J’avais présenté Omnifocus il y a quelques mois. C’est le logiciel GTD qui est au cœur de mon système de productivité personnelle. Il est disponible sur Mac, et une version plus réduite est disponible sur iPhone.

Au premier abord, Omnifocus n’est ni le plus simple, ni le plus intuitif, ni le plus agréable à utiliser des outils GTD. Pourtant, après avoir essayé énormément de solutions, il reste le seul capable de répondre à mes besoins. J’aborde aujourd’hui la fonction « projet séquentiel ou parallèle ».

Projets séquentiels ou parallèles

Dans un projet séquentiel, une tâche doit pouvoir être accomplie avant de passer à la suivante. C’est exactement comme le plan de montage d’un meuble Ikea : il est vivement conseillé de faire toutes les étapes dans l’ordre pour monter le meuble rapidement et sûrement.

Dans un projet parallèle, il n’y a pas d’ordre précis. N’importe quelle tâche peut être accomplie à un moment donné. C’est par exemple récupérer les devoirs d’élèves ; tous doivent être récupérés, mais peu importe dans quel ordre.

Omnifocus apporte un niveau de gestion encore plus fin puisque les groupes de tâches eux-mêmes peuvent être soit séquentiels soit parallèles. Vous pouvez donc avoir un projet qui est globalement séquentiel, mais qui comporte des groupes de tâches à réaliser en parallèle.

Enfin Omnifocus offre un troisième type de projet : le type « boîte à chaussures ». C’est une sorte de fourre-tout dans lequel vous pouvez stocker des tâches pêle mêle. Celles-ci sont gérées en parallèle. L’exemple type, c’est mon projet boîte à chaussures « divers ».

Pour choisir le type de projet, commencez par afficher l’inspecteur en cliquant sur l’icone bleue.

Ensuite cliquez sur l’icone de l’onglet projet, celui qui ressemble à deux cartes empilées.

Enfin sélectionnez le type de projet : séquentiel, parallèle ou boîte à chaussures.

Utilité pratique

Mais, allez-vous me dire, cela sert à quoi dans la pratique de choisir le bon type de projet ? Est-ce vraiment important ?
Dans la pratique, sélectionner le bon type de projet, séquentiel, parallèle ou boîte à chaussures automatise le processus de sélection de la « next action ». Souvenez-vous ; la next action, c’est l’action que vous pouvez immédiatement réaliser dans un contexte donné.

Comment est-ce que cela fonctionne ? Imaginons les trois projets suivants :

Projet reportage TED Canal+, séquentiel (les tâches doivent être réalisées dans l’ordre)

• Appeler p33 pour connaître la date du passage du reportage sur TED à Canal+ @téléphone
• Communiquer la date de passage du reportage à Toto pour qu’il enregistre l’émission @téléphone
• Rappeler à Toto d’enregistrer l’émission @mail

Projet rassembler les dates d’anniversaire, parallèle (pas d’ordre particulier pour faire les tâches)

• Appeler John pour connaître sa date d’anniversaire @téléphone
• Appeler Bob pour connaître sa date d’anniversaire @téléphone
• Appeler Candy pour connaître sa date d’anniversaire @téléphone

Projet divers, boîte à chaussures :

• Appeler Sébastien pour le féliciter @téléphone
• Acheter du pain @courses
• Aller rechercher les chaussures chez le cordonnier @courses
• Appeler le restaurant pour réserver une table @téléphone
• Changer le joint du robinet @maison

Omnifocus va automatiquement désigner les actions suivantes comme disponibles dans le contexte @téléphone :

• Appeler p33 pour connaître la date du passage du reportage sur TED à Canal+
• Appeler John pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Bob pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Candy pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Sébastien pour le féliciter
• Appeler le restaurant pour réserver une table

Pourquoi ? Parce que ce sont les actions que vous pouvez réaliser maintenant.

