Cet article fait partie de la série « Réaliser une présentation. » Si vous ne les avez pas lus, voici les liens vers les autres articles de la série :

• Introduction
• Partie 1 : le brief
• Partie 2 : la construction de la présentation

Une fois la présentation préparée, beaucoup de personnes s’arrêtent, pensant que le travail est terminé. Et pourtant, il reste encore 2 étapes cruciales avant de donner la présentation : la répétition et la préparation du lieu. Cet article va creuser le sujet de la répétition, étape très souvent négligée. Il se divise en trois points :

• Vous, le présentateur, en tant que « machine à présenter »
• La répétition en situation
• La préparation des questions / réponses

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Il n’y a pas longtemps j’ai assisté à une présentation réalisée par un dirigeant d’entreprise. Pendant tout le speech, ce fût « la fête à JeJe » : « Je suis très content d’avoir pu faire ceci, je suis très content d’avoir été nommé à la tête de l’entreprise, je suis très satisfait d’avoir tout réorganisé, je suis très fier d’avoir dépassé les objectifs commerciaux, etc. » Difficile d’imaginer un discours plus centré sur l’Ego du Dirigeant et aussi peu dirigé vers le public.

Visiblement, l’auditoire ne se sentait absolument pas concerné par le speech. A la fin, il demanda qui souhaitait poser une question, mais sans surprise personne ne leva la main. Car comment voulez-vous poser une question sur un sujet dont vous avez été exclu ?

Cela m’a remis en mémoire quatre principes qui font un bon présentateur :

• Garder un contact visuel permanent avec le public. Frank Sinatra était connu pour donner l’impression à chaque femme qu’il chantait pour elle personnellement. Ne pas regarder le public, c’est l’exclure et lui lancer à la figure le message « vous ne comptez pas, je suis ici pour moi, pas pour vous ».
• Partager, ne pas étaler. Il existe une différence subtile mais cruciale entre partager son savoir pour enrichir le public, et l’étaler pour impressionner le public. Dans le premier cas, les auditeurs auront l’impression d’avoir assisté à quelque chose d’utile et de repartir plus intelligents. Dans le deuxième cas, ils repartiront en ayant l’impression très négative d’avoir assisté à une séance d’auto-encensement.
• Parler des sujets qui intéressent le public. Le présentateur est peut-être très fier de sa dernière promotion, de sa nomination au Board ou de sa nouvelle voiture, mais le reste du monde s’en fiche. Il est là pour communiquer des éléments qui intéressent les personnes venues l’écouter. S’il a des nouvelles positives le concernant personnellement, la bonne méthode consiste à faire annoncer la nouvelle par un autre présentateur. L’annoncer soi-même est un manque total de respect des bonnes manières.
• Répondre vraiment aux questions. Vraiment. Il est hallucinant de voir le nombre de présentateurs qui à la fin de leur présentation invitent ouvertement à poser des questions, pour ne donner que des réponses évasives ou à côté de la plaque. Lorsqu’un présentateur fait cela, l’auditoire réagit invariablement en cessant immédiatement de poser des questions. La règle qui prévaut en politique « si on vous pose une question à laquelle vous ne voulez pas répondre, donnez la réponse à une question que vous auriez voulu qu’on vous pose » est à bannir de l’entreprise. Les hommes politiques feraient bien de la bannir aussi, d’ailleurs, elle date d’un autre âge et nuit énormément à la rénovation de leur image.

C’est l’attention à ce genre de détails qui fait la différence entre un chef d’entreprise arrogant et un chef d’entreprise charismatique.

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Cet article fait partie de la série « Réaliser une présentation. » Si vous ne les avez pas lus, voici les liens vers les autres articles de la série :

• Introduction
• Partie 1 : le brief

Dans l’article précédent, nous avons expliqué l’importance d’un bon brief pour réaliser une présentation de qualité. Une fois ce brief réalisé vient la phase qui prend le plus de temps : la construction de la présentation.

