Cet article fait partie de la série “Réaliser une présentation.” Si vous ne les avez pas lus, voici les liens vers les autres articles de la série :

• Introduction
• Partie 1 : le brief
• Partie 2 : la construction de la présentation
• Partie 3 : la répétition

Pam Slim est une coach et consultante qui aide les employés frustrés par les grandes sociétés à se libérer et à devenir indépendants. Elle anime le blog Escape from Cubicle Nation. Le nom du blog est génial mais intraduisible, on pourrait essayer de l’adapter en français par quelque chose du genre “S’évader du pays des caissons à roulettes”.

Elle a publié un excellent article sur comment se préparer avant une présentation. Il est tellement bon que plutôt que de réinventer la roue pour cette quatrième partie je me suis dit qu’il valait mieux demander à Pam l’autorisation de le traduire et de le partager avec vous, ce qu’elle a gentiment accepté. Aussi a partir de maintenant je lui laisse la parole.

 

L’obsession des détails va vous sauver lorsque vous donnez des présentations

Ce sont parfois les conversations les plus simples qui sont les plus mémorables. Mon Père est un reporter photo et lorsque j’avais 8 ans, il a partagé avec moi les trucs qu’il avait appris en donnant un grand nombre de présentations et de slideshows :

“Apporte toujours une lampe de rechange pour le projecteur, tu ne sais jamais lorsqu’elle va griller. Ne t’imagine pas qu’il y aura une prise électrique juste à côté de ton équipement ; prends une allonge électrique avec toi. Pars toujours de la maison à l’avance au cas où tu te perds sur le chemin. Arrive tôt pour vérifier l’endroit où tu devrais présenter au cas ou tu dois réarranger la disposition du mobilier.”

Vingt-deux ans plus tard, lorsque j’ai décidé de devenir une consultante et formatrice indépendante, je me suis rappelé ses conseils alors que je parcourais les Etats-Unis pour donner des présentations dans les hôtels, les salles de réunion d’entreprises et les centres de conférences.

J’ai eu quelques moments vraiment terrifiants dans ma carrière : un laptop qui commence à fumer à Francfort en Allemagne, réaliser que j’avais lancé la mauvaise présentation alors que je commençais à parler à un grand groupe à Washington, DC, improviser durant 20 minutes à la radio parce que l’invité était en retard, me rendre compte que les supports n’étaient pas arrivés pour un atelier très cher que j’animais et sentir ma jupe se déchirer alors que je rampais sous un bureau pour brancher mon laptop [note : n’oubliez pas, c’est Pam qui parle, pas moi ; la seule fois que j’ai mis une jupe dans ma vie c’était pas une jupe, c’était un kilt, et c’était pour une soirée déguisée. On était que 5 sur 100 à être déguisés].

C’est pour ne pas devoir revivre ces moments que j’ai développé une liste des choses qui peuvent mal tourner avant une présentation :

• Les supports envoyés à l’avance peuvent ne jamais arriver.
• Votre ordinateur peut exploser à tout moment.
• Les salles de classe et de conférence ne sont jamais arrangées comme vous l’avez demandé.
• Tout présentateur invité lors d’événements virtuels ou en direct va foirer les détails de la logistique et se tromper sur l’heure, l’endroit ou le sujet qu’il doit présenter.
• Le matériel va casser.
• Si vous n’avez pas de vêtements de rechange, vous allez les déchirer ou renverser du café dessus.

C’est sur base de cette liste que j’ai développé les bonnes pratiques suivantes.

 

Lorsque vous vous rendez en avion à un événement

Envoyez vos supports par Fedex [note : c’est une recommandation pour les U.S. mais même en France utilisez un transporteur global fiable], et arrangez-vous pour qu’ils arrivent un jour avant vous. Ne faites pas confiance au transporteur qui vous dit que les supports ont été livrés, appelez directement une personne sur le lieu et faites la jurer qu’elle est bien en train de voir et toucher les supports physiques, pas moins !