Omnifocus peut également vous suggérer la next action pour chaque projet. Pour ce faire, cliquez d’abord sur les lunettes pour afficher les critères de filtrage si ce n’est déjà fait.

Dans la liste des filtres sélectionnez le filtre des actions et choisissez « actions suivantes » ou « next actions » pour la version anglaise.

La liste d’actions se réduit alors :

• Appeler p33 pour connaître la date du passage du reportage sur TED à Canal+
• Appeler John pour connaître sa date d’anniversaire
• Appeler Sébastien pour le féliciter
• Appeler le restaurant pour réserver une table

L’avantage de travailler de cette manière, c’est d’éviter de se retrouver bloqué face à une liste de dizaines d’actions. Omnifocus vous aide à passer à l’action en vous proposant des tâches réalisables tout de suite.

Quand la next action ne peut être réalisée tout de suite

Maintenant, imaginez que ma next action soit d’appeler Steve Jobs pour lui demander de faire un netbook, mais que celui-ci ne me réponde pas au téléphone car il fait une partie de pétanque avec Al Gore. Ce n’est donc plus une next action. Pour la faire disparaître de ma liste, c’est simple : j’affecte une nouvelle date de démarrage à la tâche, par exemple aujourd’hui mais vers 17h. Cette tâche n’apparaîtra plus comme une next action avant 17h ce soir.

Conclusions

L’utilisation des concepts de projets séquentiels ou en parallèle donne la possibilité d’automatiser l’identification des next actions. Pour ceux qui connaissent, cela revient presque à définir les dépendances entre tâches dans une gestion de projet classique sur un diagramme Gantt ou Pert.

Omnifocus est plus complexe à apprendre et à utiliser que d’autres solutions GTD. Si vous voulez un système simple, il vaut mieux vous tourner vers The Hit List ou Things. Mais si vous êtes prêt à investir un peu de temps pour avoir le système GTD ultime, Omnifocus est sans doute la solution la plus aboutie à ce jour.

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Lors des semaines précédentes, nous avons passé un peu de temps chaque semaine à mettre en place un système qui nous permet d’être plus productif sans stress. Mais ce système doit être outillé, c’est ce que nous allons faire à partir de cette semaine.

Il y a seulement 2 ans, les outils disponibles pouvaient se compter sur les doigts de la main. Aujourd’hui, il en existe plus de 100 ! On peut classer ces solutions dans 3 catégories :

• Les outils tout papier
• Les applications dédiées pour Mac ou PC
• Les services sur Internet

Pour démarrer cette série, je vais vous présenter l’outil que j’utilise personnellement, Omnifocus. Cette application n’est disponible que pour Mac. Si vous êtes sur PC cet article a quand même l’intérêt de vous montrer comment mettre en place un système 100% pur GTD. Mais la semaine prochaine, je vous proposerai une solution spécialement pour vous, basée sur Outlook. Outlook n’est pas une application GTD, mais il peut être adapté pour s’en rapprocher.

Pourquoi Omnifocus ?

J’ai choisi Omnifocus pour les raisons suivantes :

• Fiable maintenant. C’est ce qui a éliminé Midnight Inbox, mon précédent outil GTD, qui décidément plantait beaucoup trop souvent.
• Fiable dans 5 ans. Omni est un groupe solide, et je suis sûr qu’Omnifocus sera supporté sur les prochaines versions de Mac OS X.
• 100% pur GTD. Je ne voulais pas d’un outil qui fasse du GTD à moitié.

Il faut savoir qu’avant de me décider pour Omnifocus, j’ai essayé à peu près toutes les applications possibles et imaginables sur le marché. Au final, seul Omnifocus m’a donné satisfaction sur l’ensemble de ces critères.

Principes de base d’Omnifocus

Note : les captures d’écran correspondent à la beta d’Omnifocus 1.5, qui est nécessaire pour synchroniser ses tâches entre un Mac et un iPhone. Vous pouvez télécharger cette version ici.

