Lors des semaines précédentes, nous avons passé un peu de temps chaque semaine à mettre en place un système qui nous permet d’être plus productif sans stress. Mais ce système doit être outillé, c’est ce que nous allons faire à partir de cette semaine.

Il y a seulement 2 ans, les outils disponibles pouvaient se compter sur les doigts de la main. Aujourd’hui, il en existe plus de 100 ! On peut classer ces solutions dans 3 catégories :

• Les outils tout papier
• Les applications dédiées pour Mac ou PC
• Les services sur Internet

Pour démarrer cette série, je vais vous présenter l’outil que j’utilise personnellement, Omnifocus. Cette application n’est disponible que pour Mac. Si vous êtes sur PC cet article a quand même l’intérêt de vous montrer comment mettre en place un système 100% pur GTD. Mais la semaine prochaine, je vous proposerai une solution spécialement pour vous, basée sur Outlook. Outlook n’est pas une application GTD, mais il peut être adapté pour s’en rapprocher.

Pourquoi Omnifocus ?

J’ai choisi Omnifocus pour les raisons suivantes :

• Fiable maintenant. C’est ce qui a éliminé Midnight Inbox, mon précédent outil GTD, qui décidément plantait beaucoup trop souvent.
• Fiable dans 5 ans. Omni est un groupe solide, et je suis sûr qu’Omnifocus sera supporté sur les prochaines versions de Mac OS X.
• 100% pur GTD. Je ne voulais pas d’un outil qui fasse du GTD à moitié.

Il faut savoir qu’avant de me décider pour Omnifocus, j’ai essayé à peu près toutes les applications possibles et imaginables sur le marché. Au final, seul Omnifocus m’a donné satisfaction sur l’ensemble de ces critères.

Principes de base d’Omnifocus

Note : les captures d’écran correspondent à la beta d’Omnifocus 1.5, qui est nécessaire pour synchroniser ses tâches entre un Mac et un iPhone. Vous pouvez télécharger cette version ici.

L’interface d’Omnifocus est divisée en 4 grandes zones :

• La barre d’outils
• La liste des projets et des contextes. Pour passer d’un à l’autre, il faut cliquer dans la barre d’outils sur “projects” ou “contexts”.
• La zone d’affichage principale des tâches
• L’inspecteur, qui s’affiche et se cache en cliquant sur le bouton bleu “i”

Pour passer des projets aux contextes, il faut cliquer sur le bouton correspondant dans la barre d’outils. Omnifocus intègre également ce qu’on appelle des perspectives, qui sont un moyen de restreindre l’affichage uniquement à une liste de tâche précise. Deux perspectives sont configurées par défaut : les tâches marquées (par un drapeau) et les tâches qui arrivent à échéance.

Configurer ses projets

Pour configurer les projets, il faut d’abord passer en mode “projets”

On voit que la liste des projets démarre par Inbox. C’est une sorte de fourre-tout temporaire dans laquelle vous notez rapidement des tâches à faire, mais pour lesquelles vous n’avez pas encore décidé d’un projet ou d’un contexte. Inbox a dans la méthodologie Getting Things Done un rôle bien précis, mais que nous n’avons pas encore abordé dans la minute GTD.

Library contient la liste complète de vos projets. Vous avez les dossiers et les projets eux-mêmes. Comme vous pouvez le voir, j’ai structuré ma liste en séparant clairement les “Buts” et les “Obligations”. J’ai beaucoup moins de buts que d’obligations.

Pour créer un dossier ou un projet, cliquez simplement sur le bouton correspondant en bas de la liste à gauche.

Si vous regardez dans la palette de l’inspecteur, vous avez le choix entre trois types de projets :

• Les projets séquentiels
• Les projets en parallèle
• Les projets boîte à chaussures

Comprendre la différence entre ces trois types de projets est fondamental pour maîtriser la puissance d’Omnifocus. Alors, quel type de projet utiliser pour quelle situation ?

Si vous devez faire la tâche A avant de pouvoir faire la tâche B et ainsi de suite, créez un projet de type séquentiel. Si vous pouvez démarrer par n’importe quelle tâche, alors choisissez plutôt le mode parallèle. Enfin, si vous avez plutôt des tâches répétitives qui ne forment pas un vrai projet (faire un versement mensuel, etc.), choisissez plutôt de faire un projet boîte à chaussures. Nous verrons plus loin l’impact du type de projet sur l’exécution des tâches.

Renseigner les tâches

Une fois les projets créés, il faut maintenant renseigner les tâches. Cela se fait en sélectionnant un projet dans la liste des proejts, puis en cliquant sur le bouton “add action”. La définition des tâches est simple, mais n’oubliez pas d’affecter le bon contexte à chaque tâche, comme défini lors de la minute GTD de la semaine dernière.

Vous pouvez regrouper des tâches individuelles sous une macro-tâche si nécessaire.