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Notez sur une feuille l’endroit de la présentation, l’adresse et le nom du contact avec deux numéros de téléphones et prenez la feuille avec vous dans l’avion. Vous avez peut-être organisé l’événement avec votre client en utilisant son téléphone fixe au bureau. Mais si vous devez tous les deux voyager vers le lieu de l’événement, il ne sera plus à son bureau. Récupérez son numéro de portable et le numéro de son hôtel.

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Amenez un set de vêtements de rechange adapté aux présentations dans votre bagage cabine. Votre valise peut se perdre en chemin. Si vous ne le faites pas, ayez avec vous une carte de crédit au cas où vous devez acheter quelque chose.

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Si vous vous rendez à l’étranger, vérifiez le modèle de prise de courant et prenez un adaptateur universel fiable avec vous.

 

Pour les présentations

Dès que vous arrivez sur place, montez l’équipement et testez-le. La détente, le café et la réorganisation de la salle peuvent attendre.

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Vérifiez et re-vérifiez que vous avez pris la bonne présentation, et la bonne version de la présentation pour l’événement. Suis-je la seule à faire des modifications à la dernière minute et à la sauvegarder par mégarde au mauvais endroit sur mon disque dur ?

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Chargez à fond la batterie de votre ordinateur portable, et apportez une batterie de rechange si nécessaire, même si vous allez utiliser le cordon d’alimentation.

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Arrivez toujours au moins une heure à l’avance. Une heure et demie si vous allez donner cours durant toute la journée.

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N’hésitez pas à bouger le mobilier pour rendre l’organisation de la pièce adéquate pour vous et les paticipants (personnellement je déteste les tables et les chaises en rangs, et je les réarrange souvent en cercle ou en petits groupes pour encourager les échanges entre les participants. Evidemment, ce n’est pas possible dans toutes les salles. Faites confiance à votre bon sens et assurez-vous que le résultat correspond à ce que vous recherchiez en termes d’interaction.)

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Par pitié, n’utilisez pas un podium. Ils sont moches et vous font passer pour le présentateur le plus ennuyeux, le plus coincé et le plus psychorigide de la terre. [note : ce conseil est généralement vrai aux Etats-Unis, sauf pour les hommes politiques qui continuent à utiliser le podium. Cependant, en Europe il faut être plus prudent. Dans certains contextes il sera mal vu de ne pas utiliser le podium].

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Faites une copie papier et une copie électronique de votre présentation, en plus de celle que vous avez pré-installée sur votre ordinateur. Demandez à vos clients s’ils ont une machine de secours au cas où la vôtre tombe en panne.

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Amenez une rallonge électrique (merci, Papa).

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Lancez votre présentation et allumez le projecteur, et testez l’éclairage de la pièce. Si vous devez choisir entre trop et trop peu de lumière, choisissez trop. Une lumière tamisée endort l’audience.

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Asseyez-vous dans différentes chaises dans la salle pour vérifier que tout le monde aura une vue dégagée de la présentation.

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Trouvez un photocopieur près de votre salle où vous pouvez faire des copies papier si tout l’équipement tombe en panne.

 

Pour les présentations, les cours à distance ou les émissions radio qui impliquent des invités

Envoyez un email de confirmation avec les détails du sujet et de l’événement immédiatement après avoir confirmé la date avec l’invité.

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Envoyez au moins 2 e-mails de suivi avec l’information clé répétée en gras ou dans une couleur différente, jusqu’au jour juste avant l’événement (date, heure, endroit, sujet, numéro de téléphone de l’endroit, numéro de mobile).

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Demandez aux invités de répondre à vos e-mail pour confirmer qu’ils ont bien eu les détails. S’ils ne répondent pas, appelez-les.

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Prenez le numéro de mobile de votre invité en cas d’urgence. Donnez votre numéro de mobile à votre invité.

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Indiquez le fuseau horaire de l’heure de l’événement en gras, MAJUSCULES ou une autre couleur. Si votre invité vous appelle, utilisez leur fuseau horaire pour la confirmation (par exemple : “l’événement démarre à 8h du matin heure du Pacifique, ce qui est dans votre région 11h du matin”)

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Imaginez un plan de secours au cas où votre invité ne vient pas.