L’interface d’Omnifocus est divisée en 4 grandes zones :

• La barre d’outils
• La liste des projets et des contextes. Pour passer d’un à l’autre, il faut cliquer dans la barre d’outils sur “projects” ou “contexts”.
• La zone d’affichage principale des tâches
• L’inspecteur, qui s’affiche et se cache en cliquant sur le bouton bleu “i”

Pour passer des projets aux contextes, il faut cliquer sur le bouton correspondant dans la barre d’outils. Omnifocus intègre également ce qu’on appelle des perspectives, qui sont un moyen de restreindre l’affichage uniquement à une liste de tâche précise. Deux perspectives sont configurées par défaut : les tâches marquées (par un drapeau) et les tâches qui arrivent à échéance.

Configurer ses projets

Pour configurer les projets, il faut d’abord passer en mode “projets”

On voit que la liste des projets démarre par Inbox. C’est une sorte de fourre-tout temporaire dans laquelle vous notez rapidement des tâches à faire, mais pour lesquelles vous n’avez pas encore décidé d’un projet ou d’un contexte. Inbox a dans la méthodologie Getting Things Done un rôle bien précis, mais que nous n’avons pas encore abordé dans la minute GTD.

Library contient la liste complète de vos projets. Vous avez les dossiers et les projets eux-mêmes. Comme vous pouvez le voir, j’ai structuré ma liste en séparant clairement les “Buts” et les “Obligations”. J’ai beaucoup moins de buts que d’obligations.

Pour créer un dossier ou un projet, cliquez simplement sur le bouton correspondant en bas de la liste à gauche.

Si vous regardez dans la palette de l’inspecteur, vous avez le choix entre trois types de projets :

• Les projets séquentiels
• Les projets en parallèle
• Les projets boîte à chaussures

Comprendre la différence entre ces trois types de projets est fondamental pour maîtriser la puissance d’Omnifocus. Alors, quel type de projet utiliser pour quelle situation ?

Si vous devez faire la tâche A avant de pouvoir faire la tâche B et ainsi de suite, créez un projet de type séquentiel. Si vous pouvez démarrer par n’importe quelle tâche, alors choisissez plutôt le mode parallèle. Enfin, si vous avez plutôt des tâches répétitives qui ne forment pas un vrai projet (faire un versement mensuel, etc.), choisissez plutôt de faire un projet boîte à chaussures. Nous verrons plus loin l’impact du type de projet sur l’exécution des tâches.

Renseigner les tâches

Une fois les projets créés, il faut maintenant renseigner les tâches. Cela se fait en sélectionnant un projet dans la liste des proejts, puis en cliquant sur le bouton “add action”. La définition des tâches est simple, mais n’oubliez pas d’affecter le bon contexte à chaque tâche, comme défini lors de la minute GTD de la semaine dernière.

Vous pouvez regrouper des tâches individuelles sous une macro-tâche si nécessaire.

L’inspecteur (la palette à droite) permet de configurer d’autres options pour les tâches. Voici celles que j’utilise le plus :

• Pour déclarer qu’une action ne peut pas démarrer avant une date donnée : rentrer la date et l’heure dans le champ Start.
• Pour fixer une date d’échéance, utiliser le champ “Due”.
• Pour définir une tâche récurrente, cochez la case “Repeat Every” et définissez la fréquence (tous les deux jours, toutes les semaines, etc. Pour comprendre à quoi sert “Repeat From”, prenons l’exemple d’une tâche qui se répète tous les deux jours, et dont la date d’échéance est au 20. Imaginons que vous complétiez la tâche le 19. Si aviez choisi “Assigned Date”, la prochaine échéance de cette tâche sera fixée au 22 (deux jours après le 20, la date d’échéance fixée). Si vous aviez choisi “Completion Date”, la prochaine échéance de cette tâche sera fixée au 21 (2 jours après le 19, la date à laquelle vous avez fini la tâche).