Mais avant de commencer, un coup de mauvaise humeur contre PowerPoint.

En effet, au moment d’aborder cette étape, 95% des personnes ouvrent Microsoft PowerPoint et commencent directement à rédiger les slides. Cela revient à enfreindre la loi numéro 1 pour l’utilisation efficace de PowerPoint : Les slides sont un là pour renforcer visuellement le discours du présentateur, pas pour s’y substituer.

De plus la PowerPointite a des effets secondaires très désagréables :

• Un manque de créativité : il est difficile de trouver des nouvelles idées si on se plonge directement dans le détail de la présentation.
• Beaucoup de temps perdu à travailler la forme au détriment du fond : essayez de dessiner un schéma sur PowerPoint, et essayez de dessiner le même schéma sur papier. Même pour les utilisateurs expérimentés, c’est beaucoup plus rapide de faire un schéma sur papier. Sachant que vous devrez probablement en essayer plusieurs versions avant d’arriver au schéma définitif, démarrer directement sur PowerPoint au lieu de faire un brouillon sur papier vous fait perdre beaucoup de temps.
• Une histoire et une structure peu claires : avoir toutes les idées en tête est une chose. Les organiser clairement en est une autre.

Dans la méthode proposée ici, elle se déroule en 5 sous-étapes :

• a. Définir la vue d’ensemble : quel auditoire ? Quel est l’enjeu de la présentation ?
• b. Brainstormer et Rechercher le matériel de base pour construire la présentation
• c. Identifier les points clés de la présentation, par ordre d’importance
• d. Structurer l’histoire
• e. Rédiger l’histoire et préparer les supports (slides)

Allez, hop, c’est parti.

a. Définir la vue d’ensemble

Reprenez les notes de votre brief, et fixez le cadre de votre présentation.

• L’audience : qui assistera à votre présentation ? Se connaissent-ils ?
• L’enjeu : Pourquoi viennent-ils vous voir et vous écouter ? Qu’attendent-ils en particulier de votre prestation ?
• Votre objectif : Où voulez vous emmener votre auditoire ?
• Le temps : de combien de temps disposerez-vous au total ? Devez-vous prévoir du temps pour une séance de questions – réponses ?

Une fois que ces éléments sont déterminés, vous avez fixé le cadre général dans lequel vous allez préparer votre présentation. A cette étape il manque encore un élément clé du cadre : vos points clés. Mais avant de pouvoir définir ceux-ci, il faut passer par les étapes b et c, à savoir le brainstorming et l’identification des points clés.

b. Brainstormer et rechercher le matériel de base pour construire la présentation

Une bonne présentation, c’est aussi un exercice créatif qui consiste à trouver de bonnes idées ou des manières nouvelles de présenter des idées connues. Or il y a probablement peu de bonnes idées cachées au fond de votre caisson à roulettes. Pas beaucoup plus d’espoir si votre caisson est sans roulettes. Vous y trouverez plutôt le Business Plan d’il y a 5 ans laissé par votre prédécesseur qui prévoyait le doublement des effectifs, du chiffre d’affaires, du bénéfice, de la marge ou de tout autre chiffre clé.

Pour trouver de nouvelles idées, rien ne vaut de faire un bon vieux brainstorm, de préférence à plusieurs. Comme toujours, des doses de bon karma et d’esprit positif encouragent les nouvelles idées ; ne critiquez aucune idée, c’est le meilleur moyen pour stopper toute créativité. Vous pouvez aussi aller vous promener ou faire une recherche sur Internet.

En plus du brainstorm, faites une recherche documentaire pour trouver des faits ou des anecdotes qui pourront renforcer votre discours.

c. Identifier les points clés par ordre d’importance

Une fois le brainstorm terminé, faites le tri et identifiez les points clés par ordre d’importance. Quelles sont les idées à garder ? Quelles sont les idées à éliminer ? Gardez cette liste comme point de contrôle lors des étapes ultérieures. N’avez-vous pas tendance à complexifier la présentation en incluant des points secondaires ? Respectez-vous les priorités définies ?