 

Pour les séminaires web ou les formations web

Assurez-vous d’avoir une connexion à internet fiable. Désignez une autre personne pour héberger le meeting au cas où vôtre équipement tombe en panne.

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Démarrez l’environnement en ligne au moins 30 minutes avant que le cours ne commence pour vérifier qu’il n’y a pas de bugs et vous assurer que tout marche correctement.

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Ayez une solution de secours au cas où la technologie échoue, par exemple envoyer la présentation par e-mail aux participants.

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Envoyez de multiples rappels aux participants, avec les instructions pour se connecter.

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Désignez un support technique avec un numéro de téléphone et une adresse email différents pour aider les participants à se connecter à l’environnement en ligne au cas où ils se retrouvent bloqués.

 

Conclusions

Il se peut que votre client, invité ou participants se sentent trop cocoonés, mais c’est tellement mieux que de se retrouver mort d’angoisse une minute avant de démarrer votre présentation en face de 100 paires d’yeux qui vous regardent en train d’essuyer la transpiration de votre front pendant que vous vous battez avec les fils, votre ordinateur et l’éclairage.

Et vous, qu’avez vous appris lors de vos sessions de présentation ?

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Cet article fait partie de la série “Réaliser une présentation.” Si vous ne les avez pas lus, voici les liens vers les autres articles de la série :

• Introduction
• Partie 1 : le brief
• Partie 2 : la construction de la présentation

Une fois la présentation préparée, beaucoup de personnes s’arrêtent, pensant que le travail est terminé. Et pourtant, il reste encore 2 étapes cruciales avant de donner la présentation : la répétition et la préparation du lieu. Cet article va creuser le sujet de la répétition, étape très souvent négligée. Il se divise en trois points :

• Vous, le présentateur, en tant que “machine à présenter”
• La répétition en situation
• La préparation des questions / réponses

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Il n’y a pas longtemps j’ai assisté à une présentation réalisée par un dirigeant d’entreprise. Pendant tout le speech, ce fût “la fête à JeJe” : “Je suis très content d’avoir pu faire ceci, je suis très content d’avoir été nommé à la tête de l’entreprise, je suis très satisfait d’avoir tout réorganisé, je suis très fier d’avoir dépassé les objectifs commerciaux, etc.” Difficile d’imaginer un discours plus centré sur l’Ego du Dirigeant et aussi peu dirigé vers le public.

Visiblement, l’auditoire ne se sentait absolument pas concerné par le speech. A la fin, il demanda qui souhaitait poser une question, mais sans surprise personne ne leva la main. Car comment voulez-vous poser une question sur un sujet dont vous avez été exclu ?

Cela m’a remis en mémoire quatre principes qui font un bon présentateur :

• Garder un contact visuel permanent avec le public. Frank Sinatra était connu pour donner l’impression à chaque femme qu’il chantait pour elle personnellement. Ne pas regarder le public, c’est l’exclure et lui lancer à la figure le message “vous ne comptez pas, je suis ici pour moi, pas pour vous”.
• Partager, ne pas étaler. Il existe une différence subtile mais cruciale entre partager son savoir pour enrichir le public, et l’étaler pour impressionner le public. Dans le premier cas, les auditeurs auront l’impression d’avoir assisté à quelque chose d’utile et de repartir plus intelligents. Dans le deuxième cas, ils repartiront en ayant l’impression très négative d’avoir assisté à une séance d’auto-encensement.
• Parler des sujets qui intéressent le public. Le présentateur est peut-être très fier de sa dernière promotion, de sa nomination au Board ou de sa nouvelle voiture, mais le reste du monde s’en fiche. Il est là pour communiquer des éléments qui intéressent les personnes venues l’écouter. S’il a des nouvelles positives le concernant personnellement, la bonne méthode consiste à faire annoncer la nouvelle par un autre présentateur. L’annoncer soi-même est un manque total de respect des bonnes manières.
• Répondre vraiment aux questions. Vraiment. Il est hallucinant de voir le nombre de présentateurs qui à la fin de leur présentation invitent ouvertement à poser des questions, pour ne donner que des réponses évasives ou à côté de la plaque. Lorsqu’un présentateur fait cela, l’auditoire réagit invariablement en cessant immédiatement de poser des questions. La règle qui prévaut en politique “si on vous pose une question à laquelle vous ne voulez pas répondre, donnez la réponse à une question que vous auriez voulu qu’on vous pose” est à bannir de l’entreprise. Les hommes politiques feraient bien de la bannir aussi, d’ailleurs, elle date d’un autre âge et nuit énormément à la rénovation de leur image.