L’inspecteur (la palette à droite) permet de configurer d’autres options pour les tâches. Voici celles que j’utilise le plus :

• Pour déclarer qu’une action ne peut pas démarrer avant une date donnée : rentrer la date et l’heure dans le champ Start.
• Pour fixer une date d’échéance, utiliser le champ “Due”.
• Pour définir une tâche récurrente, cochez la case “Repeat Every” et définissez la fréquence (tous les deux jours, toutes les semaines, etc. Pour comprendre à quoi sert “Repeat From”, prenons l’exemple d’une tâche qui se répète tous les deux jours, et dont la date d’échéance est au 20. Imaginons que vous complétiez la tâche le 19. Si aviez choisi “Assigned Date”, la prochaine échéance de cette tâche sera fixée au 22 (deux jours après le 20, la date d’échéance fixée). Si vous aviez choisi “Completion Date”, la prochaine échéance de cette tâche sera fixée au 21 (2 jours après le 19, la date à laquelle vous avez fini la tâche).

Enfin, vous pouvez configurer les champs qui sont affichés dans la liste des tâches. Pour ce faire, cliquez d’abord sur les lunettes dans la barre d’outils, puis faites un clic droit sur le nom des colonnes. Vous pourrez choisir d’afficher ou non la date de début, de fin et la durée.

Travailler par contexte

Maintenant que vos projets et les tâches associées sont définies, au boulot ! Pour travailler, passez en mode contexte en cliquant sur le bouton “contextes” dans la barre d’outils.

Et là, c’est magique, toutes vos tâches sont regroupées en fonction du contexte que vous avez défini à l’étape précédente ! Si on sélectionne un contexte, on peut voir plusieurs choses :

• Certaines tâches apparaissent en violet : ce sont les “next actions”, autrement dit les tâches que vous pouvez faire tout de suite.
• D’autres tâches apparaissent en bleu : ce sont des tâches rattachées à un projet boîte à chaussures, que vous pouvez faire dès que vous en avez le temps.
• D’autres tâches sont en noir : ce sont les tâches que vous pouvez faire, mais il est recommandé de commencer par les tâches en violet.
• Les tâches en orange sont celles qui vont arriver à échéance dans les deux jours. Ce délai est paramétrable dans les préférences.
• Les tâches en rouge sont celles en retard.
• Enfin, vous avez peut-être certaines tâches grisées : ce sont des tâches que vous ne pouvez pas faire maintenant. Il y a plusieurs raisons possibles : (a) vous devez d’abord faire une autre tâche avant (c’est le cas des tâches dans un projet séquentiel), (b) la date de début (Start) n’est pas encore atteinte. A partir de la version 1.5, Omnifocus masque ces tâches par défaut. Si ce n’est pas le cas chez vous, nous verrons comment faire dans un prochain article qui présentera les “perspectives”

On voit donc, lorsqu’on travaille par contexte, l’importance de choisir le bon type de projet. Si vous avez choisi un projet séquentiel, seule la première tâche du projet s’affichera. C’est ce qu’il faut choisir lorsque par exemple on doit rechercher des infos sur une société, puis rédiger un document, puis l’envoyer pour validation, etc. Au début, seule la première tâche sera affichée (et en violet). Une fois cette tâche sera complétée, la suivante s’affichera automatiquement et ainsi de suite.

Si vous avez choisi un projet parallèle, toutes les tâches s’afficheront tout de suite. Par exemple si vous avez un projet qui regroupe une série de choses à acheter (acheter peinture, acheter pinceau, acheter papier de verre etc.) toutes ces tâches s’afficheront en noir, sauf la première de la liste qui sera en violet.

Enfin si vous avez un projet fourre-tout, les tâches s’afficheront en bleu. Il n’y a pas de grosses différences entre un projet en parallèle et un projet boîte à chaussures. Si le projet a une date de fin prévue, choisissez projet en parallèle. S’il ne finit pas, c’est une boîte à chaussures.

Conclusions

Omnifocus est un bon exemple pour démarrer cette série, car contrairement à Outlook par exemple il respecte à 100% le système GTD. En particulier, il permet de :

• S’organiser par projet, travailler par contexte.
• Lorsqu’on est dans un contexte, de ne voir que les tâches qui sont réalisables à un moment donné. Les autres tâches sont masquées automatiquement.

Un seul post ne suffit pas à décrire toute la puissance d’Omnifocus, aussi cet article sera bientôt complété par un autre sur les fonctionnalités avancées d’Omnifocus pour les personnes maîtrisant déjà bien l’outil.

Il existe d’autres solutions de qualité pour Mac, en particulier Things et iGTD, que je présenterai mais après avoir détaillé une solution GTD pour PC et une solution papier.

Enfin, si vous avez des questions sur l’utilisation d’Omnifocus n’hésitez pas à me les poser dans les commentaires.

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