Déterminez les trois points clés dont doivent se souvenir les participants en partant. Trois points maximum. Un point ou deux est acceptable, mais c’est vraiment très difficile de faire retenir plus de trois points clés lors d’une présentation. N’hésitez pas à essayer plusieurs formules et à retenir celle qui correspondra le mieux à l’enjeu et à l’objectif définis lors de la sous-étape a.

d. Structurer l’histoire

A partir de vos points clés, vous allez pouvoir structurer l’histoire de votre présentation. Toute bonne histoire comporte une introduction, un corps et une conclusion.

L’introduction ne doit pas durer très longtemps, entre une minute et deux minutes, mais elle doit résumer quatre éléments essentiels :

• Une accroche forte qui capte l’attention du public. Par exemple une question, une anecdote, une citation, etc.
• Votre argument principal : pourquoi ils ont raison d’être ici, maintenant, à vous écouter plutôt que de faire autre chose.
• L’enjeu : ce qu’ils auront appris à la fin de la présentation, là où vous les aurez emmenés.
• Dire ce dont vous allez parler : tracez le chemin de l’histoire que vous allez raconter. Si vous ne pouvez pas décrire ce chemin en quelques mots, c’est probablement qu’il est trop compliqué.

Pour le corps de la présentation, les maîtres mots sont « cohérence », « structure » et « simplicité ». C’est ce qui rend le fil de l’histoire simple à suivre par votre auditoire. Voici quelques exemples de structures cohérentes et simples à suivre :

• Question-réponse : vous décomposez le corps de votre histoire en une liste de questions auxquelles vous apportez les réponses.
• Ligne du temps : l’histoire suit la chronologie des événements.
• Problème-solution : vous posez une liste de problèmes auxquels vous allez apporter les solutions au fil de la présentation.

Il en existe beaucoup d’autres, la liste est trop longue pour l’énumérer dans cet article.

Enfin, la conclusion est l’opportunité de rappeler les trois points clés. C’est important, car les personnes se souviennent souvent mieux du début et de la fin d’une présentation.

Une fois la structure choisie, vérifiez sa pertinence en faisant un storyboard sur papier. Ce storyboard est une sorte de maquette de votre présentation, une validation que l’histoire que vous avez construite pourra être supportée par les slides adéquats. Vous pouvez dessiner des mini-slides comme une planche de BD, vous pouvez rédiger ces slides sur des post-its que vous déplacez, etc. En général, vous irez plus vite et vous serez plus créatif si vous faites la première ébauche sur papier.

Le mieux est de valider le storyboard papier avec le commanditaire de la présentation avant de commencer à rédiger les slides. Cela vous évitera de passer plusieurs heures sur PowerPoint pour vous entendre dire que ce n’était pas ce qu’il souhaitait.

Vous pouvez télécharger ce document au format Word, qui est un template pour construire les storyboard. Un autre modèle de storyboard est le cahier Moleskine Storyboard, l’idée est bonne mais je trouve les cases un peu trop petites.

Enfin, challengez-vous ou mieux faites-vous challenger. Regardez votre présentation d’un oeil critique par rapport à la Big Picture que vous avez défini. Etes-vous en ligne ? Est-ce que les arguments sont bien choisis ? Le rythme de la présentation est-il adéquat ? N’hésitez pas, si vous jugez votre histoire insuffisante et qu’il vous reste suffisamment de temps, à revenir en arrière, quitte à retourner à l’étape du brainstorm.

e. Rédiger l’histoire et préparer les supports (slides)

Et maintenant vous pouvez allumer l’ordinateur. Si vous avez travaillé sur ces étapes, la réalisation des slides devrait être beaucoup plus rapide, et surtout vous aurez accordé la priorité à ce qui compte : votre histoire. Si les étapes précédentes ont été bien réalisées, la création des slides sur ordinateur devient beaucoup plus simple et logique.

N’oubliez pas la règle d’or : vos slides vont renforcer votre message, jamais s’y substituer.