Enfin, vous pouvez configurer les champs qui sont affichés dans la liste des tâches. Pour ce faire, cliquez d’abord sur les lunettes dans la barre d’outils, puis faites un clic droit sur le nom des colonnes. Vous pourrez choisir d’afficher ou non la date de début, de fin et la durée.

Travailler par contexte

Maintenant que vos projets et les tâches associées sont définies, au boulot ! Pour travailler, passez en mode contexte en cliquant sur le bouton “contextes” dans la barre d’outils.

Et là, c’est magique, toutes vos tâches sont regroupées en fonction du contexte que vous avez défini à l’étape précédente ! Si on sélectionne un contexte, on peut voir plusieurs choses :

• Certaines tâches apparaissent en violet : ce sont les “next actions”, autrement dit les tâches que vous pouvez faire tout de suite.
• D’autres tâches apparaissent en bleu : ce sont des tâches rattachées à un projet boîte à chaussures, que vous pouvez faire dès que vous en avez le temps.
• D’autres tâches sont en noir : ce sont les tâches que vous pouvez faire, mais il est recommandé de commencer par les tâches en violet.
• Les tâches en orange sont celles qui vont arriver à échéance dans les deux jours. Ce délai est paramétrable dans les préférences.
• Les tâches en rouge sont celles en retard.
• Enfin, vous avez peut-être certaines tâches grisées : ce sont des tâches que vous ne pouvez pas faire maintenant. Il y a plusieurs raisons possibles : (a) vous devez d’abord faire une autre tâche avant (c’est le cas des tâches dans un projet séquentiel), (b) la date de début (Start) n’est pas encore atteinte. A partir de la version 1.5, Omnifocus masque ces tâches par défaut. Si ce n’est pas le cas chez vous, nous verrons comment faire dans un prochain article qui présentera les “perspectives”

On voit donc, lorsqu’on travaille par contexte, l’importance de choisir le bon type de projet. Si vous avez choisi un projet séquentiel, seule la première tâche du projet s’affichera. C’est ce qu’il faut choisir lorsque par exemple on doit rechercher des infos sur une société, puis rédiger un document, puis l’envoyer pour validation, etc. Au début, seule la première tâche sera affichée (et en violet). Une fois cette tâche sera complétée, la suivante s’affichera automatiquement et ainsi de suite.

Si vous avez choisi un projet parallèle, toutes les tâches s’afficheront tout de suite. Par exemple si vous avez un projet qui regroupe une série de choses à acheter (acheter peinture, acheter pinceau, acheter papier de verre etc.) toutes ces tâches s’afficheront en noir, sauf la première de la liste qui sera en violet.

Enfin si vous avez un projet fourre-tout, les tâches s’afficheront en bleu. Il n’y a pas de grosses différences entre un projet en parallèle et un projet boîte à chaussures. Si le projet a une date de fin prévue, choisissez projet en parallèle. S’il ne finit pas, c’est une boîte à chaussures.

Conclusions

Omnifocus est un bon exemple pour démarrer cette série, car contrairement à Outlook par exemple il respecte à 100% le système GTD. En particulier, il permet de :

• S’organiser par projet, travailler par contexte.
• Lorsqu’on est dans un contexte, de ne voir que les tâches qui sont réalisables à un moment donné. Les autres tâches sont masquées automatiquement.

Un seul post ne suffit pas à décrire toute la puissance d’Omnifocus, aussi cet article sera bientôt complété par un autre sur les fonctionnalités avancées d’Omnifocus pour les personnes maîtrisant déjà bien l’outil.

Il existe d’autres solutions de qualité pour Mac, en particulier Things et iGTD, que je présenterai mais après avoir détaillé une solution GTD pour PC et une solution papier.

Enfin, si vous avez des questions sur l’utilisation d’Omnifocus n’hésitez pas à me les poser dans les commentaires.

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