C’est l’attention à ce genre de détails qui fait la différence entre un chef d’entreprise arrogant et un chef d’entreprise charismatique.

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Cet article fait partie de la série “Réaliser une présentation.” Si vous ne les avez pas lus, voici les liens vers les autres articles de la série :

• Introduction
• Partie 1 : le brief

Dans l’article précédent, nous avons expliqué l’importance d’un bon brief pour réaliser une présentation de qualité. Une fois ce brief réalisé vient la phase qui prend le plus de temps : la construction de la présentation.

Mais avant de commencer, un coup de mauvaise humeur contre PowerPoint.

En effet, au moment d’aborder cette étape, 95% des personnes ouvrent Microsoft PowerPoint et commencent directement à rédiger les slides. Cela revient à enfreindre la loi numéro 1 pour l’utilisation efficace de PowerPoint : Les slides sont un là pour renforcer visuellement le discours du présentateur, pas pour s’y substituer.

De plus la PowerPointite a des effets secondaires très désagréables :

• Un manque de créativité : il est difficile de trouver des nouvelles idées si on se plonge directement dans le détail de la présentation.
• Beaucoup de temps perdu à travailler la forme au détriment du fond : essayez de dessiner un schéma sur PowerPoint, et essayez de dessiner le même schéma sur papier. Même pour les utilisateurs expérimentés, c’est beaucoup plus rapide de faire un schéma sur papier. Sachant que vous devrez probablement en essayer plusieurs versions avant d’arriver au schéma définitif, démarrer directement sur PowerPoint au lieu de faire un brouillon sur papier vous fait perdre beaucoup de temps.
• Une histoire et une structure peu claires : avoir toutes les idées en tête est une chose. Les organiser clairement en est une autre.

Dans la méthode proposée ici, elle se déroule en 5 sous-étapes :

• a. Définir la vue d’ensemble : quel auditoire ? Quel est l’enjeu de la présentation ?
• b. Brainstormer et Rechercher le matériel de base pour construire la présentation
• c. Identifier les points clés de la présentation, par ordre d’importance
• d. Structurer l’histoire
• e. Rédiger l’histoire et préparer les supports (slides)

Allez, hop, c’est parti.

a. Définir la vue d’ensemble

Reprenez les notes de votre brief, et fixez le cadre de votre présentation.

• L’audience : qui assistera à votre présentation ? Se connaissent-ils ?
• L’enjeu : Pourquoi viennent-ils vous voir et vous écouter ? Qu’attendent-ils en particulier de votre prestation ?
• Votre objectif : Où voulez vous emmener votre auditoire ?
• Le temps : de combien de temps disposerez-vous au total ? Devez-vous prévoir du temps pour une séance de questions - réponses ?

Une fois que ces éléments sont déterminés, vous avez fixé le cadre général dans lequel vous allez préparer votre présentation. A cette étape il manque encore un élément clé du cadre : vos points clés. Mais avant de pouvoir définir ceux-ci, il faut passer par les étapes b et c, à savoir le brainstorming et l’identification des points clés.

b. Brainstormer et rechercher le matériel de base pour construire la présentation

Une bonne présentation, c’est aussi un exercice créatif qui consiste à trouver de bonnes idées ou des manières nouvelles de présenter des idées connues. Or il y a probablement peu de bonnes idées cachées au fond de votre caisson à roulettes. Pas beaucoup plus d’espoir si votre caisson est sans roulettes. Vous y trouverez plutôt le Business Plan d’il y a 5 ans laissé par votre prédécesseur qui prévoyait le doublement des effectifs, du chiffre d’affaires, du bénéfice, de la marge ou de tout autre chiffre clé.