Conclusions

Par rapport aux approches traditionnelles, cette méthode offre plusieurs bénéfices:

• Elle favorise la créativité, et ainsi la découverte d’éléments qui peuvent renforcer l’impact sur votre auditoire.
• Elle accorde une importance particulière à la construction d’une histoire solide, élément déterminant pour le succès de la présentation.
• Elle raccourcit le temps de préparation des slides, et aide le présentateur à les concevoir comme un renfort et non comme un substitut à son discours.

Combien de temps cela prend-t-il ?

Vous pouvez craindre que cette démarche ne rallonge le temps nécessaire à la création de la présentation. Au contraire. La réalisation des étapes mentionnées ci-dessus peut se réaliser en 1 heure pour une présentation simple. Pour les présentations complexes, cela peut prendre 1/2 journée à une journée, avec des allers-retours entre les étapes a à e. Lorsqu’on considère que la réalisation de certaines présentations nécessite au moins 10 révisions et plusieurs semaines de travail, cet investissement initial est inestimable.

Ressources complémentaires

Ces concepts et ces idées sont repris ou inspirés des meilleurs coachs et spécialistes en présentation. Parmi tous les livres que j’ai lu, deux ressortent à mon avis du lot :

• Presenting to Win, de Jerry Weissman : Jerry est un coach très connu aux Etats-Unis. Il a coaché beaucoup de CEOs de la Silicon Valley pour lors de la préparation de leur roadshow pour l’introduction en bourse de leur société.
• Presentation Zen, de Garr Reynolds : le meilleur livre pour apprendre à créer simplement des supports visuels forts qui renforcent l’histoire au lieu des somnifères blablaslides classiques.

Je ne peux malheureusement pas recommander de livre en français avec ce niveau de qualité et d’informations pratiques, car à ma connaissance il n’en existe pas. Si vous en connaissez, n’hésitez pas à m’en faire part dans les commentaires.

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Le brief

Note : cet article est la suite de réaliser une présentation : introduction

Si vous êtes un orateur connu, vous pouvez être invité à parler sur un sujet. Dans ce cas vous êtes déjà crédible. Mais en général votre couche de crédibilité est plus fine que la pâte sur le tempura. Le brief est donc la première occasion d’établir une relation de confiance et de construire votre crédibilité vis-à-vis du commanditaire de la présentation, que ce soit votre client, votre patron, l’organisateur d’un séminaire… C’est pourquoi cette étape est cruciale : c’est à ce moment que vous devez capturer précisément les attentes de votre commanditaire concernant la présentation. C’est aussi le dernier moment où vous avez la possibilité de refuser de donner la présentation. Après, il sera difficile de vous désengager sans passer pour quelqu’un de peu fiable. En général le brief se passe sous la forme d’un entretien d’au minimum une heure avec le commanditaire de la présentation.

La préparation du brief

Eh oui, le brief est une réunion comme les autres, il faut donc le préparer.

Commencez par lister les questions à poser lors de l’entretien. En particulier, veillez à aborder tous les points suivants :

• Quel est le sujet exact à traiter ?
• Quel est l’auditoire ? Quelles sont ses attentes ? Quel est son niveau de connaissance par rapport au sujet traité ?
• Y a-t-il d’autres personnes qui vont présenter avant ou après vous ? Que vont-elles présenter ? C’est important, car si vous devez parler après deux excellents présentateurs sur un sujet donné, soyez sûr que vous aurez des éléments intéressants à apporter en plus de ce qui aura déjà été présenté.
• Quelle sera le temps qui vous sera imparti ?
• Quel sera l’environnement de présentation ? Y a-t-il un projecteur ? Aurez-vous un micro ?
• De combien de temps disposez-vous pour créer la présentation ?

Ensuite faites un peu de recherche sur le sujet que votre interlocuteur aura évoqué : que connaissez-vous ? Quels éléments peuvent vous rendre plus pertinent et plus crédible durant le brief ? Peut-être possédez-vous des statistiques ou des faits clés qui peuvent montrer à votre interlocuteur que vous maîtrisez votre sujet.

