’heure passée en réunion aurait souvent pu être utilisée de manière beaucoup plus efficace. Cependant, il existe des situations où une réunion reste le meilleur moyen de parvenir à un résultat.

Personnellement, je suis convaincu qu’une réunion se gagne avant la réunion elle-même. Aussi voici une liste de question pour vous aider à préparer une réunion efficace, et vérifier s’il n’existe pas de moyen plus rapide pour parvenir au résultat voulu.

Fixer le résultat à l’avance

Quel est le résultat que vous souhaitez obtenir de cette réunion ? Contribution (les participants vont contribuer à produire un document ou un livrable concret), décision (on attend une ou plusieurs décisions de la part d’un responsable), information (la séance est prévue pour donner un même niveau de connaissance aux participants). On peut combiner contribution et information dans une même réunion, décision et information, mais il est difficile de combiner efficacement contribution et décision dans une même séance car le résultat de la contribution n’est souvent pleinement finalisé que quelques jours après la réunion.

Quelle avancée significative ce résultat apporte-t-il à votre objectif final ? Comment feriez-vous si vous ne pouviez obtenir ce résultat en organisant une réunion ? Et si vous ne pouviez pas du tout obtenir ce résultat, comment feriez-vous ?

Comment pourrais-je obtenir cette contribution plus rapidement et plus efficacement que par une réunion ?

Comment sera formalisé le résultat de la réunion ? Un compte-rendu, un document, les schémas produits durant la réunion ? Un simple mail ? Les paroles s’envolent mais les écrits restent.

Déterminer les participants

Qui a réellement une contribution indispensable ? De quelle nature : contributeur (il a une information indispensable), décideur (il est le décideur), rédacteur (il va mettre par écrit le résultat de la réunion) ou facilitateur (il a l’expérience d’animer des réunions).

Quelle solution alternative ai-je si une personne ne peut être présente ? Si malgré tout la réunion peut avoir lieu sans cette personne, pourquoi devait-elle participer ?

Comment l’apport des contributeurs peut-il être récolté en amont de la réunion pour gagner du temps ?

Comment pourrais-je obtenir l’approbation du décideur avant la réunion ? Si, si, c’est possible.

À quelles réunions le décideur doit-il vraiment être présent ? Il n’y a pas de règle générale, certains décideurs veulent contrôler la position de chaque boulon alors que d’autres zappent sur leur Blackberry après deux minutes ; il faut s’adapter à la personnalité du décideur.

Aligner les participants avant la réunion

L’ordre du jour a-t-il été communiqué à tous les participants ?

Savent-ils exactement ce qui est attendu de leur part ? Le rôle qu’ils vont jouer durant la réunion ? Les informations qu’ils doivent apporter ?

Connaissez-vous chaque participant ? Comment ont-ils l’habitude de se comporter en réunion ? Si vous ne les connaissez pas, comment pouvez-vous les cerner avant la réunion ?

Quelle est la motivation personnelle de chacun ? Quel est le risque que cette motivation personnelle interfère avec le résultat visé et comment l’éliminer ?

Identifier les risques externes

La culture d’entreprise et les enjeux politiques vont-ils permettre de prendre une bonne décision ? Si non, quelles sont les actions à mener avant la réunion pour parvenir au résultat voulu ?

N’y a-t-il pas déjà quelqu’un qui organise une réunion sur un sujet similaire, dont le résultat pourrait être en conflit avec notre propre réunion ?

Toutes les contributions nécessaires sont-elles rassemblées pour pouvoir obtenir le résultat voulu ?

Conclusions

Si aucune de ces questions ne vous pose problème, bravo, vous êtes un maître de l’organisation des réunions.

La vérification de tous ces points fait partie de la préparation de la réunion, et cela prend du temps ; c’est pour cela qu’une personne qui ne fait que des réunions va voir sa productivité réelle fondre comme neige au soleil ; n’ayant plus de temps pour préparer, il va faire des réunions inefficaces. Ses réunions étant inefficaces, il va devoir en organiser de plus en plus ; ce qui va remplir son agenda et l’empêcher de préparer ses réunions. Le seul moyen de briser le cercle vicieux est de prendre la responsabilité de la gestion de son temps au lieu de se le faire imposer en acceptant n’importe quelle invitation. Personne ne devrait passer plus de 50% de son temps de travail en réunion.

Aucun lutin bienfaisant ne tient compte du temps que vous perdez en réunions inutiles pour vous le rendre plus tard. Le temps est notre ressource la plus précieuse car c’est la seule dont nous ne pouvons pas accroître la quantité. Plus tard je ne souhaite pas regarder en arrière et me dire « j’ai perdu tant de temps de ma vie en réunions inutiles ! »

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