Pour trouver de nouvelles idées, rien ne vaut de faire un bon vieux brainstorm, de préférence à plusieurs. Comme toujours, des doses de bon karma et d’esprit positif encouragent les nouvelles idées ; ne critiquez aucune idée, c’est le meilleur moyen pour stopper toute créativité. Vous pouvez aussi aller vous promener ou faire une recherche sur Internet.

En plus du brainstorm, faites une recherche documentaire pour trouver des faits ou des anecdotes qui pourront renforcer votre discours.

c. Identifier les points clés par ordre d’importance

Une fois le brainstorm terminé, faites le tri et identifiez les points clés par ordre d’importance. Quelles sont les idées à garder ? Quelles sont les idées à éliminer ? Gardez cette liste comme point de contrôle lors des étapes ultérieures. N’avez-vous pas tendance à complexifier la présentation en incluant des points secondaires ? Respectez-vous les priorités définies ?

Déterminez les trois points clés dont doivent se souvenir les participants en partant. Trois points maximum. Un point ou deux est acceptable, mais c’est vraiment très difficile de faire retenir plus de trois points clés lors d’une présentation. N’hésitez pas à essayer plusieurs formules et à retenir celle qui correspondra le mieux à l’enjeu et à l’objectif définis lors de la sous-étape a.

d. Structurer l’histoire

A partir de vos points clés, vous allez pouvoir structurer l’histoire de votre présentation. Toute bonne histoire comporte une introduction, un corps et une conclusion.

L’introduction ne doit pas durer très longtemps, entre une minute et deux minutes, mais elle doit résumer quatre éléments essentiels :

• Une accroche forte qui capte l’attention du public. Par exemple une question, une anecdote, une citation, etc.
• Votre argument principal : pourquoi ils ont raison d’être ici, maintenant, à vous écouter plutôt que de faire autre chose.
• L’enjeu : ce qu’ils auront appris à la fin de la présentation, là où vous les aurez emmenés.
• Dire ce dont vous allez parler : tracez le chemin de l’histoire que vous allez raconter. Si vous ne pouvez pas décrire ce chemin en quelques mots, c’est probablement qu’il est trop compliqué.

Pour le corps de la présentation, les maîtres mots sont “cohérence”, “structure” et “simplicité”. C’est ce qui rend le fil de l’histoire simple à suivre par votre auditoire. Voici quelques exemples de structures cohérentes et simples à suivre :

• Question-réponse : vous décomposez le corps de votre histoire en une liste de questions auxquelles vous apportez les réponses.
• Ligne du temps : l’histoire suit la chronologie des événements.
• Problème-solution : vous posez une liste de problèmes auxquels vous allez apporter les solutions au fil de la présentation.

Il en existe beaucoup d’autres, la liste est trop longue pour l’énumérer dans cet article.

Enfin, la conclusion est l’opportunité de rappeler les trois points clés. C’est important, car les personnes se souviennent souvent mieux du début et de la fin d’une présentation.

Une fois la structure choisie, vérifiez sa pertinence en faisant un storyboard sur papier. Ce storyboard est une sorte de maquette de votre présentation, une validation que l’histoire que vous avez construite pourra être supportée par les slides adéquats. Vous pouvez dessiner des mini-slides comme une planche de BD, vous pouvez rédiger ces slides sur des post-its que vous déplacez, etc. En général, vous irez plus vite et vous serez plus créatif si vous faites la première ébauche sur papier.

Le mieux est de valider le storyboard papier avec le commanditaire de la présentation avant de commencer à rédiger les slides. Cela vous évitera de passer plusieurs heures sur PowerPoint pour vous entendre dire que ce n’était pas ce qu’il souhaitait.

Vous pouvez télécharger ce document au format Word, qui est un template pour construire les storyboard. Un autre modèle de storyboard est le cahier Moleskine Storyboard, l’idée est bonne mais je trouve les cases un peu trop petites.