Enfin, ne partez pas du principe que le commanditaire vous fera d’office confiance. Listez les questions difficiles qu’il pourrait vous poser lors du brief, et préparez vos réponses. Vos réponses doivent toujours être tournées de manière positive, même s’il s’agit d’une attaque directe. Si vous êtes capable de répondre calmement et positivement aux questions piège, votre interlocuteur sera forcément positivement impressionné.

L’entretien

L’entretien du brief lui-même est classique. Veillez à obtenir toutes les réponses aux questions que vous aviez listées. Après chaque réponse, veillez à reformuler la réponse de votre interlocuteur et à vous assurer que vous avez bien compris ce qu’il attend. Cela lui montrera que vous êtes là pour l’écouter et comprendre son besoin, ce qui crée une relation de confiance.

En général, il est de bon ton de laisser parler votre interlocuteur lorsqu’il en manifeste l’envie. Par contre, vérifiez qu’il ne diverge pas trop du sujet, sinon vous risquez de ne pas avoir assez de temps pour traiter toutes vos questions. Si vous vous rendez compte qu’il a tendance à avoir l’esprit voyageur, ramenez-le gentiment vers le sujet :

• Vous pouvez rappeler que vous avez déjà utilisé la moitié du temps de la réunion et qu’il reste plus de la moitié des sujets à parcourir.
• Votre question n’était peut-être simplement pas été assez claire (important : ne blâmez jamais votre interlocuteur pour ne pas avoir bien compris la question. Prenez toujours la responsabilité de ne pas avoir suffisamment bien expliqué la question). Dans ce cas, reformulez-là.
• Votre interlocuteur n’a peut-être pas lui-même une idée claire du périmètre du sujet à aborder. Dans ce cas attachez-vous à définir ensemble les sujets à couvrir avant de poser les autres questions.

Une fois que vous avez recueilli tous ces éléments lors de l’entretien, faites une pause mentale et vérifiez si vous êtes bien la bonne personne pour faire cette présentation. Vous n’êtes pas obligé de présenter n’importe quoi. Si vous pensez que vous n’êtes pas le bon interlocuteur, c’est le dernier moment où vous pouvez décliner la présentation sans perdre de crédibilité.

A la fin de l’entretien, récapitulez les points avec votre interlocuteur pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde. Vous avez maintenant une base solide pour passer à l’étape suivante, la construction de la préparation.

En résumé

Lors de la préparation :

• Listez les questions à poser lors de l’entretien.
• Faites un peu de recherche sur le sujet.
• Préparer une liste des questions difficiles que votre interlocuteur pourrait vous poser et préparez vos réponses.

Lors de l’entretien :

• Attachez-vous à obtenir les réponses à toutes vos questions.
• Reformulez lorsque c’est nécessaire.
• N’acceptez pas de présenter si vous n’êtes pas la bonne personne.

Important : refusez de travailler sur une présentation tant que vous n’avez pas eu un brief suffisant. Vous avez toutes les chances de gaspiller votre énergie sur un document qu’il faudra refaire de A à Z.

Prochaine étape : la construction de la présentation.

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Daniel Pink est vraiment un écrivain de talent. Son livre « A Whole New Mind » a fortement influencé ma perception des qualités nécessaires pour réussir dans le monde du travail. Dan était le speechwriter en chef de Al Gore durant sa campagne présidentielle.

Daniel Pink est aussi quelqu’un de très créatif. Plutôt que de publier un énième livre sur la gestion de carrière, il a réalisé un manga qui raconte les aventures de Johnny Bunko démarrant sa vie professionnelle.

Si vous voulez en avoir un aperçu, je vous propose de voir l’excellente présentation réalisée par Garr Reynolds sur le livre et disponible sur slideshare. Par ailleurs, la présentation de Garr est un modèle du genre : simple, drôle et extrêmement efficace.

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