J’ai reçu il y a quelques semaines un email de Laurent Duchateau qui me présentait sa version de Getting Things Done en utilisant Thunderbird.

Son guide étant clair et concis, j’ai souhaité le partager avec vous, ce que Laurent a gentiment accepté. Je lui laisse donc la parole dans la suite de l’article.

Comment appliquer la méthode GTD avec Thunderbird

Adepte de la méthode GTD, j’ai testé un certain nombre de logiciels d’organisation personnelle. Le plus adapté me semble être Thunderbird (mais sans doute tout logiciel de messagerie pourrait faire l’affaire).

Principes

Tout ce dont il est besoin pour appliquer la méthode GTD est d’un logiciel de messagerie, disposant de la possibilité de créer des dossiers virtuels; c’est en effet dans ces dossiers que réside tout l’intérêt pour la méthode GTD.

Ecrire une tâche

Dans cet esprit, chaque nouvelle tâche est écrite comme un nouveau message. L’idée est simple: il s’agit d’inscrire dans l’objet du message toutes les informations nécessaires pour effectuer un tri des tâches a posteriori.

Par exemple, nous pouvons créer le message suivant: appeler le dentiste @PERS @TEL @MAISON @SANTE

Le premier élément est la tâche à effectuer: appeler le dentiste. A cet élément principal, nous associons plusieurs étiquettes, précédées d’un @, qui permettront de classer le message. La première étiquette (ici @PERS) indique le domaine de la tâche. @PERS fait référence au domaine personnel. Vous pouvez aussi créer l’étiquette @PROF pour les tâches liées au travail, etc.

Le deuxième étiquette (@TEL) indique la nature de la tâche (ici, téléphoner). Vous pouvez créer d’autres étiquettes comme @COU (courrier), @MAIL, @CONT (contact), @IMP (imprimer), @INT (internet), @TAC (tâche), @ATT (tâche en attente), etc.

La troisième étiquette (@MAISON) indique le contexte de la tâche, et la quatrième (@SANTE) indique le projet auquel la tâche est associée. Une fois le message créé, il doit rester dans le dossier « brouillons ». Il n’est pas besoin de le classer; les dossiers virtuels feront ce travail pour vous.

Créer un dossier virtuel

Ensuite, il suffit de créer quatre « nouveaux dossiers » dans le dossier « Brouillons »:

1. Système d’action
2. Contextes
3. Projets
4. Calendrier

Le dossier « système d’action »

Ce dossier peut comporter autant de dossiers virtuels qu’on veut. Voici, par exemple, comment créer le dossier virtuel @TEL, qui répertorie tous les messages contenant l’étiquette @TEL. Cliquer droit sur « dossiers locaux », puis sélectionner « rechercher ». Taper ensuite @TEL dans le champ de recherche.

Vous pouvez ajouter autant de critères que vous le souhaitez. Je combine par exemple @TEL et @PROF pour sélectionner les coups de fil à passer pour le travail. Une fois la recherche effectuée, sauvegarder la recherche en cliquant sur « Sauver comme dossier Virtuel ». Une fois le dossier virtuel @TEL créé, déplacer le dans le dossier « Système d’action ». Il est possible de procéder de même pour d’autres dossiers virtuels (@COU, @MAIL, etc.).

Lorsque qu’une tâche nécessite d’attendre une information pour être réalisée, je remplace la nature de la tâche (@TEL, @COU, @INT) par @ATT. Le dossier virtuel @ATT comprend donc toutes les tâches en attente.
Les dossiers « Contextes » et « Projets »

Le dossier « Contextes » peut contenir différents dossiers virtuels classant les messages par contextes: @MAISON, @BUREAU, @PISCINE, etc. Le dossier projets, et ses différents dossiers virtuels, obéit aux mêmes principes.

Le dossier « Calendrier »

Ce dossier est un peu particulier. Considérons la tâche suivante: Appeler le dentiste @PERS @TEL @MAISON @SANTE

Cette tâche est à réaliser dès que possible. Supposons toutefois que vous ayez appelé, et que le dentiste ne revienne que le 20 juillet prochain. Il est possible d’enregistrer cette Information en ajoutant une étiquette avant le message: @JUILLET 7: appeler le dentiste @PERS @TEL @MAISON @SANTE

Le dossier calendrier doit contenir 12 dossiers, virtuels, soit un par mois. Ainsi, si vous cliquez sur le dossier virtuel @JUILLET, toutes les tâches à réaliser en juillet s’afficheront.

N’hésitez pas à faire part de vos remarques ou commentaires à Laurent Duchateau.