Enfin, challengez-vous ou mieux faites-vous challenger. Regardez votre présentation d’un oeil critique par rapport à la Big Picture que vous avez défini. Etes-vous en ligne ? Est-ce que les arguments sont bien choisis ? Le rythme de la présentation est-il adéquat ? N’hésitez pas, si vous jugez votre histoire insuffisante et qu’il vous reste suffisamment de temps, à revenir en arrière, quitte à retourner à l’étape du brainstorm.

e. Rédiger l’histoire et préparer les supports (slides)

Et maintenant vous pouvez allumer l’ordinateur. Si vous avez travaillé sur ces étapes, la réalisation des slides devrait être beaucoup plus rapide, et surtout vous aurez accordé la priorité à ce qui compte : votre histoire. Si les étapes précédentes ont été bien réalisées, la création des slides sur ordinateur devient beaucoup plus simple et logique.

N’oubliez pas la règle d’or : vos slides vont renforcer votre message, jamais s’y substituer.

Conclusions

Par rapport aux approches traditionnelles, cette méthode offre plusieurs bénéfices:

• Elle favorise la créativité, et ainsi la découverte d’éléments qui peuvent renforcer l’impact sur votre auditoire.
• Elle accorde une importance particulière à la construction d’une histoire solide, élément déterminant pour le succès de la présentation.
• Elle raccourcit le temps de préparation des slides, et aide le présentateur à les concevoir comme un renfort et non comme un substitut à son discours.

Combien de temps cela prend-t-il ?

Vous pouvez craindre que cette démarche ne rallonge le temps nécessaire à la création de la présentation. Au contraire. La réalisation des étapes mentionnées ci-dessus peut se réaliser en 1 heure pour une présentation simple. Pour les présentations complexes, cela peut prendre 1/2 journée à une journée, avec des allers-retours entre les étapes a à e. Lorsqu’on considère que la réalisation de certaines présentations nécessite au moins 10 révisions et plusieurs semaines de travail, cet investissement initial est inestimable.

Ressources complémentaires

Ces concepts et ces idées sont repris ou inspirés des meilleurs coachs et spécialistes en présentation. Parmi tous les livres que j’ai lu, deux ressortent à mon avis du lot :

• Presenting to Win, de Jerry Weissman : Jerry est un coach très connu aux Etats-Unis. Il a coaché beaucoup de CEOs de la Silicon Valley pour lors de la préparation de leur roadshow pour l’introduction en bourse de leur société.
• Presentation Zen, de Garr Reynolds : le meilleur livre pour apprendre à créer simplement des supports visuels forts qui renforcent l’histoire au lieu des somnifères blablaslides classiques.

Je ne peux malheureusement pas recommander de livre en français avec ce niveau de qualité et d’informations pratiques, car à ma connaissance il n’en existe pas. Si vous en connaissez, n’hésitez pas à m’en faire part dans les commentaires.

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Le brief

Note : cet article est la suite de réaliser une présentation : introduction

Si vous êtes un orateur connu, vous pouvez être invité à parler sur un sujet. Dans ce cas vous êtes déjà crédible. Mais en général votre couche de crédibilité est plus fine que la pâte sur le tempura. Le brief est donc la première occasion d’établir une relation de confiance et de construire votre crédibilité vis-à-vis du commanditaire de la présentation, que ce soit votre client, votre patron, l’organisateur d’un séminaire… C’est pourquoi cette étape est cruciale : c’est à ce moment que vous devez capturer précisément les attentes de votre commanditaire concernant la présentation. C’est aussi le dernier moment où vous avez la possibilité de refuser de donner la présentation. Après, il sera difficile de vous désengager sans passer pour quelqu’un de peu fiable. En général le brief se passe sous la forme d’un entretien d’au minimum une heure avec le commanditaire de la présentation.

La préparation du brief

Eh oui, le brief est une réunion comme les autres, il faut donc le préparer.

Commencez par lister les questions à poser lors de l’entretien. En particulier, veillez à aborder tous les points suivants :

• Quel est le sujet exact à traiter ?
• Quel est l’auditoire ? Quelles sont ses attentes ? Quel est son niveau de connaissance par rapport au sujet traité ?
• Y a-t-il d’autres personnes qui vont présenter avant ou après vous ? Que vont-elles présenter ? C’est important, car si vous devez parler après deux excellents présentateurs sur un sujet donné, soyez sûr que vous aurez des éléments intéressants à apporter en plus de ce qui aura déjà été présenté.
• Quelle sera le temps qui vous sera imparti ?
• Quel sera l’environnement de présentation ? Y a-t-il un projecteur ? Aurez-vous un micro ?
• De combien de temps disposez-vous pour créer la présentation ?

Ensuite faites un peu de recherche sur le sujet que votre interlocuteur aura évoqué : que connaissez-vous ? Quels éléments peuvent vous rendre plus pertinent et plus crédible durant le brief ? Peut-être possédez-vous des statistiques ou des faits clés qui peuvent montrer à votre interlocuteur que vous maîtrisez votre sujet.

Enfin, ne partez pas du principe que le commanditaire vous fera d’office confiance. Listez les questions difficiles qu’il pourrait vous poser lors du brief, et préparez vos réponses. Vos réponses doivent toujours être tournées de manière positive, même s’il s’agit d’une attaque directe. Si vous êtes capable de répondre calmement et positivement aux questions piège, votre interlocuteur sera forcément positivement impressionné.

L’entretien

L’entretien du brief lui-même est classique. Veillez à obtenir toutes les réponses aux questions que vous aviez listées. Après chaque réponse, veillez à reformuler la réponse de votre interlocuteur et à vous assurer que vous avez bien compris ce qu’il attend. Cela lui montrera que vous êtes là pour l’écouter et comprendre son besoin, ce qui crée une relation de confiance.

En général, il est de bon ton de laisser parler votre interlocuteur lorsqu’il en manifeste l’envie. Par contre, vérifiez qu’il ne diverge pas trop du sujet, sinon vous risquez de ne pas avoir assez de temps pour traiter toutes vos questions. Si vous vous rendez compte qu’il a tendance à avoir l’esprit voyageur, ramenez-le gentiment vers le sujet :

• Vous pouvez rappeler que vous avez déjà utilisé la moitié du temps de la réunion et qu’il reste plus de la moitié des sujets à parcourir.
• Votre question n’était peut-être simplement pas été assez claire (important : ne blâmez jamais votre interlocuteur pour ne pas avoir bien compris la question. Prenez toujours la responsabilité de ne pas avoir suffisamment bien expliqué la question). Dans ce cas, reformulez-là.
• Votre interlocuteur n’a peut-être pas lui-même une idée claire du périmètre du sujet à aborder. Dans ce cas attachez-vous à définir ensemble les sujets à couvrir avant de poser les autres questions.

Une fois que vous avez recueilli tous ces éléments lors de l’entretien, faites une pause mentale et vérifiez si vous êtes bien la bonne personne pour faire cette présentation. Vous n’êtes pas obligé de présenter n’importe quoi. Si vous pensez que vous n’êtes pas le bon interlocuteur, c’est le dernier moment où vous pouvez décliner la présentation sans perdre de crédibilité.

A la fin de l’entretien, récapitulez les points avec votre interlocuteur pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde. Vous avez maintenant une base solide pour passer à l’étape suivante, la construction de la préparation.

En résumé

Lors de la préparation :

• Listez les questions à poser lors de l’entretien.
• Faites un peu de recherche sur le sujet.
• Préparer une liste des questions difficiles que votre interlocuteur pourrait vous poser et préparez vos réponses.

Lors de l’entretien :

• Attachez-vous à obtenir les réponses à toutes vos questions.
• Reformulez lorsque c’est nécessaire.
• N’acceptez pas de présenter si vous n’êtes pas la bonne personne.

Important : refusez de travailler sur une présentation tant que vous n’avez pas eu un brief suffisant. Vous avez toutes les chances de gaspiller votre énergie sur un document qu’il faudra refaire de A à Z.

Prochaine étape : la construction de la présentation.

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